Lønsumsafgifter er en af de mindst sjove aktiviteter for enhver virksomhed med ansatte. Men skatter er en kendsgerning i dag, så det er bedst bare at betale skatterne. Men hvilke lønsumsafgifter skal betales, og hvornår?

I denne artikel vil jeg gennemgå nogle af dine vigtigste ansvarsområder for lønsumsafgifter, herunder tilbageholdelse af føderale indkomstskatter og Social Security/Medicare-skatter, fremsendelse af disse skatter til IRS og betaling af andre ansættelsesskatter som f.eks. arbejdsløshedsskat.

Hvad er lønsumsafgifter?

Lønsumsafgifter (er de afgifter, som du skal tage hensyn til, når du betaler medarbejdere, så de afhænger af din lønsum. Nogle af disse skatter bliver tilbageholdt fra medarbejdernes løn, og andre er dit ansvar som arbejdsgiver. Udtrykket “tilbageholdelse” betyder, at du trækker disse betalinger fra medarbejdernes lønsedler, baseret på love og bestemmelser, der kræver, at disse betalinger skal foretages.

Disse skatter omfatter bl.a.:

• Indhold føderale, statslige og lokale indkomstskatter fra medarbejdernes lønsedler
• Indhold FICA-skatter fra medarbejdernes lønsedler og betaling af et tilsvarende beløb som arbejdsgiver.
• Betaling af arbejdsløshedsskatter på grundlag af medarbejdernes løn.
• Betaling af beløb til statslige og føderale arbejdsskadeerstatningsfonde baseret på medarbejdernes løn.

Hvis du skulle undre dig, så er udtrykkene “lønsumsafgifter” og “arbejdsskatter” grundlæggende det samme. IRS bruger udtrykket “beskæftigelsesskatter.”

Din virksomheds ansvar for lønsumsafgifter

Som virksomhed med ansatte har du visse vigtige ansvarsområder i forbindelse med lønsumsafgifter.

Dit ansvar for at tilbageholde, indberette og betale disse lønsumsafgifter er fastsat ved lov. Hvis du ikke betaler disse skatter, kan det resultere i ekstreme bøder og sanktioner.

Hvis du har en forståelse af disse ansvarsområder, vil det hjælpe dig med at sikre, at du overholder loven. Alle arbejdsgivere skal:

• Indsamle oplysninger fra medarbejderne på en W-4-formular, når medarbejderen bliver ansat, så du kan tilbageholde føderale indkomstskatter, som medarbejderen anviser det. Det er ikke dit ansvar som arbejdsgiver at sørge for, at medarbejderen får tilbageholdt det “korrekte” beløb.
• Indhold (tag ud) de relevante skatter fra medarbejderne. Disse skatter omfatter de føderale, statslige og lokale indkomstskatter, som de ansatte skal betale, FICA-skatter, der tilbageholdes fra de ansatte og også betales af dig som arbejdsgiver. Du skal som arbejdsgiver tilbageholde de indkomstskatter, som medarbejderen har angivet i en W-4-formular; FICA-skatter trækkes som en procentdel af bruttolønnen.
• Sæt midler til side til disse lønsumsafgifter, herunder både arbejdsgiver- og medarbejderandele af Social Security/Medicare, og arbejdsgiverforpligtelser til arbejdsløshedsskatter og arbejdsskadeerstatning. Disse midler kaldes trustfondskatter, hvilket betyder, at de opbevares i trust, indtil de skal betales.
• Betal skatterne til den relevante myndighed. Dette omfatter både lønmodtagerskatter og arbejdsgiverskatter. Du skal f.eks. betale både den føderale indkomstskat, der tilbageholdes, og Social Security/Medicare-beløb til IRS. Du skal også betale de FICA-skatter, du har opkrævet fra medarbejderne, sammen med din egen andel af FICA-skatterne som arbejdsgiver.
• Indberet skyldige skatter til de relevante myndigheder og til medarbejderne, som angivet i loven. Disse rapporter omfatter formular 941 – Employer’s Quarterly Wage and Tax Report (Arbejdsgiverens kvartalsvise løn- og skatterapport) og formular 940 – Unemployment Tax Report (Rapport om arbejdsløshedsskat).
• Levere andre rapporter til føderale, statslige og lokale myndigheder som krævet. Du skal f.eks. indberette beskæftigelsesstatus for alle nye medarbejdere.

Personligt ansvar for lønsumsafgifter

Det at have en virksomhed, selv et selskab, fritager ikke virksomhedens ansatte, ledere eller ejere for personligt ansvar, hvis lønsumsafgifterne ikke betales. Hvis du f.eks. er et LLC med et enkelt medlem, er du den eneste ejer af virksomheden, og du har personligt ansvar for disse skatter. Du er som ejer stadig ansvarlig.

Hvis din virksomhed er et selskab, er det personlige ansvar normalt givet til en topchef, som har til opgave at sørge for, at betalinger og rapporter sendes til tiden.

Sanktioner for manglende betaling af lønsumsafgifter

Skattevæsenet siger:

Arbejdsgivere, der ikke overholder lovgivningen om lønsumsafgifter, kan blive udsat for strafferetlige og civilretlige sanktioner for forsætlig undladelse af at betale lønsumsafgifter.

Bøder og sanktioner for manglende indberetning og indsendelse er høje, også selv om det ikke fastslås, at undladelsen er forsætlig.

Sådan sikrer du dig, at du opfylder dine forpligtelser med hensyn til lønsumsafgifter

Den bedste måde at sikre, at lønsumsafgifter tilbageholdes, bogføres, indberettes og betales, er ved at oprette et system, der fungerer automatisk.

Først skal du oprette en separat lønkonto, så du kan holde lønrelaterede betalinger og indtægter adskilt fra dit generelle virksomhedsregnskab.

Så skal du finde nogen til at lave din lønbogføring:

• Brug et lønbogføringsprogram til lønbogføring. De fleste regnskabssystemer til virksomheder har et tillægssystem til lønregnskabssystem. Find et, der fungerer for din virksomhed.
• Udliciter lønregnskabet til en tjeneste. Din revisor kan måske tilbyde denne service, eller du kan finde en person eller et firma, der personligt håndterer din virksomheds lønninger, opretter lønsedler, sætter penge ind på en dedikeret. Nogle
• Brug et online selvstændigt lønregnskabsprogram, som f.eks. Gusto eller Paychex.

Selv en meget lille virksomhed med få ansatte kan drage fordel af at få en anden person til at tage sig af ansvaret for lønsumsafgifterne. Du skal blot huske, at uanset hvem der står for lønningerne og tager sig af lønsumsafgifterne, er det i sidste ende dit ansvar som virksomhedsejer.