Ejer du en virksomhed? Du har sikkert også brug for at håndtere masser af post. Strømlin din posthåndtering ved at få alle pakker &sneglepost videresendt og administreret online.

Drift af en lille virksomhed er aldrig en nem opgave; afhængigt af hvilken branche og hvilke kunder du henvender dig til, skal du håndtere komplekse operationer, HR, statslige regler (og listen fortsætter). Hvad mere er, er, at der er flere administrative opgaver, der kræver opmærksomhed fra en i forvejen meget travl ejer.

På det tidspunkt, hvor denne blog skrives, har Covid-19 indfundet sig som en ny virkelighed. Fjernarbejdspladser, social distancering og ordrer om at blive hjemme, har forstyrret bogstaveligt talt alle virksomheder. De, der var i stand til at gå online, var i stand til at komme igennem stormen og fungere under nye omstændigheder. Lokale virksomheder som f.eks. restauranter, der ikke havde investeret massivt i digitale alternativer, havde ingen anden mulighed end at lukke ned.

Det blev afgørende at kunne hente posten; når alle arbejder hjemmefra, hvem vil så besøge kontoret bare for at hente posten? Meget besværligt og en stor tidsrøver.

Hvad er mailforwarding?

Når du normalt ville modtage post på din virksomheds adresse, meddeler du med postvideresendelse USPS, at de skal omdirigere postleveringen, og i stedet for at sende til din tidligere adresse videresender de al post til den nye adresse. Den bedste måde at tænke på dette på er, hvis en virksomhed flytter: Hvad sker der med alle de kontakter, som kun kender din tidligere adresse? Du ville være nødt til at gennemgå listen over alle venner, forretningsforbindelser & kunder, for at informere dem om adressen (noget, der slet ikke er praktisk.)

Med postvideresendelse bliver al din post omdirigeret fra din tidligere placering til din nye placering. Det eneste, du skal gøre for at få denne proces i gang, er at udfylde en adresseændring hos USPS. Og inden for et par dage er du klar til at gå i gang.

Hvordan du videresender erhvervspost

Nu, før vi går videre til den bedste måde at begynde at videresende erhvervspost på (dvs. ved at tilmelde dig en virtuel postkassetjeneste), skal vi se på, hvordan du blot kan bruge United States Postal Service til at ændre din virksomheds videresendelsesadresse.

Den første mulighed, som USPS tilbyder, er at åbne en postboks. Så uden videre vil vi gå direkte ind i detaljerne.

USPS PO Boxes for Business

PO boxes tilbydes på mange lokale postkontorer og kan bruges til både privat og erhvervsmæssig brug. De er sikre, tilgængelige og nemme at åbne online. Men det er værd at bemærke, at du stadig skal besøge postkontoret en eller to gange om ugen for at hente alt det, der er kommet ind; for nogle er dette nok til at afskrække dem.

Hvor du beslutter dig, vil vi se på fordele og ulemper ved at bruge en postboks som din postforsendelsestjeneste for virksomheder.

Fordelene ved postbokse

• Det er en sikker måde at modtage post på, mens du ikke er på kontoret.
• Du behøver ikke at bekymre dig om pakker, der ligger på dit dørtrin.
• Det er nemt at opbevare fortrolige dokumenter sikkert og privat.
• Du kan rejse til din postboks, når det passer dig.
• Der er nogle, der har åbent 24 timer i døgnet, 7 dage om ugen.

Ulemperne ved postkasser

• Du har intet andet valg end at gå til den fysiske postkasse en, to eller tre gange om ugen.
• Den er ikke så sikker som en virtuel postkasse, da den ligger lige ved siden af alle andres postkasse.
• Hvis dit kontor flytter langt væk, skal du skifte din postkasse, da den ikke flytter med dig.

USPS Business Mail Pickup

Denne mulighed er for dig, der modtager meget post (eller mange pakker og pakker, der er for store til den største postboks).

Hvordan fungerer det?

Postkontoret modtager alle dine postforsendelser til forretningsadresser, når dit kontor er flyttet, eller du er begyndt at arbejde hjemmefra på fuld tid. Derefter aftaler du et tidspunkt for afhentning af alle dine breve, pakker og pakker, du møder op, samler dem op, og så er du klar!

Hvordan kommer jeg i gang?

Hvis du er interesseret (selv om vi vil råde dig til at tjekke fordele og ulemper nedenfor, før du beslutter dig), kan du se her, hvordan du opretter afhentning af erhvervspost. Det tager ikke lang tid, du skal blot levere to former for legitimation og udfylde en formular.

