Die Do’s und Don’ts von Ausschreibungen im Bauwesen
Ausschreibungen im Bauwesen, auch bekannt als RFP, sind die formellste Art von Anfragen in der Bauindustrie. Eine Ausschreibung wird meist dann verwendet, wenn es um ein bestimmtes Projekt oder Problem geht. Das Unternehmen, das ein Angebot anfordert, umreißt den Umfang der auszuführenden Arbeiten, und ein Anbieter antwortet daraufhin mit einer detaillierten Beschreibung, wie er diese Arbeiten ausführen würde und was sie kosten würden. Eine gut strukturierte Ausschreibung soll ein solides Verständnis des Projektumfangs, z. B. der Quadratmeterzahl und der Kosten, vermitteln und gleichzeitig den Auftragnehmern die Möglichkeit geben, sich von der Konkurrenz abzuheben.
Eine gut strukturierte Ausschreibung kann Ihnen helfen, Verwirrung zu vermeiden und wertvolle Zeit und Geld zu sparen. Um die Bestandteile einer erfolgreichen Ausschreibung besser zu verstehen, sollten wir uns einige Regeln für die Ausschreibung von Bauleistungen ansehen.
Regeln…
Beschreiben Sie die Organisation, die Anforderungen und die Beteiligten
Jede Ausschreibung für Bauleistungen sollte eine klare Beschreibung der Organisation, der Anforderungen und der Projektbeteiligten enthalten. Wenn eine Ausschreibung diese Bereiche nicht klar genug beschreibt, sollten die Befragten mehr Informationen anfordern, damit sie einen besseren Einblick erhalten und die Anforderungen des Projekts besser verstehen können.
Erwartungen formulieren
Vage Ausschreibungen können aufgrund der mangelnden Klarheit zu Missverständnissen führen. Eine gut formulierte Ausschreibung muss eindeutige Erwartungen festlegen, wenn Sie Verwirrung vermeiden wollen. Wenn die Erwartungen unklar sind, muss der Bieter um Klarheit bitten. Außerdem sollte in den Ausschreibungen dargelegt werden, wie die Befragten ihr Angebot strukturieren sollten. Dies erleichtert den Vergleich der Angebote untereinander.
Kostenvorgaben klären
Eine gute Ausschreibung definiert den Umfang eines Projekts qualitativ und quantitativ. Wenn ein Auftragnehmer eine Antwort auf eine Ausschreibung vorbereitet, ist es von entscheidender Bedeutung, dass er die Kostenqualifikationen klärt. Dazu gehört die Schätzung der Anzahl der Besprechungen, die durchgeführt werden sollen, der Überprüfungsverfahren, der Anzahl der Zeichnungen und Berichte usw. Durch die Berechnung möglichst vieler harter und weicher Kosten können Projekte Budgetüberschreitungen vermeiden.
Setzen Sie einen vernünftigen Zeitplan
Die Ausschreibung von Bauleistungen erfordert ein hohes Maß an Zusammenarbeit. Um eine gute Arbeitsbeziehung zu fördern, müssen in den Ausschreibungen realistische und erreichbare Termine für alle Projektbeteiligten festgelegt werden.
Flexibel sein
Während des Ausschreibungsprozesses ist es wichtig, flexibel zu bleiben. Die Befragten bewerten die Antragsteller ebenso wie die Antragsteller die Befragten. Wenn beide Parteien flexibler vorgehen, ist es wahrscheinlicher, dass ein erfolgreiches Ergebnis erzielt wird!
Don’ts…
Vermuten
Ausschreibungen sollten nie davon ausgehen, dass die Befragten die Erwartungen kennen. Sie müssen die Erwartungen explizit formulieren und definieren!
Feedback ignorieren
Der Ausschreibungsprozess kann für alle Beteiligten heikel sein. Sowohl die Auftragnehmer als auch der Auftraggeber können voneinander lernen und wertvolle Rückmeldungen geben. Indem Sie miteinander kommunizieren, können Sie den Ausschreibungsprozess für beide Seiten verbessern.
Setzen Sie unrealistische Fristen
Antworten auf Ausschreibungen brauchen Zeit. Um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, qualitativ hochwertige Angebote zu erstellen, sollten die Ausschreibungen realistische Fristen vorsehen. Wenn die Auftraggeber die Angebote prüfen, sollten sie sich ebenfalls eine realistische Zeitspanne für die Bewertung und den Vergleich der Antworten einräumen.
Der Ausschreibungsprozess kann unübersichtlich werden, wenn sich beide Seiten nicht die Zeit nehmen, qualitativ hochwertige Anfragen und Antworten zu erstellen. Zum Glück können sowohl die Anfragesteller als auch die Befragten dieses Chaos mit ein wenig mehr Aufwand vermeiden. Wenn Sie sich auf Flexibilität und Klarheit konzentrieren, sind Sie auf dem richtigen Weg, qualitativ hochwertige Anfragen und Antworten zu erstellen.