Die Funktionen des Managements in Unternehmen und Branchen können in vier Hauptkategorien eingeteilt werden – Planung, Organisation, Führung und Kontrolle. Man kann sie auch als die vier Grundfunktionen verstehen, die Manager erfüllen müssen. Traditionell sind die Führung und das Controlling die sichtbareren Aspekte der Führungsaufgaben. Die ersten beiden Aufgaben einer Führungskraft sind jedoch ebenso wichtig. Auch wenn der POLC-Rahmen nicht alle Dimensionen der Rolle eines Managers genau abbildet, so ist er doch ausreichend, um die Rolle von Managern in Unternehmen zu verstehen. Der Rahmen ist nützlich, um die Rolle von Managern und die täglichen Aktivitäten zu verstehen, die sie ausführen, um die Ziele der Organisation zu erreichen.
POLC Rahmen: Vier Funktionen des Managements
Planung:
In Organisationen wird täglich eine Menge geplant. Planung gilt als wichtige Vorstufe, bevor man ein neues Projekt beginnt oder sich ein neues Ziel setzt. Bei der Planung geht es vor allem darum, Ziele festzulegen und dann den Weg zur Erreichung dieser Ziele zu bestimmen. Manager sollten das Umfeld ihrer Branche im Auge behalten und auf der Grundlage der verfügbaren Daten und Informationen Prognosen über die Zukunft ihres Unternehmens erstellen. Planung ist jedoch nicht so einfach, wie es aussieht, denn um erfolgreich zu planen, müssen Manager gute Entscheidungsträger sein. Obwohl die Planung mehrere Schritte umfasst, beginnt sie mit einer Umweltanalyse. Manager müssen zunächst ihre Umgebung scannen, um das Umfeld ihrer Branche, das gesamtwirtschaftliche Umfeld, den Grad des Wettbewerbs und die Bedürfnisse und Vorlieben der Kunden zu kennen.
Nach dem Sammeln von Informationen über all diese Faktoren und der Durchführung einer Analyse müssen die Manager versuchen, auf der Grundlage der Ergebnisse Prognosen zu erstellen. Die von den Managern erstellten Prognosen bilden die Grundlage für die Planung. Ziele sind Aussagen, die die zu erreichenden Ergebnisse und den Zeitrahmen für die Erreichung der Ergebnisse umreißen. Die Führungskräfte müssen im Rahmen des Planungsprozesses Ziele festlegen. Neben der Festlegung des Kurses zur Erreichung dieser Ziele sollten die Planer auch alternative Kurse zur Erreichung der skizzierten Ziele festlegen. Bevor sie sich für eine endgültige Vorgehensweise entscheiden, müssen die Manager die verschiedenen Vorgehensweisen abwägen und die beste auswählen. Nach der Auswahl der besten Vorgehensweise müssen die Manager die notwendigen Schritte für die Umsetzung des Plans formulieren und auch sicherstellen, dass der Plan effektiv umgesetzt wird. So wie es verschiedene Arten von Plänen gibt, so gibt es auch verschiedene Arten der Planung. In der Betriebswirtschaft gibt es hauptsächlich drei Arten der Planung (je nach dem Begriff des Plans), nämlich die strategische, die taktische und die operative Planung.
Strategische Planung ist der Prozess der Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Gefahren eines Unternehmens und der anschließenden Planung der Wettbewerbsposition und des schnelleren Wachstums auf der Grundlage der Analyse. Meistens ist die oberste Führungsebene an der strategischen Planung beteiligt, und strategische Pläne haben einen langen Zeitrahmen von drei bis fünf Jahren. Die wichtigste Grundlage für die strategische Planung ist in den meisten Fällen das Leitbild des Unternehmens, das den grundlegenden Grund für seine Existenz erklärt.
Die taktische Planung auf Organisationsebene unterstützt die strategische Planung und wird hauptsächlich durchgeführt, um den strategischen Plan erfolgreich umzusetzen. Sie ist eine mittelfristige Planung und im Vergleich zur strategischen Planung kurzfristig.
Die operative Planung ist eine kurzfristige Planung und unterstützt die ersten beiden Arten von Plänen innerhalb der Organisation. Sie konzentriert sich hauptsächlich auf die Entwicklung von Schritten und Maßnahmen, die zur erfolgreichen Umsetzung der strategischen und taktischen Pläne beitragen können. Die strategische Planung und die taktische Planung berücksichtigen die längerfristigen Ziele, während sich die operative Planung auf den kurzfristigen Erfolg der ersten beiden Planarten konzentriert. Der Zeitraum für die operative Planung ist in der Regel kürzer als ein Jahr, wie z.B. die monatliche Planung oder die halbjährliche Planung.
Organisation:
Ein Unternehmen kann seine Ressourcen, seien es finanzielle, betriebliche oder personelle Ressourcen, nur dann voll ausschöpfen, wenn sie richtig organisiert sind. Organisation ist die Funktion des Managements, die sich mit der Entwicklung einer Organisationsstruktur und dem effizienten Einsatz der Humanressourcen befasst, um die Unternehmensziele zu erreichen. Die Organisationsstruktur, die in der Regel durch ein Organigramm dargestellt wird, bildet meist den Rahmen für die Koordinierung der Bemühungen im gesamten Unternehmen.
