Hvornår og hvornår man ikke skal bruge akronymer og initialismer

Der er tid og sted for alting, og brugen af initialismer og akronymer er ingen undtagelse. Hele pointen med at bruge disse former for forkortelser i din forretningsskrivning er at gøre din skrift klarere. Men hvis du misbruger eller misbruger initialismer og/eller akronymer, opnår du det modsatte og forvandler dine notater og manualer til en forvirrende bryggeri.

Hvad er en initialisme?

I det væsentlige er initialismer kortere former af ord eller sætninger, som kan være praktiske, når du skal gentage det samme ord eller den samme sætning et antal gange i det samme stykke skrift. De udtales som en række bogstaver. F.eks. skrives “World Trade Organization” ofte som “WTO”. Du kan se, hvordan det at skrive initialismen på tre bogstaver kan spare dig en masse tid og forhindre, at dit forretningsdokument lyder gentagende.

Hvad er et akronym?

Et akronym er et ord, der er dannet af de første bogstaver i et navn eller en sætning. Det udtales, som om det var et ord. Eksempler på almindelige akronymer er “SARS” (severe acute respiratory syndrome) og “UNICEF” (United Nations International Children’s Emergency Fund)- forestil dig at skulle skrive det ud hver gang i et 10-siders dokument om organisationens initiativ til at forbedre uddannelsesmulighederne for unge piger i Afrika!

Vigtige ting at overveje, før man bruger en initialisme eller et akronym

Oplys, hvad initialismen eller akronymet betyder

Korte former er ikke altid den bedste måde at undgå redundans på. Så hvis du skal bruge initialismer og/eller akronymer i dine forretningsmæssige tekster, skal du huske det: Første gang du bruger en initialisme eller et akronym i dit dokument, skal ordene skrives ud med den korte form placeret i parentes umiddelbart efter. På denne måde er det klart for læserne, hvad bogstaverne betyder. Her er et eksempel:

En ny verdensorden (NWO) trådte i kraft efter 9/11.

Være konsekvent

Læserne vil så være klar over, at enhver fremtidig henvisning til “NWO” i dit dokument i virkeligheden henviser til den nye verdensorden. Når du har indført en initialisme eller et akronym i dit dokument, skal du konsekvent bruge den korte form i stedet for ordene.

Hold dig til én definition af initialismen eller akronymet

Sørg altid for at afklare i dit eget hoved den nøjagtige definition af hvert akronym, du bruger. Hvis du definerer SEM som “scanning electron microscopy” (som er en proces), bør dit akronym kun henvise til processen i hele din artikel. For eksempel ville følgende sætning være ukorrekt, hvis den indgik i samme artikel:

Vi brugte et SEM i vores eksperimenter.

Hvis du allerede har defineret SEM som stående for processen, kan du ikke bruge SEM til at henvise til genstanden (dvs. et scanningelektronmikroskop, som du bruger til at udføre processen scanningelektronmikroskopi), selv om de første bogstaver i hvert ord er de samme. Kort sagt kan den samme initialisme eller det samme akronym kun henvise til én ting i et dokument.

Glem ikke at bruge artikler

Husk, at mange initialismer eller akronymer stadig kræver artikler (f.eks. “a”, “an” eller “the”). Lad os bruge den nye verdensorden igen:

Korrekt: NWO er opstået i det 21. århundrede.

Korrekt: En NWO er opstået i det 21. århundrede.

Husk, at NWO står for et substantiv “New World Order”, og substantiver kræver artikler foran sig.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du skal bruge “a” eller “an” foran en initialisme eller et akronym, der begynder med en konsonant, så husk at tale den forkortede form højt. Hvis det første bogstav i initialismen eller akronymet giver en vokallyd (uanset om det første bogstav faktisk er en vokal eller ej), skal du bruge “an”. Akronymet “NWO” er et perfekt eksempel. Selv om “N” er en konsonant, giver det den korte e-lyd (dvs. en vokallyd), når du siger det. Derfor bør man bruge “an”.

Kontroller, om der allerede findes en etableret initialisme eller et akronym for din sætning

Det er også vigtigt at huske, at selv om man nogle gange kan opfinde initialismer eller akronymer, er der mange ord/sætninger, der kræver en forkortelse, som allerede er etableret og universel. Der findes en række online ordbøger, som du kan bruge til at søge efter almindeligt anvendte initialismer og akronymer.

Initialismer og akronymer i akademisk skrivning

Hvis du bruger initialismer og/eller akronymer i akademisk skrivning, skal du huske, at nogle videnskabelige tidsskrifter kræver, at du introducerer initialismer og akronymer én gang i resuméet af din artikel og derefter igen ved første brug i artiklens hovedtekst. Hvis du er usikker på, hvordan du skal bruge initialismer eller akronymer, når du skriver en akademisk artikel, skal du se dit tidsskrifts specifikke krav.

Tå mange initialismer og akronymer kan forvandle din forretningsskrivning til alfabetsuppe

Husk, at akronymer kun bør bruges til ord eller sætninger, der gentages et antal gange i hele dit dokument. Hvis du bruger for mange initialismer og akronymer, vil læserne blive forvirrede. Her er et eksempel på ekstrem brug af initialismer/akronymer i en pressemeddelelse:

I USA blev forestillingen om en NWO populær efter terrorangrebene på WTC. Embedsmænd i NATO og WTO henviser imidlertid sjældent til en NWO i sager vedrørende GATT, og man kan sige, at MVTO, MFN-klausulen og SRO’er har meget lidt at gøre med en NWO.

Som du kan se, kan for mange initialismer og akronymer gøre din skrift vanskeligere at forstå. Hvis det er nødvendigt med mange akronymer, anbefaler vi, at du vedlægger en ordliste over initialismer/akronymer; dine læsere kan så henvise til den, hvis de bliver forvirrede.

TTYL-Save your casual initialisms and for text messages

Finally, while you may often be rotfl with your bff about the Chem hw that you need to get done asap, please remember that initialisms and acronyms used in instant messaging are rarely, if ever, appropriate for business or professional writing.

Mens korrekt brug af initialismer og akronymer kan hjælpe læserne med at forstå dit arbejde lettere, kan forkert brug af initialismer og akronymer forvandle dit arbejde til et rod. Når du er i tvivl, kan du sende dit arbejde til vores erhvervsredaktører for at få en hurtig, professionel udtalelse.