Hvad er et regnskabssystem?
Lære og holde styr på dine indtægter er af afgørende betydning for enhver virksomhed. Selv om der kan være forskellige regnskabssystemer, afhængigt af en virksomheds struktur, siger det sig selv, at det er den vigtigste aktivitet i en virksomhed at vedligeholde opdaterede regnskaber. Fælles for alle virksomheders regnskabssystemer er, at de administrerer en virksomheds finansielle aktiviteter, såsom indtægter, udgifter og forpligtelser. I denne digitale tidsalder bruger de fleste bogholdere sofistikerede systemer med påmindelser om forfaldne betalinger, avancerede rapporteringsfunktioner, automatiserede databackups og meget mere.
For regnskabssystemer blev automatiseret, blev der praktiseret manuel bogføring, hvilket ikke blot var en besværlig opgave, men også tilbøjelig til at være unøjagtig og tidskrævende. Det er lykkedes edb-regnskab at fjerne ekstra byrde fra iværksættere og bogholdere og gøre regnskabet enkelt og pålideligt. Regnskabssystemer hjælper med at beregne de lønninger, der betales og skal betales til medarbejdere, registrere transaktioner, kontrollere kreditomsætningsforhold og behandle data vedrørende salg, lønninger, lagerbeholdning og andre vigtige aspekter af din virksomhed.
Typer af regnskabssoftware
Valg af regnskabssystem afhænger af dit budget, dine præferencer og virksomhedens størrelse. De fire hovedtyper af regnskabssoftwaresystemer omfatter:
- Single-entry systems
- Double-entry systems
- Manual accounting systems
- Computerized accounting systems
Disse kan yderligere opdeles i flere andre kategorier, såsom; custom accounting software, enterprise resource planning software, commercial off-the-shelf software og meget mere. Moderne softwareløsninger som Tally tilbyder forskellige funktioner, der gør dine daglige regnskabsopgaver til en leg.
Single-entry-systemer er den mest grundlæggende mulighed. Som deres navn antyder, registrerer de hver transaktion med en enkelt post i regnskabsjournalen. Denne metode er nem at bruge og kræver ikke nogen teknisk ekspertise inden for regnskab. Den appellerer til små virksomheder med et lavt transaktionsvolumen. Ulempen er dog, at den er udsat for fejl og ikke registrerer debitorer, kreditorer, passiver m.m. Derfor anvender de fleste typer finansielle softwaresystemer nu, herunder dem, der er beregnet til små virksomheder, dobbelt bogføring. Det betyder, at hver transaktion involverer mindst to konti, hvilket giver mulighed for mere nøjagtig rapportering og rettidig fejlfinding.
Eksempel
Lad os se på et simpelt eksempel for at forklare det dobbelte bogføringssystem for at hjælpe dig med at forstå dette regnskabssystem bedre! Fx: En vareproducent køber varebiler på kredit. Det samlede kreditkøb beløber sig til INR 50,00,000. Alle de nye lastbiler vil blive brugt i den daglige drift og vil ikke blive solgt i de næste 10 år. Lastbilernes forventede levetid er 10 år. Her er, hvordan det dobbelte posteringssystem til registrering af denne transaktion vil fungere.
Da der er tale om et kreditkøb af lastbiler, vil der for denne transaktion være to aktiviteter, en er kreditkøb af lastbilerne og en anden er en tilføjelse i ny beholdning. Posteringer registreres først i deres respektive regnskabsbøger. Da virksomheden har akkumuleret aktiverne, vil der blive foretaget en debetpostering i varebeholdningen med INR 50.00.000. Da der er tale om et kreditkøb, skal der foretages en post med et tilsvarende beløb på kreditsiden i kreditorbogholderiet. Vi ser, at debetposten øger aktivsaldoen på lageret og kreditposten øger passivsaldoen på gældsforpligtelsen med det samme beløb.
Dobbeltposteringer kan også påvirke den samme klasse af konti. Hvis vareproducenten ville have købt lastbilerne kontant, skal der foretages en kreditpostering på kontantkontoen og en debetpostering på varekontoen. Uanset hvad, vil resultatet i saldoen blive det samme.