FreshBooks startede sit liv som en faktureringsløsning. I løbet af årene har den udvidet sit omfang og er vokset til at blive den mest populære online regnskabstjeneste for enkeltmandsvirksomheder og nystartede virksomheder. Dens popularitet strækker sig i mange tilfælde til små og mellemstore virksomheder (SMB’er). Webstedet gennemgik en større opdatering for et par år siden, og mange funktioner i FreshBooks “Classic” blev efterladt, selv om de fortsat bliver genintroduceret. Dette nye FreshBooks er det bedste valg for de mindste virksomheder på grund af dets ekstraordinære brugervenlighed og æstetiske egenskaber – og dets smarte udvalg af funktioner. Det er vores redaktørers valg i kategorien freelancere.

Hvor meget koster FreshBooks?

FreshBooks fås for 15 dollars om måneden for Lite-abonnementet, som giver dig mulighed for at fakturere op til fem kunder. For 25 dollars om måneden kan du fakturere 50 kunder med Plus-planen, og for 50 dollars om måneden kan du fakturere op til 500 kunder med Premium-planen (nogle kunder har bedt om et niveau mellem Plus og Premium, så de kan fakturere mellem 50 og 500 kunder).

Anpassede priser er tilgængelige over dette niveau. Ud over antallet af klienter, der kan betjenes, tilbyder alle abonnementer de samme funktioner (selv om nogle er tilføjet mellem niveauerne), og du kan også nyde godt af en 30-dages gratis prøveperiode på alle niveauer. FreshBooks er dyrt sammenlignet med de gratis Wave og Sunrise, men dets brugervenlighed og stramt fokuserede funktioner gør det prisen værd.

Det gamle FreshBooks og det nye

FreshBooks’ websted har undergået nogle meget betydelige ændringer. Det vigtigste er, at FreshBooks nu overholder reglerne for dobbelt bogføring, den bogføringsmetode, der er standard i branchen, som revisorer og andre regnskabshjemmesider for små virksomheder bruger.

Hvordan påvirker denne ændring den måde, du bruger FreshBooks på? For det meste gør den det ikke. Du udfører stadig aktiviteter som f.eks. oprettelse af fakturaer, tidsregistrering og modtagelse af betalinger på samme måde, som du altid har gjort. Men dine regnskabsposter har fået en ny, solid ramme, der giver en mere struktureret bogføring og et bedre indblik i din økonomi. Mere specifikt har FreshBooks nu en kontoplan og en hovedbog, to nye konti, Andre indtægter og Omkostninger ved solgte varer (COGS), bankafstemning og to yderligere finansielle standardrapporter (Prøvebalance og Balance).

FreshBooks har stadig ikke inkorporeret alle de værktøjer, der findes i FreshBooks Classic, men i år er der kommet et stort værktøj med i FreshBooks: lageropgørelse. Der er også tilføjet en ny brugerrolle (manager), automatisk kilometertælling i iOS-appen og checkout-links (kunder kan foretage betalinger uden at blive faktureret). Entreprenører kan spore deres egen tid, og ledere har større kontrol over rapporter. Der er to nye faner i Projekter: Fakturaer og Udgifter. FreshBooks har også tilføjet adskillige forbedringer til fakturaer og den overordnede arbejdsgang. Der er f.eks. en ny fanebladet Vis udskrift. Fakturaer viser nu ikke-faktureret tid og udgifter. Kundebeskeden kan tilpasses, og kunderne kan også foretage delvise betalinger. FreshBooks har foretaget flere forbedringer (både store og små) af sin tjeneste end noget andet websted, som jeg har gennemgået.

