If you work in an admissions, indskrivning eller kommunikation på en privat eller uafhængig K-12-skole, så ved du mere end nogen anden, hvor forstyrrende pandemien har været.

Nu måtte din skole ikke blot hurtigt overgå til fjernundervisning i foråret og udarbejde et væld af beredskabsplaner for efteråret, men de typiske arrangementer, som du normalt ville være vært for for at tiltrække nye forældre og familier, er blevet aflyst på grund af risikoen for virussmitte.

Sær personlige åbent hus-arrangementer har sandsynligvis udgjort en central del af din indskrivningsstrategi. Det giver kun god mening: Et åbent hus giver dig mulighed for at få forældre og elever ind på din skole og på dit campus, hvor du kan begynde at opbygge tillid og opmuntre dem til at indsende en ansøgning. Når denne vigtige brik i puslespillet nu mangler, er det let at føle sig usikker og bekymret for, hvordan du vil udfylde de åbne pladser på din skole.

Vores svar: Ved at gentænke, hvad det vil sige at være vært for et åbent hus på din skole, kan du tiltrække de familier, der passer til din mission, og udfylde de huller, der stadig er til efteråret.

Hvad er et virtuelt åbent hus?

Et virtuelt åbent hus er præcis, hvad det lyder som: Et åbent hus, som en skole er vært for på afstand, virtuelt, via en form for videokonference-software.

Udtrykket kan også gælde for andre typer af arrangementer vedrørende tilmelding til skoler, såsom spørgsmål og svar-sessioner, drop-ins, walk-ins og meget mere.

I stedet for et personligt åbent hus giver et virtuelt åbent hus tilmelding og optagelse på en skole mulighed for at komme i kontakt med familier, der aktivt overvejer at tage skolen i betragtning. Ved at skabe denne forbindelse kan familien sætte navn, ansigt og stemme på skolen, hvilket gør det lettere for skolen at opbygge et tillidsfuldt forhold, som de kan udnytte i hele optagelsesprocessen.

Mens virtuelle åbent hus har vist sig at være afgørende under coronavirus-pandemien, vil der sandsynligvis være et behov for dem, selv efter at risikoen for virussmitte er overstået. Familier, der ikke kan deltage i et personligt arrangement på grund af arbejdsforpligtelser, samt personer, der flytter til et nyt skoledistrikt, men som endnu ikke er lokale, kan finde virtuelle arrangementer særligt nyttige.

Hvad du skal bruge for at være vært for et virtuelt åbent hus

Er du interesseret i at oprette et virtuelt åbent hus på din skole? Før du begynder at gennemgå de trin, som vi beskriver nedenfor, skal du sikre dig, at du har adgang til et par ting:

• En platform til virtuel kommunikation: Dette er den platform, som det virtuelle åbent hus skal foregå over. Vi anbefaler Zoom, fordi platformen er usædvanlig nem at bruge, kan integreres med mange andre værktøjer og giver dig mulighed for at tilpasse den virtuelle oplevelse, så den passer til din skoles branding. Når det er sagt, kan andre løsninger som Skype eller GoToMeeting også fungere godt.
• En platform til at oprette tilmeldingssider og formularer: Hele pointen med at afholde et virtuelt åbent hus er at indsamle kontaktoplysninger for familier, der overvejer din skole. For at gøre dette har du brug for en platform, der giver dig mulighed for at oprette en branded landingsside, der er designet til at promovere arrangementet og opfordre til tilmelding, og som vil indeholde en indlejret tilmeldingsformular. Vi anbefaler HubSpot til dette formål (og forklarer hvorfor nedenfor).
• En platform til e-mail-kommunikation: Når du har indsamlet kontaktoplysningerne for interesserede familier, kan du begynde at markedsføre dig til dem via e-mail. Igen anbefaler vi HubSpot til denne funktionalitet.
• En Facebook-forretningsprofil: Dette vil give dig mulighed for at køre annoncer på Facebook og Instagram, hvilket vil vise sig at være en vigtig del af at få interesserede familier til at tilmelde sig dit åbent hus.

Den taktiske, trinvise guide til at afholde et virtuelt åbent hus for din skole

Determiner formatet for dit arrangement.

Et virtuelt åbent hus kan tage flere forskellige former, som hver især sandsynligvis passer til forældre på forskellige stadier i deres skolevalgsproces. Dit første skridt er at bestemme det format, som dit arrangement skal følge, så du kan udarbejde et sprog, der passer til det format.