Die organisatorische Funktion des Managements beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Entwicklung des Organigramms, sondern umfasst auch die Gestaltung der einzelnen Arbeitsplätze. Dazu gehört auch die Festlegung der mit den einzelnen Stellen verbundenen Aufgaben und Zuständigkeiten sowie die Art und Weise, wie
diese Aufgaben wahrgenommen werden. Auf der organisatorischen Ebene beinhaltet die Organisation die Aufteilung der organisatorischen Abläufe in einzelne Funktionen. Organisationen führen ihren Geschäftsbetrieb auf verschiedenen Grundlagen durch. Neben der Unterteilung in Funktionen kann die Geschäftstätigkeit beispielsweise auch auf geografischer Basis oder auf der Grundlage von Produktsegmenten erfolgen. Internationale Organisationen verwenden im Allgemeinen mehrere Grundlagen für die Segmentierung ihrer Geschäftstätigkeit. Viele Unternehmen nutzen auch die Kundensegmentierung, um ihre Abläufe effektiv zu organisieren. Auf der Ebene der Einheiten oder Arbeitsplätze geht es bei der Organisation darum, wie die Arbeitsplätze gestaltet werden, um die Humanressourcen effektiv einzusetzen.
Führen:
In der heutigen Industrieumgebung müssen Manager auch effektive Führungskräfte sein, um ihre Mitarbeiter zu inspirieren, ihre Aufgaben erfolgreich auszuführen. Wenn Manager effektiv führen können, motiviert dies ihre Untergebenen, sich für die Erreichung der Unternehmensziele einzusetzen. Führungskräfte unterscheiden sich zwar von Managern, aber ein gewisses Maß an Führung ist immer mit der Arbeit eines Managers verbunden. Das bedeutet, dass einige Führungseigenschaften bei Managern dazu beitragen, dass sie ihre Arbeit effektiver erledigen können. Nach Kotter können Führungsqualitäten genauso wie Managementqualitäten erworben und verfeinert werden.
Die heutige Unternehmensorganisation ist durch ein hohes Maß an Komplexität und Veränderung gekennzeichnet, in der Manager ohne Führungsqualitäten nicht erfolgreich sein können. Zu den Aufgaben eines Managers gehört es auch, seine Untergebenen zu motivieren, sich anzustrengen, damit die Aufgaben innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens erledigt werden können. Aufgrund des hohen Maßes an Mehrdeutigkeit und Ungewissheit im derzeitigen Umfeld müssen Unternehmensleiter wie Führungskräfte denken und handeln. Sie müssen Prioritäten so kommunizieren, dass ihr Unternehmen schneller reagieren kann. Zahlreiche Untersuchungen haben gezeigt, dass Manager wie Führungskräfte denken müssen, um erfolgreich zu sein.
Controlling:
Controlling ist ebenfalls eine wichtige Managementfunktion, die sicherstellt, dass die Leistung der Organisation mit den festgelegten Standards übereinstimmt und die Ziele erreicht werden. Das Controlling besteht aus drei Schritten, nämlich der Festlegung von Standards, dem Vergleich der Leistung mit diesen Standards und der Ergreifung von Korrekturmaßnahmen, wenn dies erforderlich ist. Auf organisatorischer Ebene werden die Leistungsstandards in der Regel in finanzieller oder betrieblicher Hinsicht festgelegt. Die Leistungsstandards können finanzieller Art sein, wie z. B. Nettoeinnahmen, Nettoeinkommen und Gesamtbetriebskosten, oder nichtfinanzieller Art, wie z. B. produzierte Nettostückzahlen, Produktqualität und Kundendienstniveau. Manager verwenden verschiedene Maßstäbe, um die Leistung zu messen, z. B. Jahresabschlüsse, Verkaufsberichte, Leistungsbeurteilungen und Ergebnisse von Umfragen zur Kundenzufriedenheit. Bis zu einem gewissen Grad sind Manager aller Ebenen innerhalb einer Organisation an der Controlling-Funktion beteiligt.
Doch oft wird Controlling mit der persönlichen Kontrolle der Manager über ihre Untergebenen verwechselt. Controlling bedeutet nicht, das Verhalten oder die Persönlichkeit von Mitarbeitern zu manipulieren. Vielmehr impliziert Controlling, dass Führungskräfte die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die Bemühungen ihrer Untergebenen mit den Organisations- und Abteilungszielen übereinstimmen.
Für ein wirksames Controlling ist jedoch eine effektive Planung erforderlich. Darüber hinaus müssen Manager auch ein Verständnis dafür entwickeln, wo die Ursache für Abweichungen von Standards liegt. Budgetprüfungen und Wirtschaftlichkeitsprüfungen sind zwei traditionelle Controlling-Mechanismen. Eine Haushaltsprüfung ermöglicht es Ihnen, sich ein Bild davon zu machen, wo und wie das geplante Budget ausgegeben wird. In ähnlicher Weise ermöglicht eine Wirtschaftlichkeitsprüfung zu verstehen, ob die gemeldeten Zahlen die tatsächliche Leistung widerspiegeln oder nicht. Obwohl das Controlling hauptsächlich in finanzieller Hinsicht gedacht wird, sollten Manager es auch auf die Produktion, andere betriebliche Bereiche und die Unternehmenspolitik anwenden.
Auch wenn der POLC-Rahmen kritisiert wurde, weil er die Verantwortlichkeiten der Manager nicht vollständig und genau beschreibt, gilt er weithin als der beste Rahmen für die Beschreibung der Aufgaben, die Manager in Organisationen wahrnehmen. Auch wenn sich die Aufgaben von Managern im Laufe der Zeit stark verändert haben, wird von Managern auf der ganzen Welt immer noch erwartet, dass sie diese vier grundlegenden Aufgaben erfüllen. Die Rolle von Managern ist zwar viel komplexer geworden, da die Mehrdeutigkeit und Ungewissheit in der Industrie mit der Zeit zugenommen hat, aber die Aufgaben von Managern umfassen immer noch diese vier Grundfunktionen. Es gibt auch andere Rahmen für das Verständnis der Funktionen des Managements, einschließlich des Rahmens von Henry Fayol.