I mange år har mange virksomheder betragtet it-organisationen som et reaktionært omkostningscenter. Hvis nogen i virksomheden havde brug for en computer, en server, et stykke software eller noget andet, så gik it-afdelingen ud og købte det, og så var det det. Med tiden blev it-landskabet et broget kludetæppe, som var svært at administrere, vedligeholde, supportere og holde sikkert.

Under disse omstændigheder er it-afdelingen en del af problemet, ikke en del af løsningen, for det, den manglede, var en it-strategiplan. Software, der ikke opfylder forretningskravene, forældet hardware og isolerede systemer bliver de grelle beviser på spildte penge og en it-struktur, der er løsrevet fra virksomhedens mission og mål.

Lad os se på et eksempel på en it-strategiplan og dens væsentlige komponenter.

Hvad er en it-strategiplan?

En it-strategiplan er et styrende dokument for en virksomheds it-organisation. Den definerer de overordnede mål, de strategier, der understøtter disse mål, og de taktikker, der er nødvendige for at udføre disse strategier.

Hvert afsnit i it-strategiplanen fokuserer på én strategi og beskriver de specifikke aktiviteter, der er nødvendige for at gennemføre denne strategi. Tænk på det som en projektplan på højt niveau for realisering af en strategi.

IT-strategiplan vs. en egentlig it-strategi: Planen er som en stor tidsplan til at løse alle huller mellem den nuværende tilstand af IT og opfyldelse af bedste praksis. Den vil omhandle alle initiativer, der fører til forretningsresultater og -mål. Initiativer, der kræver tid og ressourcer fra it-afdelingen for at kunne gennemføres, som f.eks:

• Bedre svartider for IT-support
• Forbedre den digitale oplevelse
• Afgive nye produkter digitalt
• Ekspandere globalt
• Reduktion af omkostninger
• Bedre arbejdsgang
• Brug af automatisering
• Stigning af salget
• Opening af nye kontorer

Eksempel på et diagram over en it-strategiplan

Den it-strategiplan har forskelligt omfang og format fra virksomhed til virksomhed, men én ting forbliver konstant: IT-strategiplanen skal være i overensstemmelse med og understøtte virksomhedens overordnede forretningsvision. IT kan ikke arbejde i et vakuum; hvert initiativ, der tages, og hver eneste dollar, der bruges, skal understøtte virksomhedens mål og mission.

Med en solid strategiplan bliver IT en partner i forretningen: en del af løsningen.

Komponenter i en it-strategiplan

Så hvordan ser et eksempel på en it-strategi ud? Lad os begynde med nogle af de centrale komponenter. Dette eksempel på et it-strategidokument kan ændres for at opfylde de specifikke behov i en given virksomhed.

Apasning til forretningsstrategi og -mål: It-strategiplanen bør demonstrere en forståelse for tilpasning til forretningsstrategien, således at it-strategierne understøtter forretningsstrategierne. Forretningsstrategier, der kræver store investeringer i it-infrastruktur eller softwareløsninger, bør nævnes specifikt. Det er let at misfortolke eller misforstå virksomhedens mål, hvis man får dem gennem rygtebørsen; derfor er det vigtigt, at it-ledelsen har en plads ved bordet til hvert møde om strategisk planlægning af virksomheden.

Langfristede initiativer: Et godt eksempel på et it-strategikort, der er tæt forbundet med det foregående punkt, bør omfatte langsigtede initiativer (defineret som initiativer, der vil tage tre til fem år at gennemføre). Hvis en af forretningsstrategierne f.eks. er at få en bedre digital kundeoplevelse, vil du måske udvikle en pakke af mobilapps i løbet af de næste par år. Hvis virksomheden ikke har nogen interne udviklingsressourcer, kan det relaterede it-initiativ være at opbygge et team til udvikling af mobile apps og udstyre det med de rette værktøjer, processer og uddannelse. Eller indgå et partnerskab med en it-serviceudbyder, der har de nødvendige kompetencer til at føre projektet til ende. Igen er det vigtigt at sørge for, at disse initiativer er i overensstemmelse med virksomhedens mål og ønskede resultater.

Teknologisk køreplan: Teknologien udvikler sig naturligt over tid og giver hele tiden muligheder for at levere bedre, hurtigere og billigere service. Når man gennemgår eksempler på it-strategier, bør teknologien stå i centrum i betragtning af dens rolle i it.

