For sociale iværksættere, der ønsker at ændre status quo og løse verdens store problemer, kan det virke arkaisk eller endog stødende at afholde en fundraising-galla. Alligevel har nonprofitorganisationer afholdt gallafester i generationer – fordi de virker.

Selvfølgelig vil en gallafest ikke fungere for alle formål eller organisationer. Til at begynde med skal din sociale virksomhed være en nonprofitvirksomhed. Selv om det er nødvendigt, er 501(c)(3)-status ikke tilstrækkeligt for en vellykket fundraisingbegivenhed.

For at lære, hvad der gør en vellykket gallafest til en vellykket begivenhed, har jeg samlet indsigt fra fem personer, der sammen har organiseret arrangementer med succes, der har indsamlet millioner af dollars.

Eksperterne er Carla Javits, administrerende direktør for REDF; Fred Reggie, administrerende direktør for Fred Reggie Associates; Jordan Levy, chef for eksterne relationer for Ubuntu Pathways; Brett Durbin, administrerende direktør for Trash Mountain Project, og Derek Rapp, administrerende direktør for JDRF.

Hvilke organisationer er gode kandidater?

Hvis alle organisationer ikke er gode kandidater til en gallafest, hvilke er det så, og hvilke er det ikke?

Organisationer skal have en “base af støtter, som sandsynligvis selv vil få energi”, siger Carla Javits, hvis REDF-organisation finansierer almennyttige sociale virksomheder, der hjælper folk med at overvinde hjemløshed og fængselsophold og vende tilbage til et produktivt og tilfredsstillende arbejde. Organisationens gallafester har indsamlet millioner af dollars over en otteårig periode.

Hun bemærker, at en organisation er et godt match, når den har en projektleder, der er i stand til at planlægge og organisere en så stor begivenhed.

Jordan Levy, hvis seneste gallafest har indsamlet “næsten 1 million dollars” til Ubuntu Pathways’ arbejde i Sydafrika, forklarer, hvorfor det er så vigtigt for en organisation at have en eksisterende base af støtte, før den forsøger sig med en gallafest. “Der er overheadomkostninger involveret, og det tager en masse personaletid at planlægge og gennemføre. En del af indtægterne skal være forudsigelige. Hvis man ikke har et etableret netværk, kan en gallafest være risikabelt.”

Fred Reggie, hvis firma hjælper med at organisere gallafester og andre fundraising-arrangementer for nonprofitorganisationer, bemærker, at årsagen er afgørende. “Organisationer, der tjener børn (især dem, der er ramt af ødelæggende sygdomme), kunst, hospice og sundhedspleje, er dem, der vil kunne udnytte en velhavende befolkningsgruppe, som vil føle sig godt tilpas i en galasituation.” Han tilføjer, at gallafester til støtte for dyr også er vellykkede. Det er ikke overraskende, at det fungerer godt at have en begivenhed, der er drevet af berømtheder, siger han.

Brett Durbin, hvis lavbudget-galas har indsamlet op til 300.000 dollars med et gennemsnit på kun 25.000 dollars i udgifter, siger, at næsten alle nonprofitorganisationer kan få det til at fungere, “hvis der er en efterspørgsel efter en sådan begivenhed.”

Derek Rapp, hvis nationale organisation, der bekæmper type 1-diabetes, har afdelinger rundt om i landet, der afholder gallaer. Nøglen, siger han, er at have frivillige, der støtter personalet i planlægningen af begivenhederne.

Organisering af organiseringen

Vores eksperter foreslår, at planlægningen begynder i god tid, måske så meget som 18 måneder for en stor, første gangs begivenhed. Levy bemærker, at planlægningen af den næste begivenhed starter med en grundig analyse af den sidste.

En nøgle, påpeger Javits, er at udpege en person, der er den endelige ansvarlig for begivenheden – en person “med gode projektledelsesfærdigheder.”

