Wenn Sie in einer Zulassungs-, Wenn Sie in einer privaten oder unabhängigen K-12-Schule in den Bereichen Zulassung, Einschreibung oder Kommunikation arbeiten, dann wissen Sie mehr als jeder andere, wie störend die Pandemie war.

Nicht nur, dass Ihre Schule in diesem Frühjahr schnell auf Fernunterricht umstellen und eine Reihe von Notfallplänen für den Herbst erstellen musste, sondern auch die typischen Veranstaltungen, die Sie normalerweise abhalten, um neue Eltern und Familien anzulocken, wurden aufgrund des Risikos einer Virusinfektion abgesagt.

Insbesondere persönliche Tage der offenen Tür waren wahrscheinlich ein zentraler Bestandteil Ihrer Anmeldestrategie. Das ist nur logisch: Ein Tag der offenen Tür gibt Ihnen die Möglichkeit, Eltern und Schüler in Ihre Schule und auf Ihren Campus zu bringen, wo Sie Vertrauen aufbauen und sie dazu bringen können, eine Bewerbung einzureichen. Wenn dieses wichtige Teil des Puzzles fehlt, ist man leicht verunsichert und macht sich Sorgen, wie man die freien Plätze an der Schule besetzen soll.

Unsere Antwort: Veranstalten Sie einen virtuellen Tag der offenen Tür.

Indem Sie neu darüber nachdenken, was es bedeutet, einen Tag der offenen Tür für Ihre Schule zu veranstalten, können Sie passende, der Aufgabe entsprechende Familien anziehen und alle Lücken schließen, die für den Herbst noch bestehen.

Was ist ein virtueller Tag der offenen Tür?

Ein virtueller Tag der offenen Tür ist genau das, wonach es klingt: Ein Tag der offenen Tür, den eine Schule aus der Ferne, virtuell, über eine Art Videokonferenzsoftware veranstaltet.

Der Begriff kann auch für andere Arten von Veranstaltungen zur Schulanmeldung verwendet werden, wie z. B. Frage- und Antwort-Sitzungen, Drop-Ins, Walk-Ins und vieles mehr.

Anstelle eines persönlichen Tages der offenen Tür bietet ein virtueller Tag der offenen Tür den Fachleuten für Schulanmeldung und -zulassung die Möglichkeit, mit Familien in Kontakt zu treten, die die Schule aktiv in Betracht ziehen. Diese Verbindung ermöglicht es der Familie, der Schule einen Namen, ein Gesicht und eine Stimme zu geben, was es der Schule erleichtert, eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen, die sie während des gesamten Zulassungsverfahrens nutzen kann.

Während der Coronavirus-Pandemie haben sich virtuelle Tage der offenen Tür als unverzichtbar erwiesen, aber auch nach dem Ende des Risikos einer Virusübertragung werden sie wahrscheinlich noch ihre Berechtigung haben. Familien, die aufgrund beruflicher Verpflichtungen nicht an einer persönlichen Veranstaltung teilnehmen können, sowie Personen, die in einen neuen Schulbezirk umziehen, aber noch nicht vor Ort sind, können virtuelle Veranstaltungen besonders hilfreich finden.

Was Sie für einen virtuellen Tag der offenen Tür benötigen

Sind Sie daran interessiert, einen virtuellen Tag der offenen Tür für Ihre Schule zu veranstalten? Bevor Sie mit den unten beschriebenen Schritten beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie Zugang zu einigen Dingen haben:

• Eine Plattform für virtuelle Kommunikation: Das ist die Plattform, über die der virtuelle Tag der offenen Tür stattfinden wird. Wir empfehlen Zoom, weil die Plattform außergewöhnlich einfach zu bedienen ist, sich mit vielen anderen Tools integrieren lässt und es Ihnen ermöglicht, das virtuelle Erlebnis so anzupassen, dass es zum Branding Ihrer Schule passt. Aber auch andere Lösungen wie Skype oder GoToMeeting können gut funktionieren.
• Eine Plattform zur Erstellung von Anmeldeseiten und -formularen: Bei einem virtuellen Tag der offenen Tür geht es vor allem darum, die Kontaktdaten von Familien zu sammeln, die Ihre Schule in Betracht ziehen. Dazu benötigen Sie eine Plattform, die es Ihnen ermöglicht, eine eigene Landing Page zu erstellen, um für die Veranstaltung zu werben und zur Anmeldung zu ermutigen, die ein eingebettetes Anmeldeformular enthält. Wir empfehlen HubSpot für diesen Zweck (und erklären weiter unten, warum).
• Eine Plattform für die E-Mail-Kommunikation: Sobald Sie die Kontaktinformationen interessierter Familien erfasst haben, können Sie damit beginnen, sie per E-Mail zu bewerben. Auch für diese Funktion empfehlen wir HubSpot.
• Ein Facebook-Geschäftsprofil: Damit können Sie Anzeigen auf Facebook und Instagram schalten, was sich als wichtig erweisen wird, um interessierte Familien dazu zu bringen, sich für Ihren Tag der offenen Tür anzumelden.

