Die Zahlung der Lohnsteuer gehört zu den Tätigkeiten, die Unternehmen mit Angestellten am wenigsten Spaß machen. Aber Steuern sind heute eine Tatsache, und deshalb ist es am besten, wenn man sie einfach zahlt. Aber welche Lohnsteuern müssen wann gezahlt werden?

In diesem Artikel gehe ich auf einige Ihrer wichtigsten Pflichten im Zusammenhang mit der Lohnsteuer ein, einschließlich der Einbehaltung von Bundeseinkommenssteuern und Sozialversicherungs-/Medicare-Steuern, der Übermittlung dieser Steuern an das Finanzamt und der Zahlung anderer Lohnsteuern wie der Arbeitslosensteuer.

Was sind Lohnsteuern?

Lohnsummensteuern (sind die Steuern, die Sie bei der Bezahlung Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen müssen, sie hängen also von Ihrer Lohnsumme ab. Einige dieser Steuern werden von den Löhnen der Arbeitnehmer einbehalten, für andere sind Sie als Arbeitgeber verantwortlich. Der Begriff „Einbehaltung“ bedeutet, dass Sie diese Zahlungen von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer abziehen, und zwar auf der Grundlage von Gesetzen und Vorschriften, die diese Zahlungen vorschreiben.

Zu diesen Steuern gehören:

• Einbehaltung von Einkommenssteuern auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer
• Einbehaltung von FICA-Steuern von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer und Zahlung eines gleich hohen Betrags als Arbeitgeber.
• Zahlung der Arbeitslosensteuer auf der Grundlage des Arbeitnehmerentgelts.
• Zahlung von Beträgen an die staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitnehmerentschädigungsfonds auf der Grundlage des Arbeitnehmerentgelts.

Wenn Sie sich wundern, sind die Begriffe „Lohnsummensteuer“ und „Beschäftigungssteuer“ im Grunde dasselbe. Das Finanzamt verwendet den Begriff „Lohnsteuer“.

Ihre Verantwortung als Unternehmen für die Lohnsteuer

Als Unternehmen mit Angestellten haben Sie bestimmte wichtige Pflichten in Bezug auf die Lohnsteuer.

Ihre Verantwortung für die Einbehaltung, Meldung und Zahlung dieser Lohnsteuer ist gesetzlich festgelegt. Die Nichtzahlung dieser Steuern kann zu hohen Geldstrafen und Bußgeldern führen.

Wenn Sie diese Pflichten kennen, können Sie sicherstellen, dass Sie das Gesetz einhalten. Alle Arbeitgeber müssen:

• Bei der Einstellung eines Arbeitnehmers Informationen auf einem W-4-Formular sammeln, damit Sie die Bundeseinkommenssteuer gemäß den Anweisungen des Arbeitnehmers einbehalten können. Es liegt nicht in Ihrer Verantwortung als Arbeitgeber, dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer den „richtigen“ Betrag einbehält.
• Ziehen Sie die entsprechenden Steuern von den Arbeitnehmern ein (ab). Zu diesen Steuern gehören die Einkommenssteuern auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene, die die Arbeitnehmer zahlen müssen, sowie die FICA-Steuern, die von den Arbeitnehmern einbehalten und auch von Ihnen als Arbeitgeber gezahlt werden. Sie als Arbeitgeber müssen die Einkommenssteuern so einbehalten, wie sie der Arbeitnehmer in einem W-4-Formular angegeben hat; die FICA-Steuern werden als Prozentsatz des Bruttolohns abgezogen.
• Legen Sie Mittel für diese Lohnsteuern zurück, einschließlich des Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteils an der Sozialversicherung/Medicare und der Arbeitgeberverbindlichkeiten für die Arbeitslosenversicherung und die Arbeiterunfallversicherung. Diese Mittel werden als Treuhandfonds bezeichnet, d. h. sie werden treuhänderisch verwaltet, bis sie gezahlt werden müssen.
• Zahlen Sie die Steuern an die zuständige Behörde. Dies gilt sowohl für Arbeitnehmer- als auch für Arbeitgebersteuern. So müssen Sie z. B. sowohl die einbehaltene Bundeseinkommenssteuer als auch die Beträge für Sozialversicherung und Krankenversicherung an die Steuerbehörde IRS abführen. Außerdem müssen Sie die FICA-Steuern, die Sie von den Arbeitnehmern einbehalten haben, zusammen mit Ihrem eigenen Anteil an den FICA-Steuern als Arbeitgeber abführen.
• Melden Sie die geschuldeten Steuern an die zuständigen Behörden und an die Arbeitnehmer, wie vom Gesetz vorgeschrieben. Zu diesen Berichten gehören das Formular 941 – Vierteljährlicher Lohn- und Steuerbericht des Arbeitgebers und das Formular 940 – Arbeitslosensteuerbericht.
• Legen Sie den Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden je nach Bedarf weitere Berichte vor. So müssen Sie beispielsweise den Beschäftigungsstatus aller neuen Mitarbeiter melden.

