Für Sozialunternehmer, die den Status quo verändern und die großen Probleme der Welt lösen wollen, mag eine Spendengala archaisch oder sogar anstößig erscheinen. Dennoch veranstalten gemeinnützige Organisationen seit Generationen Galas – weil sie funktionieren.

Natürlich eignet sich eine Gala nicht für jede Sache oder Organisation. Zunächst einmal muss Ihr soziales Unternehmen eine gemeinnützige Organisation sein. Ein 501(c)(3)-Status ist zwar notwendig, reicht aber für eine erfolgreiche Spendenaktion nicht aus.

Um zu erfahren, was eine erfolgreiche Gala ausmacht, habe ich fünf Personen befragt, die gemeinsam erfolgreich Veranstaltungen organisiert haben, die Millionen von Dollar eingebracht haben.

Die Experten sind Carla Javits, Geschäftsführerin von REDF; Fred Reggie, Geschäftsführer von Fred Reggie Associates; Jordan Levy, Leiter der Außenbeziehungen von Ubuntu Pathways; Brett Durbin, Geschäftsführer von Trash Mountain Project, und Derek Rapp, Geschäftsführer von JDRF.

Welche Organisationen sind gute Kandidaten?

Wenn nicht jede Organisation ein guter Kandidat für eine Gala ist, welche dann und welche nicht?

Organisationen müssen eine „Basis von Unterstützern haben, die wahrscheinlich selbst aktiv sind“, sagt Carla Javits, deren Organisation REDF gemeinnützige Sozialunternehmen finanziert, die Menschen dabei helfen, Obdachlosigkeit und Haft zu überwinden und zu einer produktiven, erfüllenden Arbeit zurückzukehren. Die Galas der Organisation haben in acht Jahren Millionen von Dollar eingebracht.

Sie merkt an, dass eine Organisation gut geeignet ist, wenn sie einen Projektmanager hat, der in der Lage ist, eine solch große Veranstaltung zu planen und zu organisieren.

Jordan Levy, dessen jüngste Gala „fast 1 Million Dollar“ für die Arbeit von Ubuntu Pathways in Südafrika eingebracht hat, erklärt, warum es für eine Organisation so wichtig ist, eine bestehende Unterstützerbasis zu haben, bevor sie eine Gala versucht. „Die Planung und Durchführung einer Gala ist mit Unkosten verbunden und erfordert eine Menge Zeit der Mitarbeiter. Ein Teil der Einnahmen muss vorhersehbar sein. Wenn Sie nicht über ein etabliertes Netzwerk verfügen, könnte eine Gala ein riskantes Unterfangen sein.“

Fred Reggie, dessen Firma bei der Organisation von Galas und anderen Fundraising-Veranstaltungen für gemeinnützige Organisationen hilft, weist darauf hin, dass der Zweck entscheidend ist. „Organisationen, die sich für Kinder (vor allem für solche mit verheerenden Krankheiten), die Kunst, Hospize und das Gesundheitswesen einsetzen, sind diejenigen, die eine wohlhabende Bevölkerungsgruppe ansprechen, die sich in einer Gala wohlfühlen würde. Er fügt hinzu, dass Galas zur Unterstützung von Tieren ebenfalls erfolgreich sind. Es überrascht nicht, dass eine von Prominenten organisierte Hilfsveranstaltung gut funktioniert, sagt er.

Brett Durbin, dessen Low-Budget-Galas bis zu 300.000 Dollar bei durchschnittlichen Ausgaben von nur 25.000 Dollar eingebracht haben, sagt, dass fast jede gemeinnützige Organisation es schaffen kann, „wenn es eine Nachfrage nach einer solchen Veranstaltung gibt“

Derek Rapp, dessen nationale Organisation zur Bekämpfung von Typ-1-Diabetes im ganzen Land Ortsgruppen hat, die Galas veranstalten. Der Schlüssel, sagt er, sind Freiwillige, die die Mitarbeiter bei der Planung der Veranstaltungen unterstützen.

Organisieren der Organisation

Unsere Experten empfehlen, mit der Planung weit im Voraus zu beginnen, vielleicht sogar 18 Monate für eine große, erstmalige Veranstaltung. Levy merkt an, dass die Planung der nächsten Veranstaltung mit einer gründlichen Analyse der letzten beginnt.

Ein Schlüssel, so Javits, ist die Benennung einer Person, die letztendlich für die Veranstaltung verantwortlich ist – jemand „mit guten Projektmanagement-Fähigkeiten“

Am Anfang ist es wichtig, einen Planungsausschuss zu organisieren, der die Mitarbeiter und Freiwilligen – einschließlich der Vorstandsmitglieder – umfasst, die an der Planung und Entscheidungsfindung beteiligt sein werden. Es sollte nie eine Ausschusssitzung ohne Entscheidungsträger abgehalten werden. Jemand muss in der Lage sein, jede Entscheidung über Ausgaben, Nachrichten oder Unterhaltung zu genehmigen oder abzulehnen. Wenn der Ausschuss monatlich tagt und eine Frage auftaucht, auf die keine Antwort gegeben werden kann, kann ein Monat Arbeit verloren gehen.