En effektiv brugergrænseflade

FreshBooks har også forbedret sin onboarding-proces. Den stiller først et par grundlæggende spørgsmål om din virksomhed (f.eks. hvad du laver, og hvordan du fakturerer). Du angiver kontaktoplysninger og opfordres til at invitere dine teammedlemmer til at oprette konti. Herefter fører Freshbooks dig ind på hovedwebstedet, hvor du møder en boks med tre opsætningstrin. Et af disse er at tilpasse dine fakturaer (mulighederne er begrænset til to skabeloner, logo, baggrundsfarve og to skrifttyper). Jeg havde nogle problemer med at tilføje mit logo. De fleste websteder beder bare om en grafikfil og placerer logoet på salgsformularen. FreshBooks tager din fil og bruger den til at udfylde en aflang boks. Så jeg kunne kun inkludere en del af mit logo.

Når du lukker opsætningsboksen, er du på webstedets Dashboard, uden yderligere vejledning om, hvordan du kommer i gang. Wave og Xero tilbyder langt bedre onboarding-værktøjer, der guider dig gennem adskillige opsætningstrin.

Dashboardet giver dig et hurtigt overblik over din virksomheds økonomiske status. Der er fem diagrammer. Udestående indtægter fortæller dig, hvem der skylder dig penge, og hvem der er bagud med betalingerne. Total Profit giver dig naturligvis et realtidstal for dit aktuelle overskud eller tab. Du kan ændre datointervallet for denne grafik. Udgifter viser dine udgifter efter kategori. FreshBooks tilføjede to mere sidste år: Indtægtsstrømme og Ufaktureret tid.

Links til support og til en side, der beskriver, hvad der er nyt i FreshBooks, vises i nederste højre hjørne. Links øverst til højre fører dig til sider, hvor du kan invitere teammedlemmer (herunder en revisor) på forskellige tilladelsesniveauer og oprette nye poster og transaktioner. Desværre skal du scrolle meget for at se diagrammerne, og der er ingen to-do liste, som i GoDaddy Bookkeeping.

En lodret rude til venstre for dashboardet viser navigationslinks til værktøjets kerneområder: Dashboard, Kunder, Fakturaer, Betalinger, Udgifter, Skøn, Tidsregistrering, Projekter, Mit team, Integrationer, Rapporter, Regnskab og Tilføjelser. Klik på linket over denne liste, ved siden af dit firmanavn, og en liste over webstedets indstillinger åbnes. Her kan du f.eks. tilføje yderligere virksomheder, kontakte support, oprette vare- og serviceregistreringer og integrere apps fra tredjeparter (der er over 100 nu).

Du kan også oprette to forbindelser, der er afgørende for FreshBooks’ drift. Hvis du indtaster dine loginoplysninger for de finansielle institutioner, som du har konti hos, opretter FreshBooks forbindelse til deres websteder og importerer dine kontotransaktioner. Og hvis du tilmelder dig FreshBooks Payments eller Stripe, kan du begynde at acceptere kreditkort. Endelig fører det lille klokkeikon øverst til venstre dig til opdateringer om dine kunder, teammedlemmer og andre forretningsspørgsmål.

Samlet set har FreshBooks de enkleste, mest intuitive og mest attraktive skærmbilleder af alle de tjenester, jeg har gennemgået for nylig. Det er lettere at læse ved et blik end Kashoo, for eksempel. Det kan dog tage et stykke tid for en bruger af den gamle FreshBooks grænseflade at orientere sig. Heldigvis tilbyder FreshBooks masser af vejledning, herunder en søgbar hjælpedatabase og e-mail- og telefonsupport.

Skabelse af fakturaer i FreshBooks

Klik på fanen Fakturaer i værktøjslinjen for at åbne et skærmbillede, der fortæller dig alt, hvad du skal vide om din status for dine debitorer (selvom webstedet ikke bruger det regnskabsmæssige udtryk). Når fanen “fra mig” er fremhævet (“til mig” åbner en side for fakturaer, du har modtaget fra andre FreshBooks-brugere), kan du se beløbsstørrelser i dollar for fakturaer, der er forfaldne, udestående og i kladdefasen. Nedenfor er der links til dine senest opdaterede fakturaer. En liste over alle fakturaer og tilbagevendende skabeloner vises nederst.

