Sie haben ein Unternehmen? Wahrscheinlich müssen auch Sie eine Menge Post bearbeiten. Rationalisieren Sie Ihre Postverwaltung, indem Sie alle Pakete & online weiterleiten und verwalten lassen.

Ein kleines Unternehmen zu führen ist nie eine leichte Aufgabe; je nach Branche und Kundenkreis müssen Sie sich mit komplexen Abläufen, Personalwesen und staatlichen Vorschriften befassen (und die Liste geht weiter.) Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Verwaltungsaufgaben, die die Aufmerksamkeit eines bereits sehr beschäftigten Inhabers erfordern.

Zum Zeitpunkt der Abfassung dieses Blogs ist Covid-19 eine neue Realität geworden. Fernarbeitsplätze, soziale Distanzierung und Heimarbeit haben buchstäblich jedes Unternehmen aus dem Gleichgewicht gebracht. Diejenigen, die online gehen konnten, waren in der Lage, den Sturm zu überstehen und unter neuen Bedingungen zu arbeiten. Lokale Unternehmen wie Restaurants, die nicht stark in digitale Alternativen investiert haben, hatten keine andere Wahl als zu schließen.

Die Möglichkeit, die Post abzuholen, war von entscheidender Bedeutung; wenn alle von zu Hause aus arbeiten, wer geht dann noch ins Büro, um die Post abzuholen? Sehr lästig und ein großer Zeitfresser.

Was ist Postweiterleitung?

Wenn Sie normalerweise Post an Ihrem Geschäftsstandort erhalten würden, teilen Sie dem USPS mit, dass die Postzustellung umgeleitet werden soll, und statt an Ihren früheren Standort werden alle Postsendungen an den neuen Standort weitergeleitet. Man kann sich das am besten so vorstellen: Wenn ein Unternehmen umzieht, was passiert dann mit allen Kontakten, die nur Ihre frühere Adresse kennen? Man müsste die Liste aller Freunde, Geschäftspartner & Kunden durchgehen, um ihnen die neue Adresse mitzuteilen (was überhaupt nicht praktisch ist.)

Mit der Postweiterleitung wird die gesamte Post von Ihrem alten Standort an Ihren neuen Standort weitergeleitet. Alles, was Sie tun müssen, um diesen Prozess in Gang zu bringen, ist, eine Adressänderung beim USPS abzuschließen. Und innerhalb weniger Tage sind Sie startklar.

Wie Sie Geschäftspost weiterleiten

Bevor wir uns nun mit der besten Methode zur Weiterleitung von Geschäftspost befassen (d. h. durch Anmeldung bei einem virtuellen Postfachdienst), werfen wir einen Blick darauf, wie Sie einfach den United States Postal Service nutzen können, um Ihre Geschäftsadresse zu ändern.

Die erste Möglichkeit, die der USPS bietet, ist die Eröffnung eines Postfachs. Also, ohne weitere Umschweife, werden wir gleich in die Details einsteigen.

USPS PO Boxes for Business

PO Boxes werden in vielen lokalen Postämtern angeboten und können sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Sie sind sicher, zugänglich und einfach online zu öffnen. Allerdings müssen Sie ein- oder zweimal pro Woche zum Postamt gehen, um Ihre Post abzuholen, was für manche Menschen abschreckend wirkt.

Bevor Sie sich entscheiden, werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile eines Postfachs als Postweiterleitungsdienst für Unternehmen.

Die Vorteile von Postfächern

• Es ist eine sichere Möglichkeit, Post zu empfangen, wenn Sie nicht im Büro sind.
• Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Pakete vor Ihrer Haustür liegen.
• Vertrauliche Dokumente können sicher und privat aufbewahrt werden.
• Sie können zu Ihrem Postfach fahren, wann immer es Ihnen passt.
• Einige sind 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche geöffnet.

