Hvis din chef bad dig om at udarbejde en plan for din organisations kommende kapitalkampagne, ville du så vide, hvad den skulle indeholde?

Sandsynligvis ikke. Hvorfor?

I årtier har organisationer været afhængige af kampagnekonsulenter til at skrive deres kapitalkampagneplaner, så de har virket en smule mystiske.

Quick Links – I dette indlæg får du en kort beskrivelse af, hvordan du udvikler din kampagneplan gennem følgende punkter:

• Hvad er en kapitalkampagneplan?
• Hvordan du udvikler din kapitalkampagneplan
• Top 3 tips til din kapitalkampagneplan

Er du klar til at skabe en vindende kapitalkampagneplan, der kan styrke dit team?

Lad os komme i gang!

Hvad er en plan for en kapitalkampagne?

En plan for en kapitalkampagne er en samling af vigtige oplysninger om din kampagne. Den er ofte organiseret i ét dokument og beskriver, hvordan du vil gennemføre din kampagne.

En klar og velskrevet kampagneplan tjener som en vigtig reference for alle de beslutninger, du træffer i løbet af din kampagne.

Med denne plan vil du føle dig mere sikker. Din administrerende direktør vil ånde lettet op, og dine bestyrelsesmedlemmer vil være glade. Alle dine frivillige kampagnemedarbejdere på højt niveau vil betro dig deres indsats, fordi de ved, at du ikke flyver i bukserne.

At skrive din kampagneplan kan virke skræmmende, men det behøver virkelig ikke at være så kompliceret! Uanset om formatet er enkelt eller mere udførligt, er det, der virkelig betyder noget, at det er i overensstemmelse med din organisations stil.

Så uanset om det er en smukt organiseret, 30-siders spiralindbundet notesbog, et tre-armet ringbind eller et simpelt word-dokument med navigation – målet er at skabe en vejledning for din kampagne, som dit team vil have gavn af.

Oversigt over tidslinjen for en kapitalkampagne: Før vi diskuterer udarbejdelsen af din kapitalkampagneplan, lad os udforske et hurtigt overblik over de syv hovedfaser i en kapitalkampagne:

1. Pre-Campaign Planning
2. Feasibility Study
3. Campaign Planning
4. Quiet Phase
5. Kick-Off
6. Public Phase
7. Post-Campaign

Udforsk disse faser yderligere i detaljer i nedenstående grafiske fremstilling:

Din kampagneplan udarbejdes i løbet af de første tre faser af din kampagne – planlægningsfasen før kampagnen, gennemførlighedsundersøgelsesfasen og planlægningsfasen for kampagnen.

Når vi diskuterer de 11 væsentlige elementer, der skal indgå i denne plan, er det vigtigt at huske, at disse elementer ikke bliver udarbejdet på dag ét. Det vil sandsynligvis tage mange måneder at udvikle din kampagneplan.

Sådan udvikler du din kapitalkampagneplan

Komponenterne i din kampagneplan vil blive oprettet i de tidlige faser af din kampagne. Du vil afprøve mange af disse elementer i en gennemførlighedsundersøgelse.

Når din gennemførlighedsundersøgelse er færdig, og du har en klarere fornemmelse af kampagnen, vil du færdiggøre disse elementer og samle alle planens dele.

Den handling at samle disse forskellige elementer i et enkelt velformateret dokument er det, der bringer din kampagne i klart fokus. Så lad os undersøge en oversigt på højt niveau over, hvad du skal gøre, når din administrerende direktør beder dig om at udarbejde en kampagneplan:

1. Du laver en liste over de elementer, der skal være i planen.
2. Du samler de elementer i din kampagneplan, der er let tilgængelige, og begynder at udvikle dem, der stadig mangler.
3. Du fletter disse elementer sammen til et enkelt dokument med en pæn indholdsfortegnelse.
4. Du opretter en forside med titlen “UDKAST af .”

Så cirkulerer du denne plan rundt i dit team for at fortsætte med at finpudse den. Lad os nu dykke dybere ned i trin et!

11 elementer, der skal indgå i din plan for en kapitalkampagne

1. Målsætninger

Hvad har du tænkt dig at rejse penge til gennem din kampagne? Det afhænger sandsynligvis af din kerneopgave, men almindelige svar omfatter nye faciliteter, opgradering af teknologi eller måske endda opbygning af din kapitalfond.

