Wenn Ihr Chef Sie bitten würde, einen Plan für die bevorstehende Kapitalkampagne Ihrer Organisation zu erstellen, wüssten Sie dann, was darin enthalten sein soll?

Wahrscheinlich nicht. Warum?

Jahrzehntelang haben sich Organisationen bei der Erstellung ihrer Kapitalkampagnenpläne auf Kampagnenberater verlassen, so dass sie ein wenig geheimnisvoll erschienen.

Schnellzugriff – In diesem Beitrag erfahren Sie anhand der folgenden Punkte alles Wissenswerte über die Entwicklung Ihres Kampagnenplans:

• Was ist ein Kapitalkampagnenplan?
• Wie Sie Ihren Kapitalkampagnenplan entwickeln
• Top 3 Tipps für Ihren Kapitalkampagnenplan

Sind Sie bereit, einen erfolgreichen Kapitalkampagnenplan zu erstellen, um Ihr Team zu stärken?

Lassen Sie uns beginnen!

Was ist ein Kapitalkampagnenplan?

Ein Kapitalkampagnenplan ist eine Sammlung wichtiger Informationen über Ihre Kampagne. Er wird oft in einem Dokument zusammengefasst und legt fest, wie Sie Ihre Kampagne durchführen werden.

Ein klarer, gut geschriebener Kampagnenplan dient als wichtige Referenz für alle Entscheidungen, die Sie im Laufe Ihrer Kampagne treffen.

Mit diesem Plan werden Sie sich sicherer fühlen. Ihr Geschäftsführer wird aufatmen und Ihre Vorstandsmitglieder werden zufrieden sein. Alle Ihre hochrangigen ehrenamtlichen Mitarbeiter werden Ihnen ihre Arbeit anvertrauen, weil sie wissen, dass Sie nicht auf dem Trockenen sitzen.

Das Verfassen eines Kampagnenplans mag beängstigend erscheinen, aber es muss wirklich nicht so kompliziert sein! Egal, ob das Format einfach oder aufwendig ist, wichtig ist, dass es zum Stil Ihrer Organisation passt.

Ob es sich also um ein schön gegliedertes, 30-seitiges, spiralgebundenes Notizbuch, einen Ordner mit drei Ringen oder ein einfaches Word-Dokument mit Navigation handelt – das Ziel ist es, einen Leitfaden für Ihre Kampagne zu erstellen, von dem Ihr Team profitieren wird.

Übersicht über den Zeitplan einer Kapitalkampagne: 7 Schlüsselphasen

Bevor wir die Erstellung Ihres Kapitalkampagnenplans erörtern, lassen Sie uns einen kurzen Überblick über die sieben Hauptphasen einer Kapitalkampagne gewinnen:

1. Vor-Kampagnen-Planung
2. Durchführbarkeitsstudie
3. Kampagnen-Planung
4. Ruhephase
5. Auftaktphase
6. Öffentliche Phase
7. Nach-Kampagne

Diese Phasen werden in der folgenden Grafik näher erläutert:

Ihr Kampagnenplan wird während der ersten drei Phasen Ihrer Kampagne erstellt – der Planungsphase vor der Kampagne, der Phase der Durchführbarkeitsstudie und der Planungsphase der Kampagne.

Bei der Erörterung der 11 wesentlichen Elemente, die in diesen Plan aufgenommen werden sollten, ist es wichtig, daran zu denken, dass diese Elemente nicht am ersten Tag zusammengestellt werden. Es wird wahrscheinlich viele Monate dauern, Ihren Kampagnenplan zu entwickeln.

Wie Sie Ihren Kapitalkampagnenplan entwickeln

Die Komponenten Ihres Kampagnenplans werden in den frühen Phasen Ihrer Kampagne erstellt. Sie werden viele dieser Elemente in einer Durchführbarkeitsstudie testen.

Wenn Ihre Durchführbarkeitsstudie abgeschlossen ist und Sie eine klarere Vorstellung von der Kampagne haben, werden Sie diese Elemente fertigstellen und alle Teile des Plans zusammenstellen.