Det er vigtigt at organisere et planlægningsudvalg, der omfatter de medarbejdere og frivillige – herunder bestyrelsesmedlemmer – som vil blive involveret i planlægningen og beslutningstagningen. Hold aldrig et udvalgsmøde uden beslutningstageren; nogen skal kunne godkende eller forkaste alle udgiftsposter, meddelelsespunkter eller beslutninger om underholdning. Hvis udvalget mødes hver måned, og der opstår et spørgsmål, som der ikke kan gives et svar på, kan en måneds arbejde gå tabt.

Hvor meget arbejde kan begynde, bør udvalget lægge sig fast på et tema, finansielle mål og kontrahenter. Udvalgets medlemmer bør vælges gensidigt – dvs. at personalet skal være tilfreds med valget af person, og personen skal være tilfreds med opgaven – til at lede underudvalg for de vigtigste funktioner:

• Finansiering og budget
• Venue, mad og drikkevarer
• Sponsorater
• Foredragsholdere og underholdning
• Billetsalg og registrering ved arrangementet
• Trækning eller tombola
• Stille auktion
• Live auktion
• Andre donationer og opfølgning

Hvis du vælger ikke at lave en lodtrækning, stille auktion eller levende auktion, har du naturligvis ikke brug for disse udvalg, men du giver afkald på de potentielle indtægter, der kommer fra dem.

Bemærk, at med ni underudvalg bør antallet af personer, der er involveret i planlægningen af arrangementet, hurtigt stige op i snesevis. Nogle få personer vil måske være villige til at deltage i to udvalg, men du vil normalt ønske, at de frivillige skal fokusere på smalle, men strategiske emner, så de bliver engagerede, men ikke overvældet.

På det første møde skal du planlægge alle de møder, som det samlede udvalg skal holde indtil arrangementet. Du vil måske holde mindre hyppige møder i starten og mere hyppige, måske ugentlige, i den sidste måned af forberedelserne.

Det tema, som udvalget har valgt, bør være tæt forbundet med organisationens mission og formål – du planlægger en fundraiser, ikke et skolebal. Når det er valgt, skal alt andet fra stedet, mad og drikkevarer til indretning og underholdning være i harmoni med temaet. Som Javits siger: “Temaet er afgørende. Brug maksimal kreativitet på at knytte det til dine programmer: måltider, underholdning, indretning, selv stedet skal være i overensstemmelse med dette tema, som igen belyser dit program.”

Reggie siger, at uanset hvad dit tema ellers gør, “skal det skriger FUN!”

“Du skal ikke overtænke det.” Ubuntu’s Levy giver denne advarsel: “Dine gæster er mennesker med et travlt liv, og det er deres aften. Prøv ikke at lægge for meget indhold ind. Hold aftenen kort. Tænk på den type aften, som du ville nyde. Folk ønsker at blive engageret, underholdt og at have det sjovt. Hold maden enkel, gør det let at få en drink, og giv dit bedste budskab til kende.”

Finans og budget

Oprisen for at afholde en gallafest – og de indtægter, den genererer – vil være anderledes i Dayton eller Little Rock end på Manhattan eller i San Francisco. Alligevel vil nogle finansielle parametre være ens på tværs af de fleste arrangementer.

Javits og Reggie foreslår begge, at en gallafest bør generere en fortjenstmargen på omkring 60 %. Sagt på en anden måde: Hvis de samlede indtægter fra alle kilder, herunder donationer fra gallafesten, når op på 100.000 dollars, kan man forvente at have brugt 40.000 dollars eller mindre på alle udgifter fra mad og drikkevarer til navneskilte og dekorationer.

Dette fremhæver et af argumenterne mod at afholde gallafester overhovedet. Går for mange af pengene til stedet og cateringfirmaet? Javits foreslår, at man kun holder en gallafest, hvis man ikke har en anden, “mindre bekostelig” måde at aktivere donorer på.

