Vyplácení daní ze mzdy je jednou z nejméně zábavných činností při podnikání se zaměstnanci. Daně jsou však v dnešní době samozřejmostí, a proto je nejlepší daně prostě platit. Jaké daně ze mzdy je však třeba platit a kdy?“

V tomto článku se seznámím s některými vašimi hlavními povinnostmi v oblasti daní ze mzdy, včetně srážky federálních daní z příjmu a daní ze sociálního zabezpečení/Medicare, zasílání těchto daní na finanční úřad a placení dalších daní ze zaměstnání, jako je daň z nezaměstnanosti.

Co jsou daně ze mzdy?

Daně ze mzdy (jsou ty daně, které musíte zohlednit při vyplácení mezd zaměstnancům, takže závisí na vašem mzdovém účtu. Některé z těchto daní jsou sráženy ze mzdy zaměstnanců, jiné jsou vaší povinností jako zaměstnavatele. Termín „srážka“ znamená, že tyto platby srážíte z výplat zaměstnanců na základě zákonů a předpisů, které jejich odvádění vyžadují.

Mezi tyto daně patří např:

• Srážení federálních, státních a místních daní z příjmů z výplat zaměstnanců
• Srážení daní FICA z výplat zaměstnanců a odvádění stejné částky jako zaměstnavatel.
• Odvádění daní z nezaměstnanosti na základě mzdy zaměstnance.
• Placení částek do státních a federálních fondů na odškodnění pracovníků na základě mzdy zaměstnance.

Pokud by vás to zajímalo, pojmy „daně ze mzdy“ a „daně ze zaměstnání“ jsou v podstatě stejné. Finanční úřad používá termín „daně ze zaměstnání“.

Vaše podnikatelská odpovědnost za daně ze mzdy

Jako podnikatel se zaměstnanci máte určité důležité povinnosti týkající se daní ze mzdy.

Vaše odpovědnost za srážku, vykazování a odvádění těchto daní ze mzdy je stanovena zákonem. Neodvedení těchto daní může mít za následek extrémní pokuty a penále.

Znalost těchto povinností vám pomůže v tom, abyste měli jistotu, že dodržujete zákon. Všichni zaměstnavatelé musí:

• Při nástupu zaměstnance do zaměstnání shromažďovat informace od zaměstnanců na formuláři W-4, abyste mohli srážet federální daně z příjmu podle pokynů zaměstnance. Není vaší povinností jako zaměstnavatele zajistit, aby zaměstnanci byla sražena „správná“ částka.
• Srážejte (odvádějte) zaměstnancům příslušné daně. Tyto daně zahrnují federální, státní a místní daně z příjmu, které musí zaměstnanci odvádět, daně FICA, které se zaměstnancům srážejí a které odvádíte také vy jako zaměstnavatel. Vy jako zaměstnavatel musíte srazit daně z příjmu tak, jak je zaměstnanec určil ve formuláři W-4; daně FICA se srážejí jako procento z hrubé mzdy.
• Vyčleňte finanční prostředky na tyto daně ze mzdy, včetně části sociálního zabezpečení/Medicare pro zaměstnavatele i zaměstnance a závazků zaměstnavatele z titulu daní z nezaměstnanosti a odškodnění pracovníků. Tyto prostředky se nazývají daně ze svěřeneckého fondu, což znamená, že jsou drženy ve svěřeneckém fondu do doby, než je nutné je zaplatit.
• Odvádějte tyto daně příslušné agentuře. Jedná se jak o daně zaměstnanců, tak o daně zaměstnavatelů. Například federální srážkovou daň z příjmu i částky sociálního zabezpečení/Medicare odvedete finančnímu úřadu. Musíte také odvést daně FICA, které jste vybrali od zaměstnanců, spolu s vlastní částí daní FICA jako zaměstnavatel.
• Dlužné daně oznamte příslušným agenturám a zaměstnancům, jak je stanoveno zákonem. Mezi tato hlášení patří formulář 941 – Čtvrtletní hlášení zaměstnavatele o mzdách a daních a formulář 940 – Hlášení o dani z nezaměstnanosti.
• Předkládejte další hlášení federálním, státním a místním úřadům podle požadavků. Například musíte hlásit zaměstnanecký status všech nových zaměstnanců.

Osobní odpovědnost za daně ze mzdy

Mít firmu, dokonce ani korporaci, nezbavuje zaměstnance, vedoucí pracovníky nebo majitele firmy osobní odpovědnosti, pokud nejsou odváděny daně ze mzdy. Jste-li například jednočlenná společnost s ručením omezeným, jste jediným vlastníkem podniku a máte osobní odpovědnost za tyto daně. Vy jako majitel jste stále odpovědný.

Jestliže je vaše firma korporací, osobní odpovědnost je obvykle dána vrcholovému manažerovi, který má za úkol zajistit, aby byly platby a hlášení odeslány včas.

Sankce za nezaplacení mzdových daní

Firemní úřad uvádí:

Zaměstnavatelé, kteří nedodržují zákony o daních z příjmů, mohou být vystaveni trestním a občanskoprávním sankcím za úmyslné nezaplacení daní z příjmů ze závislé činnosti.

Pokuty a penále za nepředložení výkazů a hlášení jsou vysoké, a to i v případě, že není zjištěno úmyslné porušení.

Jak zajistit, abyste splnili své daňové povinnosti

Nejlepším způsobem, jak zajistit, aby byly daně ze mzdy sráženy, účtovány, vykazovány a odváděny, je nastavit systém, který funguje automaticky.

Nejprve si zřiďte samostatný bankovní účet pro mzdy, abyste mohli platby a příjmy související se mzdami vést odděleně od běžného účetnictví firmy.

Poté si najděte někoho, kdo bude mzdy vést:

• Používejte software pro mzdové účetnictví. Většina podnikových účetních systémů má přídavný systém pro mzdové účetnictví. Najděte si takový, který bude vyhovovat vašemu podnikání.
• Zadejte zpracování mezd externí službě. Tuto službu vám může poskytnout váš účetní nebo můžete najít osobu či společnost, která bude osobně zpracovávat mzdy vaší firmy, vytvářet výplatní pásky, vkládat peníze do vyhrazeného. Někteří
• Používají samostatnou online aplikaci pro mzdové účetnictví, například Gusto nebo Paychex.

I pro velmi malou firmu s několika zaměstnanci může být výhodné, když se o daňové povinnosti spojené se mzdami postará někdo jiný. Jen nezapomeňte, že ať už mzdy vyplácí a daně ze mzdy řeší kdokoli, odpovědnost je nakonec na vás jako na majiteli podniku.