Købsanmodning:

Der findes forskellige afdelinger i en organisation. Afdelinger kan have brug for visse materialer eller tjenester. En medarbejder, der tilhører afdelingen, skal rejse en indkøbsanmodning eller indkøbsrekvisition. Denne købsanmodning skal indeholde oplysninger som f.eks. materialets/ydelsernes navn, mængde, forventet leveringsdato og forventet pris. Indkøbsrekvisitionen skal muligvis også godkendes af afdelingslederen, før den kan godkendes af finansafdelingen. Når den ansvarlige for finansafdelingen godkender indkøbsanmodningen, opretter indkøbsgruppen indkøbsordren, så indkøbsafdelingen kan handle på den.

Købsordre:

Når indkøbsordren er oprettet, iværksætter indkøbsafdelingen indkøbsprocessen. Indkøbsafdelingen giver indkøbsordren til leverandøren; leverandøren leverer varerne eller tjenesteydelserne til virksomheden og fakturerer virksomheden i overensstemmelse hermed.

En indkøbsordre indeholder oplysninger som f.eks: Bestillingstype, leverandør, materiale/tjenesteydelser, mængde, købspris, leveringsdato, betalingsbetingelser osv.

Varemodtagelse (GR):

Når organisationen modtager varerne, bogføres varemodtagelsen (GR) i sap ved hjælp af T-kode: MIGO

Nedenstående regnskabspost er bogført i sap

DR. Lagerkonto

CR. GR/IR-konto

Fakturakvittering (IR):

Når organisationen modtager regningen fra leverandøren, bogføres fakturakvittering (IR) i sap ved hjælp af T-kode:

: MIRO

Regnskabsdokument for leverandørfakturaen bogføres i sap som nedenfor

CR. Leverandør

DR. GR/IR

Der oprettes en forpligtelse (kreditor) til at betale leverandøren.

Leverandørbetaling:

Leverandøren skal betales til tiden. (Organisationen kan have et stort antal leverandører med et stort antal fakturaer, der skal betales. Derfor er der funktionalitet til at automatisere betalingsprocessen.)

Automatisk betalingsprogram (APP) udføres. Det samler de fakturaer, der skal betales, og behandler dem med henblik på betaling.

Nedenstående regnskabspost er bogført som følge af APP:

DR. Leverandør

CR. Bank clearingkonto

Når organisationen modtager kontoudtog online, indlæses kontoudtoget i sap, og der sker automatisk bankafstemning, hvilket resulterer i nedenstående regnskabsdokument:

DR. Bank clearing account

CR. Hovedbankkonto