Hvis man går i gang, skal man budgettere sine indtægtskilder omhyggeligt. Reggie foreslår følgende indtægtsfordeling:

Rapp foreslår, at man bruger traditionelle spillesteder. “Selv om vi til tider bruger ikke-traditionelle steder, afholdes størstedelen af vores arrangementer enten på et hotel eller i et kongrescenter.”

Reggie forklarer, hvorfor det kan være sådan. Du har brug for et “erfarent, kompetent personale, herunder en leder på stedet, for at sikre, at alt det, som stedet lover, bliver leveret uden problemer”. Han bemærker også, at du skal have adgang til mødestedet på forhånd for at kunne sætte det op.

Finalt er det vigtigt at have det rigtige audio-visuelle udstyr. Dette kan kræve, at du indgår en kontrakt med en leverandør, der er godkendt af stedet. Planlæg – og budgetér – for a/v på forhånd.

Trash Mountain Project er et kristent ministerium. Durbin siger, at de aldrig har haft drikkevarer til voksne ved et af deres arrangementer. De fleste gallafester omfatter dog en cocktailreception og vin til middagen. Hotellerne vil typisk klare det for dig.

Reggie bemærker, at spiritus kan være en mulighed for at finde rabatter eller sponsorater.

Med hensyn til forretter og middag minder Javits om, at du skal have vegetariske/veganske/glutenfrie måltidsmuligheder til rådighed for dem, der ønsker det.

Javits siger også: “Vi begyndte at servere ‘familiestil’-retter, som folk skal række rundt om bordet i stedet for at anrette måltidet på forhånd. Det kunne folk godt lide. Det tilføjede en følelse af sjov og interaktivitet.” Hun foreslår også, at man serverer forretter tidligt, når folk ankommer, men at man ikke gør dem for tunge.

Reggie lægger vægt på kreativitet.” Maden kan naturligvis spænde fra en Texas-grill til en række delikatesser leveret af en række lokale kendte kokke, der serveres som buffet, til en flergangsmiddag med flere retter på tallerken.”

“Hvis billetterne er over 100 dollars, skal du ikke forvente, at alle er begejstrede for en varm salat, kold suppe, gummikylling med grønne bønner og kartofler og et stykke gulerodskage allerede på bordet,” tilføjer Reggie.

Levy, der som bekendt indsamlede næsten 1 million dollars ved sin sidste gallafest, advarer: “Keep it simple!” Han bemærker, at maden skal serveres hurtigt, mens den stadig er varm, til hundredvis af mennesker. “Lad være med at gøre det for smart.”

Husk, siger Levy, “De er der ikke for maden, men de skal nyde den.”

JDRF-gallaen indeholder en unik detalje: “angivelse af kulhydrater, fordi kulhydrater er så vigtige i behandlingen af T1D.”

Sørg for, at maden, drikkevarerne eller stedet ikke er i konflikt med din mission. Se efter muligheder for at knytte din mad til dit tema.

Sponsorater

Søge sponsorer er et vigtigt skridt. Jo flere omkostninger, der kan finansieres af sponsorer, jo færre omkostninger skal dine donorer finansiere – du ønsker, at deres penge går direkte til effekten.

Din bestyrelse bør ifølge Javits være en god kilde til kontakter for sponsorater.

Reggie opdeler sin planlægning af sponsorater i fire kategorier. Søg efter sponsorer alle disse steder:

1. Fremtidige sponsorer: Hvis du ikke har haft en gallafest før, skal du kigge på dem, der har sponsoreret lignende arrangementer.
2. Affinitetssponsorer: Søg efter virksomheder, der har tilsluttet sig din mission.
3. Aktiveringssponsorer: Der kan være organisationer, der er villige til ud over et forhåndsgebyr at betale et ekstra gebyr efter arrangementet for leads eller konverteringer, der er genereret fra arrangementet.
4. Pris/auktionssponsorer: Mange velgørende organisationer søger at få alle deres auktions- og tombola-artikler doneret. Du kan så anerkende dem, der donerer disse genstande, på passende vis, når deres genstand bliver auktioneret eller trukket i tombola.

