Ledelsesfunktionerne på tværs af virksomheder og brancher kan inddeles i fire hovedkategorier – planlægning, organisering, ledelse og styring. Man kan også forstå dem som de fire grundlæggende funktioner, som ledere skal udføre. Traditionelt set har ledelse og kontrol været de mere synlige aspekter af ledelsesopgaverne. De to første opgaver for en leder er dog også lige så vigtige. Selv om POLC-rammen måske ikke nøjagtigt skildrer alle dimensionerne af en leders rolle, er den stadig tilstrækkelig til at forstå ledernes rolle i erhvervsorganisationer. Rammen er nyttig med hensyn til at forstå ledernes rolle og de daglige aktiviteter, de udfører for at nå de organisatoriske mål og målsætninger.
POLC-ramme: Fire funktioner i ledelse
Planlægning:
Der foregår dagligt meget planlægning i organisationer. Planlægning anses for at være et vigtigt indledende skridt, før man starter et nyt projekt eller sætter et nyt mål. Planlægning omfatter hovedsagelig fastsættelse af mål og derefter fastlæggelse af kursen for at nå disse mål. Ledere bør forblive opmærksomme på deres branchemiljø og udarbejde prognoser baseret på de tilgængelige data og oplysninger om fremtiden for deres virksomhed. Planlægning er imidlertid ikke så enkelt, som det ser ud, for for ledere skal være gode beslutningstagere for at kunne planlægge med succes. Selv om planlægning omfatter flere trin, begynder den med en miljøscanning. Lederne skal først scanne deres omgivelser for at kende deres branchemiljø, det overordnede økonomiske miljø, konkurrenceniveauet og kundernes behov og præferencer.
Når de har indsamlet oplysninger om alle disse faktorer og gennemført en analyse, skal lederne forsøge at opstille prognoser på baggrund af resultaterne. De prognoser, som lederne laver, er grundlaget for planlægningen. Målsætninger er udsagn, der skitserer de resultater, der skal opnås, og tidsrammen for opnåelse af resultaterne. Lederne skal opstille mål som en del af planlægningsprocessen. Ud over at fastlægge kursen for at nå disse mål bør planlæggerne også fastlægge alternative kurser for at nå de skitserede mål. Før de beslutter sig for den endelige fremgangsmåde, skal lederne overveje de forskellige fremgangsmåder og vælge den bedste fremgangsmåde. Når lederne har valgt den bedste fremgangsmåde, skal de formulere de nødvendige skridt til gennemførelse af planen og sikre, at planen gennemføres effektivt. Da der findes forskellige typer af planer, findes der også flere typer planlægning. Inden for virksomhedsledelse er der hovedsageligt tre typer planlægning (baseret på planens betegnelse), som omfatter strategisk, taktisk og operationel planlægning.
Strategisk planlægning er processen med at analysere en virksomheds styrker, svagheder, muligheder og trusler og derefter planlægge for en konkurrencedygtig positionering og hurtigere vækst på baggrund af analysen. Oftest er det topledelsen, der er involveret i den strategiske planlægning, og de strategiske planer har en lang tidshorisont, f.eks. tre til fem år. Hovedgrundlaget for den strategiske planlægning er i de fleste tilfælde virksomhedens mission statement, som forklarer den grundlæggende årsag til virksomhedens eksistens.
Taktisk planlægning på organisatorisk niveau understøtter den strategiske planlægning og udføres hovedsageligt for at gennemføre den strategiske plan med succes. Det er mellemliggende planlægning og kortsigtet i forhold til den strategiske planlægning.
Operationel planlægning er kortsigtet planlægning og understøtter de to første typer planer inden for organisationen. Den fokuserer hovedsagelig på at udvikle trin og handlinger, der kan bidrage til en vellykket gennemførelse af de strategiske og taktiske planer. Strategisk planlægning og taktisk planlægning tager hensyn til de mere langsigtede mål, men operationel planlægning fokuserer på succesen af de to første typer planer på kortere sigt. Udløbet for operationel planlægning er generelt mindre end et år som månedlig planlægning eller halvårlig planlægning.
Organisering:
En virksomhed kan kun udnytte sine ressourcer fuldt ud, hvad enten det drejer sig om finansielle, operationelle eller menneskelige ressourcer, hvis de er ordentligt organiseret. Organisation er den funktion af ledelse, der betragtes med udvikling af en organisatorisk struktur og derefter allokering af menneskelige ressourcer effektivt for at opnå de organisatoriske mål. Den organisatoriske struktur, som generelt er repræsenteret ved et organisationsdiagram, danner for det meste rammen for koordinering af indsatsen på tværs af organisationen.