Det er vigtigt ikke kun at identificere dit hovedmål (dvs. “opføre en ny facilitet”), men også at identificere de vigtigste detaljer omkring denne opgave. For eksempel, når det drejer sig om nye faciliteter:

• Hvad skal bygningen bruges til?
• Hvordan skal det nye byggeri se ud?
• Hvad er fordelene ved det nye byggeri, når det drejer sig om at fremme din sag?

Det er vigtigt at formulere disse detaljer klart og tydeligt, da dine mest betydningsfulde donorer vil ønske disse svar.

2. Mål

Hvad er de finansielle mål for din kampagne? Har din kampagne nogen ikke-finansielle mål? Selv om du helt sikkert har et samlet indsamlingsbeløb (det beløb, der er nødvendigt for at opfylde dit ovennævnte mål), kan du have andre ikke-finansielle idéer i tankerne.

For eksempel kan du have det ikke-finansielle mål at udvide din donorbase eller identificere og engagere flere potentielle større donorer. Det er vigtigt også at formulere disse ikke-finansielle mål for at sikre, at de ikke bliver glemt i processen.

3. Mønster for de gaver, der er nødvendige

Det er her, at din oversigt over gaveintervaller kommer ind i billedet.

Din oversigt over gaveintervaller skal indeholde en liste over de gavebeløb og det antal gaver på hvert niveau, som du skal bruge for at nå dit mål. Se nedenstående eksempel:

Et dybdediagram, der opregner donorer i henhold til beløbene på gaveintervaldiagrammet, vil være et vigtigt supplement til gaveintervaldiagrammet.

På dit dybdediagram skal du medtage alle de kvalificerede potentielle donorer, du har til hovedgaver og større gaver i din kampagne. Disse bør omfatte fonde, virksomheder og enkeltpersoner.

Identificer de vigtigste potentielle donorer, organiser dem efter de beløb, du beder om, og sæt dem ind i et simpelt dybdekort. Denne proces vil hjælpe dig med at identificere nøgleperspektiver og give dit team en bedre chance for succes fremadrettet.

4. Anerkendelse af donorer

Din kampagneplan skal omfatte en plan for anerkendelse af donorer. Brug niveauerne i skemaet over gaveintervaller til at strukturere planen for anerkendelse af donorer i din kampagne.

Hvordan vil donorerne blive anerkendt for deres gaver til din kampagne?

Nogle organisationer tilbyder navngivningsmuligheder – hvis det er dig, er det tid til at skitsere præcis, hvad disse muligheder vil være.

For eksempel kan du tilbyde donorer, der bidrager med dine større gaver, muligheden for at navngive specifikke områder og rum til deres ære. Du kan også inkludere deres navne og navnene på donorer på lavere niveauer på en gruppeplakat.

Og overvej også, hvordan du vil anerkende donorer på tværs af de forskellige donationsniveauer – ikke kun de få på de øverste og midterste niveauer i dit gaveregnskab. Vil du anerkende dem i skriftligt materiale, gennemføre takke-telefon-tons eller måske endda være vært for et arrangement til at påskønne dem ved afslutningen af din kampagne? Fastlæg disse detaljer i god tid.

5. Struktur

Med hensyn til struktur tænker vi specifikt på dit team. Overvej følgende:

• Hvilken ledelsesstruktur vil din kampagne have? Overvej, om du vil have medformænd, æresformænd, og hvordan de vil arbejde sammen med den eksisterende struktur i din nonprofitorganisation.
• Hvilke udvalg og arbejdsgrupper forventer du at bruge i din kampagne? Vil I følge en mere traditionel struktur med en officiel planlægnings- og styringsgruppe? Vil du dykke dybere ned i dette og opdele dine udvalg efter opgave (f.eks. store gaver, planlægning af arrangementer osv.)

Ud over at skitsere denne struktur kan du overveje at gå et skridt videre. Overvej at skitsere, hvilken rolle hver af disse grupper spiller, og hvornår i kampagnen de vil være aktive.

6. Personaleforhold

Din plan for kapitalkampagnen bør præcisere, hvilke ansvarsområder medarbejderne vil have i din kampagne.

