FreshBooks begann als Lösung für die Rechnungsstellung. Im Laufe der Jahre hat sich das Angebot erweitert und ist zum beliebtesten Online-Buchhaltungsdienst für Einzelunternehmer und Start-ups geworden. Seine Beliebtheit erstreckt sich in vielen Fällen auch auf kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Die Website wurde vor ein paar Jahren grundlegend überarbeitet, wobei viele Funktionen von FreshBooks „Classic“ zurückgelassen wurden, obwohl sie immer wieder neu eingeführt werden. Das neue FreshBooks ist aufgrund seiner außergewöhnlichen Benutzerfreundlichkeit und Ästhetik – und seiner intelligenten Auswahl an Funktionen – die beste Wahl für Kleinstunternehmen. Es ist unser Editors‘ Choice in der Kategorie Freiberufler.

Wie viel kostet FreshBooks?

FreshBooks ist für 15 $ pro Monat für den Lite-Plan erhältlich, mit dem Sie bis zu fünf Kunden Rechnungen stellen können. Für 25 $ pro Monat können Sie mit dem Plus-Tarif 50 Kunden abrechnen, und für 50 $ pro Monat können Sie mit dem Premium-Tarif bis zu 500 Kunden abrechnen (einige Kunden haben nach einer Stufe zwischen Plus und Premium gefragt, um zwischen 50 und 500 Kunden abrechnen zu können).

Über diese Stufe hinaus sind kundenspezifische Preise möglich. Abgesehen von der Anzahl der betreuten Kunden bieten alle Pläne die gleichen Funktionen (obwohl einige zwischen den Stufen hinzugefügt werden), und Sie können eine 30-tägige kostenlose Testversion auf jeder Stufe genießen. FreshBooks ist im Vergleich zu den kostenlosen Versionen Wave und Sunrise teuer, aber die Benutzerfreundlichkeit und die stark fokussierten Funktionen sind den Preis wert.

Altes FreshBooks und Neues

Die Website von FreshBooks hat einige sehr wichtige Änderungen erfahren. Vor allem hält sich FreshBooks jetzt an die Regeln der doppelten Buchführung, der branchenüblichen Buchhaltungsmethode, die Buchhalter und andere Buchhaltungswebsites für kleine Unternehmen verwenden.

Wie wirkt sich diese Änderung auf die Art und Weise aus, wie Sie FreshBooks verwenden? Im Großen und Ganzen nicht. Sie können weiterhin Aktivitäten wie das Erstellen von Rechnungen, die Zeiterfassung und den Empfang von Zahlungen auf die gleiche Weise durchführen wie bisher. Aber Ihre Buchhaltungsunterlagen haben einen neuen, soliden Rahmen, der eine strukturiertere Buchführung und einen besseren Einblick in Ihre Finanzen ermöglicht. FreshBooks verfügt jetzt über einen Kontenplan und ein Hauptbuch, zwei neue Konten (Sonstige Erträge und Selbstkosten), einen Bankabgleich und zwei zusätzliche Standard-Finanzberichte (Summen- und Saldenliste).

FreshBooks hat noch immer nicht alle Tools aus FreshBooks Classic integriert, aber ein wichtiges Tool wurde dieses Jahr übernommen: die Bestandsverfolgung. Außerdem gibt es eine neue Benutzerrolle (Manager), eine automatische Verfolgung des Kilometerstandes in der iOS-App und Links zur Kasse (Kunden können Zahlungen leisten, ohne eine Rechnung zu erhalten). Auftragnehmer können ihre eigene Zeit erfassen, und Manager haben mehr Kontrolle über Berichte. In Projekte gibt es zwei neue Registerkarten: Rechnungen und Ausgaben. FreshBooks hat auch zahlreiche Verbesserungen an Rechnungen und dem gesamten Workflow vorgenommen. Zum Beispiel gibt es eine neue Registerkarte „Vorschau“. In Rechnungen werden jetzt nicht berechnete Zeit und Ausgaben angezeigt. Die Kundennachricht ist anpassbar, und Kunden können auch Teilzahlungen leisten. FreshBooks hat mehr (große und kleine) Verbesserungen an seinem Service vorgenommen als jede andere von mir untersuchte Website.