Den organisatoriske funktion i ledelsen er imidlertid ikke begrænset til blot at udvikle organisationsdiagrammet, men omfatter også udformningen af de enkelte job. Den indebærer også at beslutte de opgaver og ansvarsområder, der er knyttet til de enkelte stillinger, samt hvordan
disse opgaver udføres. På det organisatoriske niveau indebærer organisering en opdeling af de organisatoriske aktiviteter i separate funktioner. Organisationer driver deres forretningsaktiviteter på forskellige grundlag. Nogle gange kan forretningsaktiviteterne f.eks. ud over at være opdelt i funktioner også foregå på et geografisk grundlag eller på grundlag af produktsegmenter. Internationale organisationer anvender generelt flere forskellige grundlag for segmentering af deres aktiviteter. Mange organisationer bruger også kundesegmentering til at organisere deres aktiviteter effektivt. På enhedsniveau eller jobniveau indebærer organisering, hvordan man udformer job for at allokere menneskelige ressourcer effektivt.
Ledelse:
I dagens industrimiljø skal ledere også være effektive ledere for at kunne inspirere deres tilhængere til at udføre deres opgaver med succes. Hvis ledere kan lede effektivt, motiverer det deres underordnede til at gøre en indsats for at nå de organisatoriske mål. Selv om ledere er forskellige fra ledere, er der altid en vis grad af ledelse involveret i en leders arbejde. Det betyder, at nogle lederegenskaber hos ledere hjælper dem til at være mere effektive i deres arbejde. Ifølge Kotter kan lederfærdigheder erhverves og finpudses ligesom ledelsesfærdigheder.
Den moderne erhvervsorganisation er kendetegnet ved en masse kompleksitet og forandringer, hvor virksomhedsledere ikke kan få succes uden ledelsesfærdigheder. En leders job indebærer også at motivere sine underordnede til at yde en indsats, så opgaverne kan udføres inden for den ønskede tidsramme. På grund af den høje grad af tvetydighed og usikkerhed i det nuværende miljø er virksomhedsledere nødt til at tænke og handle som ledere. De er nødt til at kommunikere prioriteter på en sådan måde, at deres organisation kan reagere hurtigere. Der er akkumuleret en stor mængde forskning, som viser, at for at få succes skal ledere tænke som ledere.
Controlling:
Controlling er også en vigtig ledelsesfunktion, der sikrer, at organisationens præstationer er i overensstemmelse med de fastsatte standarder, og at målene bliver opfyldt. Der er tre trin involveret i controlling, som omfatter fastsættelse af standarder, sammenligning af præstationer i forhold til disse standarder og derefter korrigerende foranstaltninger, når det er nødvendigt. På organisatorisk niveau fastsættes præstationsstandarder generelt i finansielle eller operationelle termer. Præstationsstandarderne kan være finansielle som f.eks. nettoindtægter, nettoindtægter og samlede driftsomkostninger eller ikke-finansielle som f.eks. producerede nettoenheder, produktkvalitet og kundeserviceniveau. Lederne anvender forskellige skalaer til at måle præstationen, herunder regnskaber, salgsrapporter, præstationsvurderinger og resultater af kundetilfredshedsundersøgelser. I et vist omfang er ledere fra alle niveauer i en organisation involveret i kontrolfunktionen.
Men mange gange forveksles kontrol imidlertid med ledernes personlige kontrol over deres underordnede medarbejdere. Controlling er ikke ensbetydende med at manipulere medarbejdernes adfærd eller personlighed. I stedet indebærer controlling, at lederne træffer de nødvendige foranstaltninger for at sikre, at deres underordnedes indsats er i overensstemmelse med de organisatoriske og afdelingens mål.
For at opnå en effektiv kontrol er det imidlertid nødvendigt med en effektiv planlægning. Bortset fra det skal lederne også få en forståelse af, hvor den grundlæggende årsag til afvigelser fra standarderne ligger. Budgetrevisioner og resultatrevisioner er to traditionelle controllingmekanismer. En budgetrevision giver mulighed for at få en forståelse af, hvor og hvordan det planlagte budget bliver brugt. På samme måde giver en resultatrevision mulighed for at forstå, om de indberettede tal afspejler de faktiske resultater eller ej. Selv om controlling primært tænkes i finansielle termer, bør ledere også anvende det på produktion, andre driftsområder og virksomhedspolitikker.
Selv om POLC-rammen er blevet kritiseret for ikke at beskrive ledernes ansvarsområder fuldstændigt og præcist, anses den i vid udstrækning for at være den bedste ramme til at beskrive de opgaver, som ledere udfører inden for organisationer. Selv om ledernes roller har ændret sig meget med skiftende tider, forventes det stadig af ledere verden over, at de udfører disse fire grundlæggende funktioner. Ledernes rolle er blevet meget mere kompleks i takt med, at tvetydigheden og usikkerheden i industrimiljøet er blevet ved med at vokse tiden, omfatter ledernes arbejdsopgaver stadig disse fire grundlæggende funktioner. Der findes også andre rammer for forståelsen af ledelsesfunktioner, herunder den af Henry Fayol.