Kdy používat a kdy nepoužívat zkratky a iniciály

Vše má svůj čas a místo a používání iniciál a zkratek není výjimkou. Smyslem používání těchto forem zkratek v obchodním písemném projevu je zpřehlednit váš písemný projev. Pokud však budete iniciály a/nebo akronymy nesprávně používat nebo zneužívat, dosáhnete pravého opaku a změníte své poznámky a příručky v nepřehledný odvar.

Co je to iniciála?

Iniciály jsou v podstatě kratší formy slov nebo frází, které se mohou hodit, když potřebujete v jednom písemném díle několikrát opakovat stejné slovo nebo frázi. Vyslovují se jako řada písmen. Například „Světová obchodní organizace“ se často píše jako „WTO“. Vidíte, jak vám psaní třípísmenných iniciál může ušetřit spoustu času a zabránit tomu, aby váš obchodní dokument zněl opakovaně.

Co je to akronym?

Akronym je slovo vytvořené z počátečních písmen názvu nebo slovního spojení. Vyslovuje se, jako by to bylo slovo. Příkladem běžných akronymů jsou „SARS“ (těžký akutní respirační syndrom) a „UNICEF“ (Mezinárodní dětský fond OSN) – představte si, že byste to museli pokaždé vypisovat v desetistránkovém dokumentu o iniciativě organizace na zlepšení vzdělávacích příležitostí pro mladé dívky v Africe!

Důležité věci, které je třeba zvážit před použitím iniciály nebo akronymu

Uveďte, co iniciála nebo akronym znamená

Krátké formy nejsou vždy nejlepším způsobem, jak se vyhnout nadbytečným informacím. Pokud se tedy chystáte ve svých obchodních textech používat iniciály a/nebo akronymy, nezapomeňte: Při prvním použití iniciály nebo akronymu v dokumentu by měla být slova vypsána a jejich zkrácená podoba by měla být uvedena v závorce hned za nimi. Tak bude čtenářům jasné, co přesně písmena znamenají. Zde je příklad:

Po 11. září vstoupil v platnost Nový světový řád (NWO).

Buďte důslední

Čtenáři pak budou vědět, že jakýkoli další odkaz na „NWO“ ve vašem dokumentu skutečně odkazuje na Nový světový řád. Poté, co ve svém dokumentu zavedete nějaký iniciál nebo akronym, musíte místo těchto slov důsledně používat jejich zkrácenou podobu.

Držte se jedné definice iniciálu nebo akronymu

Vždy si v duchu ujasněte přesnou definici každého použitého akronymu. Pokud definujete SEM jako „skenovací elektronovou mikroskopii“ (což je proces), měl by váš akronym v celé práci odkazovat pouze na tento proces. Například následující věta by byla nesprávná, pokud by byla zařazena do stejného článku:

Při našich experimentech jsme použili SEM.

Pokud jste již definovali SEM jako zkratku pro proces, nemůžete použít SEM pro odkaz na předmět (tj. skenovací elektronový mikroskop, který používáte k provádění procesu skenovací elektronové mikroskopie), i když jsou první písmena obou slov stejná. Stručně řečeno, stejný iniciál nebo akronym může v dokumentu odkazovat pouze na jednu věc.

Nezapomínejte na používání členů

Pamatujte, že mnoho iniciál nebo akronymů stále vyžaduje členy (tj. „a“, „an“ nebo „the“). Použijme opět Nový světový řád:

Nesprávně: NWO vznikl v 21. století.

Správně:

Pamatujte, že NWO je zkratka podstatného jména „New World Order“ a podstatná jména vyžadují před sebou členy.

Pokud si nevíte rady s tím, zda před iniciálou nebo zkratkou, která začíná na souhlásku, použít „a“ nebo „an“, nezapomeňte zkrácenou formu vyslovit nahlas. Pokud první písmeno iniciály nebo akronymu tvoří samohlásku (bez ohledu na to, zda je první písmeno skutečně samohláskou), měli byste použít „an“. Skvělým příkladem je akronym „NWO“. I když je „N“ souhláska, při vyslovení vytváří krátký zvuk e (tj. samohlásku). V důsledku toho by se mělo použít „an“.

Zjistěte, zda pro vaši frázi již neexistuje zavedený iniciál nebo akronym

Je také důležité si uvědomit, že i když si někdy můžete iniciály nebo akronymy vymyslet, existuje mnoho slov/frází, které vyžadují zkrácení a které jsou již zavedené a univerzální. Existuje řada online slovníků, které můžete použít k vyhledání běžně používaných inicialismů a akronymů.

Inicialismy a akronymy v akademickém psaní

Používáte-li inicialismy a/nebo akronymy v akademickém psaní, nezapomeňte, že některé vědecké časopisy vyžadují, abyste inicialismy a akronymy uvedli jednou v abstraktu článku a poté znovu při prvním použití v hlavní části článku. Pokud si nejste jisti, jak používat inicialismy nebo akronymy při psaní akademického článku, prostudujte si konkrétní požadavky vašeho časopisu.

Příliš mnoho inicialismů a akronymů může proměnit váš pracovní text v abecední polévku

Pamatujte, že akronymy by se měly používat pouze pro slova nebo slovní spojení, která se v celém dokumentu několikrát opakují. Pokud použijete příliš mnoho iniciál a akronymů, čtenáři budou zmateni. Zde je příklad extrémního použití iniciál/akronymů v tiskové zprávě:

V USA se po teroristických útocích na WTC stal populární pojem NWO. Úředníci v NATO a WTO se však při jednáních týkajících se GATT na NWO odvolávají jen zřídka a lze říci, že MVTO, doložka nejvyšších výhod a SRO mají s NWO jen málo společného.

Jak vidíte, příliš mnoho inicialismů a akronymů může ztížit pochopení vašeho textu. Pokud je množství zkratek nezbytné, doporučujeme připojit slovníček iniciál/akronymů; vaši čtenáři se na něj pak mohou obrátit, pokud budou zmateni.

TTYL-šetřete si neformální iniciály a pro textové zprávy

Nakonec, i když možná často rotfl se svým bff o chem hw, který potřebujete co nejrychleji vyřídit, pamatujte, že iniciály a zkratky používané v rychlých zprávách jsou zřídka, pokud vůbec, vhodné pro obchodní nebo odborné psaní.

Přestože správné používání iniciál a akronymů může čtenářům pomoci snáze pochopit vaši práci, nesprávné používání iniciál a akronymů by mohlo vaši práci proměnit ve zmatek. V případě pochybností předložte svou práci našim obchodním redaktorům, kteří vám poskytnou rychlý a profesionální názor.