1. Find PS Form 1093-C online.
2. Udskriv den ud.
3. Udfyld afsnittet “Application for Post Office Caller Service”.
4. Tag din udfyldte formular og to typer af statsgodkendt amerikansk legitimation med. Til din primære formular kan du bruge en af følgende (og sikre dig, at de enten er udstedt af en forbundsstat, en delstat eller en stamme):
   1. State driver’s license
   2. Non-førerkort
   3. Uniformed Service ID card
   4. US Armed Forces card
   5. Corporate identification
   6. US passport
   7. US paskort
   8. US paskort
   9. US university identification
   10. US permanent resident card
   11. Any ID-kort udstedt af United States Citizenship and Immigration Services
   12. US certificate of naturalization or citizenship
   13. Tribal identification card

Til dit sekundære ID-dokument, kan du medbringe et af følgende:

1. Lejeraftale
2. Påtegningsaftale
3. Trustbrev
4. Vælgerregistreringskort
5. Husforsikringspolice
6. Køretøjsregistreringskort
7. Forsyningsregistreringskort
8. Forsyningsregning
9. Formular I-94
10. Køretøjsforsikringspolice
11. Beslut, hvilken servicemulighed du ønsker. Det kan være 1 år eller 6 måneder.
12. Betal gebyret. Sørg for at gøre dette på det postkontor, hvor du vil bruge denne service er placeret. Du kan betale med et kredit- eller betalingskort, kontanter, check eller postanvisning.
13. Hent din erhvervspost, når du har brug for det.

Fordelene ved afhentning af erhvervspost

• Du kan modtage store forsendelser uden at skulle bekymre dig om, hvorvidt de passer i din postboks.
• Hvis der ikke er nogen postbokse til rådighed, er dette din chance for at få en endnu bedre service.
• Du kan hente din post, når det passer dig.
• Din virksomhed kan nemt skalere uden at frygte, at den ikke vil kunne klare tilstrømningen af post.

Ulemperne ved afhentning af erhvervspost

• Du ønsker måske ikke at betale for en postservice, der varer et år eller 6 måneder, især hvis du er en nystartet virksomhed, da det begrænser dig til ét sted.
• Du skal stadig rejse til et bestemt sted for at modtage din post.
• Det kan være ret tidskrævende afhængigt af rejsetiden.

Okay, nu hvor du er bekendt med de tjenester til videresendelse af erhvervsadresser, som USPS tilbyder, er det på tide at vise dig, hvor du virkelig bør sætte dine penge!

Hvorfor har din lille virksomhed brug for videresendelse af post?

Der er masser af grunde til, at din lille virksomhed har brug for videresendelse af post! Vi er ved at gennemgå hver enkelt efter tur, men hvis du ikke har meget tid, kan du bare gå ned til slutningen af dette afsnit, hvor du finder en liste med et hurtigt overblik.

Så, hvis du stadig er med os, så lad os springe direkte ind på alle de fordele, du vil høste, når du opretter en virtuel postforsendelsestjeneste.

Bekvemmelighed

Når en pakke sendes til dig og kræver, at du er til stede for at hente den, kan det være problematisk, hvis du tilfældigvis ikke er på kontoret, er på besøg på en arbejdsplads eller simpelthen har for travlt til at modtage din pakke. Det, som virksomhedsejere ender med at gøre, er at tilmelde sig en postboks til at modtage alle pakker og post. Det giver anledning til et nyt problem, nemlig at man skal afsætte en bestemt dag på ugen til at køre til det lokale postkontor, stå i kø og hente sin post. Men hvad nu, hvis du kunne få en person til at underskrive din pakke med din tilladelse og til en brøkdel af den pris, som det koster at få din sekretær til at gøre det? Hvad hvis du kunne anmode om, at pakken blev sendt på bestilling til din adresse for op til 80 % rabat på de typiske forsendelsespriser? Fordelen ved tidsbesparelsen og forsendelsesomkostningerne ved dette er ret indlysende.

Postsikkerhed

Når du får post på din lokation, kan den normalt være tilgængelig for stort set alle, der ønsker at få fingre i den. Fra ID-tyveri til posttyveri og alt derimellem, er det nok ikke den bedste idé at have post liggende på et sted uden overvågning, eller mens du er væk. Når du får din post outsourcet, bliver alle pakker opbevaret på et lager med 24/7 overvågningssystemer og sikkerhedspersonale på stedet. Der findes ikke noget mere sikkert sted at opbevare din sneglepost end hos en postekspeditionsvirksomhed.