Ein effektives UI

FreshBooks hat auch seinen Onboarding-Prozess verbessert. Zunächst werden einige grundlegende Fragen zu Ihrem Unternehmen gestellt (z. B. was Sie tun und wie Sie abrechnen). Sie geben Ihre Kontaktinformationen an und werden aufgefordert, Ihre Teammitglieder zur Einrichtung von Konten einzuladen. Dann leitet Freshbooks Sie auf die Hauptseite weiter, wo Sie ein Feld mit drei Einrichtungsschritten sehen. Einer davon ist die Anpassung Ihrer Rechnungen (die Optionen sind auf zwei Vorlagen, ein Logo, eine Hintergrundfarbe und zwei Schriftarten beschränkt). Ich hatte einige Schwierigkeiten, mein Logo hinzuzufügen. Die meisten Websites verlangen einfach eine Grafikdatei und platzieren das Logo auf dem Verkaufsformular. FreshBooks nimmt Ihre Datei und verwendet sie, um ein längliches Feld zu füllen. Daher konnte ich nur einen Teil meines Logos einfügen.

Wenn Sie das Einrichtungsfeld schließen, befinden Sie sich auf dem Dashboard der Website, ohne weitere Anleitungen für die ersten Schritte. Wave und Xero bieten viel bessere Einführungswerkzeuge, die Sie durch zahlreiche Einrichtungsschritte führen.

Das Dashboard gibt Ihnen einen schnellen Überblick über den Finanzstatus Ihres Unternehmens. Es gibt fünf Diagramme. Ausstehende Einnahmen zeigen Ihnen, wer Ihnen Geld schuldet und wer mit seinen Zahlungen im Rückstand ist. Der Gesamtgewinn gibt Ihnen natürlich eine Echtzeitzahl für Ihren aktuellen Gewinn oder Verlust. Sie können den Datumsbereich für diese Grafik ändern. Ausgaben zeigt Ihre Ausgaben nach Kategorie an. FreshBooks hat letztes Jahr zwei weitere Funktionen hinzugefügt: Umsatzströme und nicht abgerechnete Zeit.

Unten rechts finden Sie Links zum Support und zu einer Seite, auf der beschrieben wird, was es Neues in FreshBooks gibt. Links in der oberen rechten Ecke führen zu Seiten, auf denen Sie Teammitglieder (einschließlich eines Buchhalters) mit verschiedenen Berechtigungsstufen einladen und neue Datensätze und Transaktionen erstellen können. Leider müssen Sie viel scrollen, um die Diagramme zu sehen, und es gibt keine Aufgabenliste wie in GoDaddy Bookkeeping.

Ein vertikaler Bereich auf der linken Seite des Dashboards zeigt Navigationslinks zu den Kernbereichen des Tools: Dashboard, Kunden, Rechnungen, Zahlungen, Ausgaben, Kostenvoranschläge, Zeiterfassung, Projekte, Mein Team, Integrationen, Berichte, Buchhaltung und Add-ons. Klicken Sie auf den Link oberhalb dieser Liste, neben Ihrem Firmennamen, und es öffnet sich eine Liste mit den Einstellungen der Website. Hier können Sie zum Beispiel weitere Unternehmen hinzufügen, den Support kontaktieren, Artikel- und Service-Datensätze erstellen und Apps von Drittanbietern integrieren (es gibt inzwischen über 100).

Sie können auch zwei Verbindungen einrichten, die für den Betrieb von FreshBooks entscheidend sind. Wenn Sie Ihre Anmeldedaten für Finanzinstitute eingeben, bei denen Sie Konten haben, verbindet sich FreshBooks mit deren Websites und importiert Ihre Kontotransaktionen. Und wenn Sie sich für FreshBooks Payments oder Stripe anmelden, können Sie Kreditkarten akzeptieren. Über das kleine Glockensymbol oben links gelangen Sie schließlich zu Aktualisierungen Ihrer Kunden, Teammitglieder und anderen geschäftlichen Angelegenheiten.

