Ved du, at en virksomhed bruger dokumenter til at kommunikere, gennemføre forretninger og evaluere sin produktivitet? Disse dokumenter varierer fra korte e-mail-meddelelser til komplicerede juridiske kontrakter. Nedenfor er nemme trin til at lave et dokument effektivt. Her er hvordan!

Identificer din målgruppe

Først og fremmest skal du kende din målgruppe og henvise dem til dit skrift. Overvej, om tonen i dit dokument passer til dit målmarked. Professionelle skriveeksperter vil være behjælpelige til dette formål. Hvis du ikke er sikker på, hvem din målgruppe præcist er, så spørg dig selv, hvem du skriver til, og hvem der højst sandsynligt vil få gavn af dit skrift.

Kend dine læseres behov

Opmærksomt skal du overveje, hvilke oplysninger læseren vil have eller har brug for. Anerkend og medtag disse data i dit dokument, efter at du har anerkendt din målgruppe. Prøv at tage fat på eventuelle potentielle argumenter eller spørgsmål, som læserne kan have, og prøv at tage fat på dem.

Organiser din skrivning

Sæt dig i læserens sted, og stil dig selv følgende spørgsmål: Hvad er der med denne artikel? Hvorfor skal jeg læse den? Hvad skal jeg gøre, når jeg har læst den? Du skal også tjekke, om din erhvervsartikel er sammenhængende skrevet, og om forløbet er spændende, klart og instruktivt. Følg den traditionelle dokumenttypestruktur, hvad enten det er et brev, en post, en e-mail, en sammenfattende rapport, et CV, en annonce, en projektoversigt eller anden kommunikation.

Undgå at bruge jargon

Hvis du bruger alle mulige former for teknisk jargon og smarte akronymer til at fylde dit dokument, kan det måske få dig til at føle dig trænet og veluddannet. Men det er bare en rod i dit dokument. Selv om du er sikker på, at dit dokument vil blive brugt internt på dit kontor, er det stadig intelligent at holde sig væk fra for meget jargon. I det lange løb er det altid sikrere at sige det, du mener, på en specifik og enkel måde.

Hold det kort

Ifølge en analyse er et gennemsnitligt menneskes opmærksomhedsspændvidde kun otte sekunder. Har du mulighed for på otte sekunder eller mindre at gøre dit dokument fuldt fordøjeligt? Måske ikke. Men alligevel skal du gøre det til dit mål at holde tingene så korte som muligt, når du giver alle de nødvendige data. Husk at gøre et forsøg på at gøre dit dokument let at skimme. Hvis det er muligt, skal du bruge korte afsnit, overskrifter og punkter i punktform. Jo mere struktureret og let det er at se på, jo nemmere er det at fange folks opmærksomhed.

Sørg for, at dit dokument fremstår professionelt

Uanset hvor god dit dokuments kvalitet, måske, hvis det ikke ser professionelt ud, vil det let blive overset. Husk på, at dit publikum først vil observere, hvordan det er lagt ud på papiret. Det første indtryk er virkelig vigtigt.

Proofread Everything

Når en stavekontrol og grammatikkontrol er blevet brugt, skal du tage dig et øjeblik til at kontrollere og korrekturlæse din fil. Kig efter udeladte sætninger, forkerte navne og forkert tegnsætning. Tjek for grammatiske fejl. Sørg for, at dokumentet er klart, kortfattet og uden fejl. Inden du producerer det, kan det være nyttigt at få en kollega, en arbejdskammerat eller endda en dygtig skribent eller redaktør til at gennemgå dit arbejde.

Hvad er de forskellige typer formularer, der normalt anvendes i en virksomhed?

En arbejdsorganisation bruger en række forskellige dokumenter til at tjene forskellige formål. Kategoriseringen kan ske på baggrund af læserne, hensigten, seriøsiteten, afsenderen osv. For at nævne et par dokumenter, der er almindelige i enhver professionel kulisse, er:

• Mødeprotokoller
• Forretningsplaner
• Bedriftsaftaler
• Oplysningsaftaler
• Online-brugsbetingelser
• Non-disclosure agreements(NDA)
• Selskabets vedtægter for selskaber
• Arbejdsaftale
• Online privacy policy
• Memorandum of Understanding(MOU)

Afhængig af disse, er der en million andre typer af dokumenter, som en virksomhed gør brug af dagligt. Disse passer til deres behov og deres mekanismeproces. For at kende de dokumenter, der bruges af en virksomhed, skal du nøje overvåge, hvordan de arbejder og går til deres arbejde. Ovenstående liste er blot for at nævne nogle få. Hos template.net har vi udarbejdet alle de nævnte dokumenteksempler og formularer og meget mere for din professionelle lethed.