Der taktische, schrittweise Leitfaden zum Veranstalten eines virtuellen Tags der offenen Tür für Ihre Schule

Bestimmen Sie das Format für Ihre Veranstaltung.

Ein virtueller Tag der offenen Tür kann verschiedene Formen annehmen, von denen jede wahrscheinlich für Eltern in verschiedenen Phasen ihres Schulwahlprozesses geeignet ist. Ihr erster Schritt besteht darin, das Format zu bestimmen, dem Ihre Veranstaltung folgen wird, damit Sie eine Sprache entwickeln können, die diesem Format entspricht.

Ein paar Beispiele für Formate, die Sie in Betracht ziehen könnten, sind:

• Eine einfache Fragestunde&Eine Sitzung, in der die Teilnehmer Fragen an den Zulassungsberater, die Studenten oder die Fakultät stellen können
• Eine auf Dias basierende Diskussion oder Präsentation
• Eine virtuelle Tour durch Ihre Schule und Ihren Campus

Sie könnten sogar entscheiden, dass Sie mehrere Arten dieser Veranstaltungen anbieten möchten, damit Sie sicher sind, dass Sie alle möglichen Fragen beantwortet haben, die potenzielle Familien haben könnten.

Darüber hinaus müssen Sie entscheiden, wer aus Ihrem Team am Tag der offenen Tür beteiligt sein wird. Werden es die Berater für die Zulassung sein? Mitglieder des Kommunikationsteams? Der Direktor oder Schulleiter? Lehrerinnen und Lehrer? Sie benötigen diese Angaben, bevor Sie beginnen.

Bestimmen Sie Ihren Zeitplan.

Um Ihre Veranstaltung effektiv zu bewerben und alle erforderlichen Ressourcen aufzubauen, müssen Sie Ihren Zeitplan festlegen. Legen Sie die Daten und Uhrzeiten für die einzelnen virtuellen Tage der offenen Tür fest, die Sie veranstalten möchten, und planen Sie sie in dem Tool, das Sie für die Veranstaltung verwenden werden (z. B. Zoom).

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Sind Sie sich nicht sicher, wann Sie Ihre Veranstaltungen durchführen sollen? Wir empfehlen Ihnen, eine Reihe von Uhrzeiten und Wochentagen anzubieten, damit die Eltern mehrere Möglichkeiten haben, die in ihren Zeitplan passen.

Sie könnten zum Beispiel eine Veranstaltung tagsüber anbieten, damit Eltern, die nachts arbeiten, teilnehmen können, und eine Veranstaltung nachts, damit Eltern, die tagsüber arbeiten, teilnehmen können. Sie könnten auch eine Veranstaltung unter der Woche und eine zweite am Wochenende anbieten, um sicherzustellen, dass jeder, der teilnehmen möchte, die Gelegenheit dazu hat.

Bauen Sie den Konversionstrichter auf.

Der Konversionstrichter ist die vollständige Liste der Elemente, mit denen ein potenzielles Elternteil oder eine Familie interagieren wird, wenn sie sich für Ihren virtuellen Tag der offenen Tür anmelden. Die wichtigsten Komponenten sind Ihr Formular, Ihre Landing Page, Ihre Dankeseite und Ihre Calls-to-Action (CTAs).

Aufbau des Formulars

Mit Hilfe von Formularen erfassen Sie die Kontaktinformationen aller Teilnehmer, die Sie benötigen, wenn Sie mit diesen Personen Kontakt aufnehmen oder sie ansprechen möchten. Ihr Formular sollte mindestens den Namen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer des Teilnehmers enthalten, aber es kann auch sinnvoll sein, nach anderen relevanten Informationen zu fragen, z. B:

• Name des Kindes
• Die aktuelle Klassenstufe des Kindes
• Der Name der aktuellen Schule des Kindes
• Fragen des Teilnehmers

Wenn Sie mehrere Veranstaltungen anbieten, sollte Ihr Formular den Teilnehmer auch auffordern, die Veranstaltung auszuwählen, die er besuchen möchte. Auf diese Weise können Sie ein einziges Formular und eine einzige Landing Page für mehrere Veranstaltungen verwenden – und wer liebt nicht die Effizienz?