Han foreslår også funktionelle sponsorater, dvs. “titel, præsentation, dekorationer, borde, måltider, barbetjening, mad, trykning og parkering.”

Alle, der er villige til at lave et pitch, kan gøre det, men det er bedst at være forberedt med “en struktureret præsentation”, der gør fordelene for sponsoren tydelige, siger Reggie. Han tilføjer, at det er bedst, hvis det er dem, der er “dygtige til salg og forhandlinger”.”

Ubuntu’s Levy advarer: “Det tager ofte flere år at opbygge de rigtige relationer og det nødvendige netværk. Det handler om konstant at søge efter nye relationer, vedligeholde relationerne med dine støtter og promovere dit brand.”

Brett Durbin, som med succes har udnyttet en tilgang med et beskedent budget til at få succes med gallafester, kan prale af stor succes med sponsorer. “Vi har altid haft en eller to underskrivere, der dækker hele udgiften til arrangementet, hvilket er en meget stor ting, fordi alt andet, der bliver indsamlet, går til vores organisations arbejde.”

Sponsorater varierer dramatisk i størrelse, fra en virksomhed, der donerer en gavekurv til en tegning op til organisationer, der kan skrive sekscifrede checks for at sponsorere et arrangement med 1.000 af New Yorks magtelite. Begynd der, hvor du er, og arbejd dig op derfra.

Foredragsholdere og underholdning

At arrangere et program, der er lige så sjovt og mindeværdigt som inspirerende, er nøglen til at få de rigtige mennesker til arrangementet og til at få dem til at åbne deres tegnebøger, når de først er der.

JDRF’s Rapp siger: “Vores gallaer er en fantastisk fest til fordel for en yderst værdig sag. Fra starten af aftenen tager vi hensyn til gæsteoplevelsen for alle donorer. Vi respekterer deres tid, har auktioner fyldt med genstande, der appellerer til deres smag, tilbyder et veltilrettelagt program og underholdning efter arrangementet.”

Speakere bør have en forbindelse til din sag, bemærker både Rapp og Javits. Faktisk er de personer, der modtager dit program, gode talere. Du skal vælge dem, der er villige til at acceptere coaching.

Celebriteter er gode konferencierer, bemærker Javits. Hun foreslår at få talere og underholdning doneret.

“Hovedtalere bør have viden om organisationen, dens mission og dens bidrag til samfundet,” siger Reggie.

Han advarer også om, at hvis humor overvejes, bør den kun leveres af en “erfaren humorist”, som vil være lydhør over for publikum. “Der er ikke noget værre end at have et bestyrelsesmedlem eller en supporter, der tror, at han eller hun er komiker, og som ønsker at give det et forsøg ved arrangementet. Jeg kan ikke tælle de gange, jeg har set det gå galt og ødelægge en ellers vidunderlig aften.”

Levy siger, at nøglen til en god taler eller entertainer er engagement. “Kan de få publikum involveret? Det er det absolut vigtigste. Galas kan være stive og formelle. Publikum skal trækkes ind og pumpes op. Nærvær på scenen og kontakt er nøglen.” Selvfølgelig skal budskabet stadig være i overensstemmelse med organisationens mission.

Durbin undgår professionelle talere og entertainere og flyver i stedet folk fra de samfund, som Trash Mountain hjælper i udviklingslandene, ind for at fortælle om, hvordan organisationen har påvirket deres liv.

Han siger også: “Vi forsøger at gøre det engagerende og ikke for langt, for det sjove går tabt, hvis det fortsætter i al evighed.”

Billetsalg

Javits forklarer strategien for ikke blot at fylde rummet, men også at fylde det med de rigtige mennesker. Det starter med at “omhyggeligt at målrette de inviterede”. Brug din bestyrelse og andre støtter til at hjælpe dig med at identificere og invitere folk, som er i stand til og sandsynligvis vil give. Derefter skal du knytte gallatemaet, stedet og programmet til de interesser, som de deltagere, du ønsker mest at se, har.

