Jossain vaiheessa yksi työntekijöistäsi saattaa joutua pitämään vapaata ennen ja jälkeen synnytyksen. Sinun on luotava ja otettava käyttöön äitiysvapaakäytäntö ennen kuin näin tapahtuu.

Mutta ennen kuin voit laatia käytäntösi, tutustu äitiysvapaita koskeviin lakeihin ja noudata niitä.

Mitä on äitiysvapaa?

Äitiysvapaa on vapaata, jonka tuoreet äidit voivat käyttää vastasyntyneiden hoitamiseen. Useimmat yritykset kutsuvat äitiyslomaa vanhempainlomaksi. Vanhempainvapaalla sekä äidit että isät voivat pitää vapaata lapsen syntymän tai adoption jälkeen.

Äitiysvapaa voi olla palkallinen tai palkaton, riippuen osavaltioiden laeista ja yrityksesi käytännöistä.

Onko sinun tarjottava työntekijöille äitiysvapaata? Monille työnantajille vastaus on kyllä. Jos yritykseesi sovelletaan äitiysvapaata koskevia lakeja, sinun on tarjottava vapaata.

Mitkä ovat äitiysvapaata koskevia lakeja?

On olemassa sekä liittovaltion että osavaltioiden äitiysoikeuksia työssä koskevia lakeja. Tässä on kolme lakia, joista sinun on hyvä tietää:

1. Pregnancy Discrimination Act of 1978: Federal
2. Family and Medical Leave Act (FMLA): Federal
3. Palkalliset perhe- ja sairauslomaohjelmat: State

Pregnancy Discrimination Act

Kuten nimestäkin voi päätellä, vuoden 1978 raskaussyrjintälaki suojelee raskaana olevia työntekijöitä.

Työnantajat eivät saa raskaussyrjintälain mukaan syrjiä työntekijöitä raskauden, synnytyksen tai niihin liittyvien lääketieteellisten olosuhteiden perusteella.

Noudattaaksesi raskaussyrjintälakia noudata näitä työministeriön ohjeita:

• Älä sulje raskaana olevia tai äskettäin synnyttäneitä ehdokkaita pois rekrytointiprosessistasi
• Salli raskaana olevan työntekijän jatkaa työnsä suorittamista niin kauan kuin hän pystyy
• Älä irtisano tai evää ylennyksiä työntekijältä raskauden, synnytyksen vuoksi, tai siihen liittyvästä sairaudesta
• Pitäkää työntekijän työpaikka avoinna, kun hän jää lomalle
• Älkää asettako sääntöä, joka kieltää työntekijää palaamasta työhön äitiysloman jälkeen tiettyyn ajanjaksoon

Raskaussyrjintälaki suojaa kaikkia työntekijöitä syrjinnältä ennen synnytystä ja sen jälkeen.

Liittovaltion äitiysoikeudet työssä: Palkaton

Laki perhe- ja sairauslomasta (Family and Medical Leave Act, FMLA) edellyttää, että työnantajat tarjoavat työntekijöille enintään 12 viikkoa palkatonta lomaa vuodessa vanhempainlomaa ja sairauteen liittyvää lomaa varten.

Vaikka FMLA on liittovaltion laki, se ei koske kaikkia yrityksiä. Yritysten, joilla on yli 50 työntekijää, on noudatettava FMLA:ta. Joidenkin alle 50 työntekijän yritysten on ehkä myös tarjottava FMLA-vapaata (esim. yhteiset työnantajat).

Eivät kaikki työntekijät ole oikeutettuja FMLA-turvaan. Työntekijöiden on työskenneltävä FMLA:n piiriin kuuluvien työnantajien palveluksessa vähintään 12 kuukautta ja työskenneltävä 1250 tuntia lomaa välittömästi edeltävien 12 kuukauden aikana.

FMLA:n piiriin kuuluvien työnantajien on sallittava siihen oikeutetuille työntekijöille äitiysloman pitäminen.