Først skal du overveje, hvilke medarbejdere der skal udfylde de forskellige roller i din kampagne – som er skitseret i “struktur”-trinnet. Er der visse medarbejdere, der er velegnede til at varetage planlægnings- og styringsopgaver? Fordel opgaverne i overensstemmelse hermed.

Derfra skal du overveje, hvilke opgaver du kan bede medarbejderne om at udføre. Der kan være trin i din kampagne, som ikke kan opfyldes af dine kampagneudvalg alene – f.eks. store værdsættelsesindsatser i stor skala. Kan du inddrage andre medarbejdere eller frivillige for at få ekstra hjælp i disse tilfælde?

Husk, at kapitalkampagner er en massiv indsats, og at de kræver en stærk personalestrategi for at blive en succes. Det kan betyde, at du skal investere i at ansætte nye medarbejdere for at sikre, at du er klar til udfordringen.

7. Kommunikation

Der er to afgørende overvejelser, når det drejer sig om kampagnekommunikation.

Først og fremmest, hvordan vil dine medarbejdere kommunikere på tværs af kampagneteams?
Opret procedurer for at kommunikere opdateringer, udfordringer og sejre på tværs af dit kampagneteam for at sikre, at intet går tabt, efterhånden som indsatsen fortsætter og uundgåeligt bliver mere kompliceret.

For det andet, hvad vil dine strategier være for at få budskabet om din kampagne ud?
Du vil højst sandsynligt ønske at bruge en strategi med flere kanaler, herunder trykt og digitalt materiale, talte samtaler og måske endda arrangementer. Det er vigtigt, at når du bruger flere kanaler og materialer til kommunikation, er det vigtigt, at disse kanaler er integreret med hinanden. Det betyder, at de bygger på hinanden i stedet for at skabe et overvældende ekkokammer.

Se nedenstående skabelon til inspiration, når du begynder at skitsere din kommunikation i forbindelse med kapitalkampagnen:

8. Budget

Dette er en stor ting: Hvor meget vil din kampagne koste?

Husk, at kapitalkampagner ofte er en årelang affære. Så sørg først og fremmest for at udarbejde budgettet for hele kampagnens varighed og ikke kun for det første driftsår.

Tænk derefter på dit budget i forhold til selve det overordnede mål for din fundraising. Du bør tilstræbe at indsamle et samlet bidragsbeløb svarende til dit indsamlingsmål plus dit kampagnebudget for at sikre, at din kampagne virkelig når sit mål.

Og endelig skal du være realistisk! Hvis din nonprofitorganisation har en mere elegant stil, skal du sørge for at budgettere i overensstemmelse hermed. Spar ikke på dit kampagnebudget nu for at få tingene til at se bedre ud på forsiden. Det er bedre at ligge under budgettet og være overforberedt end at ligge over budgettet og være uforberedt.

9. Tidsplan

Med tidsplan mener vi bogstaveligt talt en kalender, hvor alle vigtige datoer for din kampagne er skitseret. Når du opbygger denne, skal du gå i gang fase for fase.

Begynd med at fastsætte generelle datoer for udrulningen af hver fase af din kampagne – f.eks. hvornår forventer du at starte den offentlige fase af din kampagne?

Derfra skal du dykke dybere ned ved at fastsætte datoer for specifikke indsatser inden for hver fase, f.eks. indsats for donorforvaltning, indsats for påskønnelse og endda benchmarks til at måle succes undervejs.

Sluttelig skal du fastsætte en dato for, hvornår du forventer at nå dit mål. Husk dog, at disse datoer kan ændre sig – og selv om du gerne vil holde dig på sporet, er det forståeligt, hvis denne oprindelige tidslinje ændrer sig undervejs.

10. Politikker

Når du indsamler et stort antal gaver (for mange nonprofitorganisationer udgør kapitalkampagner deres største fundraisingindsats), er det afgørende at udarbejde politikker, der skal vejlede din kampagneindsamling.

Dine kampagnepolitikker bør besvare centrale spørgsmål om din kampagne. Overvej følgende spørgsmål:

• Hvilken varighed vil din kampagne have?
• Hvilken løfteperiode vil din kampagne have?
• Vil din kampagne medregne årlige gaver i dit overordnede mål?
• Hvilken slags gaver vil du medregne i dit mål, og hvordan vil du vurdere deres værdi?
• Hvordan vil du indhente gaver?
• Hvordan vil du forvalte gaver, når de er modtaget?