Welches Tool Sie auch immer verwenden, wir empfehlen ein Formular, das es Ihnen ermöglicht, a.) eine automatisch gesendete Bestätigungs-E-Mail an den Anmelder auszulösen und b.) den Anmelder auf eine Bestätigungsseite weiterzuleiten, die ihm für sein Interesse dankt und ihn auf weitere Ressourcen verweist, die er erkunden kann. Wenn Ihre aktuelle CMS-Plattform diese Möglichkeit nicht bietet, kann eine Lösung wie der kostenlose Form Builder von HubSpot sehr sinnvoll sein.

Designing Your Landing Page

Ihre Landing Page sollte mit einem einzigen Ziel vor Augen gestaltet werden: Ihren Leser davon zu überzeugen, den gewünschten nächsten Schritt zu tun. In diesem Fall möchten Sie, dass er das Formular ausfüllt und sich für die Teilnahme an Ihrem virtuellen Tag der offenen Tür anmeldet.

Um das zu erreichen, sollte Ihre Landing Page sehr schnell den Tag der offenen Tür vorstellen und den Wert erklären, den die Person durch die Teilnahme erhält. Sie können auch ein wenig Zeit damit verbringen, sie über Ihre Schule und Gemeinde zu informieren. Die Seite sollte dann alle relevanten Details und das Formular enthalten. Bonuspunkte erhalten Sie, wenn Sie Bilder von glücklichen Schülern beim Lernen einfügen, die dem Leser helfen, eine emotionale Bindung zu Ihrer Schule aufzubauen.

Schlüsselkomponenten:

• Ein Wertangebot
• Details über Ihre Veranstaltung
• Details über Ihre Schule und Gemeinde
• Das Formular

Es ist wichtig zu beachten, dass Ihre Landing Page sehr konzentriert sein sollte. Sie sollte nur eine einzige Aufforderung zur Handlung enthalten: Sich für Ihr virtuelles Haus der offenen Tür anzumelden. Mehrere CTAs verwässern nur Ihre Botschaft.

Mehrwert mit einer Dankeseite

Nach dem Absenden des Formulars erhält der Leser entweder eine Inline-Dankesnachricht (d. h. er sieht die Nachricht auf dem Bildschirm, dass er das Formular abgeschickt hat) oder er wird auf eine Dankeseite weitergeleitet. Obwohl dies an sich nicht notwendig ist, empfehlen wir immer, sich für die Dankeseite zu entscheiden.

Warum? Weil eine Dankeseite dem Nutzer einen unmittelbaren Mehrwert bietet und Ihnen die Möglichkeit gibt, ihn auf seinem Weg weiter zu begleiten.

Im Falle einer virtuellen Hausbesichtigung sollte die Dankeseite mindestens Angaben darüber enthalten, wann die Veranstaltung stattfindet und wie sich der Nutzer anmelden kann. Sie können aber noch mehr tun, indem Sie einen Link zum Herunterladen einer Broschüre über Ihre Schule, eine Seite über finanzielle Unterstützung oder andere nützliche Informationen einfügen. Wenn Sie einen aktiven Blog haben, können Sie Links zu diesem Inhalt einfügen. Und natürlich können Sie eine Aufforderung zur Bewerbung einfügen, damit jeder, der dazu bereit ist, den nächsten Schritt tun kann.

Aufbau von CTAs

Wenn Sie alles andere aufgebaut haben, sollten Sie auch eine Reihe von Aufrufen zur Aktion entwerfen und aufbauen, die Sie auf Ihrer gesamten Website einsetzen können. Diese CTAs sollten jeden, der darauf klickt, zur Landing Page führen, auf der er sich für Ihre Veranstaltung anmelden kann.

Schreiben Sie Lead-Nurturing-E-Mails im Vorfeld der Veranstaltung.

Haben Sie schon einmal erlebt, dass jemand einen Gesprächstermin vereinbart hat und dann nicht erschienen ist? Sei es, weil sie es vergessen haben, weil sie das Interesse verloren haben, weil sie plötzlich beschäftigt waren oder aus einer Reihe anderer Gründe – es passiert häufiger, als Sie vielleicht denken.