Die Nachteile von Postfächern

• Sie haben keine andere Wahl, als ein-, zwei- oder dreimal pro Woche zum physischen Postfach zu gehen.
• Es ist nicht so sicher wie ein virtuelles Postfach, da es direkt neben dem Postfach der anderen steht.
• Wenn Ihr Büro weit weg zieht, müssen Sie Ihr Postfach wechseln, da es nicht mit Ihnen umzieht.

USPS Business Mail Pickup

Diese Option ist für diejenigen unter Ihnen gedacht, die viel Post erhalten (oder zahlreiche Pakete und Päckchen, die zu groß für das größte Postfach sind).

Wie funktioniert es?

Die Post erhält alle Ihre Geschäftspostsendungen, sobald Ihr Büro umgezogen ist oder Sie Vollzeit von zu Hause aus arbeiten. Dann vereinbaren Sie einen Termin für die Abholung Ihrer Briefe, Päckchen und Pakete, kommen vorbei, sammeln sie ein und fertig!

Wie fange ich an?

Wenn Sie Interesse haben (obwohl wir Ihnen raten, sich vorher über die Vor- und Nachteile zu informieren), erfahren Sie hier, wie Sie die Abholung von Geschäftspost einrichten. Es dauert nicht lange, Sie müssen nur zwei Ausweise vorlegen und ein Formular ausfüllen.

1. Suchen Sie das PS-Formular 1093-C online.
2. Drucken Sie es aus.
3. Füllen Sie den Abschnitt „Antrag auf Postabholservice“ aus.
4. Nehmen Sie das ausgefüllte Formular und zwei von der Regierung genehmigte US-Ausweise mit. Für Ihr Hauptformular können Sie einen der folgenden Ausweise verwenden (wobei Sie sicherstellen müssen, dass sie entweder von einem Bundesstaat, einem Bundesland oder einem Stamm ausgestellt sind):
   1. Staatsführerschein
   2. NichtFührerschein
   3. Ausweis der Streitkräfte
   4. Firmenausweis
   5. US-Reisepass
   6. US-Reisepasskarte
   7. US-Universitätsausweis
   8. US-Daueraufenthaltskarte Ausweis
   9. Ein von der US-Einwanderungsbehörde (United States Citizenship and Immigration Services) ausgestellter Ausweis
   10. US-Einbürgerungsurkunde oder Staatsbürgerschaftsnachweis
   11. Stammesausweis

Für Ihr zweites Ausweisdokument, Sie können eines der folgenden Dokumente mitbringen:

1. Mietvertrag
2. Hypothekenvertrag
3. Treuhandvertrag
4. Wählerausweis
5. Hausversicherungspolice
6. Fahrzeugschein
7. Versorgungsrechnung
8. Formular I-94
9. Fahrzeugversicherungspolice
10. Entscheiden Sie, welche Serviceoption Sie wünschen. Das kann 1 Jahr oder 6 Monate sein.
11. Bezahlen Sie die Gebühr. Tun Sie dies in der Postfiliale, in der Sie diesen Dienst in Anspruch nehmen werden. Sie können mit Kredit- oder Debitkarte, Bargeld, Scheck oder Zahlungsanweisung bezahlen.
12. Holen Sie Ihre Geschäftspost ab, wann immer Sie wollen.

Die Vorteile der Abholung von Geschäftspost

• Sie können große Sendungen empfangen, ohne sich Gedanken darüber zu machen, ob sie in Ihr Postfach passen.
• Wenn kein Postfach zur Verfügung steht, ist dies Ihre Chance, einen noch besseren Service zu erhalten.
• Sie können Ihre Post abholen, wann immer es Ihnen passt.
• Ihr Unternehmen kann problemlos expandieren, ohne befürchten zu müssen, dass es den Zustrom an Post nicht bewältigen kann.

Die Nachteile der Abholung von Geschäftspost

• Sie möchten vielleicht nicht für einen Postdienst bezahlen, der ein Jahr oder sechs Monate dauert, besonders wenn Sie ein Start-up-Unternehmen sind, da Sie dadurch auf einen Standort beschränkt sind.
• Sie müssen immer noch zu einem bestimmten Ort reisen, um Ihre Post zu erhalten.
• Abhängig von der Reisezeit kann das ziemlich zeitaufwendig sein.