FreshBooks’ fakturaside giver en masse oplysninger om dine seneste og historiske fakturaer.

FreshBooks understøtter yderligere to typer transaktioner: overslag og forslag, som begge kan konverteres til fakturaer. Et forslag er en meget mere detaljeret version af et overslag, som kan underskrives af kunden ved accept (FreshBooks tillader elektroniske underskrifter). Det kan indeholde beskrivende tekst og tabeller og kan strække sig over flere sider. Ingen konkurrerende værktøjer tilbyder en så avanceret mulighed. Som noget nyt siden vores sidste gennemgang er muligheden for at oprette retainers, som du kan bruge, når du opretter et løbende forretningsforhold med en kunde, der måske kræver en mere kompleks fakturering.

For at komme i gang her skal du klikke på Ny faktura. Der åbnes en fakturaskabelon med dine kontaktoplysninger og dit logo, den aktuelle dato og forfaldsdato samt et fakturanummer udfyldt. Du udfylder resten ved at vælge varer eller tjenester og indtaste mængder. Hvis du allerede har oprettet salgsafgiftssatser, bør den korrekte sats være tildelt. Du kan tilføje en rabat, hvilket mange websteder tillader. Men du kan også anmode om et depositum og opsætte en betalingsplan. Sidstnævnte er unikt for FreshBooks. Når den er færdig, kan du gemme eller sende den.

FreshBooks giver dig en vis kontrol over udseendet af dine fakturaer.

En advarsel her: Det er en af disse ting, der er vigtigt at bemærke: Gebyrer for FreshBooks er baseret på det antal kunder, du udpeger som aktive. Hvis du tilføjer en ny kunde under faktureringsprocessen, og du tidligere havde fem aktive kunder (hvilket er den øvre grænse for det første prisniveau), vil FreshBooks fakturere dig til den højere pris fra din næste betalingsdato.

Dine kunder kan foretage betalinger til dig ved hjælp af FreshBooks’ egen betalingsfunktion (som faktisk er rebranded fra betalingsbehandlingstjenesten WePay). Det koster 2,9 procent plus 30 cent pr. transaktion, hvilket reelt er branchens standard. Du kan også acceptere betalinger via Stripe.

FreshBooks gør dine mest almindeligt anvendte fakturaindstillinger tilgængelige for dig, når du arbejder på en faktura.

Du kan også opsætte moms direkte fra dine fakturaer. Der er et link Tilføj skatter og afgifter direkte under hver enkelt vares sats. Klik på det, og der åbnes et lille vindue, hvor du kan definere flere salgsafgifter. Du kan enten markere et afkrydsningsfelt for at anvende disse afgifter på alle poster på fakturaen eller tildele dem individuelt. FreshBooks integrerer ikke direkte med en salgsafgiftstjeneste som guldstandarden Avalara, men selv uden dette håndterer FreshBooks salgsafgifter som de fleste konkurrenter gør. Rapporten Salgsskatteoversigt hjælper dig med at udfylde eventuelle nødvendige relaterede rapporter.

Kontekstafhængige indstillinger

Når du arbejder på fakturaer, viser FreshBooks links til kontekstafhængige indstillinger. Dette er unikt for FreshBooks. Andre værktøjer har én kæmpe sektion af webstedet, hvor du definerer alle indstillingerne. Denne kontekstfølsomhed er en fantastisk funktion, som sparer tid og hele tiden minder dig om de tilgængelige muligheder. Du kan f.eks. skifte til en anden fakturastil her. Du kan også få fakturaen til at gentage sig med bestemte intervaller, enten automatisk eller manuelt, og du kan indstille onlinebetalinger. Yderligere kontekstafhængige indstillinger vises, når du gemmer en faktura.

Hvis du bruger en hvilken som helst version af FreshBooks undtagen Lite, kan du sende påmindelser med bestemte intervaller og opkræve gebyrer for forsinkelse, hvilket er usædvanligt i denne gruppe af værktøjer. Du kan også genåbne alle gemte fakturaer og redigere den, eller du kan klikke på knappen Flere handlinger for at få yderligere opgaver, f.eks. sende formularen pr. e-mail, anvende en betaling eller oprette en PDF-fil. Du kan også se fakturaens historik.