Persönliche Verantwortung für Lohnsteuern

Ein Unternehmen zu haben, selbst eine Kapitalgesellschaft, entbindet die Mitarbeiter, Führungskräfte oder Eigentümer des Unternehmens nicht von der persönlichen Verantwortung, wenn Lohnsteuern nicht gezahlt werden. Wenn Sie beispielsweise eine GmbH mit nur einem Mitglied sind, sind Sie der einzige Eigentümer des Unternehmens und tragen die persönliche Verantwortung für diese Steuern. Sie als Eigentümer sind immer noch verantwortlich.

Wenn Ihr Unternehmen eine Kapitalgesellschaft ist, wird die persönliche Verantwortung in der Regel einem leitenden Angestellten übertragen, der die Aufgabe hat, dafür zu sorgen, dass die Zahlungen und Berichte rechtzeitig eingereicht werden.

Strafen für die Nichtzahlung von Lohnsteuern

Das IRS sagt:

Arbeitgeber, die sich nicht an die Lohnsteuergesetze halten, können mit straf- und zivilrechtlichen Sanktionen belegt werden, wenn sie vorsätzlich die Lohnsteuer nicht abführen.

Die Geldbußen und Strafen für die Nichtabgabe von Meldungen und Unterlagen sind hoch, selbst wenn die Nichtabgabe nicht als vorsätzlich angesehen wird.

Wie Sie sicherstellen, dass Sie Ihren lohnsteuerlichen Pflichten nachkommen

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass die Lohnsteuer einbehalten, verbucht, gemeldet und abgeführt wird, ist die Einrichtung eines automatisch arbeitenden Systems.

Erst richten Sie ein separates Bankkonto für die Lohnbuchhaltung ein, damit Sie lohnbezogene Zahlungen und Einnahmen von Ihrer allgemeinen Geschäftsbuchhaltung getrennt halten können.

Dann suchen Sie jemanden, der Ihre Lohnbuchhaltung erledigt:

• Verwenden Sie eine Lohnbuchhaltungssoftware. Die meisten Buchhaltungssysteme für Unternehmen haben ein zusätzliches System für die Lohnbuchhaltung. Finden Sie eine, die für Ihr Unternehmen geeignet ist.
• Lagern Sie die Lohnbuchhaltung an einen Dienstleister aus. Möglicherweise kann Ihr Buchhalter diese Dienstleistung erbringen, oder Sie können eine Person oder ein Unternehmen finden, das die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen persönlich durchführt, Gehaltsschecks erstellt und das Geld auf ein Konto einzahlt. Einige
• verwenden eine eigenständige Online-Anwendung für die Gehaltsabrechnung, wie Gusto oder Paychex.

Selbst ein sehr kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern kann davon profitieren, wenn sich jemand anderes um die Lohnsteuer kümmert. Denken Sie nur daran, dass Sie als Unternehmer letztendlich die Verantwortung tragen, egal wer die Gehaltsabrechnung vornimmt und sich um die Lohnsteuer kümmert.