Reggie er enig. Alt fra mad og drikkevarer til indretningen og stedet skal bidrage til arrangementets branding.

Han foreslår, at man stiller følgende spørgsmål for at hjælpe med at identificere de rigtige personer:

• Hvad motiverer dem?
• Hvilke andre arrangementer støtter de?
• Hvordan stemmer det overens med dette arrangement?

“De store spillere i ethvert samfund er velkendte; gå ind og find ud af, hvad der får dem til at fungere. Inviter dem, der omgås hinanden, eller som har stærke professionelle bånd,” siger Reggie.

Levy bemærker, at mens nogle organisationer kan afvikle arrangementer med en entertainer, der er på A-listen, kan de fleste ikke.

“I vores tilfælde og i de fleste organisationers tilfælde tager det år at opbygge et netværk, der er i stand til at fylde rummet,” siger Levy. “En gallafest bliver ikke kun afholdt på en aften. Den opbygges over flere år; du skal engagere støtterne, bevise din virkning og overbevise dem om, at deres investering i din gallafest vil give afkast til modtagerne – og at du konsekvent holder en fantastisk fest.”

Durbin siger, at Trash Mountain Project starter med at invitere folk, der allerede støtter organisationen, vel vidende, at mange vil invitere venner og fylde bordene. Han promoverer også arrangementet gennem lokale kirker.

Rapp siger, at det er de frivillige fra JDRF, der har ansvaret for at fylde salen. “Uanset om de er fokuseret på virksomheder eller sociale borde, bruger de frivillige tid på at samarbejde med vores personale om at rekruttere sponsorer og borde for at fylde vores balsale. Når bordene er sikret, skifter samtalen til at bestemme, hvem der præcist skal fylde pladserne ved disse borde.”

Mange organisationer bruger bordkaptajner til at fylde bordene. Javits siger, at det er deres opgave at invitere og opmuntre de rigtige personer. Deres rolle omfatter også at sørge for, at aftenen bliver fornøjelig for dem, der deltager, og diplomatisk at oplyse gæsterne om organisationen og opfordre til at give penge.

Hun siger: “En god bordkaptajn er ivrig og begejstret for opgaven, tager godt imod coaching og er ikke alt for betænkelig ved at spille rollen.”

“Bordkaptajnerne er ambassadørerne for gallafesten. De er de, der bevæger sig i lokalsamfundet og i deres sociale og forretningsmæssige kredse”, siger Reggie. “Deres ansvar bør ikke begrænses til at fylde deres bord, men også til at fremme billetsalget ved enhver rimelig lejlighed.”

“Bordværter spiller en meget vigtig rolle ved vores gallafester”, siger Rapp om JDRF-arrangementerne. “Disse mennesker er forkæmpere for sagen og for selve arrangementet, de videregiver oplysninger til deres gæster og skaber en forventning for aftenen. De går foran med et godt eksempel med deres donationer og medbringer gæster, der kan gøre en lignende indsats.”

Det er også vigtigt at fastsætte den rigtige pris på billetterne. Som tidligere nævnt skal omkostningerne ved arrangementet dækkes fuldt ud af billetsalget og sponsorater, så alle de penge, der indsamles ved arrangementet, går direkte til finansiering af organisationens mission.

Reggie siger, at billetterne skal have en pris, der passer til publikum, men aldrig er under 100 dollars. Alligevel har Durbin haft succes med sine arrangementer og tager kun 30 dollars pr. billet – efter at have fået alle omkostninger dækket.

Rapp bemærker, at JDRF-afdelinger typisk ser på de priser, der opkræves for lignende arrangementer i deres lokalsamfund, for at få et referencepunkt.

Javits påpeger, at prisfastsættelsen bør tage hensyn til sponsorer og andre, der gerne vil købe et helt bord.

