Tiesitkö, että yritys käyttää asiakirjoja viestintään, liiketoimintaan ja tuottavuuden arviointiin? Nämä asiakirjat vaihtelevat lyhyistä sähköpostiviesteistä monimutkaisiin juridisiin sopimuksiin. Alla on helppoja ohjeita asiakirjan tehokkaaseen laatimiseen. Näin toimitaan!

Tunnista yleisösi

Ensin on tunnettava yleisösi ja ohjattava heidät kirjoitukseesi. Mieti, sopiiko asiakirjasi sävy kohderyhmällesi. Ammattimaisista kirjoittamisen asiantuntijoista on apua tässä tarkoituksessa. Jos et ole varma tarkalleen, kuka on yleisösi, kysy itseltäsi, kenelle kirjoitat ja kuka todennäköisimmin hyötyy kirjoituksestasi.

Tiedä lukijasi tarpeet

Huomioi huolellisesti, mitä tietoa lukija haluaa tai tarvitsee. Tunnista ja sisällytä nämä tiedot asiakirjaasi sen jälkeen, kun olet tunnistanut yleisösi. Yritä tarttua lukijoiden mahdollisiin tuleviin väitteisiin tai ongelmiin ja yritä käsitellä niitä.

Organisoi kirjoituksesi

Asetu lukijan asemaan ja kysy itseltäsi seuraavat kysymykset: Mitä tästä artikkelista? Miksi minun on luettava se? Mitä minun pitäisi tehdä sen lukemisen jälkeen? Sinun on myös tarkistettava, onko liikeartikkelisi kirjoitettu johdonmukaisesti ja onko prosessi jännittävä, selkeä ja opettavainen. Noudata perinteistä asiakirjatyypin rakennetta, olipa kyseessä sitten kirje, posti, sähköposti, yhteenvetoraportti, ansioluettelo, mainos, projektin yleiskatsaus tai muu viestintä.

Vältä jargonin käyttöä

Kaikenlaisen teknisen jargonin ja mahtipontisten lyhenteiden käyttäminen asiakirjan täytteeksi voi ehkä saada sinut tuntemaan itsesi koulutetuksi ja hyvin koulutetuksi. Mutta se vain sotkee asiakirjaasi. Vaikka oletkin varma, että asiakirjaasi käytetään toimistosi sisällä sisäisesti, on silti älykästä välttää liikaa jargonia. Pitkällä tähtäimellä on aina turvallisempaa sanoa, mitä tarkoitat täsmällisesti ja yksinkertaisesti.

Keep it Short

Analyysin mukaan keskimääräisen ihmisen keskittymiskyky on vain kahdeksan sekuntia. Onko sinulla mahdollisuus kahdeksassa sekunnissa tai vähemmän tehdä asiakirjastasi täysin sulava? Ehkä ei. Mutta siitä huolimatta sinun on otettava tavoitteeksesi pitää asiat mahdollisimman lyhyinä, kun annat kaikki tarvittavat tiedot. Muista pyrkiä tekemään asiakirjastasi helppolukuinen. Jos mahdollista, käytä lyhyitä kappaleita, otsikoita ja bullet-kohtia. Mitä jäsennellympi ja helpompi sitä on tarkastella, sitä yksinkertaisempaa on kiinnittää ihmisten huomio.

Varmista, että dokumenttisi näyttää ammattimaiselta

Vaikka dokumenttisi on laadultaan ehkä kuinka hyvä tahansa, jos se ei näytä ammattimaiselta, se jää helposti huomaamatta. Muista, että yleisösi tarkkailee ensin, miten se on aseteltu paperille. Ensivaikutelma on todella tärkeä.

Korrekturoi kaikki

Kun olet käyttänyt oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistusohjelmaa, käytä hetki aikaa tiedostosi tarkistamiseen ja oikolukemiseen. Etsi pois jätettyjä lauseita, virheellisiä nimiä ja virheellisiä välimerkkejä. Tarkista kieliopilliset lipsahdukset. Varmista, että asiakirja on selkeä, ytimekäs ja virheetön. Ennen kuin tuotat sen, voi olla hyödyllistä pyytää kollegaa, työtoveria tai jopa ammattitaitoista kirjoittajaa tai kustannustoimittajaa tarkistamaan työsi.

Mitä erilaisia lomaketyyppejä yrityksessä yleensä käytetään?

Työorganisaatio käyttää useita erilaisia asiakirjoja eri tarkoituksiin. Luokittelu voidaan tehdä lukijoiden, tarkoituksen, vakavuuden, lähettäjän jne. perusteella. Luetella muutamia asiakirjoja, jotka ovat yleisiä missä tahansa ammatillisessa taustayhteisössä, ovat:

• Kokouspöytäkirjat
• Yrityssuunnitelmat
• Toimintasopimukset
• Online-käyttöehdot
• Ei…disclosure agreements(NDA)
• Company bylaws for corporations
• Employment agreement
• Online privacy policy
• Memorandum of Understanding(MOU)

Lisäksi näitä, on miljoona muuta asiakirjatyyppiä, joita yritys käyttää päivittäin. Nämä sopivat niiden vaatimuksiin ja niiden mekanismiprosessiin. Tietääksesi, mitä asiakirjoja yritys käyttää, sinun on seurattava tarkasti, miten yritys toimii ja tekee työtään. Edellä esitetty luettelo on vain muutamia esimerkkejä. Template.netissä olemme valmistelleet kaikki mainitut asiakirjanäytteet ja -lomakkeet sekä paljon muuta ammatillista helppoutta varten.