Nogle eksempler på formater, som du kan overveje, omfatter:

• En simpel Q&En session, hvor deltagerne kan stille spørgsmål til adgangsrådgiveren, de studerende eller fakultetet
• En diasbaseret diskussion eller præsentation
• En virtuel rundvisning på din skole og dit campus

Du kan endda beslutte, at du ønsker at inkludere flere typer af disse arrangementer, så du er sikker på, at du har besvaret alle mulige spørgsmål, som potentielle familier måtte have.

Dertil kommer, at du skal beslutte, hvem på dit hold der skal være involveret i åbent hus-arrangementet. Vil det være optagelseskonsulenterne? Medlemmer af kommunikationsteamet? Skoleinspektøren eller skolelederen? Lærere? Du har brug for disse oplysninger, før du går i gang.

Fastlæg din tidsplan.

For at kunne promovere din begivenhed effektivt og opbygge alle de back-end aktiver, som du skal opbygge, skal du fastlægge din tidsplan. Vælg datoer og tidspunkter for hvert af de virtuelle åbent hus-arrangementer, som du har til hensigt at afholde, og gå derefter i gang med at planlægge dem i det værktøj, som du vil bruge til at afholde arrangementet (f.eks. Zoom).

Identificer og finjuster din skoles brand voice ved at downloade vores gratis arbejdsark!

Er du ikke sikker på, hvornår du skal afholde dine arrangementer? Vi anbefaler, at du tilbyder en række forskellige tidspunkter og dage på ugen, så forældrene har flere muligheder, der passer ind i deres skema.

Du kan f.eks. tilbyde et arrangement om dagen, så forældre, der arbejder om aftenen, kan deltage, og et arrangement om aftenen, så forældre, der arbejder om dagen, kan deltage. Du kan også tilbyde en begivenhed i løbet af ugen og en anden i weekenden, igen for at sikre, at alle, der ønsker at deltage, har mulighed for det.

Opbyg konverteringstragten.

Konversionstragten er den komplette liste over aktiver, som en potentiel forælder eller familie vil interagere med, når de beslutter sig for at tilmelde sig til dit virtuelle åbent hus. De vigtigste komponenter i den er din formular, din landingsside, din takkeside og dine call-to-action (CTA’er).

Byg formularen

Formularer er den måde, hvorpå du vil indfange kontaktoplysningerne for alle deltagere, som du skal have, hvis du planlægger at følge op på eller markedsføre dig over for disse personer. Din formular skal som minimum bede om deltagernes navn, e-mail-adresse og telefonnummer, men det kan også være fornuftigt at bede om andre relevante oplysninger, f.eks:

• Deres barns navn
• Deres barns nuværende klasse
• Navnet på deres barns nuværende skole
• Et spørgsmål, som deltageren måtte have

Hvis du vil tilbyde flere arrangementer, bør din formular også bede deltageren om at vælge det arrangement, som de ønsker at deltage i. Dette vil give dig mulighed for at have en enkelt formular og en enkelt landingsside til flere arrangementer – og hvem elsker ikke effektivitet?

Uanset hvilket værktøj du bruger, anbefaler vi, at du bruger en formular, der gør det muligt for dig a.) at udløse en automatisk sendt bekræftelses-e-mail til den registrerede og b.) at omdirigere den registrerede til en bekræftelsesside, der takker dem for deres interesse og henviser dem til yderligere ressourcer, som de kan udforske. Hvis din nuværende CMS-platform ikke indeholder denne mulighed, kan det give god mening at tilføje en løsning som HubSpot’s gratis Form Builder.

Design af din landingsside

Din landingsside skal designes med et enkelt mål i tankerne: At overbevise din læser om at tage det ønskede næste skridt. I dette tilfælde vil du have dem til at udfylde formularen og tilmelde sig til dit virtuelle åbent hus.

For at gøre det skal din landingsside meget hurtigt introducere det åbne hus og forklare den værdi, som personen vil få ved at deltage. Du kan også bruge bare en lille smule tid på at uddanne dem om din skole og dit samfund. Derefter bør den indeholde alle relevante oplysninger og formularen. Bonuspoint for at inkludere aspirationelle billeder af dine glade elever, der lærer, hvilket kan være med til at hjælpe læseren med at opbygge en følelsesmæssig forbindelse til din skole.

Nøglekomponenter:

• Et værditilbud
• Detaljer om dit arrangement
• Detaljer om din skole og dit lokalsamfund
• Formularen

Det er vigtigt at bemærke, at din landingsside skal være meget fokuseret. Den bør kun have ét call-to-action: At tilmelde sig til dit virtuelle åbent hus. Hvis du inkluderer flere CTA’er, vil det kun udvande dit budskab.

