På et tidspunkt kan en af dine medarbejdere få brug for at tage fri før og efter fødslen. Du skal oprette og implementere en politik for barselsorlov, før det sker.

Men før du kan oprette din politik, skal du gøre dig bekendt med og overholde lovgivningen om barselsorlov.

Hvad er barselsorlov?

Morselsorlov er fridage, som nybagte mødre kan bruge til at passe deres nyfødte børn. De fleste virksomheder kalder barselsorlov for forældreorlov. Forældreorlov giver både mødre og fædre mulighed for at tage fri efter fødslen eller adoptionen af et barn.

Med barselsorlov kan være betalt eller ulønnet, afhængigt af statens love og din virksomheds politik.

Har du pligt til at give dine medarbejdere barselsorlov? For mange arbejdsgivere er svaret ja. Hvis lovgivningen om barselsorlov gælder for din virksomhed, skal du tilbyde fri.

Hvad er lovgivningen om barselsorlov?

Der findes både føderale og statslige love om barselsrettigheder på arbejdspladsen. Her er tre love, som du skal kende til:

1. Pregnancy Discrimination Act of 1978 (lov om forskelsbehandling ved graviditet): Federal
2. Family and Medical Leave Act (FMLA): Federal
3. Payed Family and Medical Leave-programmer: State

Pregnancy Discrimination Act

Som navnet antyder, beskytter Pregnancy Discrimination Act of 1978 ansatte, der er gravide.

I henhold til Pregnancy Discrimination Act må arbejdsgivere ikke forskelsbehandle ansatte på grund af graviditet, fødsel eller relaterede medicinske tilstande.

For at overholde loven om diskrimination i forbindelse med graviditet skal du følge disse retningslinjer fra arbejdsministeriet:

• Du må ikke udelukke kandidater, der er gravide eller har født for nylig, fra din ansættelsesproces
• Lad en gravid medarbejder fortsætte med at udføre sit arbejde, så længe hun er i stand til det
• Du må ikke opsige eller nægte forfremmelser til en medarbejder på grund af graviditet, fødsel, eller en relateret medicinsk tilstand
• Hold din medarbejders job åbent, når vedkommende går på orlov
• Hold ikke en regel, der forbyder en medarbejder at vende tilbage til arbejdet efter barselsorlov i et bestemt tidsrum

The Pregnancy Discrimination Act beskytter alle medarbejdere mod forskelsbehandling før og efter en fødsel.

Føderale rettigheder i forbindelse med barsel på arbejdspladsen: Ubetalt

Familie- og lægeorlovloven (FMLA) kræver, at arbejdsgiverne tilbyder medarbejderne op til 12 ugers ubetalt orlov om året til forældreorlov og orlov i forbindelse med sygdom.

Selv om FMLA er en føderal lov, gælder den ikke for alle virksomheder. Virksomheder med mere end 50 ansatte er forpligtet til at følge FMLA. Nogle virksomheder med færre end 50 ansatte kan også være nødt til at tilbyde FMLA-orlov (f.eks. fælles arbejdsgivere).

Det er ikke alle ansatte, der er berettiget til FMLA-dækning. Medarbejdere skal have arbejdet for FMLA-dækkede arbejdsgivere i mindst 12 måneder og have arbejdet 1250 timer i løbet af de 12 måneder umiddelbart før orloven.

Arbejdsgivere, der er omfattet af FMLA, skal give berettigede medarbejdere mulighed for at tage barselsorlov.

Statslove om betalt barselsorlov

For nylig er flere og flere stater begyndt at indføre programmer for betalt familie- og lægeorlov (Paid Family and Medical Leave (PFML)).

Som FMLA kræver stater med Paid Family Leave, at arbejdsgiverne skal tilbyde medarbejderne fri til forældreorlov og orlov i forbindelse med sygdom. I modsætning til FMLA kan medarbejderne tage betalt fri gennem PFML-programmer.

Følgende stater har i øjeblikket love om orlov:

• Californien
• Colorado (kommer snart)
• Connecticut
• D.C.
• Massachusetts
• New Jersey
• New York
• Oregon (kommer snart)
• Rhode Island
• Washington

Medarbejdere kan tage betalt barselsorlov, hvis de eller deres arbejdsgiver betaler til programmet. Der er også visse krav, som de ansatte skal opfylde, f.eks. at arbejde et bestemt antal timer, for at være berettiget til PFML.

Hver stat fastsætter sine egne bidragssatser og udbetalingsbeløb. Kontakt din stat for at få flere oplysninger.

Arbejdsgivere, der er omfattet af statslige PFML-programmer, skal bidrage eller tilbageholde penge fra medarbejdernes løn, så medarbejderne kan tage betalt barselsorlov.

Andre stater, som Maryland, tillader ansatte at bruge statsanbefalet betalt sygeorlov til barselsorlov.

Spørgsmål, som din barselsorlovspolitik bør besvare

Nu, hvor du er bekendt med lovgivningen om barselsorlov, kan du skrive din barselsorlovspolitik ned på skrift.