Okay, jetzt, da Sie mit den Postweiterleitungsdiensten für Geschäftsadressen vertraut sind, die der USPS anbietet, ist es an der Zeit, Ihnen zu zeigen, wo Sie Ihr Geld wirklich investieren sollten!

Warum braucht Ihr kleines Unternehmen eine Postweiterleitung?

Es gibt viele Gründe, warum Ihr kleines Unternehmen eine Postweiterleitung braucht! Wir werden jeden dieser Gründe der Reihe nach durchgehen, aber wenn Sie nicht viel Zeit haben, gehen Sie einfach zum Ende dieses Abschnitts, wo Sie eine Kurzübersicht finden.

Wenn Sie also noch dabei sind, lassen Sie uns direkt zu den Vorteilen übergehen, die Sie genießen werden, wenn Sie einen virtuellen Postweiterleitungsdienst einrichten.

Bequemlichkeit

Wenn ein Paket an Sie versandt wird und Sie es abholen müssen, kann es problematisch sein, wenn Sie gerade nicht im Büro sind, eine Baustelle besuchen oder einfach zu beschäftigt sind, um Ihr Paket entgegenzunehmen. So kommt es, dass Unternehmen sich für ein Postfach anmelden, um alle Pakete und Postsendungen entgegenzunehmen. Damit entsteht ein neues Problem: Sie müssen einen bestimmten Tag in der Woche einplanen, um zu Ihrem örtlichen Postamt zu fahren, sich in die Schlange zu stellen und Ihre Post abzuholen. Aber was wäre, wenn Sie jemanden beauftragen würden, Ihr Paket nur mit Ihrer Genehmigung und zu einem Bruchteil der Kosten zu unterschreiben, die Ihre Sekretärin zu tragen hätte? Was wäre, wenn Sie verlangen könnten, dass das Paket bei Bedarf an Ihren Standort versandt wird, und zwar zu einem Preis, der bis zu 80 % unter den üblichen Versandtarifen liegt? Der Zeit- und Versandkostenvorteil liegt auf der Hand.

Postsicherheit

Wenn Sie Post an Ihrem Standort erhalten, kann in der Regel so ziemlich jeder darauf zugreifen, der sie in die Finger bekommen möchte. Vom Ausweisdiebstahl bis zum Postdiebstahl und allem, was dazwischen liegt, ist es wahrscheinlich nicht die beste Idee, die Post an einem Ort ohne Aufsicht oder während Ihrer Abwesenheit aufzubewahren. Wenn Sie Ihre Post auslagern lassen, werden alle Pakete in einem Lagerhaus mit 24/7-Überwachungssystemen und Sicherheitspersonal vor Ort gelagert. Es gibt keinen sichereren Ort, an dem Sie Ihre Post aufbewahren können, als in einer Postweiterleitungseinrichtung.

Scharfes Aussehen

Als Unternehmen gibt es nichts Schlimmeres, als unprofessionell auszusehen, oder? Nun, wenn Sie ein Online-Unternehmen sind oder einfach beschlossen haben, es unter einem Postfach oder Ihrer Privatadresse zu registrieren, bringt das eine Reihe von Problemen mit sich.

Nicht nur, dass es zusätzliche Sicherheitsbedenken gibt, die Sie berücksichtigen müssen (verärgerte Kunden, die Ihren Wohnsitz kennen usw.), sondern Ihr Unternehmen sieht auch überhaupt nicht professionell aus. Ein Unternehmen, das unter einem Postfach registriert ist, sieht sicherlich nicht so gut aus wie ein Unternehmen, das unter einer echten physischen Adresse registriert ist.