Tilføjer værdi med en takkeside

Når formularen er indsendt, vil læseren enten modtage en inline takkebesked (som i, at de ser beskeden på skærmen, der bekræfter, at de har indsendt formularen), eller de vil blive omdirigeret til en takkeside. Selv om det i sig selv ikke er nødvendigt, anbefaler vi altid, at du vælger ruten med takkesiden.

Hvorfor? Fordi en takkeside tilføjer brugeren øjeblikkelig værdi og giver dig mulighed for at pleje dem yderligere langs rejsen.

I tilfælde af et virtuelt åbent hus bør takkesiden som minimum indeholde oplysninger om, hvornår arrangementet finder sted, og hvordan brugeren kan logge ind. Men du kan tilføje mere værdi ved at inkludere et link til at downloade en brochure om din skole eller en side om finansiel støtte eller andre aktiver, som du har, og som kan være værdifulde. Hvis du har en aktiv blog, kan du inkludere links til dette indhold. Og selvfølgelig kan du inkludere en call-to-action til at ansøge, så alle, der er klar til at gøre det, kan tage det næste skridt.

Bygning af CTA’er

Når du har bygget alt andet op, bør du også designe og bygge en række call-to-action, som du kan udnytte på hele dit websted. Disse CTA’er skal føre alle, der klikker på dem, til landingssiden, hvor de kan tilmelde sig din begivenhed.

Skriv lead nurturing e-mails, der fører op til begivenheden.

Har du nogensinde haft nogen, der har lavet en aftale om en samtale, men som så ikke dukkede op? Uanset om det er fordi de glemte det, fordi de mistede interessen, fordi de pludselig fik travlt, eller af en række andre årsager, sker det oftere, end du måske tror.

Den gode nyhed er, at du kan bruge e-mail til at reducere risikoen for, at nogen tilmelder sig til dit virtuelle åbent hus og så ikke kommer. En simpel serie af e-mails kan være en utrolig effektiv måde a.) at minde personen om arrangementet og b.) at gøre vedkommende begejstret for din skole og dit fællesskab.

Du bør som minimum sende den deltagende person to e-mails:

• En e-mail umiddelbart efter, at de har tilmeldt sig, som bekræfter detaljerne om åbent hus og giver oplysninger om indkaldelse
• En e-mail dagen før (eller morgenen før) arrangementet, som minder dem om det

Mellem disse to e-mails kan du dog overveje at sende en eller to meddelelser, der fortæller om dine elever og dit skolefællesskab eller besvarer almindelige spørgsmål, som forældre ofte har.

Attraher familier ind i din tragt.

Når arrangementet er planlagt, og tragten er opbygget, skal du fylde denne tragt ved at tiltrække de rigtige familier til at tilmelde sig til arrangementet. Ovennævnte opfordringer til handling er en vigtig måde, hvorpå du kan fange folk, der allerede er på dit websted. Men hvad med dem, der måske ikke aktivt overvejer din skole, eller dem, der måske ikke engang har overvejet at skifte skole?

Så længe din skole har Facebook Business Profile, har du mulighed for at køre annoncer på Facebook og Instagram. Dette kan være en meget effektiv måde at fylde din tragt på, især hvis du er omhyggelig med at designe din målgruppe.

Hvis du har gennemgået processen med at opbygge detaljerede forældre- eller elevpersonas, så har du sandsynligvis en god fornemmelse af, hvordan din ideelle familie ser ud. Bevæbnet med disse oplysninger kan du f.eks. målrette personer, der har en bestemt alder, og som bor i et bestemt postnummer. Det er disse personer, som så vil se dine annoncer.

Du kan måske endda uploade en liste over kontakter fra din database for at målrette disse personer under visse omstændigheder.

Du kan også overveje at køre betalte søgeannoncer i Google for at tiltrække familier, der er aktivt engageret i søgningen.

Vejr en prøvekørsel for din begivenhed.

Dette siger sig nok selv, men vi siger det alligevel: Før du forsøger at være vært for dit første virtuelle åbent hus, bør du gennemføre et testforløb med deltagelse af dit fakultet og personale, så du kan identificere eventuelle problemer og løse dem inden den egentlige begivenhed.

