Die letzten beiden Monate des Jahres sind für die meisten Veranstaltungsorganisatoren schon hektisch genug. Wenn man dann noch den Zusatz „gemeinnützig“ hinzufügt, kommt noch mehr Stress hinzu. Jetzt ist es an der Zeit, dass Ihre Organisation eine Bestandsaufnahme ihrer Spendenziele vornimmt und überlegt, wie sie diese am besten erreichen kann, falls sie nicht erreicht werden.

Wenn Sie im November oder Dezember eine letzte Spendenaktion planen, müssen Sie mit all den anderen Partys, Spendenaktionen und Weihnachtsveranstaltungen konkurrieren, die in dieser Zeit des Jahres stattfinden. Aber Sie können es mit einem wasserdichten Plan – beginnend mit diesem Leitfaden – schaffen.

Lesen Sie weiter, um 10 bewährte Verfahren für die Geldbeschaffung bei gemeinnützigen Veranstaltungen zu entdecken.

Finden Sie ein Veranstaltungsformat und ein Thema, das Spender anzieht

Die Menschen sind begeistert, eine Sache zu unterstützen, aber sie wollen auch eine tolle Zeit haben. Denken Sie daran: „Geld sammeln“ ist kein Thema – „Single Charity Night“ schon. Um Spender anzulocken, sollten Sie sich eine lustige, einzigartige Idee einfallen lassen, die sie gerne besuchen (und in den sozialen Medien wiedergeben).

Tipp: Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf mit dieser Liste von 100 einzigartigen Fundraising-Ideen.

Bestimmen Sie ein realistisches Veranstaltungsbudget

Sie müssen über den Betrag, den Sie ausgeben werden, hinaus Geld sammeln. Ein Budget hilft Ihnen, Ihre Kosten im Blick zu behalten und mehr für Ihr Geld zu bekommen. Vergewissern Sie sich, dass jedes einzelne Detail darin enthalten ist – vom Veranstaltungsort über das Catering bis hin zu den Parkwächtern.

Lassen Sie in Ihrem Budget immer ein wenig Spielraum für Unvorhersehbares. Es ist besser, Ihre Ziele zu übertreffen, als sie durch unvorhergesehene Ausgaben zunichte zu machen.

Tipp: Lesen Sie die taktischen Ratschläge in diesem Beitrag, um Ihr Veranstaltungsbudget in den Griff zu bekommen – und mehr Geld für den guten Zweck auszugeben.

Wählen Sie einen geldbörsenfreundlichen Veranstaltungsort

Einige Veranstaltungsorte sind vielleicht bereit, Rabatte zu gewähren oder ihre Räumlichkeiten zu spenden, um mit einer guten Sache in Verbindung gebracht zu werden. Wenn Sie bei der Wahl Ihres Termins flexibel sind, kann dies dazu beitragen, einen Veranstaltungsort zu geringeren Kosten zu finden. Denken Sie jedoch daran, dass Ihr Veranstaltungsort Ihrer Veranstaltung ein besonderes Flair verleihen sollte.

Tipp: Nutzen Sie diese Liste von Fragen, um Ihren Veranstaltungsort zu überprüfen, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen.

Sponsoren für wohltätige Veranstaltungen finden

Sponsoring ist eine Milliarden-Dollar-Industrie. Wenn Sie ein Stück von diesem Kuchen abbekommen, kann ein größerer Teil des Geldes, das Ihre gemeinnützige Organisation einnimmt, für wohltätige Zwecke statt für das Catering verwendet werden.

Auch wenn es herzlos klingen mag, ist Sponsoring keine Philanthropie. Und schon gar nicht ist es dasselbe wie Werbung. Kluge Sponsoren erwarten, dass Sie den persönlichen Einfluss Ihrer Veranstaltung nutzen, um ihnen eine herzliche Einführung in Ihr Veranstaltungspublikum zu geben.

