Hvis du skal indsende W-2 formularer til de årlige lønindberetninger for ansatte, er det nemmest at indsende dem online. Her er, hvad du skal vide.
Deadline for W-2 formularer
Du skal indsende W-2 formularer til Social Security Administration (SSA), ikke IRS.
Den sidste frist for at indsende W-2 formularer til SSA er den 31. januar det følgende år. For W-2-formularer for 2020 er fristen den 31. januar 2021. Ændringen blev foretaget i 2015 for at hjælpe med at forhindre skattesvig, og datoen gælder både for indsendelse på papir og online. Dine indsendelser vil blive betragtet som rettidige, hvis de indsendes inden denne dato.
Du skal give kopier af W-2-formularerne til medarbejderne senest den 31. januar i året efter skatteåret. Det er en god idé at give de udfyldte W-2 formularer til dine medarbejdere tidligt i januar, så de kan kigge dem igennem, og du kan foretage eventuelle rettelser inden fristen.
Forskellen mellem W-2 formularer og W-3 formularer
W-2 formularer bruges til at indberette medarbejdernes lønninger til Social Security Administration. SSA deler oplysningerne med IRS til brug for indkomstskat.
Du skal udstede en W-2 formular til hver medarbejder, som du har tilbageholdt FICA-skat (Federal Insurance Contribution Act) fra, hvilket er socialsikringsskat og Medicare-skat samt føderale og statslige indkomstskatter. Du skal også udstede en W-2 formular til alle, der burde have fået tilbageholdt indkomstskat, men som af en eller anden grund ikke gjorde det.
W-3’er er overførselsformularer, der skal ledsage W-2’er. De opsummerer oplysningerne på alle de W-2 formularer, som du sender til SSA. Hvis du e-indberetter dine W-2 formularer online til SSA ved hjælp af Business Services Online (BSO) portalen, genererer den automatisk din W-3 formular, så du behøver ikke at indsende formularen.
Når det er nødvendigt at indsende online
Hvis du indsender 250 eller flere W-2 formularer i løbet af et kalenderår, skal du indsende dem elektronisk, medmindre IRS giver dig en dispensation. Du kan blive pålagt en bøde, hvis du undlader at indsende elektronisk, når det er påkrævet.
Der pålægges bøder for hver formular, der ikke indsendes eller indsendes forkert. Sanktionerne afhænger af, hvor sent formularen indgives til SSA eller udleveres til de ansatte, og varierer afhængigt af din virksomheds størrelse. Du kan overveje at indsende en ansøgning om forlængelse og derefter indsende formularerne så hurtigt som muligt for at minimere bøderne.
The Taxpayer First Act ændrede kravet om at indsende visse årlige informationsindberetninger online (herunder W-2 formularer for ansatte og 1099-MISC-formularer for ikke-ansatte).
- Fra og med skatteåret 2021 skal du indsende online, hvis din virksomhed har 100 W-2s, der skal indsendes
- For skatteår efter 2021 skal du indsende online, hvis din virksomhed har 10 eller flere W-2s, der skal indsendes
Der er også særlige regler for partnerskaber, der indsender W-2s online:
- For 2019 skal et partnerskab indsende W-2s online, hvis de har 150 eller flere medlemmer
- For 2020 skal et partnerskab indsende W-2s online, hvis de har 100 eller flere medlemmer
- For 2021 skal et partnerskab indsende W-2s online, hvis de har 50 eller flere medlemmer
Du kan begynde at indsende alle W-2s online når som helst for at sikre dig, at du opfylder kravet.
Sådan indsender du online
Du kan e-indgive W-2 formularer online på SSA’s websted Business Services Online. Det er gratis og sikkert, og det er den metode, som SSA foretrækker frem for at indsende papiropgørelser.
BSO tilbyder to muligheder. Du kan oprette op til 50 af disse formularer og udskrive kopier, som du kan give til dine medarbejdere. Eller hvis du bruger lønsoftware, kan du uploade en lønrapport, som du kan bruge til at generere formularerne.
Fordelene ved e-indberetning af W-2 formularer
E-indberetning sparer tid og kræfter og er med til at sikre nøjagtighed. Du behøver ikke at beregne og indsende en W-3-transmittal formular, fordi Social Security Administration genererer automatisk en W-3, når du indsender dine W-2’er.
Du kan også indsende W-2c-formularer (korrigerede W-2) på BSO-webstedet for at rette en fejl, hvis du laver en fejl i en eller flere W-2formularer, efter at du har indgivet.
Du kan også bruge BSO-webstedet til at verificere socialsikringsnumre med henblik på lønindberetning. Webstedet tilbyder en vejledning, håndbøger, en tjekliste og andre nyttige oplysninger, der kan hjælpe dig med at e-file disse formularer.
Før du indsender formularerne elektronisk
Du skal først registrere dig på Social Security Administration’s BSO-websted, før du kan indsende dine W-2 formularer online. Når du har registreret dig, kan du oprette og gemme dine W-2 formularer ved hjælp af et særligt filformat og indsende dem på webstedet.
Du kan se de uploadede filer og se fejlrapporter, efter at filerne er indsendt, herunder fejl i forbindelse med navne og socialsikringsnumre. Dette giver dig mulighed for at foretage eventuelle nødvendige rettelser.
Du kan også se status for din indsendelse for at se, om filen er blevet accepteret.