Insgesamt hat FreshBooks die einfachste, intuitivste und attraktivste Bildschirmdarstellung aller Dienste, die ich in letzter Zeit getestet habe. Es ist auf den ersten Blick einfacher zu lesen als zum Beispiel Kashoo. Es kann jedoch eine Weile dauern, bis sich ein Benutzer der alten FreshBooks-Oberfläche zurechtfindet. Glücklicherweise bietet FreshBooks zahlreiche Hilfestellungen, darunter eine durchsuchbare Hilfedatenbank sowie E-Mail- und Telefon-Support.

Rechnungen in FreshBooks erstellen

Klicken Sie auf die Registerkarte „Rechnungen“ in der Symbolleiste, um einen Bildschirm zu öffnen, der Ihnen alles Wissenswerte über den Status Ihrer Debitorenbuchhaltung (obwohl die Website diesen Begriff nicht verwendet) mitteilt. Wenn die Registerkarte „von mir“ hervorgehoben ist („an mich“ öffnet eine Seite für Rechnungen, die Sie von anderen FreshBooks-Benutzern erhalten haben), sehen Sie Dollarsummen für Rechnungen, die überfällig, offen und im Entwurfsstadium sind. Unten finden Sie Links zu Ihren zuletzt aktualisierten Rechnungen. Eine Liste aller Rechnungen und wiederkehrenden Vorlagen wird am unteren Rand angezeigt.

Die Seite „Rechnungen“ von FreshBooks bietet viele Informationen über Ihre aktuellen und früheren Rechnungen.

FreshBooks unterstützt zwei weitere Arten von Transaktionen: Kostenvoranschläge und Angebote, die beide in Rechnungen umgewandelt werden können. Ein Kostenvoranschlag ist eine viel detailliertere Version eines Kostenvoranschlags, die vom Kunden bei der Annahme unterzeichnet werden kann (FreshBooks erlaubt elektronische Signaturen). Er kann beschreibenden Text und Tabellen enthalten und sich über mehrere Seiten erstrecken. Keines der konkurrierenden Tools bietet eine solch fortschrittliche Option. Neu seit unserer letzten Überprüfung ist die Möglichkeit, Einbehalte zu erstellen, die Sie verwenden können, wenn Sie eine laufende Geschäftsbeziehung mit einem Kunden aufbauen, der möglicherweise eine komplexere Rechnungsstellung benötigt.

Um hier zu beginnen, klicken Sie auf Neue Rechnung. Es öffnet sich eine Rechnungsvorlage, in der Ihre Kontaktdaten und Ihr Logo, das aktuelle Datum und das Fälligkeitsdatum sowie eine Rechnungsnummer eingetragen sind. Den Rest erledigen Sie, indem Sie Artikel oder Dienstleistungen auswählen und die Mengen eingeben. Wenn Sie bereits Umsatzsteuersätze erstellt haben, sollte der richtige Satz zugewiesen werden. Sie können einen Rabatt hinzufügen, was bei vielen Websites möglich ist. Sie können aber auch eine Anzahlung anfordern und einen Zahlungsplan einrichten. Letzteres ist nur bei FreshBooks möglich. Sobald die Rechnung fertig ist, können Sie sie speichern oder versenden.

FreshBooks gibt Ihnen eine gewisse Kontrolle über das Aussehen Ihrer Rechnungen.

Eine Einschränkung: Die Gebühren für FreshBooks basieren auf der Anzahl der Kunden, die Sie als aktiv einstufen. Wenn Sie während des Rechnungsstellungsprozesses einen neuen Kunden hinzufügen und zuvor fünf aktive Kunden hatten (was die Obergrenze der anfänglichen Preisstufe ist), stellt FreshBooks Ihnen ab dem nächsten Zahlungstermin die höheren Kosten in Rechnung.

