Was ist ein Buchhaltungssystem?

Die Einnahmen zu kennen und im Auge zu behalten, ist für jedes Unternehmen von zentraler Bedeutung. Auch wenn es je nach Struktur eines Unternehmens unterschiedliche Buchführungssysteme gibt, ist die Führung einer aktuellen Buchhaltung selbstverständlich die wichtigste Tätigkeit in einem Unternehmen. Die Gemeinsamkeiten zwischen den Buchhaltungssystemen aller Unternehmen bestehen darin, dass sie die finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens verwalten, z. B. seine Einnahmen, Ausgaben und Verbindlichkeiten. Im digitalen Zeitalter verwenden die meisten Buchhalter ausgefeilte Systeme mit Mahnungen für überfällige Zahlungen, fortschrittlichen Berichtsfunktionen, automatischer Datensicherung und vielem mehr.

Bevor die Buchhaltungssysteme automatisiert wurden, wurde die Buchhaltung manuell geführt, was nicht nur mühsam, sondern auch anfällig für Ungenauigkeiten und zeitaufwändig war. Die computergestützte Buchführung hat es geschafft, Unternehmer und Buchhalter zu entlasten und die Buchführung einfach und zuverlässig zu machen. Buchhaltungssysteme helfen bei der Berechnung der an die Mitarbeiter gezahlten und zu zahlenden Löhne und Gehälter, bei der Aufzeichnung von Transaktionen, bei der Überprüfung des Kreditumsatzes und bei der Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit Verkäufen, Gehaltsabrechnungen, Inventar und anderen wichtigen Aspekten Ihres Unternehmens.

Typen von Buchhaltungssoftware

Die Wahl eines Buchhaltungssystems hängt von Ihrem Budget, Ihren Präferenzen und der Größe Ihres Unternehmens ab. Zu den vier Haupttypen von Finanzsoftwaresystemen gehören:

• Einzelbuchhaltungssysteme
• Doppelbuchhaltungssysteme
• Manuelle Buchhaltungssysteme
• Computergestützte Buchhaltungssysteme

Diese können weiter in verschiedene andere Kategorien unterteilt werden, wie z. B. kundenspezifische Buchhaltungssoftware, Enterprise Resource Planning Software, kommerzielle Standardsoftware und mehr. Moderne Softwarelösungen wie Tally bieten vielfältige Funktionen, die Ihre täglichen Buchhaltungsaufgaben zu einem Kinderspiel machen.

Einzelerfassungssysteme sind die einfachste Option. Wie der Name schon sagt, wird hier jede Transaktion mit einem einzigen Eintrag im Buchungsjournal erfasst. Diese Methode ist einfach zu handhaben und erfordert keine technischen Kenntnisse in der Buchhaltung. Sie eignet sich für kleine Unternehmen mit einem geringen Transaktionsvolumen. Der Nachteil ist jedoch, dass sie fehleranfällig ist und Forderungen, Verbindlichkeiten, Verbindlichkeiten und mehr nicht erfasst. Daher verwenden die meisten Finanzsoftwaresysteme, auch die für kleine Unternehmen, heute die doppelte Buchführung. Das bedeutet, dass jede Transaktion mindestens zwei Konten betrifft, was eine genauere Berichterstattung und eine rechtzeitige Fehlererkennung ermöglicht.

Beispiel

Schauen wir uns ein einfaches Beispiel an, um das System der doppelten Buchführung zu erläutern, damit Sie dieses Buchhaltungssystem besser verstehen! Beispiel: Ein Warenhersteller kauft Lieferwagen auf Kredit. Der Gesamtbetrag des Kreditkaufs beläuft sich auf 50.00.000 INR. Alle neuen Lastwagen werden im täglichen Geschäftsbetrieb eingesetzt und in den nächsten 10 Jahren nicht verkauft. Die geschätzte Lebensdauer der Lastwagen beträgt 10 Jahre. So funktioniert das System der doppelten Buchführung für diese Transaktion.

Da es sich um einen Kreditkauf von Lastkraftwagen handelt, gibt es für diese Transaktion zwei Vorgänge, einen Kreditkauf der Lastkraftwagen und einen Zugang im neuen Bestand. Die Buchungen werden zunächst in den jeweiligen Buchhaltungsbüchern erfasst. Da das Unternehmen die Vermögenswerte akkumuliert hat, wird eine Sollbuchung im Lager mit 50.00.000 INR vorgenommen. Da es sich um einen Kreditkauf handelt, muss eine Buchung in gleicher Höhe auf der Habenseite der Verbindlichkeiten vorgenommen werden. Wir sehen, dass die Sollbuchung den Aktivsaldo der Vorräte und die Habenbuchung den Passivsaldo der Verbindlichkeiten um denselben Betrag erhöht.

Doppelte Buchungen können auch dieselbe Kontenklasse betreffen. Hätte der Warenhersteller die LKWs in bar gekauft, so ist eine Gutschrift auf dem Kassenkonto und eine Sollbuchung auf dem Bestandskonto vorzunehmen. Das Ergebnis im Saldo ist in jedem Fall dasselbe.