Hvordan du end vælger at prissætte dit arrangement, skal du sørge for at opbygge og overholde dit budget, så omkostningerne ikke overstiger dine indtægter.

Trækning eller tombola:

Trækningen eller tombolaen kan være en af de mest spændende dele af aftenen, hvis den udføres godt, men den kan ødelægge hele arrangementet, hvis reglerne ikke overholdes, og nogen bliver sure, eller myndighederne får nys om det.

Et par stater, herunder Alabama, Hawaii og Utah, forbyder tombolaer i enhver form. Det kan stadig være lovligt at afholde en tilfældig lejlighedstombola, men vær forsigtig. Der er tre elementer i spil: en præmie, en chance og en pris. Ved at fjerne et af de tre elementer kan du undgå spil. I forbindelse med en velgørenhedslodtrækning kan det være nemmest at fjerne prisen for nogle deltagere. Du skal blot give en letforståelig vejledning i at få en gratis billet – send et postkort med en anmodning om en gratis billet. Kun få eller ingen ville bede om en gratis billet til en fundraising-tegning. (Forlad dig ikke på denne vejledning som juridisk rådgivning.)

I disse stater, der forbyder spil, er det stadig bedst ikke at satse på en tombola eller lodtrækning for en væsentlig del af din fundraising.

I stater, hvor velgørenhedsspil er tilladt eller endog tilskyndes, skal du sandsynligvis begynde med at få en licens. Sæt det højt på listen over ting, der skal gøres tidligt, da det kan tage måneder at få den. I den proces vil du lære reglerne om fremme af lotteriet og de nødvendige oplysninger at kende. I disse stater kan lodtrækningen være aftenens største fundraiser.

Reggie giver følgende strategiske råd:

Præmien til lodtrækningen bør være betydelig – en bil, et skræddersyet smykke, en luksusferie, fine kunstværker – med et par betydelige sekundære præmier. Organisationer vil gøre klogt i at undgå genstande som pelsfrakker eller andre eksotiske dyreskind eller pelse, storvildtjagter (især i Afrika), våben af enhver art og levende kæledyr. Disse genstande kan tiltrække uønsket opmærksomhed og eventuelle protester fra interessegrupper. Spil altid på den sikre side.

Hvis billetter stilles til rådighed for offentligheden, uanset antallet af deltagere, skal man begynde at sælge dem ca. otte uger før uddelingen. Tilbyd en “Early-Bird”-præmie til dem, der køber billetter inden en bestemt dato. Erfaringen har vist, at salget af lodder er højt i begyndelsen af salgsperioden og gradvist aftager og stiger igen i løbet af de sidste to uger med en stigning i den sidste uge.

Gør det nemt at købe lodder. Hvis det er tilladt at sælge billetter online, skal der være et link til et sikkert køb på organisationens websted. Du kan ikke kræve, at billetkøberne skal være til stede for at vinde. Der vil altid være nogle få medlemmer af organisationen, som vil være villige og meget velvillige til at sælge et godt antal billetter til venner og bekendte.

Stille auktion

En stille auktion, i modsætning til den levende auktion med en auktionarius, der råber priserne op og peger på budgivere, som kan byde i stilhed, styres traditionelt med et clipboard og en kuglepen. De varer, der er tilgængelige på auktionen, vises eller beskrives, og et ark i nærheden giver budgiverne mulighed for at skrive deres bud i løbet af aftenen.

I de seneste ti år, hvor smartphones er blevet allestedsnærværende, er der dukket en række apps og websteder op for at bringe processen ind i den moderne tidsalder. Det giver mulighed for, at budgivningen kan fortsætte lettere i løbet af programmet. Gæsterne kan blive mindet om at byde uden at sende folk ud af lokalet.