Din politik for barselsorlov bør besvare almindelige spørgsmål fra medarbejderne, f.eks. om barselsorloven er betalt, hvor lang den er, hvem der kan tage den, og om der er mulighed for at tage den på arbejdspladsen.

Sørg for at tilføje din politik for barselsorlov til din medarbejderhåndbog.

Er barselsorloven betalt?

Din barselsorlovspolitik skal svare på, om du tilbyder betalt eller ulønnet barselsorlov.

Hvis du bor i en stat, der kræver betalt barselsorlov, skal du tilbyde betalt barselsorlov. Angiv, hvor meget medarbejderne skal forvente at modtage, mens de er på orlov. F.eks. modtager ansatte i Californien ca. 60-70 % af deres normale løn, mens de er på orlov.

Du kan beslutte at tilbyde betalt barselsorlov, selv om du ikke er forpligtet til det. Ifølge en rapport tilbyder mere end hver tredje arbejdsgiver betalt barselsorlov ud over det, der kræves i henhold til loven.

Der er dog kun 11 % af arbejdstagerne i virksomheder med under 50 ansatte, der har adgang til betalt familieorlov ifølge BLS. Hvis du vil skille dig ud som arbejdsgiver, bør du overveje frivilligt at tilbyde betalt barselsorlov.

Her er et hurtigt øjebliksbillede af, hvad du bør beskrive i dette afsnit af din politik:

• Om barselsorloven er betalt vs. ubetalt
• Informationer om din stats PFML, hvis det er relevant
• Procentdel af den normale ugentlige løn, som de ansatte vil tjene, hvis den er betalt

Hvor lang er barselsorloven?

Din politik for barselsorlov bør også indeholde oplysninger om, hvor lang tid medarbejderne kan tage fri fra arbejdet.

Når du tilføjer, hvor lang tid medarbejderne kan tage fri til barselsorlov, skal du huske føderale og statslige love.

FMLA giver op til 12 uger om året til ulønnet familie- og sygeorlov. Stater giver alt fra 6-12 ugers betalt fri.

Hvis du ikke er omfattet af FMLA- eller statslige PFML-love, er du måske usikker på, hvor meget tid du skal give.

Så, hvad er den gennemsnitlige barselsorlovstid? En kilde fandt ud af, at den gennemsnitlige barselsorlov er 10 uger lang.

Du kan beslutte at tilbyde både betalt og ulønnet barselsorlov. Medtag længden af tiden for begge dele i din politik.

Denne del af din politik bør omfatte:

• Hvor lang den ulønnede barselsorlov er
• Hvor lang tid du giver betalt barselsorlov, hvis det er relevant
• Den samlede længde af barselsorloven

Hvem kan tage barselsorlov?

Det er ikke alle medarbejdere, der er omfattet af de føderale og statslige love om forældreorlov. Sørg for at drøfte, hvornår medarbejderne bliver berettiget til betalt orlov, ubetalt orlov eller begge dele.

Husk, at i henhold til FMLA-reglerne skal medarbejderne arbejde i mindst 12 måneder og 1.250 timer for at være berettiget til orlov.

De fleste stater kræver, at medarbejderne arbejder i et bestemt antal uger eller timer, før de kan tage orlov. Og nogle stater begrænser, hvilke medarbejdere der kan tage betalt familieorlov baseret på indtjening.

Hvis du frivilligt tilbyder betalt eller beskyttet ulønnet barselsorlov, skal du opsummere oplysninger om, hvem der er berettiget.

Sørg for at medtage:

• Hvor mange måneder medarbejdere skal arbejde, før de kan tage orlov
• Hvor mange timer medarbejdere skal arbejde, før de kan tage orlov
• Alle andre begrænsninger (f.eks, lønminimum)

Vil jeg tilbyde fleksible arbejdstider?

For mange medarbejdere er det svært at vende tilbage til arbejdet efter barselsorlov. Ifølge SHRM tillader 81 % af arbejdsgiverne i det mindste nogle medarbejdere at komme gradvist tilbage til arbejdet efter fødslen.

Hvis du har mulighed for det, kan du overveje at tilbyde medarbejderne en fleksibel arbejdsordning. Dette kan omfatte muligheden for at arbejde på afstand eller fleksible arbejdstider før eller efter barselsorloven.

Dette afsnit i din barselsorlovspolitik bør indeholde oplysninger om:

• Arbejdsmuligheder, som de ansatte kan få før og efter barselsorloven

Når du har udarbejdet din barselsorlovspolitik, skal du sørge for, at dine medarbejdere kan læse den! Patriots HR Software add-on til vores lønsoftware gør det nemt for medarbejderne at få adgang til vigtige filer online. Start din gratis prøveversion af begge dele i dag!

Vil du have flere små virksomhedsrelaterede oplysninger lige ved hånden? Giv os et like på Facebook, og få opdateringer om vores seneste artikler!

Dette er ikke ment som juridisk rådgivning; for mere information, klik her.