Ihre Kunden können Zahlungen an Sie leisten, indem sie die eigene Zahlungsfunktion von FreshBooks nutzen (die eigentlich ein Rebranding des Zahlungsabwicklungsdienstes WePay ist). Sie kostet 2,9 Prozent plus 30 Cent pro Transaktion, was praktisch dem Branchenstandard entspricht. Sie können auch Zahlungen über Stripe akzeptieren.

FreshBooks stellt Ihnen die am häufigsten verwendeten Rechnungseinstellungen zur Verfügung, wenn Sie an einer Rechnung arbeiten.

Sie können die Umsatzsteuer auch direkt in Ihren Rechnungen festlegen. Es gibt einen Link „Steuern hinzufügen“ direkt unter dem Satz jedes Artikels. Klicken Sie darauf, und es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie mehrere Umsatzsteuern festlegen können. Sie können entweder ein Kästchen ankreuzen, um diese Steuern auf alle Positionen der Rechnung anzuwenden, oder sie einzeln zuweisen. FreshBooks ist nicht direkt in einen Umsatzsteuerdienst wie den Goldstandard Avalara integriert, aber auch ohne diesen Dienst behandelt FreshBooks die Umsatzsteuer wie die meisten anderen Anbieter. Der Bericht „Umsatzsteuer-Zusammenfassung“ hilft Ihnen beim Ausfüllen der erforderlichen Berichte.

Kontextabhängige Einstellungen

Während der Arbeit an Rechnungen zeigt FreshBooks Links zu kontextabhängigen Einstellungen an. Dies ist einzigartig in FreshBooks. Andere Tools haben einen riesigen Bereich auf der Website, in dem Sie alle Einstellungen festlegen. Diese Kontextsensitivität ist eine großartige Funktion, die Zeit spart und Sie ständig an die verfügbaren Optionen erinnert. Hier können Sie zum Beispiel zu einem anderen Rechnungsstil wechseln. Sie können auch festlegen, dass die Rechnung in bestimmten Zeitabständen automatisch oder manuell wiederkehrt, und Sie können Online-Zahlungen einrichten. Weitere kontextabhängige Einstellungen werden angezeigt, sobald Sie eine Rechnung speichern.

Wenn Sie eine beliebige Version von FreshBooks außer Lite verwenden, können Sie in bestimmten Abständen Mahnungen versenden und Säumnisgebühren berechnen, was in dieser Gruppe von Tools ungewöhnlich ist. Sie können auch alle gespeicherten Rechnungen erneut öffnen und bearbeiten oder auf die Schaltfläche „Weitere Aktionen“ klicken, um zusätzliche Aufgaben auszuführen, z. B. das Formular per E-Mail zu versenden, eine Zahlung vorzunehmen oder eine PDF-Datei zu erstellen. Sie können auch den Rechnungsverlauf einsehen.

Kontakte und Ausgaben in FreshBooks

Wenn Sie einen neuen Kundendatensatz in FreshBooks erstellen, geben Sie im Grunde nur Kontaktinformationen an. Aber Ihre Kunden-Homepage wird schließlich mit Informationen gefüllt. Kundendatensätze zeigen ihre Kontakte als eine Art digitale Visitenkarten an. Sie enthalten Felder für den Namen, die Post- und E-Mail-Adressen sowie die Telefonnummern der einzelnen Kunden. Ein Diagramm neben der Kundenkarte zeigt an, wie viele ausstehende Einnahmen mit diesem Kunden verbunden sind, und schlüsselt sie in Rechnungsentwürfe, verfügbare Guthaben, nicht abgerechnete Zeit und nicht abgerechnete Ausgaben auf. Darunter befindet sich eine Tabelle mit Listen von Rechnungen, Einbehalten, Guthaben, Ausgaben, Kostenvoranschlägen, Zeiterfassung, Projekten und Berichten für diesen Kunden. Sie können zwischen diesen Listen wechseln, indem Sie auf die Registerkarten klicken.

Während Sie einzelne Ausgaben in FreshBooks erfassen, können Sie einige Einstellungen spontan ändern und eine Quittung anhängen.