Die Zusammenstellung dieser verschiedenen Elemente in einem einzigen, gut formatierten Dokument ist das, was Ihrer Kampagne einen klaren Fokus verleiht. Verschaffen wir uns also einen Überblick darüber, was Sie tun, wenn Ihr Geschäftsführer Sie bittet, einen Kampagnenplan zu erstellen:

1. Sie erstellen eine Liste der Elemente, die in dem Plan enthalten sein sollten.
2. Sie stellen die Elemente Ihres Kampagnenplans zusammen, die bereits verfügbar sind, und beginnen mit der Ausarbeitung der noch fehlenden Elemente.
3. Sie fügen diese Elemente zu einem einfachen Dokument mit einem übersichtlichen Inhaltsverzeichnis zusammen.
4. Sie erstellen ein Deckblatt mit der Überschrift „ENTWURF von …“

Dann geben Sie diesen Plan an Ihr Team weiter, um ihn weiter zu verfeinern. Lassen Sie uns nun in den ersten Schritt eintauchen!

11 Elemente, die Sie in Ihren Kapitalkampagnenplan aufnehmen sollten

1. Ziele

Wofür wollen Sie mit Ihrer Kampagne Geld sammeln? Das hängt wahrscheinlich von Ihrer Hauptaufgabe ab, aber die häufigsten Antworten sind neue Einrichtungen, die Verbesserung der Technologie oder vielleicht sogar der Aufbau eines Stiftungsfonds.

Es ist wichtig, dass Sie nicht nur Ihr Hauptziel angeben (z. B. „Bau einer neuen Einrichtung“), sondern auch die wichtigsten Einzelheiten zu dieser Aufgabe nennen. Zum Beispiel, wenn es um neue Einrichtungen geht:

• Wofür soll das Gebäude genutzt werden?
• Wie soll der Neubau aussehen?
• Welche Vorteile bringt der Neubau, wenn es darum geht, Ihre Sache voranzubringen?

Es ist wichtig, diese Details klar zu formulieren, da Ihre wichtigsten Spender diese Antworten erwarten.

2. Ziele

Was sind die finanziellen Ziele Ihrer Kampagne? Hat Ihre Kampagne auch nicht-finanzielle Ziele? Sicherlich haben Sie einen Gesamtbetrag für die Spendensammlung festgelegt (den Betrag, der zur Erreichung des oben genannten Ziels erforderlich ist), aber vielleicht haben Sie auch andere nicht-finanzielle Ziele im Auge.

Sie können beispielsweise das nicht-finanzielle Ziel haben, Ihren Spenderstamm zu erweitern oder mehr Großspender zu finden und zu gewinnen. Es ist wichtig, auch diese nicht-finanziellen Ziele zu formulieren, um sicherzustellen, dass sie nicht in Vergessenheit geraten.

3. Muster der benötigten Spenden

Hier kommt Ihre Spendenübersicht ins Spiel.

Ihre Spendenübersicht sollte die Spendenbeträge und die Anzahl der Spenden auf jeder Ebene auflisten, die Sie benötigen, um Ihr Ziel zu erreichen. Schauen Sie sich das folgende Beispiel an:

Eine Tiefenkarte, in der die Spender entsprechend den Beträgen in der Spendenspanne aufgelistet sind, ist eine wichtige Ergänzung zur Spendenspannentabelle.

In der Tiefenkarte werden alle qualifizierten Interessenten für die Haupt- und Großspenden Ihrer Kampagne aufgeführt. Dazu sollten Stiftungen, Unternehmen und Einzelpersonen gehören.

Identifizieren Sie die wichtigsten Interessenten, ordnen Sie sie nach Beträgen und tragen Sie sie in eine einfache Tabelle ein. Dieses Verfahren hilft Ihnen, die wichtigsten Interessenten zu identifizieren, und gibt Ihrem Team eine bessere Chance auf Erfolg in der Zukunft.

4. Spenderanerkennung

Ihr Kampagnenplan wird einen Plan zur Anerkennung der Spender enthalten. Verwenden Sie die Stufen in der Tabelle für die Spendenspanne, um den Plan für die Spenderanerkennung für Ihre Kampagne zu strukturieren.

Wie werden die Spender für ihre Spenden im Rahmen Ihrer Kampagne gewürdigt?

Einige Organisationen bieten die Möglichkeit der Namensgebung an – wenn das auf Sie zutrifft, ist es an der Zeit, genau zu umreißen, wie diese Möglichkeiten aussehen werden.