Bevor mit der Arbeit begonnen werden kann, sollte sich der Ausschuss auf ein Thema, finanzielle Ziele und Auftragnehmer einigen. Die Mitglieder des Ausschusses sollten in gegenseitigem Einvernehmen ausgewählt werden, d.h. die Mitarbeiter sollten mit der Wahl der Person einverstanden sein und die Person sollte mit der Aufgabe einverstanden sein, Unterausschüsse für die wichtigsten Funktionen zu leiten:

• Finanzen und Haushalt
• Veranstaltungsort, Essen und Getränke
• Sponsoring
• Redner und Unterhaltung
• Kartenverkauf und Registrierung bei der Veranstaltung
• Verlosung oder Tombola
• Stille Auktion
• Live-Auktion
• Sonstige Spenden und Nachbereitung

Wenn Sie sich gegen eine Verlosung, Verlosung, stille Auktion oder Live-Auktion zu verzichten, brauchen Sie diese Ausschüsse natürlich nicht, aber Sie verzichten auf die potenziellen Einnahmen, die sich daraus ergeben.

Bei neun Unterausschüssen dürfte die Zahl der an der Planung der Veranstaltung beteiligten Personen schnell in die Dutzende gehen. Ein paar Leute sind vielleicht bereit, in zwei Ausschüssen mitzuarbeiten, aber Sie wollen in der Regel, dass sich die Freiwilligen auf eng begrenzte, aber strategische Themen konzentrieren, damit sie engagiert bleiben, aber nicht überfordert werden.

Bei der ersten Sitzung legen Sie alle Sitzungen fest, die der gesamte Ausschuss bis zur Veranstaltung abhalten wird. Es kann sinnvoll sein, die Sitzungen anfangs seltener und im letzten Monat der Vorbereitungszeit häufiger, vielleicht wöchentlich, abzuhalten.

Das vom Ausschuss gewählte Thema sollte eng mit dem Auftrag und dem Zweck der Organisation abgestimmt sein – Sie planen eine Spendenaktion und keinen Abschlussball. Nach der Wahl des Themas sollte alles andere, vom Veranstaltungsort über die Speisen und Getränke bis hin zur Dekoration und Unterhaltung, mit dem Thema harmonieren. Wie Javits sagt: „Das Thema ist entscheidend. Wenden Sie ein Höchstmaß an Kreativität auf, um es mit Ihrem Programm zu verbinden: Die Mahlzeiten, die Unterhaltung, die Dekoration und sogar der Veranstaltungsort sollten auf das Thema abgestimmt sein, das wiederum Ihr Programm beleuchtet.“

Reggie sagt, was auch immer Ihr Thema ausmacht, „es muss Spaß machen!“

„Überlegen Sie nicht zu viel.“ Levy von Ubuntu rät zu dieser Vorsicht: „Ihre Gäste sind Menschen mit einem anstrengenden Leben, und es ist ihr Abend. Versuchen Sie nicht, zu viel Inhalt hineinzupacken. Halten Sie den Abend kurz. Überlegen Sie, was für einen Abend Sie genießen würden. Die Leute wollen beschäftigt und unterhalten werden und sich amüsieren. Halten Sie das Essen einfach, sorgen Sie dafür, dass man leicht etwas zu trinken bekommt, und stellen Sie Ihre beste Botschaft in den Vordergrund.“

Finanzen und Budget

Die Kosten für eine Gala – und die damit verbundenen Einnahmen – werden in Dayton oder Little Rock anders sein als in Manhattan oder San Francisco. Dennoch sind einige finanzielle Kennziffern bei den meisten Veranstaltungen gleich.

Javits und Reggie schlagen beide vor, dass eine Gala eine Gewinnspanne von etwa 60 % erwirtschaften sollte. Anders ausgedrückt: Wenn die Gesamteinnahmen aus allen Quellen, einschließlich der Spenden auf der Gala, 100.000 Dollar erreichen, sollte man davon ausgehen, dass man 40.000 Dollar oder weniger für alle Ausgaben ausgegeben hat, von den Speisen und Getränken bis zu den Namensschildern und der Dekoration.

Damit wird eines der Argumente deutlich, die gegen Galas überhaupt sprechen. Geht zu viel Geld an den Veranstaltungsort und den Caterer? Javits schlägt vor, nur dann eine Gala zu veranstalten, wenn es keine andere, „weniger kostspielige“ Möglichkeit gibt, Spender zu aktivieren.

Angenommen, Sie veranstalten eine Gala, dann planen Sie Ihre Einnahmequellen sorgfältig. Reggie schlägt die folgende Aufschlüsselung der Einnahmen vor:

• Sponsoring: 10 %
• Kartenverkauf: 40 %
• Verlosung/Tombola: 10 %
• Stille Auktion: 20 %
• Live-Auktion: 20 %

Bei dieser Aufteilung werden alle Kosten der gesamten Veranstaltung durch den Kartenverkauf gedeckt. Andere haben vorgeschlagen, die Kosten durch Sponsorengelder und den Verkauf von Eintrittskarten zu decken. In jedem Fall sollen die Verlosung und die Auktionen Geld für Ihre Mission einbringen, nicht für Ihr Hühnchen.

