Wussten Sie, dass ein Unternehmen Dokumente verwendet, um zu kommunizieren, Geschäfte zu tätigen und seine Produktivität zu bewerten? Diese Dokumente reichen von kurzen E-Mail-Nachrichten bis hin zu komplizierten juristischen Verträgen. Im Folgenden finden Sie einfache Schritte, um ein Dokument effektiv zu erstellen. So geht’s!

Identifizieren Sie Ihr Publikum

Zuallererst sollten Sie Ihr Publikum kennen und es auf Ihr Schreiben ansprechen. Überlegen Sie, ob der Ton Ihres Dokuments zu Ihrer Zielgruppe passt. Professionelle Schreibexperten werden Ihnen dabei behilflich sein. Wenn Sie nicht genau wissen, wer Ihr Publikum ist, fragen Sie sich, für wen Sie schreiben und wer am ehesten von Ihrem Text profitieren könnte.

Kennen Sie die Bedürfnisse Ihrer Leser

Überlegen Sie sorgfältig, welche Informationen der Leser wünscht oder braucht. Erkennen Sie diese Daten und nehmen Sie sie in Ihr Dokument auf, nachdem Sie Ihr Publikum erkannt haben. Versuchen Sie, auf mögliche Argumente oder Probleme der Leser einzugehen.

Organisieren Sie Ihr Schreiben

Versetzen Sie sich in die Lage des Lesers und stellen Sie sich die folgenden Fragen: Was ist das Besondere an diesem Artikel? Warum muss ich ihn lesen? Was soll ich tun, nachdem ich ihn gelesen habe? Überprüfen Sie auch, ob Ihr Geschäftsartikel kohärent geschrieben ist und ob der Prozess spannend, klar und lehrreich ist. Halten Sie sich an die traditionelle Struktur eines Dokuments, sei es ein Brief, eine Post, eine E-Mail, ein zusammenfassender Bericht, ein Lebenslauf, eine Anzeige, eine Projektübersicht oder eine andere Kommunikation.

Vermeiden Sie die Verwendung von Jargons

Die Verwendung aller Arten von Fachjargon und protzigen Akronymen, um Ihr Dokument zu füllen, könnte Ihnen vielleicht das Gefühl geben, geschult und gut ausgebildet zu sein. Aber das macht Ihr Dokument nur unübersichtlich. Auch wenn Sie sicher sind, dass Ihr Dokument intern in Ihrem Büro verwendet wird, ist es klug, nicht zu viel Fachjargon zu verwenden. Auf lange Sicht ist es immer sicherer, das, was Sie meinen, auf eine spezifische und einfache Art und Weise zu sagen.

Kurz und bündig

Die Aufmerksamkeitsspanne eines durchschnittlichen Menschen beträgt nur acht Sekunden, so eine Analyse. Haben Sie in acht Sekunden oder weniger die Möglichkeit, Ihr Dokument vollständig verdaulich zu machen? Vielleicht nicht. Dennoch müssen Sie sich zum Ziel setzen, sich so kurz wie möglich zu fassen, wenn Sie alle erforderlichen Daten bereitstellen. Versuchen Sie, Ihr Dokument so zu gestalten, dass es leicht zu überfliegen ist. Verwenden Sie nach Möglichkeit kurze Absätze, Überschriften und Aufzählungspunkte. Je strukturierter und übersichtlicher Ihr Dokument ist, desto leichter wird es die Aufmerksamkeit der Leser auf sich ziehen.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Dokument professionell aussieht

Die Qualität Ihres Dokuments kann noch so gut sein, wenn es nicht professionell aussieht, wird es leicht übersehen. Denken Sie daran, dass Ihr Publikum zuerst darauf achtet, wie Ihr Dokument auf dem Papier aussieht. Der erste Eindruck ist wirklich wichtig.

Lesen Sie alles Korrektur

Nachdem Sie eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung durchgeführt haben, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre Datei zu überprüfen und Korrektur zu lesen. Suchen Sie nach ausgelassenen Ausdrücken, falschen Namen und falscher Zeichensetzung. Suchen Sie nach grammatikalischen Fehlern. Vergewissern Sie sich, dass das Dokument klar, prägnant und fehlerfrei ist. Bevor Sie es erstellen, kann es sinnvoll sein, einen Kollegen, einen Arbeitskollegen oder sogar einen erfahrenen Schreiber oder Redakteur Ihre Arbeit überprüfen zu lassen.

Welche verschiedenen Arten von Formularen werden normalerweise in einem Unternehmen verwendet?

Eine Arbeitsorganisation verwendet eine Reihe von verschiedenen Dokumenten, die unterschiedlichen Zwecken dienen. Die Kategorisierung kann je nach Leser, Zweck, Ernsthaftigkeit, Absender usw. vorgenommen werden. Einige Dokumente, die in jedem beruflichen Umfeld üblich sind, sind:

• Sitzungsprotokolle
• Geschäftspläne
• Betriebsvereinbarungen
• Nutzungsbedingungen
• Non-disclosure agreements(NDA)
• Firmenstatuten für Kapitalgesellschaften
• Arbeitsvertrag
• Online-Datenschutzbestimmungen
• Memorandum of Understanding(MOU)

Abgesehen von diesen, gibt es eine Million anderer Arten von Dokumenten, die ein Unternehmen täglich verwendet. Diese passen zu ihrem Bedarf und ihren Abläufen. Um zu wissen, welche Dokumente ein Unternehmen verwendet, muss man genau beobachten, wie es arbeitet und wie es vorgeht. Die oben angeführte Liste ist nur eine Auswahl. Auf template.net haben wir alle erwähnten Muster und Formulare und vieles mehr für Ihre professionelle Arbeit vorbereitet.