Nogle apps er dog dyre. Nogle teknisk kyndige gæster bryder sig ikke om at downloade nye apps uden at have undersøgt dem først eller er måske ikke villige til at bruge appen på grund af bekymringer om privatlivets fred. Mindre teknisk kyndige medlemmer kan stadig være intimideret af teknologi – herunder nogle af dine største donorer. Overvej alle disse faktorer, når du vælger, hvordan du vil afvikle din stille auktion.

Som nævnt ovenfor vil du gerne have dine auktionsgenstande doneret. Du kan anerkende donorerne som sponsorer og være omhyggelig med at anerkende donoren af en luksusferie, som du kan sælge for 5.000 dollars mere end en person, der donerer en gavekurv til 100 dollars.

Reggie advarer dig mod at lade din stille auktion blive et loppemarked for genstande, der har samlet støv på en butikshylde eller i nogens hjem. Auktionsgenstande skal passe til gæsternes demografi og livsstil.

Ud over at vise de genstande, der skal bortauktioneres, på en kreativ måde, skal du sørge for at have fyldestgørende skriftlige beskrivelser, så gæsterne ved præcis, hvad de byder på.

Durbin siger, at hans organisation ikke indsamler mange penge med den stille auktion, men de bruger den til at fremme missionen og budskabet ved at sælge kunst og fotografier, der repræsenterer deres arbejde, og som hjælper familier med at slippe for et liv, der er baseret på at samle skrald op fra affaldsbunker.

Rapp siger, at JDRF’s stille auktioner er fyldt med “high-end, kvalitetsgenstande. Vi fokuserer virkelig på kvalitet frem for kvantitet.” En nøgle til succes, fremhæver han, er en grundig evaluering af, hvad der blev solgt, og hvad der ikke blev solgt, og hvilke genstande der blev budt mest på. Upopulære genstande kan undgås i de kommende år. “Vi ønsker, at vores gæster skal have mulighed for at byde og købe de genstande, der tiltaler dem.”

Liveauktion

Succesen af en liveauktion afhænger af auktionarius. “Hyr en professionel,” siger Reggie. Levy er enig og bemærker, at “hvis du kan skabe en atmosfære med en god auktionarius, så virker det.”

Auktionarius vil organisere spottere i publikum for at hjælpe med at identificere budgiverne. Du skal på forhånd gøre auktionarius opmærksom på ansigterne og navnene på nogle af dem, som du håber vil skrive store checks.

Reggie bemærker også, at de levende auktionsgenstande også bør vises frem, og gæsterne bør opfordres til at tjekke dem ud, før auktionen begynder.

Levy og Rapp lægger begge vægt på at finde virkelig unikke oplevelser til auktion, ting, som folk ikke kan købe andre steder. Optimalt set knytter du dette til din mission på en eller anden måde.

Reggie foreslår også at opfordre dig til at få ligesindede til at konkurrere på auktionen; dette begynder med at sørge for, at venlige rivaler begge er til stede. “Mange mennesker nyder at vise deres gavmildhed frem over for venner og forretningsforbindelser.”

“Under liveauktioner er det ikke usædvanligt, at venner er involveret i en hidsig budkrig mod hinanden,” siger Reggie.

Donationer

Efter alle de sjove lege og spil, der bruges til at skaffe penge, er der en sidste mulighed for at skaffe penge ved simpelthen at bede om donationer.

“På aftenen er det vigtigste at gøre dit pitch relaterbart,” siger Ubuntu Levy. “Folk har brug for at forbinde sig med din sag på et personligt plan. Du er nødt til at skabe en historie om dit arbejde, der viser dem, at det vedrører deres liv. Hvis du f.eks. hjælper børn, skal det være tydeligt, at børn over hele verden har brug for de samme ting. Det får alle til at tænke på, hvad de ville ønske for deres børn, hvis de var i samme situation.”

Javits fra REDF siger, at det er vigtigt at profilere sine modtagere. Få dem forberedt til at fortælle deres historier både en-til-en ved bordene og når de mingler og derefter også fra scenen.