Wir werden die Verlosung weiter unten ausführlicher besprechen, aber es ist wichtig zu beachten, dass die Einnahmen, die Sie mit einer Tombola oder Verlosung erzielen können, je nach den gesetzlichen Bestimmungen in Ihrem Staat sehr unterschiedlich sind. Wenn Glücksspiele für wohltätige Zwecke erlaubt sind und kulturell akzeptiert werden, können Sie auf diese Weise weit mehr als 10 % Ihrer Einnahmen erzielen. Andererseits kann es in Staaten, in denen Glücksspiele – auch für wohltätige Zwecke – praktisch verboten sind, schwierig sein, 5 % der Einnahmen des Abends zu erzielen und gleichzeitig die Vorschriften einzuhalten, die vorschreiben, dass Sie jedem, der danach fragt, kostenlose Eintrittskarten geben müssen. In einigen Staaten sind Tombolas ganz verboten.

In der Vorbereitungsphase sollte der Finanz- und Haushaltsausschuss ein detailliertes Budget für die Veranstaltung aufstellen, um sicherzustellen, dass keine Ausgabe übersehen wird.

Veranstaltungsort, Essen und Trinken

Der größte Kostenfaktor und einer der strategisch wichtigsten Aspekte einer Gala ist der Veranstaltungsort. In der Regel wird der Veranstaltungsort verlangen, dass Sie seine Küche – und vielleicht auch seine Bar – benutzen. Treffen Sie diese Entscheidung nicht leichtfertig.

Reggie schlägt vor: „Jemand aus der Organisation, der über Erfahrung und Verhandlungsgeschick verfügt, sollte an der endgültigen Vereinbarung mit dem Veranstaltungsort beteiligt sein. Es gibt immer Verhandlungsspielraum – nichts ist jemals in Stein gemeißelt.

Durbin merkt an, dass das Hotel, in dem seine Veranstaltung stattfindet, zugestimmt hat, sie zum Selbstkostenpreis durchzuführen!

Levy plädiert dafür, einen Ort zu wählen, der bereits elegant ist. „

Javits sagt, dass man sich bei der Wahl des Veranstaltungsortes von der Nähe und der Bequemlichkeit für die „wertvollsten Teilnehmer“ leiten lassen sollte. Dazu gehören auch ausreichende Parkplätze. Sie fügt hinzu, dass der Veranstaltungsort auch für Behinderte zugänglich sein sollte.

Es ist auch wichtig, dass der Veranstaltungsort die richtige Größe für die Veranstaltung hat, einschließlich der Bühne für das Programm und der Tische für alle Teilnehmer, zusammen mit den Auslagen für die Mission, die Auktion und die Tombola-Artikel. Wenn die Veranstaltung in einem zu großen Raum stattfindet, kann sich eine erfolgreiche Veranstaltung wie ein Misserfolg anfühlen, weil man den Raum nicht gefüllt hat.

Rapp empfiehlt, traditionelle Veranstaltungsorte zu nutzen. „Wir nutzen zwar gelegentlich auch nicht-traditionelle Veranstaltungsorte, aber die meisten unserer Veranstaltungen finden entweder in einem Hotel oder in einem Kongresszentrum statt“

Reggie erklärt, warum das so ist. Sie brauchen ein „erfahrenes, kompetentes Personal, einschließlich eines Managers vor Ort, der sicherstellt, dass alles, was der Veranstaltungsort verspricht, problemlos eingehalten wird.“ Er weist auch darauf hin, dass Sie für den Aufbau vorab Zugang zum Veranstaltungsort benötigen.

Schließlich ist es wichtig, die richtige audiovisuelle Ausrüstung zu haben. Dazu müssen Sie möglicherweise einen Vertrag mit einem vom Veranstaltungsort zugelassenen Anbieter abschließen. Planen Sie die A/V-Ausstattung im Voraus und kalkulieren Sie sie ein.

Das Trash Mountain Project ist ein christlicher Dienst. Durbin sagt, dass sie noch nie Getränke für Erwachsene auf einer ihrer Veranstaltungen hatten. Die meisten Galas beinhalten jedoch einen Cocktailempfang und Wein zum Abendessen. Hotels übernehmen das in der Regel für Sie.

Reggie merkt an, dass Alkohol eine Gelegenheit sein kann, um Rabatte oder Sponsoren zu finden.

In Bezug auf Vorspeisen und Abendessen erinnert Javits daran, dass man vegetarische/vegane/glutenfreie Mahlzeiten für diejenigen bereithalten sollte, die das wünschen.

Javits sagt auch: „Wir haben angefangen, ‚familienähnliche‘ Gerichte zu servieren, die die Leute am Tisch herumreichen müssen, anstatt das Essen im Voraus aufzutischen. Das hat den Leuten gefallen. Das hat für Spaß und Interaktivität gesorgt.“ Sie schlägt auch vor, die Vorspeisen früh zu reichen, wenn die Gäste eintreffen, sie aber nicht zu schwer zu machen.

Reggie legt Wert auf Kreativität.“ Natürlich kann das Essen von einem texanischen Barbecue bis hin zu einer Reihe von Köstlichkeiten reichen, die von einer Reihe bekannter lokaler Köche in Buffetform serviert werden, oder einem mehrgängigen Abendessen mit Platten.“

„Wenn die Eintrittskarten mehr als 100 Dollar kosten, sollten Sie nicht erwarten, dass alle begeistert sind, wenn ein warmer Salat, eine kalte Suppe, ein Gummihuhn mit grünen Bohnen und Kartoffeln und ein Stück Karottenkuchen bereits auf dem Tisch stehen“, fügt Reggie hinzu.