Sie können beispielsweise den Spendern größerer Spenden die Möglichkeit bieten, bestimmte Flächen und Räume nach ihnen zu benennen. Sie können auch ihre Namen und die Namen von Spendern auf niedrigeren Ebenen in eine Gruppentafel aufnehmen.

Überlegen Sie aber auch, wie Sie Spender auf den verschiedenen Spendenebenen anerkennen – nicht nur die wenigen auf den oberen und mittleren Ebenen Ihrer Spendentabelle. Werden Sie sie in schriftlichen Unterlagen würdigen, Telefon-Dankeschöns durchführen oder vielleicht sogar eine Dankesveranstaltung zum Abschluss Ihrer Kampagne veranstalten? Legen Sie diese Einzelheiten im Voraus fest.

5. Struktur

Was die Struktur betrifft, beziehen wir uns speziell auf Ihr Team. Überlegen Sie Folgendes:

• Welche Führungsstruktur wird Ihre Kampagne haben? Überlegen Sie, ob Sie Ko-Vorsitzende oder Ehrenvorsitzende haben werden und wie diese mit der bestehenden Struktur Ihrer gemeinnützigen Organisation zusammenarbeiten werden.
• Welche Ausschüsse und Arbeitsgruppen werden Sie für Ihre Kampagne einsetzen? Werden Sie einer eher traditionellen Struktur folgen, mit einem offiziellen Planungs- und Lenkungsausschuss? Werden Sie tiefer in die Materie einsteigen und Ihre Ausschüsse nach Aufgaben aufteilen (z. B. Großspenden, Veranstaltungsplanung usw.)?

Zusätzlich zu dieser Struktur sollten Sie noch einen Schritt weiter gehen. Überlegen Sie, welche Rolle jede dieser Gruppen spielt und wann sie in der Kampagne aktiv sein werden.

6. Personal

In Ihrem Plan für die Kapitalkampagne sollten die Zuständigkeiten der Mitarbeiter in Ihrer Kampagne festgelegt werden.

Zunächst sollten Sie überlegen, welche Mitarbeiter die verschiedenen Rollen in Ihrer Kampagne ausfüllen werden – wie im Schritt „Struktur“ beschrieben. Gibt es bestimmte Mitarbeiter, die gut geeignet sind, Planungs- und Steuerungsaufgaben zu übernehmen? Verteilen Sie die Aufgaben entsprechend.

Überlegen Sie anschließend, welche Aufgaben Sie den Mitarbeitern übertragen wollen. Möglicherweise gibt es Schritte Ihrer Kampagne, die von Ihren Kampagnenausschüssen allein nicht bewältigt werden können – zum Beispiel groß angelegte Wertschätzungsaktionen. Können Sie in diesen Fällen andere Mitarbeiter oder Freiwillige zur Unterstützung heranziehen?

Denken Sie daran, dass Kapitalkampagnen große Anstrengungen erfordern, und dass sie nur mit einer starken Personalstrategie erfolgreich sein können. Dies kann bedeuten, dass Sie in die Einstellung neuer Mitarbeiter investieren müssen, um sicherzustellen, dass Sie für die Herausforderung gerüstet sind.

7. Kommunikation

Es gibt zwei entscheidende Überlegungen, wenn es um die Kommunikation im Rahmen der Kampagne geht.

Zuallererst stellt sich die Frage, wie Ihre Mitarbeiter teamübergreifend kommunizieren werden.
Schaffen Sie Verfahren für die Kommunikation von Aktualisierungen, Herausforderungen und Erfolgen innerhalb Ihres Kampagnenteams, um sicherzustellen, dass nichts durch die Maschen fällt, wenn die Bemühungen weitergehen und unweigerlich komplizierter werden.

Zweitens: Welche Strategien werden Sie verfolgen, um Ihre Kampagne bekannt zu machen?
Sie werden höchstwahrscheinlich eine Mehrkanalstrategie anwenden wollen, die gedruckte und digitale Materialien, Gespräche und vielleicht sogar Veranstaltungen umfasst. Wenn Sie mehrere Kanäle und Materialien für die Kommunikation nutzen, ist es wichtig, dass diese Kanäle miteinander integriert sind. Das bedeutet, dass sie aufeinander aufbauen, anstatt eine überwältigende Echokammer zu schaffen.