Søg at besvare så mange af disse spørgsmål (og eventuelle andre, der måtte opstå) på forhånd.

Hvis du har et klart sæt kampagnepolitikker, som du kan henvise til under hele din kampagne, vil du få et vigtigt og konsekvent grundlag for at træffe beslutninger om din kampagne. Dette vil indgyde tillid hos både dit team og dine donorer.

11. Case for Support

Det er let at fokusere på din case for support som det altoverskyggende dokument for din kapitalkampagne. Selv om det er en vigtig ressource, især når du virkelig går i gang med at indhente gaver, er det også vigtigt at undgå at lave en blank, men ineffektiv ressource.

Begynd udviklingen af din case for støtte med dette spørgsmål:

Hvad er det sprog, din kampagne vil bruge til at beskrive din kampagne og inspirere donorer til at give?

Disse oplysninger vil udvikle sig, mens du fortsætter med at planlægge din kampagne, og ideelt set vil budskabet være klart og effektivt, når du starter den offentlige fase af din kampagne.

Top 3 tips til din plan for en kapitalkampagne

Realiser din kampagneplan vil vokse og ændre sig

Som ethvert planlægningsdokument er din kampagneplan blot et startsted. Nogle af delene vil blive udviklet i løbet af din kampagne, og nogle aspekter kan ændre sig og flytte sig.

Du kan også tilføje dele. Du kan f.eks. udvikle en vejledning for frivillige, hvis frivilligt engagement bliver en mere fremtrædende del af din kampagne. Og du vil måske opdage, at din kommunikationsplan udvides og bliver mere komplet med tiden.

Sørg for at datere din kampagneplan, efterhånden som iterationerne udvikler sig. Når du opdaterer forskellige dele, skal du angive ændringerne ved at vise et versionsnummer og en dato på selve planen.

Søg om feedback fra vigtige støtter, efterhånden som din plan udvikler sig

Du kan føle dig fristet til – som en af de få med et fuldt fugleperspektiv på din kampagne – at konstruere dette levende dokument på egen hånd, uafhængigt af resten af dit team eller dine støtter. Det skal du ikke gøre!

Vi anbefaler, at du anlægger en samarbejdsbaseret tilgang. Lav et første udkast til din kampagneplan, og del den med forskellige dele af dit team:

1. Din bestyrelse.
2. Din kampagneplanlægningsudvalg.
3. Nøglemedarbejdere.

Generelt skal du, når du beder interessenterne om at give deres tanker og feedback om en plan under udvikling, styre deres forventninger ved at informere dem om, at du beder om feedback fra mange aktører og vil sammenfatte oplysningerne så vidt muligt.

Indhentér værktøjskassen til en kapitalkampagne

Vores sidste tip falder tæt på hjemmet, og det er dette: Tilkald The Capital Campaign Toolkit for at få hjælp, når du udarbejder din kapitalkampagneplan.

Selv om nogle måske vil argumentere for at investere i en tredjepartskonsulent til en kapitalkampagne, mener vi, at når nonprofit-fagfolk er mere involveret i planlægningen af deres kampagner, er kampagneplanerne bedre end dem, der i vid udstrækning er afhængige af en ekstern konsulent.

Med vores værktøjskasse får du adgang til:

• En plan i syv faser, hvor hver fase indeholder en trinvis vejledning.
• Arbejdsark, tjeklister og skabeloner, der sikrer, at der er taget højde for alle væsentlige aspekter af din kampagne.
• En guidet gennemførlighedsundersøgelse, der giver dig mulighed for at foretage din egen undersøgelse forud for kampagnen.
• Access til et fællesskab af nonprofit-fagfolk, der gennemfører kampagner ligesom dig, for at dele råd, visdom og ressourcer.
• Kompetent rådgivning fra holdet bag værktøjskassen til hovedstadskampagner, så du kan navigere rundt i udfordringerne i forbindelse med din kampagne.

Hvis du er klar til at tage fat på din kampagne, men kunne bruge lidt hjælp til at komme i gang og holde dig på sporet, kan værktøjskassen til hovedstadskampagner være løsningen for dig.