Levy, der bei seiner letzten Gala fast 1 Million Dollar gesammelt hat, mahnt: „Halten Sie es einfach!“ Er weist darauf hin, dass das Essen für Hunderte von Menschen schnell und noch heiß serviert werden muss. „

Erinnern Sie sich daran, sagt Levy: „Sie sind nicht wegen des Essens da, aber sie sollen es genießen.“

Die JDRF-Gala hat einen einzigartigen Touch: „die Auflistung der Kohlenhydrate, weil Kohlenhydrate bei der Behandlung von T1D so wichtig sind.“

Stellen Sie sicher, dass das Essen, die Getränke oder der Veranstaltungsort nicht im Widerspruch zu Ihrer Mission stehen. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihr Essen mit Ihrem Thema zu verbinden.

Sponsoren

Sponsoren zu finden ist ein wichtiger Schritt. Je mehr Kosten durch Sponsoren finanziert werden können, desto weniger Kosten müssen von Ihren Spendern getragen werden – Sie wollen, dass ihr Geld direkt in die Wirkung fließt.

Ihr Vorstand sollte laut Javits eine gute Quelle für Kontakte für Sponsoren sein.

Reggie unterteilt seine Sponsorenplanung in vier Kategorien. Suchen Sie nach Sponsoren in all diesen Bereichen:

1. Vergangene Sponsoren: Wenn Sie noch nie eine Gala veranstaltet haben, schauen Sie sich diejenigen an, die ähnliche Veranstaltungen gesponsert haben.
2. Affinitätssponsoren: Suchen Sie nach Unternehmen, die mit Ihrer Mission übereinstimmen.
3. Aktivierungssponsoren: Es kann Organisationen geben, die bereit sind, zusätzlich zu einer Vorauszahlung eine zusätzliche Gebühr nach der Veranstaltung für Leads oder Konversionen zu zahlen, die durch die Veranstaltung generiert wurden.
4. Preis-/Auktionssponsoren: Viele Wohltätigkeitsorganisationen möchten, dass alle ihre Auktions- und Tombolaartikel gespendet werden. Diejenigen, die diese Artikel spenden, können dann bei der Versteigerung oder Verlosung entsprechend gewürdigt werden.

Er schlägt auch funktionelle Sponsorenschaften vor, d. h. „Titel, Moderation, Dekoration, Tische, Essen, Barservice, Lebensmittel, Druck und Parkplätze“

Jeder, der bereit ist, ein Angebot zu machen, kann dies tun, aber es ist am besten, mit einer „strukturierten Präsentation“ vorbereitet zu sein, die die Vorteile für den Sponsor deutlich macht, sagt Reggie. Und er fügt hinzu, dass es am besten ist, wenn das Gespräch von jemandem geführt wird, der „geschickt im Verkauf und in Verhandlungen ist“

Ubuntu’s Levy warnt: „Es dauert oft Jahre, um die richtigen Beziehungen und das notwendige Netzwerk aufzubauen. Es geht darum, ständig nach neuen Beziehungen zu suchen, die Beziehungen zu den Unterstützern zu pflegen und für die eigene Marke zu werben.“

Brett Durbin, der mit einem bescheidenen Budget zum Erfolg seiner Gala beigetragen hat, rühmt sich großer Erfolge mit Sponsoren. „Wir hatten immer ein oder zwei Sponsoren, die die gesamten Kosten der Veranstaltung übernommen haben, und das ist eine große Sache, denn alles, was sonst noch eingenommen wird, fließt in die Arbeit unserer Organisation.“

Sponsoring kann sehr unterschiedlich ausfallen, von einem Unternehmen, das einen Geschenkkorb für eine Verlosung spendet, bis hin zu Organisationen, die sechsstellige Schecks ausstellen können, um eine Veranstaltung mit 1.000 Mitgliedern der New Yorker Machtelite zu sponsern. Fangen Sie dort an, wo Sie stehen, und arbeiten Sie sich von dort aus nach oben.

Redner und Unterhaltung

Ein Programm, das ebenso unterhaltsam und einprägsam wie inspirierend ist, ist der Schlüssel, um die richtigen Leute auf die Veranstaltung zu locken und sie dazu zu bringen, ihr Portemonnaie zu öffnen.

Rapp von der JDRF sagt: „Unsere Galas sind eine großartige Party für einen äußerst ehrenwerten Zweck. Von Beginn des Abends an denken wir an das Erlebnis für alle Spender. Wir respektieren ihre Zeit, bieten Auktionen mit Gegenständen an, die ihren Geschmack treffen, und sorgen für ein gut abgestimmtes Programm und Unterhaltung nach der Veranstaltung.“

Die Redner sollten einen Bezug zu Ihrem Anliegen haben, so Rapp und Javits. In der Tat sind die Begünstigten Ihres Programms hervorragende Redner. Sie sollten diejenigen auswählen, die bereit sind, Coaching zu akzeptieren.

Berühmte Persönlichkeiten sind großartige Moderatoren, bemerkt Javits. Sie schlägt vor, Redner und Unterhaltung zu spenden.

„Hauptredner sollten über die Organisation, ihren Auftrag und ihren Beitrag zur Gemeinschaft Bescheid wissen“, sagt Reggie.