Kontakter og udgifter i FreshBooks

Når du opretter en ny klientpost i FreshBooks, angiver du i princippet kun kontaktoplysninger. Men din klienthjemmeside vil efterhånden blive udfyldt med oplysninger. Klientregistreringer viser deres kontakt som digitale visitkort af en slags. De indeholder felter til hver klients navn, postadresse og e-mailadresse samt telefonnumre. Et diagram ved siden af klientkortet viser, hvor meget udestående indtægter der er tilknyttet den pågældende klient, og opdeler det i udkast til fakturaer, tilgængelig kredit, ikke-faktureret tid og ikke-fakturerede udgifter. Nedenfor er der en tabel, der viser lister over fakturaer, forskud, kredit, udgifter, overslag, tidsregistrering, projekter og rapporter for den pågældende klient. Du kan skifte mellem dem ved at klikke på faner.

Mens du registrerer individuelle udgifter i FreshBooks, kan du ændre nogle indstillinger i farten og vedhæfte en kvittering.

Klik på fanen Relationer øverst på skærmen for at se en transaktionshistorik. Dette er et fantastisk, omfattende sæt skærmbilleder, der er uden sidestykke i denne gruppe af websteder.

Hvis du har tilsluttet en eller flere bankkonti til FreshBooks, får du vist en liste over de seneste transaktioner, når du klikker på fanen Udgifter i den venstre lodrette rude. FreshBooks forsøger automatisk at kategorisere disse (med valgmuligheder som Professionelle tjenester, Leverancer, Måltider & Underholdning, Personligt osv.), når de kommer ind, men det rammer ikke altid plet. Du er nødt til at træne den i starten ved at rette ukorrekte kategorier, hvilket du bestemt bør gøre, da disse oplysninger er meget vigtige til brug i rapporter og skatter.

Hvad enten du indtaster en udgift manuelt eller redigerer en, du har importeret, kan du tilføje eller ændre en masse detaljer. De fem senest opdaterede udgifter vises øverst på skærmen Udgifter; de ligner striber af kassetape. Individuelle udgiftsposter på listen nedenfor, der indeholder felter for leverandør, kategori, dato, kilde, klient/projekt/beskrivelse og beløb/skat/status. Du kan vedhæfte en fil, trække og slippe et kvitteringsbillede, markere udgiften som fakturerbar til en bestemt klient, ændre valutaen og angive den som omkostning for solgte varer (Cost of Goods Sold (COGS)). Ingen konkurrent i denne gruppe tilbyder så omfattende udgiftsregistreringer. Men FreshBooks anslår ikke kvartalsvise indkomstskattebetalinger, som Intuit QuickBooks Self-Employed og GoDaddy Bookkeeping gør.

Enkle projektstyringsværktøjer

FreshBooks tilbyder rigere projektstyringsfunktioner end konkurrenterne. For at komme i gang skal du give dit projekt et navn og tildele teammedlemmer til det som administratorer, ledere, medarbejdere eller entreprenører (hver rolle har sine egne adgangsbegrænsninger). Du kan tildele det til en ekstern klient, hvis du udfører projektet for en anden person, så de kan samarbejde og blive faktureret, og du kan indtaste et timebudget og en slutdato. Du har to faktureringsmuligheder: timeløn eller fast projektsats. Hvis du vælger timeløn, kan du vælge mellem en enkelt timesats eller satser pr. teammedlem eller tjeneste.

FreshBooks giver dig mulighed for at dokumentere dine projekttimer og udgifter grundigt. Den giver en detaljeret oversigt over projektet.