Palkallista äitiyslomaa koskevat osavaltioiden lait

Viime aikoina yhä useammat osavaltiot ovat alkaneet ottaa käyttöön palkallisia perhe- ja sairauslomia (PFML) koskevia ohjelmia.

Kuten myös FMLA:n piiriin kuuluvat osavaltiot, joissa on käytössä palkallisia perhevapaita, edellyttävät työnantajilta, että ne tarjoavat työntekijöilleen vapaata vanhempainvapaata ja sairauslomaa varten. Toisin kuin FMLA:ssa, työntekijät voivat pitää palkallisia vapaita PFML-ohjelmien kautta.

Seuraavissa osavaltioissa on tällä hetkellä vapaita koskevia lakeja:

• Kalifornia
• Colorado (tulossa lähiaikoina)
• Connecticut
• D.C.
• Massachusetts
• New Jersey
• New York
• Oregon (tulossa lähiaikoina)
• Rhode Island
• Washington

Työntekijät voivat jäädä palkalliselle äitiysvapaalle, jos he tai työnantaja maksavat ohjelmaan. Työntekijöiden on myös täytettävä tietyt vaatimukset, kuten työskenneltävä tietty määrä tunteja, jotta he ovat oikeutettuja PFML:ään.

Kukin osavaltio vahvistaa omat maksuosuutensa ja jakomääränsä. Tarkista lisätietoja osavaltiostasi.

Työnantajien, joihin sovelletaan osavaltioiden PFML-ohjelmia, on maksettava tai pidätettävä rahaa työntekijän palkasta, jotta työntekijät voivat pitää palkallisen äitiysloman.

Toisissa osavaltioissa, kuten Marylandissa, työntekijät voivat käyttää osavaltion määräämää palkallista sairauslomaa äitiyslomaa varten.

Kysymyksiä, joihin äitiysvapaakäytäntösi tulisi vastata

Nyt kun tunnet äitiysvapaata koskevat lait, voit kirjoittaa äitiysvapaakäytäntösi kirjallisesti.

Äitiysvapaakäytäntösi tulisi vastata työntekijöidesi yleisimpiin kysymyksiin, kuten siihen, onko äitiysvapaa palkallinen, kuinka pitkä se on, ketkä voivat pitää sitä, ja mahdollisiin työhön sopeutumiseen liittyviin kysymyksiin.

Muista lisätä äitiysvapaakäytäntösi työntekijäkäsikirjaasi.

Onko äitiysvapaa palkallinen?

Äitiysvapaakäytäntösi tulisi vastata siihen, tarjoatko palkallisen vai palkattoman äitiysvapaan.

Jos asut osavaltiossa, joka edellyttää palkallista vapaata, sinun on tarjottava palkallinen äitiysvapaa. Sisällytä mukaan, kuinka paljon työntekijöiden tulisi odottaa saavansa vapaalla ollessaan. Esimerkiksi Kaliforniassa työntekijät saavat vapaalla ollessaan noin 60-70 prosenttia tavanomaisesta palkastaan.

Voit päättää tarjota palkallisen äitiysvapaan, vaikka sitä ei vaadittaisikaan. Erään raportin mukaan useampi kuin joka kolmas työnantaja tarjoaa palkallista äitiyslomaa enemmän kuin mitä laki edellyttää.

BLS:n mukaan kuitenkin vain 11 prosentilla alle 50 työntekijän yritysten työntekijöistä on mahdollisuus palkalliseen perhevapaaseen. Jos haluat erottua työnantajana, harkitse vapaaehtoisesti palkallisen äitiysvapaan tarjoamista.

Tässä on lyhyt yhteenveto siitä, mitä sinun tulisi mainita yksityiskohtaisesti toimintatapojesi tässä kohdassa:

• Onko äitiysvapaa palkallinen vai ei. palkaton
• Tietoa osavaltiosi PFML:stä, jos sovellettavissa
• Prosenttiosuus säännöllisestä viikkopalkasta, jonka työntekijät ansaitsevat, jos se on palkallinen

Kuinka pitkä äitiysloma on?