Er warnt auch davor, dass Humor nur von einem „erfahrenen Humoristen“ vorgetragen werden sollte, der ein Gespür für das Publikum hat. „Es gibt nichts Schlimmeres als ein Vorstandsmitglied oder einen Unterstützer, der sich für einen Komödianten hält und es auf der Veranstaltung versuchen will. Ich kann gar nicht zählen, wie oft das schon passiert ist und einen ansonsten wunderbaren Abend ruiniert hat.“

Levy sagt, der Schlüssel zu einem guten Redner oder Entertainer sei Engagement. „Können sie das Publikum mitreißen? Das ist die absolute Nummer eins. Galas können steif und formell sein. Das Publikum muss mitgerissen werden und mitfiebern. Bühnenpräsenz und Verbindung sind der Schlüssel“. Natürlich muss die Botschaft mit dem Auftrag der Organisation übereinstimmen.

Durbin verzichtet auf professionelle Redner und Entertainer und lässt stattdessen Menschen aus den Gemeinden, denen Trash Mountain in den Entwicklungsländern dient, einfliegen, um darüber zu sprechen, wie die Organisation ihr Leben beeinflusst hat.

Er sagt auch: „Wir versuchen, die Veranstaltung fesselnd und nicht zu lang zu gestalten, weil der Spaß verloren geht, wenn sie ewig dauert.“

Kartenverkauf

Javits erklärt die Strategie, mit der der Raum nicht nur gefüllt, sondern auch mit den richtigen Leuten besetzt wird. Das fängt damit an, dass man „die Eingeladenen sorgfältig auswählt“. Nutzen Sie Ihren Vorstand und andere Unterstützer, um Personen zu finden und einzuladen, die in der Lage und bereit sind, zu spenden. Binden Sie dann das Thema der Gala, den Veranstaltungsort und das Programm an die Interessen der Teilnehmer, die Sie am liebsten dabei hätten.

Reggie stimmt dem zu. Alles, von den Speisen und Getränken bis hin zur Dekoration und dem Veranstaltungsort, muss zum Branding der Veranstaltung beitragen.

Er schlägt vor, die folgenden Fragen zu stellen, um die richtigen Leute zu identifizieren:

• Was motiviert sie?
• Welche anderen Veranstaltungen unterstützen sie?
• Wie passt das zu dieser Veranstaltung?

„Die wichtigsten Leute in jeder Gemeinde sind bekannt; finden Sie heraus, wie sie ticken. Laden Sie diejenigen ein, die miteinander verkehren oder starke berufliche Verbindungen haben“, sagt Reggie.

Levy merkt an, dass einige Organisationen zwar Veranstaltungen mit einem A-Listen-Entertainer durchführen können, die meisten aber nicht.

„In unserem Fall und im Fall der meisten Organisationen dauert es Jahre, ein Netzwerk aufzubauen, das den Saal füllen kann“, sagt Levy. „Eine Gala wird nicht nur in einer Nacht veranstaltet. Sie wird über Jahre hinweg aufgebaut; Sie müssen Unterstützer gewinnen, Ihre Wirkung unter Beweis stellen und sie davon überzeugen, dass sich ihre Investition in Ihre Gala für die Begünstigten auszahlen wird – und dass Sie immer wieder eine großartige Party veranstalten.“

Durbin sagt, dass das Trash Mountain Project damit beginnt, Menschen einzuladen, die die Organisation bereits unterstützen, da er weiß, dass viele von ihnen Freunde einladen und die Tische füllen werden. Er wirbt auch in den örtlichen Kirchen für die Veranstaltung.

Rapp sagt, dass es in der Verantwortung der JDRF-Freiwilligen liegt, den Raum zu füllen. „Die Freiwilligen verbringen viel Zeit damit, gemeinsam mit unseren Mitarbeitern Sponsoren und Tische zu finden, um unsere Ballsäle zu füllen, ganz gleich, ob es sich um Firmen- oder Gesellschaftstische handelt. Sobald die Tische gesichert sind, geht es darum, zu bestimmen, wer genau die Plätze an diesen Tischen besetzen soll.“

Viele Organisationen setzen Tischkapitäne ein, um die Tische zu besetzen. Laut Javits ist es ihre Aufgabe, die richtigen Leute einzuladen und zu ermutigen. Zu ihren Aufgaben gehört es auch, dafür zu sorgen, dass der Abend für die Teilnehmer angenehm ist, die Gäste diplomatisch über die Organisation aufzuklären und sie zum Spenden zu ermutigen.“

Sie sagt: „Ein guter Tischkapitän ist eifrig und begeistert von der Aufgabe, nimmt das Coaching gut an und ist nicht übermäßig ängstlich, wenn es darum geht, diese Rolle zu spielen.“

„Tischkapitäne sind die Botschafter der Gala. Sie sind die Macher in der Gemeinde und in ihren sozialen und geschäftlichen Kreisen“, sagt Reggie. „Ihre Verantwortung sollte sich nicht darauf beschränken, ihren Tisch zu füllen, sondern den Kartenverkauf bei jeder sich bietenden Gelegenheit zu fördern.“

„Tisch-Gastgeber spielen bei unseren Galas eine sehr wichtige Rolle“, sagt Rapp über die JDRF-Veranstaltungen. „Diese Leute setzen sich für die Sache und die Veranstaltung selbst ein, geben Informationen an ihre Gäste weiter und schaffen eine Erwartungshaltung für den Abend. Sie gehen mit gutem Beispiel voran und bringen Gäste mit, die einen ähnlichen Beitrag leisten können.“

Die richtige Preisgestaltung für die Tickets ist ebenfalls wichtig. Wie bereits erwähnt, sollten die Kosten der Veranstaltung vollständig durch den Verkauf von Eintrittskarten und Sponsorengeldern gedeckt werden, damit das gesamte Geld, das bei der Veranstaltung eingenommen wird, direkt in die Finanzierung des Auftrags der Organisation fließt.

