Nákupní žádost:

V organizaci existují různá oddělení. Oddělení mohou požadovat určitý materiál nebo služby. Zaměstnanec patřící do oddělení musí vznést požadavek na nákup nebo nákupní požadavek. Tato nákupní žádost musí obsahovat informace jako název materiálu/služby, množství, předpokládané datum dodání a předpokládanou cenu. Nákupní požadavek může být také potřeba schválit vedoucím oddělení před zahájením schvalování finančním oddělením. Jakmile pracovník finančního oddělení nákupní požadavek schválí, nákupní skupina vytvoří nákupní objednávku, aby s ní nákupní oddělení mohlo jednat.

Nákupní objednávka:

Po vytvoření nákupní objednávky nákupní oddělení zahájí proces nákupu. Nákupní oddělení předá nákupní objednávku dodavateli; dodavatel dodá společnosti zboží nebo služby a vystaví společnosti příslušnou fakturu.

Nákupní objednávka obsahuje informace jako např:

Příjem zboží (GR):

Když organizace obdrží zboží, zaúčtuje se příjem zboží (GR) v systému sap pomocí kódu T: MIGO

Následující účetní zápis je zaúčtován v programu sap

DR. Účet zásob

CR. GR/IR účet

Příjem faktury (IR):

Když organizace obdrží účet od dodavatele, zaúčtuje se v sap pomocí kódu T příjem faktury (IR): MIRO

Účetní doklad k faktuře od dodavatele se v sap zaúčtuje následujícím způsobem

CR. Prodejce

DR. GR/IR

Vytvoří se závazek (závazky) k úhradě dodavatele.

Úhrada dodavateli:

Dodavatel musí být uhrazen včas. (Organizace může mít velký počet dodavatelů s obrovským počtem faktur k úhradě. Proto poskytuje funkci pro automatizaci platebního procesu)

Provádí se automatický platební program (APP). Vybírá faktury splatné k úhradě a zpracovává je k úhradě.

Následující účetní zápis je zaúčtován jako výsledek APP:

DR. Prodejce

CR. Bankovní zúčtovací účet

Pokud organizace obdrží bankovní výpis online, bankovní výpis se načte do programu sap a dojde k automatickému odsouhlasení banky, jehož výsledkem je níže uvedený účetní doklad:

DR. Bankovní clearingový účet

CR. Hlavní bankovní účet