Beziehen Sie sich auf die folgende Vorlage, um sich bei der Planung der Kommunikation Ihrer Kapitalkampagne inspirieren zu lassen:

8. Budget

Dies ist ein wichtiger Punkt: Wie viel wird Ihre Kampagne kosten?

Denken Sie daran, dass Kapitalkampagnen oft jahrelange Angelegenheiten sind. Stellen Sie also zuallererst sicher, dass Sie das Budget für die gesamte Dauer Ihrer Kampagne aufstellen, nicht nur für das erste Jahr der Durchführung.

Betrachten Sie Ihr Budget im Rahmen Ihres allgemeinen Fundraising-Ziels. Sie sollten eine Gesamtspendensumme in Höhe Ihres Spendenziels plus Ihres Kampagnenbudgets anstreben, um sicherzustellen, dass Ihre Kampagne ihr Ziel auch wirklich erreicht.

Und schließlich, seien Sie realistisch! Wenn Ihre gemeinnützige Organisation einen eleganteren Stil hat, sollten Sie Ihr Budget entsprechend anpassen. Sparen Sie nicht an Ihrem Kampagnenbudget, nur damit es am Ende besser aussieht. Es ist besser, unter dem Budget und übermäßig vorbereitet zu sein als über dem Budget und unvorbereitet.

9. Zeitplan

Unter Zeitplan verstehen wir wörtlich einen Kalender, in dem alle wichtigen Termine für Ihre Kampagne aufgeführt sind. Gehen Sie bei der Erstellung des Zeitplans von Phase zu Phase vor.

Beginnen Sie mit der Festlegung allgemeiner Termine für die Einführung jeder Phase Ihrer Kampagne – wann wollen Sie beispielsweise mit der öffentlichen Phase Ihrer Kampagne beginnen?

Gehen Sie von diesem Punkt aus weiter in die Tiefe, indem Sie Termine für spezifische Maßnahmen innerhalb jeder Phase festlegen, wie z. B. Maßnahmen zur Spenderbetreuung, Maßnahmen zur Wertschätzung und sogar Benchmarks zur Messung des Erfolgs auf dem Weg dorthin.

Schließlich legen Sie ein Datum fest, an dem Sie voraussichtlich Ihr Ziel erreichen werden. Denken Sie jedoch daran, dass sich diese Daten ändern können – und obwohl Sie auf dem richtigen Weg bleiben wollen, ist es verständlich, wenn sich dieser ursprüngliche Zeitplan im Laufe der Zeit verschiebt.

10. Richtlinien

Wenn Sie eine große Menge an Spenden sammeln (für viele gemeinnützige Organisationen stellen Kapitalkampagnen die größten Fundraising-Anstrengungen dar), ist es wichtig, Richtlinien für die Mittelbeschaffung im Rahmen Ihrer Kampagne festzulegen.

Ihre Kampagnenrichtlinien sollten die wichtigsten Fragen zu Ihrer Kampagne beantworten. Denken Sie an die folgenden Fragen:

• Welche Dauer wird Ihre Kampagne haben?
• Welchen Zeitraum wird Ihre Kampagne haben?
• Wird Ihre Kampagne jährliche Spenden auf Ihr Gesamtziel anrechnen?
• Welche Arten von Spenden werden auf Ihr Ziel angerechnet, und wie werden Sie deren Wert bewerten?
• Wie werden Sie um Spenden werben?
• Wie werden Sie mit den eingegangenen Spenden umgehen?

Beantworten Sie möglichst viele dieser Fragen (und alle anderen, die sich ergeben könnten) im Voraus.

Wenn Sie über klare Kampagnenrichtlinien verfügen, auf die Sie sich während der gesamten Kampagne berufen können, schaffen Sie eine wichtige und konsistente Grundlage für Entscheidungen über Ihre Kampagne. Dies wird Ihrem Team und Ihren Spendern gleichermaßen Vertrauen einflößen.

11. Argumente für die Unterstützung

Es ist leicht, sich auf die Argumente für die Unterstützung als das wichtigste Dokument für Ihre Kapitalkampagne zu konzentrieren. Es ist zwar ein wichtiges Hilfsmittel, vor allem, wenn es darum geht, um Spenden zu werben, aber es ist auch wichtig zu vermeiden, dass es zu einem glänzenden, aber unwirksamen Hilfsmittel wird.