Klicken Sie auf die Registerkarte „Beziehung“ am oberen Rand des Bildschirms, um einen Transaktionsverlauf anzuzeigen. Dies ist ein großartiger, umfassender Satz von Bildschirmen, der in dieser Gruppe von Websites seinesgleichen sucht.

Wenn Sie ein oder mehrere Bankkonten mit FreshBooks verbunden haben, sehen Sie eine Liste der letzten Transaktionen, wenn Sie auf die Registerkarte Ausgaben im linken vertikalen Bereich klicken. FreshBooks versucht, diese automatisch zu kategorisieren (mit Auswahlmöglichkeiten wie Professionelle Dienstleistungen, Verbrauchsmaterial, Mahlzeiten & Unterhaltung, Persönliches usw.), wenn es sie hereinbringt, aber es trifft nicht immer ins Schwarze. Sie müssen sie zunächst trainieren, indem Sie ungenaue Kategorien korrigieren, was Sie auf jeden Fall tun sollten, da diese Informationen für die Verwendung in Berichten und Steuern sehr wichtig sind.

Ob Sie eine Ausgabe manuell eingeben oder eine importierte bearbeiten, Sie können viele Details hinzufügen oder ändern. Die fünf zuletzt aktualisierten Ausgaben erscheinen oben auf dem Bildschirm Ausgaben; sie sehen aus wie Streifen eines Kassenbands. Die einzelnen Spesendatensätze in der Liste darunter enthalten Felder für Lieferant, Kategorie, Datum, Quelle, Kunde/Projekt/Beschreibung und Betrag/Steuer/Status. Sie können eine Datei anhängen, eine Quittung per Drag-and-Drop einfügen, die Ausgabe als fakturierbar für einen bestimmten Kunden kennzeichnen, die Währung ändern und sie als Selbstkosten (COGS) kennzeichnen. Kein Mitbewerber in dieser Gruppe bietet eine so umfassende Kostenerfassung. Allerdings berechnet FreshBooks keine vierteljährlichen Einkommenssteuerzahlungen, wie es Intuit QuickBooks Self-Employed und GoDaddy Bookkeeping tun.

Einfache Projektmanagement-Tools

FreshBooks bietet umfangreichere Projektmanagement-Funktionen als seine Mitbewerber. Um loszulegen, geben Sie Ihrem Projekt einen Namen und weisen Sie ihm Teammitglieder als Administratoren, Manager, Mitarbeiter oder Auftragnehmer zu (jede Rolle hat ihre eigenen Zugriffsbeschränkungen). Sie können es einem externen Kunden zuweisen, wenn Sie das Projekt für jemand anderen durchführen, damit dieser mitarbeiten und abgerechnet werden kann, und ein Stundenbudget und ein Enddatum eingeben. Sie haben zwei Abrechnungsoptionen: Stundensatz oder Projektpauschale. Wenn Sie sich für einen Stundensatz entscheiden, können Sie zwischen einem einzigen Stundensatz oder Stundensätzen pro Teammitglied oder Dienstleistung wählen.

FreshBooks ermöglicht Ihnen eine gründliche Dokumentation Ihrer Projektstunden und -kosten. Sie bietet einen detaillierten Überblick über das Projekt.

Um die Dienste für ein Projekt festzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Dienst hinzufügen und geben Sie einen beschreibenden Namen ein. FreshBooks fügt jeden dieser Dienste zu einer Liste aller von Ihnen hinzugefügten Dienste hinzu, die jedes Mal angezeigt wird, wenn Sie ein neues Projekt erstellen. Wenn es an der Zeit ist, Zeiteinträge für Ihr Projekt hinzuzufügen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können einen Timer starten und anhalten oder die Stunden manuell eingeben, indem Sie die Felder in einem kleinen Fenster ausfüllen. Sie können hier auch Ausgaben hinzufügen und sowohl diese als auch Zeiteinträge als abrechenbar kennzeichnen.

Jedes Projekt verfügt über eine eigene Homepage, auf der Sie Ihre Einträge überprüfen und weitere hinzufügen sowie Nachrichten mit Ihren Teammitgliedern austauschen können.