Die gute Nachricht ist, dass Sie E-Mails nutzen können, um das Risiko zu verringern, dass sich jemand für Ihren virtuellen Tag der offenen Tür anmeldet und dann nicht erscheint. Eine einfache Reihe von E-Mails kann ein unglaublich effektives Mittel sein, um a.) die Person an die Veranstaltung zu erinnern und b.) sie für Ihre Schule und Gemeinde zu begeistern.

Mindestens sollten Sie dem Teilnehmer zwei E-Mails schicken:

• Eine E-Mail unmittelbar nach der Anmeldung, in der Sie die Einzelheiten des Tages der offenen Tür bestätigen und die Einwahlinformationen mitteilen
• Eine E-Mail am Tag vor (oder am Morgen) der Veranstaltung, in der Sie sie an die Veranstaltung erinnern

Zwischen diesen beiden E-Mails können Sie jedoch eine oder zwei Nachrichten einfügen, in denen Sie über Ihre Schüler und Ihre Schulgemeinschaft sprechen oder allgemeine Fragen beantworten, die Eltern häufig haben.

Locken Sie Familien in Ihren Trichter.

Nachdem die Veranstaltung geplant und der Trichter aufgebaut ist, müssen Sie diesen Trichter füllen, indem Sie passende Familien anlocken, die sich für die Veranstaltung anmelden. Die oben erwähnten Aktionsaufrufe sind eine wichtige Möglichkeit, um Personen zu erfassen, die bereits auf Ihrer Website sind. Aber was ist mit denjenigen, die Ihre Schule nicht aktiv in Betracht ziehen oder die noch nicht einmal darüber nachgedacht haben, die Schule zu wechseln?

Solange Ihre Schule ein Facebook-Geschäftsprofil hat, können Sie Anzeigen auf Facebook und Instagram schalten. Dies kann ein sehr effektives Mittel sein, um Ihren Trichter zu füllen, vor allem, wenn Sie Ihre Zielgruppe sorgfältig auswählen.

Wenn Sie den Prozess der Erstellung detaillierter Eltern- oder Schüler-Personas durchlaufen haben, dann haben Sie wahrscheinlich ein gutes Gefühl dafür, wie Ihre ideale Familie aussieht. Mit diesen Informationen können Sie zum Beispiel Personen ansprechen, die ein bestimmtes Alter haben und in einer bestimmten Postleitzahl wohnen.

Unter Umständen können Sie sogar eine Liste von Kontakten aus Ihrer Datenbank hochladen, um diese Personen anzusprechen.

Sie könnten auch in Erwägung ziehen, bezahlte Suchanzeigen in Google zu schalten, um Familien anzusprechen, die sich aktiv mit der Suche befassen.

Veranstalten Sie einen Testlauf für Ihre Veranstaltung.

Das ist wahrscheinlich selbstverständlich, aber wir sagen es trotzdem: Bevor Sie Ihren ersten virtuellen Tag der offenen Tür veranstalten, sollten Sie einen Testlauf mit Ihren Lehrkräften und Mitarbeitern durchführen, damit Sie eventuelle Probleme erkennen und vor der eigentlichen Veranstaltung beheben können.

Leseempfehlung: 10 Common Mistakes to Avoid for First-Time Webinar Hosts

Lassen Sie ein Mitglied Ihres Teams den Prozess von Anfang bis Ende durchgehen, beginnend mit der Landing Page und dem Absenden des Formulars. Führen Sie die Veranstaltung dann tatsächlich so durch, wie Sie es am Spieltag vorhaben. Das hilft Ihnen, die Software-Steuerungen zu verstehen, an denen Sie möglicherweise herumfummeln müssen, und gibt Ihnen sogar Zeit, Audio- oder Videoprobleme zu beheben, die Sie vielleicht nicht bedacht haben.

Veranstalten Sie die eigentliche Veranstaltung.

Und haben Sie dabei Spaß! Ihr virtueller Tag der offenen Tür unterscheidet sich eigentlich nicht von einer persönlichen Veranstaltung – er wird nur per Video durchgeführt. Wenn Sie mehrere Veranstaltungen durchführen, versuchen Sie, aus jeder einzelnen zu lernen, um sich ständig weiterzuentwickeln.

Vergessen Sie die Nachbereitung nicht.

Wenn Sie Ihr virtuelles Haus der offenen Tür abgeschlossen haben, denkt man leicht, dass Ihre Arbeit getan ist. Schließlich werden die interessierten Familien den nächsten Schritt tun und sich selbst bewerben, oder?