Billedkilde: https://www.itonics-innovation.com/blog/all-you-need-to-know-about-roadmapping-innovation/

For eksempel ser mange virksomheder fordelene ved at flytte deres datacentre på stedet til cloud-tjenesteudbydere som Microsoft Azure og Amazon Web Services (AWS). Afsnittet med et eksempel på en it-strategisk køreplan bør beskrive de teknologiske retninger, der bedst vil understøtte virksomheden, og en plan på højt niveau for at nå dertil fra den nuværende situation. Da det kan være svært at forudse, hvilke nye teknologiske udviklinger der vil gavne en given virksomhed, er det nogle gange let at gå i en retning, som ender med at være forkert. Derfor omfatter en it-strategi ofte et sæt principper, der regulerer det passende niveau af omhu eller risikotagning i forbindelse med nye teknologiske tendenser for forskellige forretningsmål.

Bedste praksis: En vigtig komponent i it-organisationens evne til at understøtte forretningen er dens overholdelse af bedste praksis, f.eks. IT Infrastructure Library (ITIL). Dette afsnit bør identificere hullerne i organisationens overholdelse af bedste praksis, og hvordan disse huller vil blive udfyldt. At gøre dette rigtigt kræver ekspertise inden for bedste praksis på it-området. Ingen it-organisation indfører disse bedste praksis fra den ene dag til den anden; det er en rejse, der ofte tager mange år. Men de bedste eksempler på it-forretningsstrategier tager hensyn til bedste praksis.

IT-styring: Relateret til bedste it-praksis er it-governance, dvs. de politikker og procedurer, der definerer, hvordan it-organisationen accepterer, evaluerer, lancerer og kontrollerer nye initiativer, kvalitet og budget. Ligesom bedste praksis kan disse eksempler på it-strategidokumenter i mange organisationer forbedres. I dette afsnit diskuteres det, hvilke huller der er i it-governance og hvilke planer for forbedring der er.

IT servicekatalog: Støtte til forretningen betyder, at der skal implementeres et standardkatalog af IT-tjenester, som er tilpasset forretningens behov. Dette afsnit bør beskrive eventuelle huller i det nuværende IT-tjenestekatalog og planen for at udfylde disse huller. Nogle huller er dog sværere (eller dyrere) at udfylde end andre, og det er let at være for ambitiøs her.

Kommunikationsplan: En nøgle til succes i enhver organisation er gennemsigtighed: Klar kommunikation om den aktuelle situation, kommende ændringer, årsagerne til disse ændringer og status for igangværende initiativer. Hvis it-organisationen ikke har et fungerende kommunikationsapparat til at holde sine kunder informeret, skitseres det i dette afsnit, hvordan den har til hensigt at nå dertil. It-organisationer skal dog være forsigtige med ikke at sende for mange meddelelser, for for meget bliver bare til så meget ignoreret spam.

IT-principper, målinger og økonomi: Dette afsnit besvarer spørgsmål som f.eks: Hvad er IT’s vejledende principper? Hvordan måler it-organisationen sin succes? Hvilke nøgleresultatindikatorer vil guide organisationen til løbende at forbedre sig? Hvad er budgetmodellen for kapitalinvesteringer, driftsudgifter og opkrævninger? Disse eksempler på it-strategideklarationer skal nøje afstemmes med resten af forretningen og fungere sammen med virksomhedens overordnede finansielle model.

Holistisk design: Dette afsnit beskriver de designprincipper, der skal vedtages eller forfines til brug i enhver it-løsning, og bør omfatte it-teststrategien. For eksempel tager en holistisk designtilgang til strategisk it-planlægning hensyn til mennesker, processer og teknologi. Den vanskelige del er at holde fast i de valgte principper og ikke at falde tilbage til suboptimale, men velkendte arbejdsmetoder.

Udarbejdelse af en it-strategiplan

Udarbejdelse af en solid og omfattende it-strategiplan kan være hårdt arbejde, fordi teamets ambitioner skal afvejes mod de ressourcer, der er til rådighed for at føre dem ud i livet. Der vil være flere cyklusser med udkast og gennemgang sammen med forretningsledelsen for at nå frem til en strategiplan, der fungerer for både IT og resten af forretningen.

Klik her for at se en oversigt over planlægningsprocessen for en it-strategi.