Reggie sagt, dass die Preise für Eintrittskarten dem Publikum angemessen sein sollten, aber niemals unter 100 Dollar liegen dürfen. Dennoch hat Durbin mit seinen Veranstaltungen Erfolg gehabt und verlangt nur 30 Dollar pro Ticket – nachdem er alle Kosten übernommen hat.

Rapp merkt an, dass die JDRF-Ortsverbände in der Regel die Preise für ähnliche Veranstaltungen in ihrer Gemeinde als Anhaltspunkt heranziehen.

Javits weist darauf hin, dass bei der Preisgestaltung die Sponsoren und andere, die einen ganzen Tisch kaufen möchten, berücksichtigt werden sollten.

Wie auch immer Sie den Preis für Ihre Veranstaltung festlegen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Budget erstellen und einhalten, damit die Kosten Ihre Einnahmen nicht übersteigen.

Ziehung oder Verlosung:

Die Ziehung oder Verlosung kann einer der aufregendsten Teile des Abends sein, wenn sie gut gemacht ist, kann aber die gesamte Veranstaltung ruinieren, wenn die Regeln nicht eingehalten werden und jemand verärgert ist oder die Behörden Wind davon bekommen.

Ein paar Staaten, darunter Alabama, Hawaii und Utah, verbieten Verlosungen in jeder Form. Eine gelegentliche Verlosung kann trotzdem legal sein, aber seien Sie vorsichtig. Ein Glücksspiel besteht aus drei Elementen: einem Preis, einer Chance und einem Preis. Wenn Sie eines dieser drei Elemente ausschließen, können Sie ein Glücksspiel vermeiden. Bei einer Wohltätigkeitsverlosung kann es am einfachsten sein, den Preis für einige Teilnehmer zu streichen. Stellen Sie einfach leicht verständliche Anweisungen für den Erwerb eines kostenlosen Loses zur Verfügung – schicken Sie eine Postkarte mit der Bitte um ein Los. Nur wenige, wenn überhaupt, würden um ein kostenloses Los für eine Benefizverlosung bitten. (Verlassen Sie sich nicht auf diese Anleitung als Rechtsberatung.)

In den Staaten, in denen Glücksspiele verboten sind, ist es jedoch am besten, sich nicht auf eine Tombola oder Verlosung zu verlassen, um einen bedeutenden Teil Ihrer Spendengelder zu sammeln.

In den Staaten, in denen Glücksspiele für wohltätige Zwecke erlaubt oder sogar gefördert werden, müssen Sie wahrscheinlich zunächst eine Lizenz beantragen. Diese steht ganz oben auf der Liste der zu erledigenden Aufgaben, da es Monate dauern kann, sie zu erhalten. In diesem Prozess werden Sie die Regeln für die Werbung für die Tombola und die erforderlichen Angaben kennen lernen. In diesen Staaten könnte die Tombola die größte Spendenaktion des Abends sein.

Reggie gibt folgende strategische Ratschläge:

Der Preis für die Verlosung sollte bedeutend sein – ein Auto, ein maßgefertigtes Schmuckstück, ein Luxusurlaub, ein schönes Kunstwerk – mit ein paar bedeutenden Nebenpreisen. Organisationen sind gut beraten, auf Gegenstände wie Pelzmäntel oder Felle exotischer Tiere, Großwildjagden (insbesondere in Afrika), Waffen jeglicher Art und lebende Haustiere zu verzichten. Diese Gegenstände können unerwünschte Aufmerksamkeit und mögliche Proteste von Interessengruppen auf sich ziehen. Gehen Sie immer auf Nummer sicher.

Wenn die Eintrittskarten der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, unabhängig von der Teilnehmerzahl, beginnen Sie mit dem Verkauf etwa acht Wochen vor der Verlosung. Bieten Sie einen „Frühbucherpreis“ für diejenigen an, die bis zu einem bestimmten Datum Lose kaufen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass der Verkauf von Losen zu Beginn des Verkaufszeitraums hoch ist, dann allmählich abnimmt und in den letzten zwei Wochen wieder ansteigt, mit einem Anstieg in der letzten Woche.

Machen Sie den Kauf von Losen einfach. Wenn der Online-Kartenverkauf erlaubt ist, sollten Sie auf der Website der Organisation einen Link zu einem sicheren Kauf anbieten. Sie können nicht vorschreiben, dass die Käufer der Lose anwesend sein müssen, um zu gewinnen. Es wird immer einige Mitglieder der Organisation geben, die bereit und in der Lage sind, eine große Anzahl von Losen an Freunde und Bekannte zu verkaufen.