Se skarp ud

Som virksomhed er der intet værre end at se uprofessionel ud, ikke sandt? Tja, hvis du er en onlinevirksomhed, eller hvis du blot har besluttet at registrere den under en postboks eller din hjemmeadresse, er det forbundet med en række problemer.

Der er ikke kun ekstra sikkerhedsproblemer, som du skal tage hensyn til (vrede kunder, der kender din bopæl osv.), men din virksomhed ser slet ikke professionel ud. En virksomhed, der er registreret med en postboks, ser helt sikkert ikke lige så godt ud som en virksomhed, der er registreret under en rigtig fysisk adresse.

Hjemmets privatliv

Vi har allerede berørt dette en smule, men når du beslutter dig for at bruge din hjemmeadresse til erhvervspost, udsætter du denne adresse for bogstaveligt talt enhver ondskabsfuld person på nettet. Vrede kunder, medarbejdere eller investorer kan få kendskab til din og din families opholdssted ved hjælp af en simpel Google-søgning. Hvis du registrerer din virksomhed med en rigtig fysisk adresse, som ikke er din hjemmeadresse, er dit privatliv og din familie beskyttet.

Permanent adresse

Hvad sker der, hvis du beslutter dig for at flytte din virksomheds beliggenhed? Du skal fortsat opdatere alle dine kontaktoplysninger, informere kunderne om en flytning og udfylde formularer til adresseændring hos USPS. Når du registrerer dig for en virtuel adresse, er denne adresse din for livet, uanset hvor du fysisk befinder dig. Tænk på det; ændrer du dit telefonnummer, når du flytter? Hvorfor skulle du derfor skulle du ændre din postadresse, når du gør det?

Streamlined Mail Management

Når du tilmelder dig en virtuel virksomhedsadresse, har alle medarbejdere mulighed for at håndtere indgående post digitalt. Der er ikke noget krav om, at nogen skal være på stedet, og virtuelt, fra deres eget kontor eller hjem, kan de med et par klik håndtere post online.

Det hurtige overblik over fordele og ulemper

For alle jer travle kaniner, der ikke har tid lige nu til vores fyldestgørende samtale, er her en hurtig opsummering af alt det, vi talte om ovenfor.

Er du klar? Lad os komme i gang!

forretningsfolk giver hinanden hånden

Den hurtige oversigt Fordele

• Bekvemmelighed – du behøver ikke at være til stede for at hente dit vigtige dokument eller din pakke, det gør en dygtig postbehandler for dig.
• Postsikkerhed – al din post opbevares i et sikkert anlæg komplet med videoovervågning 24 timer i døgnet og meget mere. Du vil ikke finde et sikrere sted end dette!
• Se skarp ud – det ser ikke særlig professionelt ud at have din hjemmeadresse som din virksomhedsadresse. Med en virtuel postkasse er dette problem løst.
• Hjem privatlivets fred – det kan blive rodet at bruge din hjemmeadresse til forretning. Vrede kunder, utilfredse investorer og rasende medarbejdere vil kunne finde dig og dine kære utroligt
• Permanent – du behøver aldrig at gå igennem besværet med at ændre din postadresse, hver gang du skifter kontor!
• Streamlinet posthåndtering – alle dine medarbejdere kan få adgang til dit kontors post fra en smartphone-app eller deres computer. Ingen behøver at være på stedet.

Okay, så hvad er ulemperne her så? Alting har en ulempe, ikke sandt?

Ja, men fordelene ved at tilmelde sig en virtuel postvideresendelsestjeneste opvejer drastisk de potentielle ulemper. Uanset hvad, vil vi kort snakke om de ting, der ikke er så gode ved et virtuelt postkasse-system. (Hint: når vi sagde “ting”, mente vi “ting”, da der kun er én potentiel ulempe)!

Den hurtige oversigt Con

• Ekstra omkostninger – dette gælder især for nystartede virksomheder. Vi har erfaret, at mange nye virksomheder ikke ønsker at pådrage sig de ekstra omkostninger, som erhvervsadressespedition foreslår. Det er dog vigtigt at huske, at en virtuel postkasse vil give dig et enormt afkast af din investering (hvis du kigger på fordelene ovenfor, kan du se det!).

Bottom line