Beginnen Sie die Ausarbeitung Ihrer Argumente für die Unterstützung mit dieser Frage:

Welche Sprache wird Ihre Kampagne verwenden, um Ihre Kampagne zu beschreiben und die Spender zum Spenden zu bewegen?

Diese Informationen werden sich im Laufe der Planung Ihrer Kampagne weiterentwickeln, und im Idealfall wird die Botschaft zum Zeitpunkt des Beginns der öffentlichen Phase Ihrer Kampagne klar und wirksam sein.

Top 3 Tipps für Ihren Kapitalkampagnenplan

Erkennen Sie, dass Ihr Kampagnenplan wachsen und sich verändern wird

Wie jedes Planungsdokument ist auch Ihr Kampagnenplan nur ein Ausgangspunkt. Einige der Elemente werden im Laufe Ihrer Kampagne entwickelt, und einige Aspekte können sich ändern und verlagern.

Sie können auch Elemente hinzufügen. So können Sie beispielsweise einen Leitfaden für Freiwillige entwickeln, wenn die Beteiligung von Freiwilligen ein wichtiger Bestandteil Ihrer Kampagne wird. Es kann auch sein, dass sich Ihr Kommunikationsplan im Laufe der Zeit erweitert und ausgereifter wird.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihren Kampagnenplan im Laufe der Zeit immer wieder aktualisieren. Wenn Sie verschiedene Teile aktualisieren, weisen Sie auf die Änderungen hin, indem Sie eine Versionsnummer und ein Datum auf dem Plan selbst angeben.

Bitten Sie bei der Weiterentwicklung Ihres Plans um Feedback von wichtigen Unterstützern

Sie könnten versucht sein – als einer der wenigen, die einen vollständigen Überblick über Ihre Kampagne haben -, dieses lebende Dokument auf eigene Faust zu erstellen, unabhängig vom Rest Ihres Teams oder Ihrer Unterstützer. Tun Sie das nicht!

Wir empfehlen einen gemeinschaftlichen Ansatz. Erstellen Sie einen ersten Entwurf Ihres Kampagnenplans, und teilen Sie ihn mit verschiedenen Teilen Ihres Teams:

1. Ihr Vorstand.
2. Ihr Kampagnenplanungsausschuss.
3. Schlüsselmitarbeiter.

Wenn Sie die Beteiligten um ihre Gedanken und ihr Feedback zu einem sich entwickelnden Plan bitten, sollten Sie ihre Erwartungen steuern, indem Sie sie darüber informieren, dass Sie das Feedback vieler Beteiligter einholen und die Informationen so gut wie möglich zusammenfassen werden.

Ziehen Sie das Capital Campaign Toolkit hinzu

Unser letzter Tipp liegt nahe, und er lautet wie folgt: Ziehen Sie das Capital Campaign Toolkit zur Unterstützung bei der Erstellung Ihres Kapitalkampagnenplans heran.

Einige mögen zwar dafür plädieren, in einen externen Berater für Kapitalkampagnen zu investieren, doch sind wir der Meinung, dass die Kampagnenpläne besser sind, wenn gemeinnützige Fachleute stärker in die Planung ihrer Kampagnen einbezogen werden, als wenn sie sich weitgehend auf einen externen Berater verlassen.

Mit unserem Toolkit erhalten Sie Zugang zu:

• einem Sieben-Phasen-Plan, wobei jede Phase eine Schritt-für-Schritt-Anleitung enthält.
• Arbeitsblättern, Checklisten und Vorlagen, die sicherstellen, dass alle wesentlichen Aspekte Ihrer Kampagne berücksichtigt werden.
• Eine geführte Durchführbarkeitsstudie, die Sie in die Lage versetzt, Ihre eigenen Recherchen im Vorfeld der Kampagne durchzuführen.
• Zugang zu einer Gemeinschaft von gemeinnützigen Fachleuten, die genau wie Sie Kampagnen durchführen, um Ratschläge, Weisheiten und Ressourcen auszutauschen.
• Fachkundige Beratung durch das Team des Capital Campaign Toolkit, um die Herausforderungen Ihrer Kampagne zu meistern.

Wenn Sie bereit sind, Ihre Kampagne in Angriff zu nehmen, aber ein wenig Unterstützung brauchen, um loszulegen und auf Kurs zu bleiben, könnte das Capital Campaign Toolkit die Lösung für Sie sein.