Stille Auktion

Im Gegensatz zur Live-Auktion, bei der ein Auktionator die Preise ausruft und auf Bieter zeigt, die still bieten können, wird eine stille Auktion traditionell mit einem Klemmbrett und einem Stift durchgeführt. Die in der Auktion angebotenen Gegenstände werden angezeigt oder beschrieben, und auf einem nahegelegenen Blatt können die Bieter im Laufe des Abends ihre Gebote eintragen.

In den letzten zehn Jahren, als Smartphones allgegenwärtig wurden, sind eine Reihe von Apps und Websites aufgetaucht, die das Verfahren in das moderne Zeitalter bringen. So kann das Bieten während des Programms einfacher fortgesetzt werden. Die Gäste können daran erinnert werden, ein Gebot abzugeben, ohne dass sie den Raum verlassen müssen.

Einige Apps sind allerdings teuer. Einige technisch versierte Gäste laden ungern neue Apps herunter, ohne sie vorher zu prüfen, oder wollen die App aufgrund von Datenschutzbedenken nicht nutzen. Weniger technikaffine Mitglieder sind vielleicht immer noch von der Technik eingeschüchtert – darunter auch einige Ihrer größten Spender. Berücksichtigen Sie all diese Faktoren bei der Auswahl der Art und Weise, wie Sie Ihre stille Auktion durchführen.

Wie bereits erwähnt, sollten Sie Ihre Auktionsartikel spenden lassen. Sie können die Spender als Sponsoren anerkennen, wobei Sie darauf achten sollten, dass der Spender eines Luxusurlaubs, den Sie für 5.000 Dollar verkaufen können, mehr wert ist als jemand, der einen Geschenkkorb im Wert von 100 Dollar spendet.

Reggie warnt Sie davor, Ihre stille Auktion zu einem Garagenverkauf für Gegenstände werden zu lassen, die in einem Verkaufsregal oder bei jemandem zu Hause verstauben. Die Auktionsgegenstände sollten zur Demografie und zum Lebensstil der Gäste passen.

Neben der kreativen Präsentation der zu versteigernden Gegenstände sollten Sie darauf achten, dass die schriftlichen Beschreibungen völlig ausreichend sind, damit die Gäste genau wissen, wofür sie bieten.

Durbin sagt, dass seine Organisation mit der stillen Auktion nicht viel Geld einnimmt, aber sie nutzt sie, um die Mission und die Botschaft voranzubringen, indem sie Kunst und Fotografie verkauft, die ihre Arbeit repräsentieren und Familien dabei helfen, dem Leben zu entfliehen, das auf dem Aufsammeln von Müll basiert.

Rapp sagt, dass die stillen Auktionen der JDRF mit „hochwertigen, qualitativ hochwertigen Artikeln“ gefüllt sind. Wir setzen wirklich auf Qualität statt Quantität. Ein Schlüssel zum Erfolg sei eine gründliche Auswertung dessen, was verkauft wurde und was nicht, und welche Artikel die meisten Bieter hatten. Unbeliebte Artikel können in künftigen Jahren vermieden werden. „Wir wollen, dass unsere Gäste die Möglichkeit haben, für Dinge zu bieten und zu kaufen, die ihnen gefallen.“

Live-Auktion

Der Erfolg einer Live-Auktion hängt vom Auktionator ab. „Engagieren Sie einen Profi“, sagt Reggie. Levy stimmt dem zu: „Wenn man mit einem guten Auktionator eine Atmosphäre schaffen kann, funktioniert es.“

Der Auktionator wird Spotter im Publikum organisieren, die helfen, Bieter zu identifizieren. Sie sollten den Auktionator im Voraus auf die Gesichter und Namen derjenigen aufmerksam machen, von denen Sie hoffen, dass sie hohe Schecks ausstellen werden.

Reggie weist auch darauf hin, dass die Gegenstände der Live-Auktion ebenfalls ausgestellt werden sollten und die Gäste ermutigt werden sollten, sie vor Beginn der Auktion in Augenschein zu nehmen.

Levy und Rapp betonen beide, dass man wirklich einzigartige Erlebnisse für die Auktion finden sollte, Dinge, die man nirgendwo anders kaufen kann. Optimalerweise sollte man dies in irgendeiner Weise mit seiner Mission verknüpfen.

Reggie schlägt außerdem vor, Gleichgesinnte dazu zu ermutigen, an der Auktion teilzunehmen; dies beginnt damit, dass man sicherstellt, dass befreundete Rivalen anwesend sind. „

„Bei Live-Auktionen ist es nicht ungewöhnlich, dass sich Freunde und Bekannte einen heißen Bieterkrieg liefern“, sagt Reggie.

Spenden

Nach all dem Spaß und den Spielen, mit denen Geld gesammelt wird, gibt es eine letzte Möglichkeit, Geld zu sammeln, indem man einfach um Spenden bittet.

„Das Wichtigste an diesem Abend ist, dass man sein Anliegen glaubhaft macht“, sagt Levy von Ubuntu. „Die Menschen müssen sich mit Ihrem Anliegen auf einer persönlichen Ebene identifizieren können. Sie müssen eine Geschichte über Ihre Arbeit erzählen, die ihnen zeigt, dass sie mit ihrem Leben zu tun hat. Wenn Sie zum Beispiel Kindern helfen, muss klar sein, dass Kinder auf der ganzen Welt die gleichen Dinge brauchen. Das bringt alle dazu, darüber nachzudenken, was sie sich für ihre Kinder wünschen würden, wenn sie in der gleichen Situation wären.“

Javits von REDF sagt, es sei wichtig, ein Profil der Begünstigten zu erstellen. Bereiten Sie sie darauf vor, ihre Geschichten zu erzählen, sowohl unter vier Augen an den Tischen als auch in der Runde und dann auch auf der Bühne.