Rechnungsvorlagen enthalten kein Feld für Projekt, aber Sie können Kunden natürlich die geleisteten Stunden und angefallenen Ausgaben in Rechnung stellen. Wenn Sie in einer Rechnung einen Kunden auswählen, der eines dieser Elemente enthält, werden sie in der Liste angezeigt, die sich öffnet. Klicken Sie auf Hinzufügen, um sie in die Rechnung aufzunehmen, und es öffnet sich ein neues Fenster, in dem nicht in Rechnung gestellte Zeit und Ausgaben angezeigt werden. Sie können die gewünschten Posten auswählen, die dann als Einzelposten erscheinen, wenn Sie zur Rechnung zurückkehren. Sowohl Zeiteinträge als auch Projekte können automatisch in Rechnungen umgewandelt werden.

FreshBooks‘ Mobile Apps

FreshBooks bietet Android-Apps und iOS-Apps, die sich weitgehend ähneln. Die Apps sind einfach zu bedienen, aber sie bieten nicht die außergewöhnliche Benutzererfahrung, die Sie auf der Hauptseite erhalten. Sie sind eher schlicht. Die FreshBooks-App öffnet ein Dashboard, das drei wichtige Diagramme enthält: Ausstehende Umsätze, Gesamtgewinn und Gesamtausgaben. Über Symbole am unteren Bildschirmrand gelangen Sie zu den Arbeitsbereichen des Tools, in denen Sie Daten aus Rechnungen, Ausgaben, Zeiterfassung, Kostenvoranschlägen und Kundendatensätzen anzeigen, hinzufügen und bearbeiten können. Es gibt vieles, was Sie in den mobilen Apps nicht tun können, wie z. B. die Arbeit mit Projekten und Berichten, aber Sie können auf die Kernfunktionen der Website zugreifen, die Sie am ehesten außerhalb des Büros nutzen würden.

Sie können in den mobilen Apps von FreshBooks nicht alles tun, was Sie in Ihrem Browser tun können, aber Sie können wichtige Daten hinzufügen, anzeigen und bearbeiten.

Die iOS-App verfügt über eine neue Funktion, die ich bisher nur in den Apps für QuickBooks Online und QuickBooks Self-Employed gesehen habe: die automatische Verfolgung von Kilometern. Wenn Sie die App mit aktivierten Standortdiensten ausführen, erfasst FreshBooks Ihren Kilometerstand, während Sie fahren. Sie können Fahrten als privat oder geschäftlich aufzeichnen und zurückgehen und Fahrten hinzufügen, wenn Sie eine verpasst haben.

Reclaiming the Prize

Wenn Sie FreshBooks noch nie benutzt haben, sollten Sie keine großen Schwierigkeiten haben, die Funktionsweise der aktuellen Version zu erlernen. Das Design von FreshBooks ist außergewöhnlich und die Navigationstools sind intuitiv. Wir empfehlen Ihnen jedoch, sich beim Unternehmen zu erkundigen, bevor Sie von FreshBooks Classic umsteigen, um sicherzustellen, dass die Funktionen, die Sie unbedingt benötigen, auch vorhanden sind.

Freiberufler, die ihr Geld kompetent verwalten möchten, benötigen die besten Tools für die Rechnungsstellung und Zeiterfassung, die Spesenverwaltung und die Kundenaufzeichnungen sowie die verfügbaren Berichte. Sie müssen schnell in die Website ein- und aussteigen können, um ihre Arbeit zu erledigen, und es schadet nicht, wenn die Benutzeroberfläche und die Navigationstools der Website ebenfalls erstklassig sind. FreshBooks bietet all das und noch mehr. Es ist erneut unser Editors‘ Choice-Gewinner für die Buchhaltung von Einzelunternehmern, Freiberuflern und sehr kleinen Unternehmen.

FreshBooks ist zwar eine hervorragende Wahl für Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer, aber es fehlt eine Menge Funktionalität, die größere, komplexere Unternehmen benötigen. Intuit QuickBooks Online gewinnt unseren Editor’s Choice für die Online-Buchhaltung von Kleinunternehmen.

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