Privatsphäre

Wir haben dies bereits ein wenig angesprochen, aber wenn Sie sich entscheiden, Ihre Privatadresse für Geschäftspost zu verwenden, setzen Sie diese Adresse buchstäblich jeder böswilligen Person im Internet aus. Verärgerte Kunden, Mitarbeiter oder Investoren können mit einer einfachen Google-Suche herausfinden, wo Sie und Ihre Familie sich aufhalten. Wenn Sie Ihr Unternehmen mit einer echten physischen Adresse anmelden, die nicht Ihre Privatadresse ist, bleiben Ihre Privatsphäre und Ihre Familie geschützt.

Dauerhafte Adresse

Was passiert, wenn Sie sich entscheiden, den Standort Ihres Unternehmens zu verlegen? Sie müssen alle Ihre Kontaktinformationen aktualisieren, Ihre Kunden über den Umzug informieren und Formulare für die Adressänderung beim USPS ausfüllen. Wenn Sie sich für eine virtuelle Adresse registrieren, gehört diese Adresse Ihnen ein Leben lang, unabhängig davon, wo Sie sich physisch befinden. Stellen Sie sich vor: Ändern Sie Ihre Telefonnummer, wenn Sie umziehen? Warum sollten Sie dann auch Ihre Postanschrift ändern müssen?

Streamlined Mail Management

Wenn Sie sich für eine virtuelle Geschäftsadresse entscheiden, können alle Mitarbeiter die eingehende Post digital verwalten. Es ist nicht erforderlich, dass jemand vor Ort ist, und virtuell, von ihrem eigenen Büro oder von zu Hause aus, können sie ein paar Klicks machen und die Post online bearbeiten.

Der schnelle Überblick Pro und Contra

Für alle vielbeschäftigten Hasen, die gerade keine Zeit für unser ausführliches Gespräch haben, hier eine schnelle Zusammenfassung von allem, worüber wir oben gesprochen haben.

Bereit? Los geht’s!

Die Vorteile auf einen Blick

• Bequemlichkeit – Sie müssen nicht in der Nähe sein, um Ihr wichtiges Dokument oder Paket abzuholen, ein fachkundiger Postzusteller erledigt das für Sie.
• Postsicherheit – Ihre gesamte Post wird in einer sicheren Einrichtung aufbewahrt, die rund um die Uhr videoüberwacht ist und mehr.
• Sicherer geht’s nicht!
• Scharfes Aussehen – wenn Sie Ihre Privatadresse als Geschäftsadresse angeben, sieht das nicht sehr professionell aus. Mit einem virtuellen Briefkasten ist dieses Problem gelöst.
• Privatsphäre – die Verwendung Ihrer Privatadresse für geschäftliche Zwecke kann unangenehm werden. Verärgerte Kunden, unzufriedene Investoren und wütende Mitarbeiter können Sie und Ihre Lieben auf unglaubliche Weise finden.
• Dauerhaft – Sie müssen nicht jedes Mal Ihre Postanschrift ändern, wenn Sie das Büro wechseln!
• Straffe Postverwaltung – alle Ihre Mitarbeiter können über eine Smartphone-App oder ihren Computer auf die Post Ihres Büros zugreifen. Niemand muss vor Ort sein.

Okay, und was sind dann die Nachteile? Alles hat eine Kehrseite, nicht wahr?

Nun, ja, aber die Vorteile einer Anmeldung bei einem virtuellen Postweiterleitungsdienst überwiegen die potenziellen Nachteile drastisch. Nichtsdestotrotz werden wir kurz über die Dinge sprechen, die nicht so gut an einem virtuellen Mailboxsystem sind. (Hinweis: Als wir „Dinge“ sagten, meinten wir „Sache“, denn es gibt nur einen potenziellen Nachteil)!

Der schnelle Blick Contra

• Zusätzliche Kosten – dies gilt insbesondere für Start-ups. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass viele neue Unternehmen die zusätzlichen Kosten, die die Weiterleitung von Geschäftsadressen mit sich bringt, nicht auf sich nehmen wollen. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass ein virtueller Briefkasten Ihnen eine enorme Rendite bringt (wenn Sie sich die obigen Vorteile ansehen, werden Sie das feststellen!).

Das Fazit