Wenn Sie eine strategische Beziehung zu Sponsoren aufbauen wollen, müssen Sie Ihre Teilnehmer besser kennen lernen und ihnen zeigen, wie Ihre Veranstaltung ihnen helfen kann, ihre spezifischen Geschäftsziele zu erreichen. Je mehr Sie nachweisen können, dass Ihre Veranstaltungsteilnehmer ihr Zielmarkt sind, desto mehr Einnahmen können Sie mit Sponsoren erzielen.

Tipp: Lesen Sie diesen dreistufigen Rahmen für gemeinnützige Sponsoren, um mehr zu erfahren.

Karten und Anmeldungen online verkaufen

Der Fortschritt in der Veranstaltungstechnik hat es für die Menschen einfacher gemacht, Veranstaltungen zu finden und eine Karte oder eine Anmeldung zu kaufen. Das Gleiche gilt für Ihre Spendenaktion – ohne eine Veranstaltungswebsite und einen Online-Registrierungsprozess, insbesondere einen, der für Mobilgeräte optimiert ist, entgehen Ihnen Teilnehmer – und Gelder.

Wenn Sie keinen Partner für den Ticketverkauf oder die Registrierung haben, sollten Sie sich für einen entscheiden, der Ihnen und Ihren Mitarbeitern wertvolle Erkenntnisse über Teilnehmer und Spender liefert. Eventbrite zum Beispiel bietet Tools, mit denen Sie Ticketverkäufe und Spenden in Echtzeit von jedem Gerät aus verfolgen können. Mit diesen Berichten und Daten, die Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie mehr für Ihr Geld bekommen.

Tipp: Entdecken Sie die neuen Regeln für den Online-Ticketverkauf in diesem Leitfaden.

Bewerben Sie Ihre Spendenaktion im Internet

Für eine Wohltätigkeitsveranstaltung oder Spendenaktion ist die Verbreitung von Informationen von entscheidender Bedeutung – sie wirkt sich direkt darauf aus, ob Sie Ihre Ziele erreichen. Zu den traditionellen Modellen gehören Einladungen per Post, Telefonbanken und Direktwerbung. Heute gibt es jedoch viele digitale Möglichkeiten, die Sie ebenfalls nutzen sollten, darunter:

• E-Mail-Marketing: In jeder Phase Ihres Verkaufslebenszyklus sollten Sie Ihre E-Mail-Datenbank anzapfen, um Einladungen, Rabatte oder einen kleinen Einblick in Ihre Veranstaltung zu geben – und Ihren bestehenden Teilnehmern das Gefühl zu geben, etwas Besonderes zu sein. Lesen Sie diese Tipps, um bessere E-Mails zu versenden.
• Werbung in sozialen Medien: Soziale Netzwerke wie Facebook und LinkedIn verfügen über leistungsstarke Tools, mit denen Sie gezielte Werbebotschaften an die richtige Zielgruppe senden können. Aber machen Sie sich nicht zu viele Gedanken. Machen Sie dieses kurze Quiz, um herauszufinden, welche sozialen Netzwerke für Ihre gemeinnützigen Veranstaltungen sinnvoll sind.
• Websites zum Entdecken von Veranstaltungen: Die meisten Veranstaltungsbesucher haben Websites, auf die sie sich bei der Planung von Veranstaltungen verlassen. Wenn Sie Eventbrite verwenden, können Sie Ihre Veranstaltungen automatisch auf Entdeckungsseiten im Internet verbreiten. Dazu gehören Bandsintown, Goldstar, Songkick, Eventful – und natürlich Facebook Events.

Tipp: Bringen Sie Ihre Fähigkeiten mit unserem Event-Marketing-Kurs und der Zertifizierung auf die nächste Stufe.

Nutzen Sie Ihre Gemeinschaft für die Spendensammlung

Nutzen Sie Ihre Gemeinschaft von Unterstützern für die Spendensammlung? Mit CrowdRise können Sie zum Beispiel Ticketkäufern die Möglichkeit geben, ihre eigenen Fundraising-Seiten zu erstellen, um Ihre Sache zu unterstützen. Plötzlich sind ihre Netzwerke ein neues Spendenpublikum für Ihre Sache.