Äitiysvapaakäytäntösi tulisi myös eritellä, kuinka kauan työntekijät voivat pitää vapaata töistä.

Kun lisäät, kuinka kauan työntekijät voivat pitää vapaata äitiysvapaata varten, muista liittovaltion ja osavaltion lait.

FMLA:n mukaan palkatonta perhe- ja sairauslomaa voidaan pitää enintään 12 viikkoa vuodessa. Osavaltiot tarjoavat 6-12 viikkoa palkallisia vapaita.

Jos et kuulu FMLA:n tai osavaltioiden PFML-lainsäädännön piiriin, saatat olla epävarma siitä, kuinka paljon aikaa on annettava.

Mikä on siis keskimääräinen äitiysvapaan pituus? Erään lähteen mukaan keskimääräinen äitiysloman pituus on 10 viikkoa.

Voit päättää tarjota sekä palkallista että palkatonta äitiyslomaa. Sisällytä molempien kesto käytäntöihisi.

Käytäntöjesi tämän osan tulisi sisältää:

• Kuinka pitkä palkaton äitiysvapaa on
• Kuinka pitkän palkallisen äitiysvapaan tarjoat, jos se on mahdollista
• Äitiysvapaan kokonaispituus

Kuka voi pitää äitiysvapaata?

Kaikki työntekijät eivät kuulu liittovaltion ja osavaltioiden vanhempainlomalakien piiriin. Muista keskustella siitä, milloin työntekijät ovat oikeutettuja palkalliseen lomaan, palkattomaan lomaan tai molempiin.

Muista, että FMLA-sääntöjen mukaan työntekijän on työskenneltävä vähintään 12 kuukautta ja 1250 tuntia ollakseen oikeutettu lomaan.

Useimmissa osavaltioissa edellytetään, että työntekijän on työskenneltävä tietty määrä viikkoja tai tunteja, ennen kuin hän voi pitää lomaa. Lisäksi joissakin osavaltioissa rajoitetaan ansioiden perusteella, ketkä työntekijät voivat pitää palkallista perhevapaata.

Jos tarjoat vapaaehtoisesti palkallista tai suojattua palkatonta äitiysvapaata, tee yhteenveto tiedoista, jotka koskevat sitä, ketkä ovat oikeutettuja siihen.

Muista mainita:

• Miten monta kuukautta työntekijän on työskenneltävä, ennen kuin hän voi jäädä vapaalle
• Miten monta tuntia työntekijän on työskenneltävä, ennen kuin hän voi jäädä vapaalle
• Mahdolliset muut rajoitukset (esim, vähimmäispalkka)

Tarjoanko joustavia työaikajärjestelyjä?

Monille työntekijöille työhön palaaminen äitiysloman jälkeen on vaikeaa. SHRM:n mukaan 81 % työnantajista sallii ainakin joidenkin työntekijöiden palata töihin vähitellen synnytyksen jälkeen.

Jos sinulla on siihen mahdollisuus, voit harkita joustavien työjärjestelyjen tarjoamista työntekijöille. Tähän voi sisältyä mahdollisuus työskennellä etätyönä tai tehdä joustavia työaikoja ennen äitiyslomaa tai sen jälkeen.

Äitiysvapaakäytäntösi tämän osan tulisi sisältää yksityiskohtaiset tiedot:

• Työskentelyjärjestelyt, joita työntekijät voivat saada ennen äitiyslomaa ja sen jälkeen

Luonnettuasi äitiysvapaakäytäntösi varmista, että työntekijäsi osaavat lukea sen! Patriotin HR-ohjelmiston lisäosa palkanlaskentaohjelmistoon helpottaa työntekijöiden pääsyä tärkeisiin tiedostoihin verkossa. Aloita molempien ilmainen kokeiluversio jo tänään!

Haluatko lisää pienyrityksiin liittyvää tietoa käsilläsi? Anna meille tykkäys Facebookissa ja saat päivityksiä uusimmista artikkeleistamme!

Tämä ei ole tarkoitettu oikeudelliseksi neuvonnaksi; lisätietoja saat klikkaamalla tästä.