Dette er et vigtigt indlæg. Det ved du, fordi det indeholder unødvendige store bogstaver.
Dette er forbandelsen af tilfældig storskrift, misbrug af store bogstaver for at få ting til at fremstå vigtigere, end de er.
Nogle ting er beregnet til at være tilfældige, såsom venlige handlinger og de vindende lottotal. Kapitalisering bør aldrig være tilfældig. Tilfældige versaler tvinger læserne til at standse op i et mikroøjeblik for at gætte, hvorfor et bestemt ord er skrevet med store bogstaver, og når de så indser, at det ikke burde være det, justerer de nedad deres opfattelse af forfatteren, og hvad han eller hun forsøger at sige.
Grammatik har strenge regler for, hvornår og hvad der skal skrives med store bogstaver, men disse regler ignoreres ofte i dårlige forretningstekster. Resultatet er en tekst, der ligner Uafhængighedserklæringen (“. . . . at de af deres skaber er udstyret med visse umistelige rettigheder, at blandt disse er liv, frihed og stræben efter lykke.”) eller en Winnie-the-Pooh-bog (“‘Hvis jeg ved noget om noget, så betyder det hul kanin,” sagde han, “og kanin betyder selskab,” sagde han, “og selskab betyder mad og lyt til mig og sådan noget.”)
Ingen af de to stilarter passer godt til en kvartalsrapport.
Hvorfor gør folk det? Fordi de tror, at store bogstaver er lig med vigtighed. Andre, der er i tvivl og usikre på reglerne, vælger som standard at skrive med store bogstaver. Faktisk ville de oftere være korrekte, hvis de valgte små bogstaver som standard.
Så, en hurtig opsummering af det grundlæggende om, hvornår og hvad der skal skrives med store bogstaver (med de sædvanlige forbehold om, at der er undtagelser fra alle regler, og at jeg ikke behandler alle situationer, men kun dem, der forekommer hyppigst i forretningsskriverier.):
- Egennavne – Generelt skal du skrive navne på personer, steder og ting med store bogstaver.
Forkert: Groucho Marx var en komiker, der lavede film i Hollywood, bl.a. “Duck Soup”. Han var en pioner inden for nihilistisk humor.
Korrekt: Groucho Marx var en komiker, der lavede film i Hollywood, herunder “Duck Soup”. Han var en pioner inden for nihilistisk humor.
Groucho Marx, Hollywood og “Duck Soup” skrives altid med stort, fordi de er egennavne for henholdsvis en person, et sted og en ting. Ordene “komiker”, “pioner” og “nihilistisk humor” skrives med små bogstaver, fordi de er ukorrekte eller almindelige navneord, som beskriver generelle ting.
Korrekt: Den nye kampagne skulle resultere i en større markedsandel.
Korrekt: Den nye kampagne bør resultere i større markedsandel.
Kampagne og markedsandel er almindelige navneord og kræver ikke store bogstaver.
Der skal også sættes store bogstaver på adjektiver, der er afledt af egentlige navneord, såsom “en Shakespeare-tragedie” og “en freudiansk slip”.
2. Titler – Skriv titler med stort, når de kommer før et navn, men ikke efter: Afdelingsdirektør Rufus T. Firefly, ikke Rufus T. Firefly, afdelingsdirektør. Og professioner er ikke titler, så de skal ikke skrives med stort. Skriv ikke Softwareudvikler Margaret Dumont; skriv softwareudvikler Margaret Dumont.
Det er ikke nødvendigt at skrive en titel med stort, hvis den ikke bruges sammen med titelindehaverens navn, f.eks. formand, præsident eller professor. De fleste lederbiografier er fulde af dårlige eksempler: Fra 2008 til 2011 var Otis B. Driftwood direktør for R&D hos Acme Corp. Han forlod virksomheden for at blive professor i biologi ved Huxley University.
Tricky undtagelse I – Skriv ikke en titel med stort før et navn, hvis der er et komma imellem, dvs.: December måneds sælger i december, Jeffrey Spaulding, nægter at afgive sin reserverede parkeringsplads til månedens vinder.
Tricky undtagelse II – Skriv titler, der erstatter en persons fornavn, med stort: General Grant, professor Wagstaff.
3. Afdelinger m.v. – Det er i orden at skrive med stort, når der henvises til en bestemt afdeling eller officiel enhed, f.eks. har Human Resources beordret Salgsafdelingen til at holde op med at anstifte vandpistolkampe med andre afdelinger. Store bogstaver betyder, at skribenten henviser til specifikke afdelinger. Du må ikke skrive salg med store bogstaver, når du henviser til noget generelt, f.eks. hvis salget stiger igen i år, har vi råd til nye Super Soakers.
4. Citater – Skriv det første ord i et citat med stort, hvis det indleder en hel sætning, men ikke hvis de citerede ord kun er en del af en sætning.
Korrekt: Vicepræsident Lionel Q. Deveraux sagde: “Et Super Soaker-angreb mere, og jeg vil slå hårdt ned på salgsafdelingen.”
Også korrekt: Vicepræsident Lionel Q. Deveraux sagde: “Et Super Soaker-angreb mere, og han vil “slå hammeren ned” på Sales.
Husk, at det er helt i orden at skrive en sætning, der har et enkelt stort bogstav i begyndelsen. Der er ingen præmie for yderligere store bogstaver, og en kommunikation bliver ikke vigtigere i forhold til antallet af store bogstaver.
Husk dette, for det er meget vigtigt.