Durbin er enig. “Historien er nummer et. Det er vigtigt at bruge historien til at dele din vision.”

Behandl modtagerne som æresgæster, siger Reggie. De repræsenterer din mission.

Javits bemærker også, at donorer elsker at vide, hvor deres penge vil gå hen. Hvis du kan give dem et klart budskab om, at et bidrag på 1.000 dollars vil blive brugt til at opnå en bestemt slags ting, er det fantastisk. Endnu bedre er det, hvis man kan give en donor mulighed for at vælge en person, en skole, en landsby, et solpanel eller hvad som helst, som hans eller hendes penge kan finansiere. Velgørenhed: Alle har brug for at føle, at deres deltagelse tjener samfundet på en spektakulær måde. Deltagerne skal føle, at de er stjernerne i en stor film – din film.”

Rapp minder læserne om, at talerne, videoerne og andre medier hele tiden skal styrke organisationens mission, så den aldrig går tabt.

En anden måde at bruge store donationer på, siger Javits, er at udnytte dem som match. Meddel, at de næste 5.000 dollars i donationer vil blive matchet af denne særligt generøse donor.

Opfølgning

Efter at have planlagt din store begivenhed i et år eller mere, er det fristende at tænke på dagen efter begivenheden som den første feriedag, men vores eksperter advarer om, at opfølgning efter gallafesten er en vigtig del af begivenheden.

Start “så hurtigt som muligt”, siger Levy. “Hvis du har afholdt en vellykket begivenhed, vil dine gæster være engagerede og begejstrede for at tale med dig. Ring og send e-mails næste morgen.”

Efter gallafesten siger Rapp, at JDRF sikrer, at alle gæster bliver anerkendt for deres støtte. “Vi sikrer også, at de er opmærksomme på opdateringer inden for T1D-forskning og fremtidige galladatoer ved hjælp af e-mail og korrespondance på sociale medier.”

Durbin fra Trash Mountain er enig og bemærker, at alle, der køber en billet eller deltager i deres gallafester, giver nogle kontaktoplysninger; hans team følger op på alle.

Reggie foreslår, at man sender breve til alle, der deltog, hvor man udtrykker sin påskønnelse, rapporterer om det samlede beløb, der blev indsamlet, og giver dem æren for aftenens succes. Han foreslår også, at man benytter denne lejlighed til at få næste års gallafest i kalenderen.

Opfølgningen skal virkelig fortsætte hele året og opdatere gæsterne om anvendelsen af midlerne, de fremskridt, der er gjort, og planerne for den næste begivenhed.

Reggie foreslår også, at man deler billeder af aftenen på sit websted og de sociale medier. Ved at tagge gæsterne på deres billeder kan du hjælpe dem til at føle sig værdsat i dagene efter arrangementet. Jo hurtigere sådanne fotos bliver lagt ud, jo bedre.

Sluttanker

De øverste ledere i organisationen skal have en komplet liste over alle dem, der har bidraget til planlægningen af gallafesten, og de roller, de har spillet. Nogle af dem vil arbejde helt uden for de ledende lederes synsfelt; de vil også gerne blive anerkendt.

Giv dig tid under gallafesten til at takke de frivillige og de ansatte, der har organiseret gallafesten. Måske vil du endda overveje et afslappet socialt arrangement – en slags pizza og root beer – efter gallafesten for at anerkende de frivillige og deres familier, der har støttet dem.

Durbin, hvis budgetgallaer indsamler hundredtusindvis af dollars til sin lille organisation, giver et par advarselsord. “Galas er enten fantastiske for din organisation eller kan være en stor belastning for dit team og dine frivillige, du skal finde en balance, der er gavnlig for det arbejde, du udfører.”

JDRF’s Rapp giver dog denne forsikring: “Jeg har været til mange gallaer, og når aftenen er velgennemtænkt og detaljerne overvejet, og intet er overladt til tilfældighederne, kan der ske magiske ting.”