Anbefalet læsning: 10 Common Mistakes to Avoid for First-Time Webinar Hosts

Lad et medlem af dit team gennemgå processen fra start til slut, startende med landingssiden og indsendelse af formularen. Derefter skal du rent faktisk være vært for begivenheden, som du har til hensigt at gøre det på kampdagen. Dette vil hjælpe dig med at forstå de softwarekontroller, som du måske skal pille ved, og det kan endda give dig tid til at løse eventuelle lyd- eller videoproblemer, som du måske ikke har overvejet.

Vejr selve begivenheden.

Og hav det sjovt, mens du gør det! Dit virtuelle åbent hus er i virkeligheden ikke anderledes end et personligt arrangement – det foregår bare via video. Hvis du er vært for flere arrangementer, så prøv at lære af hvert enkelt, så du kan udvikle dig løbende.

Glem ikke opfølgning.

Når du har gennemført dit virtuelle åbent hus, er det let at tro, at dit arbejde er gjort. Når alt kommer til alt, vil interesserede familier tage det næste skridt og ansøge på egen hånd, ikke sandt?

Sandheden er, at nu, hvor du har deres kontaktoplysninger og ved, at de i det mindste er lidt interesserede i din skole, kan og bør du fortsætte med at markedsføre dig over for dem og opmuntre dem til at ansøge og i sidste ende tilmelde sig på din skole.

En simpel måde at gøre dette på er at sende dem en række e-mails, der besvarer almindelige spørgsmål, som du ved, at forældre har om ansøgningsprocessen. Du kan også sende dem oplysninger om finansiel støtte, vigtige frister, profiler af nuværende elever eller andre budskaber, der fremhæver det, der gør din skole unik. Dette kan gøres på en personlig, men alligevel helt automatiseret måde med en platform som HubSpot, hvilket begrænser byrden for dit team.

Direkte, personlige telefoniske henvendelser fra dit optagelsesteam kan bestemt heller ikke skade. Overvej at ringe for at bekræfte, at de ikke havde nogen spørgsmål, og for at høre, hvad de syntes om arrangementet. En personlig 1-1 e-mail kan også sendes som opfølgning.

Making It Happen

Det er klart, at det kræver jonglering af mange bevægelige dele at afvikle et effektivt virtuelt åbent hus. Hvis du bruger flere forskellige systemer og værktøjer til at administrere din database, opbygge din tragt og koordinere din opsøgende indsats, er det forståeligt, at du kan føle dig overvældet. Den gode nyhed er, at du kan gøre opgaven (og dit liv) meget lettere ved at implementere et enkelt, integreret værktøj, der kan udføre alle disse trin.

Her hos Pepperland er det værktøj, vi anbefaler, HubSpot, som du kan bruge til at:

• Håndter din database med kontakter og kundeemner
• Byg formularer til lead capture i hele din tragt
• Design og opbygning af landingssider, takkesider med høj konverteringsgrad, og CTA’er
• Opret og send e-mails til markedsføring og lead nurturing
• Håndter dine Facebook- og Instagram-annoncer
• Før realtidsanalyse af alle dine markedsføringsindsatser for at se, hvad der virker
• Og meget mere

Da HubSpot er integreret med Zoom, er værktøjet særligt nyttigt for alle, der overvejer virtuelle åbent hus, webinarer eller andre fjernarrangementer.

Det bedste af det hele er, at det ved hjælp af e-mail-workflows og sekvenser er muligt at automatisere en stor del af back-end-kommunikationen, hvilket betyder, at selv hvis du er et enmandsteam for tilmelding eller kommunikation, kan du føle dig sikker på din evne til at gennemføre et virtuelt åbent hus.

Forbered din skole på fremtidens tilmelding

Selv om et virtuelt åbent hus aldrig helt vil erstatte den værdi, som en potentiel forælder eller studerende får ved rent faktisk at besøge din skole og se den personligt, er det en vigtig del af at nå dine tilmeldingsmål i 2020 og fremover, at du tager dem og andre virtuelle tilmeldingsbegivenheder til dig.

Selv efter pandemien er slut, og tingene går tilbage til det “normale”, er det sandsynligt, at nogle forældre eller familier måske foretrækker en virtuel begivenhed, da de er blevet vant til dem. Hvis du lægger grunden nu, kan du hjælpe dig med at imødekomme denne fremtidige efterspørgsel og adskille din skole fra andre i dit område.

Det kan virke overvældende, men du kan gøre det – så længe du har modet til at prøve noget nyt og en plan for at få det til at ske.

Er du interesseret i at komme i gang med at afholde dit første virtuelle åbent hus? Vi er glade for at snakke om, hvordan vi kan hjælpe. Book noget tid til at få mere at vide.