Tipp: Fördern Sie das Teilen Ihrer Sache in den sozialen Medien mit einem Ticketgeschenk.

Werben, schulen und verwalten Sie Ihre Freiwilligen

Welche erfolgreiche Wohltätigkeitsveranstaltung lebt nicht von der Begeisterung und Unterstützung ihrer Freiwilligen? Der beste Ort, um nach Freiwilligen zu suchen, sind die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung, einschließlich der Personen, die auf Ihrer Mailingliste stehen oder sich in der Vergangenheit angemeldet haben. Sie können auch in Ihrem Netzwerk nach Freiwilligen suchen.

Es ist wichtig, zuverlässige Freiwillige auszuwählen – Sie wissen schon, diejenigen, die sich melden und den Spendern keinen Grund geben, sich auf Twitter zu beschweren. Verwenden Sie diese drei Taktiken, um unzuverlässige Freiwillige auszusortieren und sicherzustellen, dass sich Ihre Bemühungen auszahlen.

• Vorqualifizierung der Freiwilligen: Vergewissern Sie sich, dass Sie nicht nur Menschen finden, die sich freiwillig engagieren wollen, sondern auch solche, die die Aufgabe tatsächlich erfüllen können. Fragen Sie potenzielle Freiwillige bei ihrer Anmeldung, bei welchen anderen Veranstaltungen sie bereits mitgewirkt haben, welche Rolle sie dabei gespielt haben und warum sie bei Ihrer Veranstaltung mitarbeiten möchten.
• Erstellen Sie ein Orientierungsprogramm: Geben Sie persönlich oder online einen Überblick darüber, was die Freiwilligen am Tag der Veranstaltung erwarten können und was von ihnen erwartet wird.
• Bestimmen Sie einen Freiwilligenleiter: Der Leiter der Freiwilligengruppe ist dafür verantwortlich, die Freiwilligen in allen Bereichen von der Logistik bis zur Technik vor Ort auf den neuesten Stand zu bringen. Planen Sie ausreichend Zeit für die Schulung der Freiwilligen ein, damit es am Tag der Veranstaltung nicht zu Verwirrung oder Stress in letzter Minute kommt.

Tipp: Entdecken Sie hier weitere Tipps für die Planung von gemeinnützigen Veranstaltungen zum Umgang mit Freiwilligen.

Schaffen Sie eine barrierefreie Veranstaltung

Barrierefreiheit ist nicht nur eine Frage der Einhaltung von Vorschriften. Wenn Sie Ihre Veranstaltung barrierefrei gestalten, vergrößern Sie Ihre Reichweite und sorgen dafür, dass sich Ihre Teilnehmer willkommen fühlen. Am wichtigsten ist, dass Sie ein Umfeld schaffen, das von Inklusion, Vielfalt und Positivität geprägt ist – die perfekten Zutaten für eine gemeinnützige Spendenaktion.

Stellen Sie zunächst sicher, dass auf Ihrer Veranstaltung genügend Platz für Rollstuhlfahrer, Schwerhörige, Sehbehinderte und Tiere vorhanden ist, die von Ihnen betreut werden müssen. Achten Sie auch auf eine barrierefreie Beschilderung mit großen, gut lesbaren Schrifttypen in verschiedenen Höhen.

Tipp: Weitere Ideen für die Gestaltung einer barrierefreien Veranstaltung finden Sie in unserem Leitfaden.

Nutzen Sie die richtige Veranstaltungstechnologie, um Spenden zu sammeln

Die richtige Technologie kann bei der Planung, Werbung und Durchführung Ihrer Veranstaltung einen großen Unterschied machen.

Eventbrite beispielsweise unterstützt gemeinnützige Veranstaltungen mit kostenlosen Tools wie benutzerdefinierten E-Mail-Einladungen, integriertem Social Sharing und gezielten Veranstaltungsempfehlungen. Und da wir PCI-konform sind, können Sie sicher und geschützt Spenden sammeln.

Sind Sie bereit, Ihre Spendenaktion noch heute zu starten? Starten Sie Ihre nächste gemeinnützige Veranstaltung mit Eventbrite.