Da Sie nun ihre Kontaktdaten haben und wissen, dass sie sich zumindest ein wenig für Ihre Schule interessieren, können und sollten Sie sie weiterhin ansprechen und sie dazu bringen, sich zu bewerben und sich schließlich an Ihrer Schule einzuschreiben.

Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, ihnen eine Reihe von Marken-E-Mails zu schicken, die häufige Fragen beantworten, von denen Sie wissen, dass die Eltern über den Bewerbungsprozess Bescheid wissen. Sie könnten ihnen auch Informationen über finanzielle Hilfen, wichtige Fristen, Profile aktueller Schüler oder andere Nachrichten schicken, die die Einzigartigkeit Ihrer Schule hervorheben. Mit einer Plattform wie HubSpot kann dies auf personalisierte und dennoch vollständig automatisierte Weise geschehen, was die Belastung für Ihr Team begrenzt.

Direkte, personalisierte telefonische Kontaktaufnahme durch Ihr Zulassungsteam kann sicherlich auch nicht schaden. Rufen Sie an, um sich bestätigen zu lassen, dass sie keine Fragen haben, und um zu erfahren, wie ihnen die Veranstaltung gefallen hat. Sie könnten auch eine persönliche 1-1-E-Mail als Follow-up senden.

Making It Happen

Ein effektiver virtueller Tag der offenen Tür erfordert natürlich das Jonglieren mit einer Menge beweglicher Teile. Wenn Sie mehrere verschiedene Systeme und Tools verwenden, um Ihre Datenbank zu verwalten, Ihren Trichter zu erstellen und Ihre Kontaktaufnahme zu koordinieren, ist es verständlich, dass Sie sich überfordert fühlen könnten. Die gute Nachricht ist, dass Sie sich diese Aufgabe (und Ihr Leben) erheblich erleichtern können, indem Sie ein einziges, integriertes Tool einsetzen, das all diese Schritte ausführen kann.

Das von Pepperland empfohlene Tool ist HubSpot, das Sie verwenden können, um:

• Verwalten Sie Ihre Kontakt- und Lead-Datenbank
• Erstellen Sie Formulare für die Lead-Erfassung in Ihrem gesamten Trichter
• Entwerfen und erstellen Sie hochgradig konvertierende Landing Pages, Dankesseiten, und CTAs
• Erstellen und versenden Sie Marketing- und Lead-Nurturing-E-Mails
• Verwalten Sie Ihre Facebook- und Instagram-Werbung
• Führen Sie Echtzeitanalysen all Ihrer Marketingmaßnahmen durch, um zu sehen, was funktioniert
• Und mehr

Da HubSpot mit Zoom integriert ist, ist das Tool besonders hilfreich für alle, die virtuelle Hausbesichtigungen, Webinare oder andere Fernveranstaltungen in Betracht ziehen.

Das Beste von allem ist, dass durch die Verwendung von E-Mail-Workflows und -Sequenzen ein Großteil der Back-End-Kommunikation automatisiert werden kann, d. h. selbst wenn Sie nur ein Ein-Personen-Team für die Einschreibung oder Kommunikation sind, können Sie sich darauf verlassen, dass Sie einen virtuellen Tag der offenen Tür durchführen können.

Vorbereitung Ihrer Schule auf die Zukunft der Immatrikulation

Während ein virtueller Tag der offenen Tür niemals den Wert ersetzen kann, den ein potenzieller Elternteil oder Student durch einen tatsächlichen Besuch Ihrer Schule und eine persönliche Besichtigung erhält, ist die Einführung dieser und anderer virtueller Zulassungsevents ein entscheidender Faktor für das Erreichen Ihrer Immatrikulationsziele im Jahr 2020 und darüber hinaus.

Auch wenn die Pandemie vorbei ist und die Dinge wieder „normal“ laufen, ist es wahrscheinlich, dass einige Eltern oder Familien eine virtuelle Veranstaltung bevorzugen, da sie sich an diese gewöhnt haben. Wenn Sie jetzt die Weichen stellen, können Sie dieser künftigen Nachfrage gerecht werden und Ihre Schule von anderen in Ihrer Region abheben.

Es mag überwältigend erscheinen, aber Sie können es schaffen – vorausgesetzt, Sie haben den Mut, etwas Neues auszuprobieren, und einen Plan, um es zu verwirklichen.

Sind Sie daran interessiert, Ihren ersten virtuellen Tag der offenen Tür auszurichten? Wir freuen uns darauf, mit Ihnen darüber zu sprechen, wie wir Ihnen helfen können. Buchen Sie einen Termin, um mehr zu erfahren.