For at angive tjenesterne for et projekt skal du klikke på knappen Tilføj tjeneste og skrive et beskrivende navn. FreshBooks tilføjer hver enkelt til en liste over alle de tjenester, du har tilføjet, som vises, hver gang du opretter et nyt projekt. Når det er tid til at begynde at tilføje tidsposter for dit projekt, har du to muligheder: Du kan starte og stoppe en timer eller indtaste timerne manuelt ved at udfylde felterne i et lille vindue. Du kan også tilføje udgifter her og øremærke både dem og tidsposter som fakturerbare.

Hvert projekt har sin egen hjemmeside, hvor du kan gennemgå dine poster og tilføje flere, samt udveksle meddelelser med dine teammedlemmer.

Fakturskabeloner indeholder ikke et felt for Projekt, men du kan naturligvis fakturere kunderne for de udførte timer og udgifter. Når du vælger en klient i en faktura, der har et af disse elementer, kan du se dem på listen, der kommer nedad. Klik på Tilføj for at medtage det på fakturaen, og der åbnes et nyt vindue, som viser ikke-faktureret tid og udgifter. Du kan vælge alle de poster, du vil have med, og de vises som poster, når du vender tilbage til fakturaen. Både tidsregistreringer og projekter kan automatisk konverteres til fakturaer.

FreshBooks’ mobilapps

FreshBooks tilbyder Android-apps og iOS-apps, der stort set ligner hinanden. Appene er nemme nok at bruge, men de tilbyder ikke den ekstraordinære brugeroplevelse, som du får på hovedwebstedet. De er ret almindelige. FreshBooks-appen åbner til et dashboard, der indeholder tre kritiske diagrammer: Udestående indtægter, samlet fortjeneste og samlede udgifter. Ikoner i bunden af skærmen fører dig til værktøjets arbejdsområder, hvor du kan se, tilføje og redigere data, der er indeholdt i fakturaer, udgifter, tidsregistrering, estimater og klientregistreringer. Der er meget, du ikke kan gøre på mobilapps, f.eks. arbejde med projekter og rapporter, men du kan få adgang til webstedets kernefunktioner, som du sandsynligvis vil bruge uden for kontoret.

Du kan ikke gøre alt det på FreshBooks’ mobilapps, som du kan gøre i din browser, men du kan tilføje, se og redigere vigtige data.

IOS-appen har en ny funktion, som jeg kun har set på QuickBooks Online- og QuickBooks Self-Employed-appene: automatisk kilometertælling. Du kører appen med Location Services slået til, og FreshBooks sporer dit kilometertal, mens du kører. Du kan registrere ture som personlige eller erhvervsmæssige og gå tilbage og tilføje ture, hvis du har glemt en tur.

Reklamere prisen

Hvis du aldrig har brugt FreshBooks før, bør du ikke have store problemer med at lære, hvordan den nuværende version fungerer. FreshBooks’ design er enestående, og navigationsværktøjerne er intuitive. Vi anbefaler dog, at du tjekker med virksomheden, før du skifter fra FreshBooks Classic, for at sikre dig, at dine must-have-funktioner er der.

Freelancere, der håber på at kunne administrere deres penge på en kompetent måde, har brug for de bedste værktøjer til fakturering og tidsregistrering, udgiftsstyring og klientregistrering samt rapportering, der er tilgængelige. De skal hurtigt kunne komme ind og ud af webstedet for at udføre deres arbejde, og det skader ikke, hvis webstedets brugergrænseflade og navigationsværktøjer også er de bedste i deres klasse. FreshBooks tilbyder alt dette og mere til. Det er igen vores Editors’ Choice-vinder inden for regnskab til enkeltmandsvirksomheder, freelancere og meget små virksomheder.

Mens FreshBooks er et enestående valg for freelancere og uafhængige entreprenører, mangler det en masse funktioner, som større, mere komplekse virksomheder har brug for. Intuit QuickBooks Online vinder vores Editor’s Choice for små virksomheders online regnskab.

Mens du overvejer din pengesituation, kan du også tage et kig på vores historier om de bedste tjenester til personlig økonomi og den bedste software til skatteforberedelse.