Wenn Sie W-2-Formulare für die jährliche Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter einreichen müssen, ist es am einfachsten, dies online zu tun. Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen.
Die Frist für W-2-Formulare
Sie reichen die W-2-Formulare bei der Social Security Administration (SSA) ein, nicht bei der IRS.
Die Frist für die Einreichung der W-2-Formulare bei der SSA ist der 31. Januar des Folgejahres. Für die W-2-Formulare für 2020 ist die Frist der 31. Januar 2021. Diese Änderung wurde 2015 vorgenommen, um Steuerbetrug zu verhindern, und das Datum gilt sowohl für Papier- als auch für Online-Einreichungen. Ihre Einreichungen gelten als rechtzeitig, wenn sie bis zu diesem Datum eingereicht werden.
Sie müssen Ihren Mitarbeitern bis spätestens 31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres Kopien der W-2-Formulare aushändigen. Es ist eine gute Idee, die ausgefüllten W-2-Formulare Ihren Mitarbeitern Anfang Januar auszuhändigen, damit sie sie durchsehen und Sie gegebenenfalls vor Ablauf der Frist Korrekturen vornehmen können.
Der Unterschied zwischen W-2-Formularen und W-3-Formularen
W-2-Formulare werden verwendet, um Löhne und Gehälter von Mitarbeitern an die Sozialversicherungsanstalt zu melden. Die SSA teilt die Informationen mit dem IRS für Einkommenssteuerzwecke.
Sie müssen jedem Arbeitnehmer, von dem Sie FICA-Steuern (Federal Insurance Contribution Act), d. h. Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern sowie Einkommenssteuern auf Bundes- und Staatsebene einbehalten haben, ein W-2-Formular ausstellen. Außerdem müssen Sie ein W-2-Formular für jeden ausstellen, von dem Sie die Einkommenssteuer hätten einbehalten müssen, dies aber aus irgendeinem Grund nicht getan haben.
W-3 sind Übermittlungsformulare, die den W-2-Formularen beigefügt werden müssen. Sie fassen die Informationen auf allen W-2-Formularen zusammen, die Sie an die SSA senden. Wenn Sie Ihre W-2-Formulare über das Business Services Online (BSO)-Portal online bei der SSA einreichen, wird Ihr W-3-Formular automatisch generiert, so dass Sie das Formular nicht einreichen müssen.
Wenn eine Online-Einreichung erforderlich ist
Wenn Sie während eines Kalenderjahres 250 oder mehr W-2-Formulare einreichen, müssen Sie diese elektronisch einreichen, es sei denn, die IRS gewährt Ihnen eine Befreiung. Sie können mit einer Strafe belegt werden, wenn Sie die Formulare nicht rechtzeitig elektronisch einreichen.
Für jedes nicht oder falsch eingereichte Formular werden Strafen verhängt. Die Strafen hängen davon ab, wie spät das Formular bei der SSA eingereicht oder an die Mitarbeiter weitergegeben wird, und variieren je nach Größe Ihres Unternehmens. Sie können in Erwägung ziehen, eine Fristverlängerung zu beantragen und die Formulare dann so bald wie möglich einzureichen, um die Strafen zu minimieren.
Der Taxpayer First Act änderte die Anforderung, bestimmte jährliche Informationserklärungen online einzureichen (einschließlich W-2-Formulare für Arbeitnehmer und 1099-MISC-Formulare für Nicht-Arbeitnehmer).
- Ab dem Steuerjahr 2021 müssen Sie online einreichen, wenn Ihr Unternehmen 100 W-2-Formulare einzureichen hat
- Für Steuerjahre nach 2021 müssen Sie online einreichen, wenn Ihr Unternehmen 10 oder mehr W-2-Formulare einzureichen hat
Auch für Personengesellschaften, die W-2-Formulare online einreichen, gibt es besondere Regeln:
- Für 2019 muss eine Partnerschaft W-2s online einreichen, wenn sie 150 oder mehr Mitglieder hat
- Für 2020 muss eine Partnerschaft W-2s online einreichen, wenn sie 100 oder mehr Mitglieder hat
- Für 2021 muss eine Partnerschaft W-2s online einreichen, wenn sie 50 oder mehr Mitglieder hat
Sie können jederzeit damit beginnen, alle W-2s online einzureichen, um sicherzustellen, dass Sie die Anforderung erfüllen.
Online einreichen
Sie können die W-2-Formulare online auf der Website Business Services Online der SSA einreichen. Diese Methode ist kostenlos und sicher und wird von der SSA der Einreichung von Papierunterlagen vorgezogen.
Die BSO bietet zwei Optionen. Sie können bis zu 50 dieser Formulare erstellen und Kopien ausdrucken, um sie Ihren Mitarbeitern auszuhändigen. Wenn Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware verwenden, können Sie auch einen Lohnbericht hochladen, der bei der Erstellung der Formulare verwendet wird.
Die Vorteile der elektronischen Einreichung von W-2-Formularen
Die elektronische Einreichung spart Zeit und Mühe und trägt zur Genauigkeit bei. Sie müssen kein W-3-Übermittlungsformular berechnen und einreichen, da die Sozialversicherungsbehörde automatisch ein W-3 generiert, wenn Sie Ihre W-2-Formulare einreichen.
Sie können auch W-2c-Formulare (korrigierte W-2-Formulare) auf der BSO-Website einreichen, um einen Fehler zu korrigieren, wenn Ihnen bei einem oder mehreren W-2-Formularen ein Fehler unterlaufen ist, nachdem Sie sie eingereicht haben.
Sie können die BSO-Website auch nutzen, um Sozialversicherungsnummern zu Lohnmeldezwecken zu überprüfen. Die Website bietet eine Anleitung, Handbücher, eine Checkliste und andere nützliche Informationen, die Ihnen bei der elektronischen Einreichung dieser Formulare helfen.
Bevor Sie die Formulare elektronisch einreichen
Sie müssen sich zunächst auf der BSO-Website der Sozialversicherungsanstalt registrieren, bevor Sie Ihre W-2-Formulare online einreichen können. Sobald Sie sich registriert haben, können Sie Ihre W-2-Formulare in einem speziellen Dateiformat erstellen und speichern und auf der Website einreichen.
Sie können die hochgeladenen Dateien anzeigen und Fehlerberichte einsehen, nachdem die Dateien eingereicht wurden, einschließlich falscher Namen und Sozialversicherungsnummern. So können Sie alle notwendigen Korrekturen vornehmen.
Sie können auch den Status Ihrer Übermittlung überprüfen, um zu sehen, ob die Datei angenommen wurde.