Durbin stimmt dem zu. „Geschichte ist das A und O. Die Geschichte zu nutzen, um Ihre Vision zu vermitteln, ist der Schlüssel.“

Behandeln Sie die Begünstigten als Ehrengäste, sagt Reggie. Sie repräsentieren Ihre Mission.

Javits merkt außerdem an, dass die Spender gerne wissen, wohin ihr Geld fließt. Wenn Sie ihnen klar sagen können, dass ein Beitrag von 1.000 Dollar für eine bestimmte Sache verwendet wird, ist das großartig. Noch besser ist es, wenn Sie einem Spender die Möglichkeit geben, eine Person, eine Schule, ein Dorf, ein Solarpanel oder was auch immer mit seinem Geld zu finanzieren. Wohltätigkeit: Wasser ist großartig darin, den Spendern Berichte über die einzelnen Brunnen zu geben, die sie finanziert haben.

Reggie merkt an, dass „jeder das Gefühl haben muss, dass seine Teilnahme der Gemeinschaft auf spektakuläre Weise dient. Die Teilnehmer müssen das Gefühl haben, dass sie die Stars in einem großartigen Film sind – Ihrem Film.“

Rapp erinnert die Leser daran, dass die Reden, Videos und anderen Medien den Auftrag der Organisation immer wieder bekräftigen müssen, damit er nie verloren geht.

Eine weitere Möglichkeit, große Spenden zu nutzen, besteht laut Javits darin, sie als Matches zu nutzen. Kündigen Sie an, dass die nächsten Spenden in Höhe von 5.000 $ von diesem besonders großzügigen Spender verdoppelt werden.

Nachbereitung

Nachdem Sie Ihre große Veranstaltung ein Jahr oder länger geplant haben, ist es verlockend, den Tag nach der Veranstaltung als ersten Urlaubstag zu betrachten, aber unsere Experten warnen davor, dass die Nachbereitung der Gala ein wichtiger Teil der Veranstaltung ist.

Starten Sie „so bald wie möglich“, sagt Levy. „Wenn Sie eine erfolgreiche Veranstaltung organisiert haben, werden Ihre Gäste engagiert sein und sich freuen, mit Ihnen zu sprechen. Rufen Sie am nächsten Morgen an und schreiben Sie eine E-Mail.“

Nach der Gala stellt die JDRF laut Rapp sicher, dass alle Gäste für ihre Unterstützung gewürdigt werden. „

Trash Mountain’s Durbin stimmt dem zu und merkt an, dass jeder, der eine Eintrittskarte kauft oder an der Gala teilnimmt, seine Kontaktdaten angibt; sein Team setzt sich mit allen in Verbindung.

Reggie schlägt vor, Briefe an alle Teilnehmer zu schicken, in denen er ihnen seine Anerkennung ausspricht, über die Gesamtsumme der Spenden berichtet und sie für den Erfolg des Abends würdigt. Er schlägt auch vor, diese Gelegenheit zu nutzen, um die Gala im nächsten Jahr in den Kalender einzutragen.

Die Nachbereitung muss das ganze Jahr über fortgesetzt werden, um die Gäste über die Verwendung der Gelder, die erzielten Fortschritte und die Pläne für die nächste Veranstaltung auf dem Laufenden zu halten.

Reggie schlägt außerdem vor, Fotos des Abends auf Ihrer Website und in den sozialen Medien zu veröffentlichen. Wenn Sie die Gäste auf den Fotos markieren, können Sie ihnen das Gefühl geben, dass sie in den Tagen nach der Veranstaltung geschätzt werden. Je schneller solche Fotos veröffentlicht werden, desto besser.

Abschließende Gedanken

Die Führungskräfte der Organisation müssen eine vollständige Liste aller Personen haben, die an der Planung der Gala mitgewirkt und welche Rollen sie gespielt haben. Einige von ihnen werden außerhalb des Blickfelds der leitenden Angestellten arbeiten; auch sie wollen gewürdigt werden.

Nehmen Sie sich während der Gala Zeit, um den Freiwilligen und Mitarbeitern zu danken, die die Gala organisiert haben. Vielleicht möchten Sie im Anschluss an die Gala sogar ein entspanntes Beisammensein – eine Art Pizza und Root Beer – veranstalten, um die Freiwilligen und ihre Familien, die sie unterstützt haben, zu würdigen.

Durbin, der mit seinen Haushaltsgalas Hunderttausende von Dollar für seine kleine Organisation einnimmt, gibt ein Wort der Warnung. „Galas sind entweder großartig für Ihre Organisation oder können eine große Belastung für Ihr Team und Ihre Freiwilligen sein. Sie müssen ein Gleichgewicht finden, das für Ihre Arbeit vorteilhaft ist.“

Rapp von der JDRF versichert: „Ich war schon auf vielen Galas, und wenn der Abend gut durchdacht und die Details bedacht sind und nichts dem Zufall überlassen wird, können magische Dinge geschehen.“