Vlastníte firmu? Pravděpodobně také potřebujete vyřizovat spoustu pošty. Zjednodušte si správu pošty tím, že si všechny zásilky &šnečí pošty necháte přeposílat a spravovat online.

Vedení malého podniku není nikdy snadný úkol; v závislosti na tom, v jakém odvětví a pro jaké zákazníky pracujete, se musíte vypořádat se složitým provozem, personálními záležitostmi, státními předpisy (a seznam by mohl pokračovat.) Navíc je zde několik administrativních úkolů, které vyžadují pozornost již tak velmi zaneprázdněného majitele.

V době psaní tohoto blogu nastoupil Covid-19 jako nová realita. Pracoviště na dálku, sociální odloučení a příkazy zůstat doma narušily doslova každé podnikání. Ty, které byly schopny přejít na internet, dokázaly bouři překonat a fungovat v nových podmínkách. Místní podniky, například restaurace, které neinvestovaly velké prostředky do digitálních alternativ, neměly jinou možnost než zavřít.

Možnost vyzvednout si poštu se stala kritickou; když všichni pracují z domova, kdo bude navštěvovat kancelář jen proto, aby si vyzvedl poštu? Velmi nepohodlné a velký zabiják času.

Co je to přeposílání pošty?

Když byste normálně přijímali poštu v místě podnikání, při přeposílání pošty oznamujete společnosti USPS, aby přesměrovala doručování pošty a místo na původní místo přeposílala veškerou poštu na nové místo. Nejlépe si to představíte, když se firma přestěhuje: co se stane se všemi kontakty, které znají pouze vaši bývalou adresu? Museli byste projít seznam všech přátel, obchodních partnerů & zákazníků, abyste je informovali o změně adresy (což není vůbec praktické.)

Při přeposílání pošty se veškerá pošta přesměruje z původního místa na nové místo. Vše, co musíte udělat, aby se tento proces spustil, je dokončit změnu adresy u USPS. A během několika dní máte vše připraveno k odeslání.

Jak přeposílat obchodní poštu

Nyní, než se dostaneme k nejlepšímu způsobu, jak začít přeposílat obchodní poštu (tj. zaregistrovat se u služby virtuální poštovní schránky), se podíváme na to, jak ke změně adresy pro přeposílání obchodní pošty stačí využít poštovní službu Spojených států amerických.

První možností, kterou USPS nabízí, je zřízení poštovní schránky. Bez dalších podrobností tedy přejdeme rovnou k detailům.

USPS PO Boxes for Business

PO boxy jsou nabízeny na mnoha místních poštách a lze je používat jak pro osobní, tak pro obchodní účely. Jsou bezpečné, dostupné a lze je snadno otevřít online. Stojí však za zmínku, že stejně musíte jednou nebo dvakrát týdně navštívit poštu, abyste si vyzvedli vše, co vám přišlo; pro některé je to dostatečný důvod, aby je to odradilo.

Než se rozhodnete, podíváme se na výhody a nevýhody používání PO boxu jako služby přeposílání pošty pro firmy.

Prospekty poštovních schránek

• Jedná se o bezpečný způsob přijímání pošty v době, kdy nejste v kanceláři.
• Nemusíte se obávat, že vám zásilky zůstanou ležet na prahu.
• Snadno uchováte důvěrné dokumenty v bezpečí a soukromí.
• Do poštovní schránky můžete cestovat, kdykoli vám to vyhovuje.
• Některé jsou otevřeny 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.

Nevýhody poštovních schránek

• Nemáte jinou možnost než chodit do fyzické schránky jednou, dvakrát nebo třikrát týdně.
• Není tak bezpečná jako virtuální schránka, protože je hned vedle schránek všech ostatních.
• Pokud se vaše kancelář přestěhuje daleko, budete muset svou poštovní schránku změnit, protože se nebude stěhovat s vámi.

USPS Business Mail Pickup

Tato možnost je určena pro ty z vás, kteří dostávají hodně pošty (nebo četné balíky a zásilky, které jsou příliš velké pro největší poštovní schránku).

Jak to funguje?

Pošta obdrží všechny vaše zásilky na obchodní adresu, jakmile se vaše kancelář přestěhuje nebo začnete pracovat z domova na plný úvazek. Pak si domluvíte čas vyzvednutí všech dopisů, balíků a zásilek, dostavíte se, vyzvednete si je a máte vystaráno!

Jak začít?

Pokud máte zájem (i když bychom vám doporučili, abyste si předtím, než se rozhodnete, prověřili výhody a nevýhody uvedené níže), zde je návod, jak si zřídit vyzvedávání firemní pošty. Nebude to trvat dlouho, stačí dodat dva doklady totožnosti a vyplnit formulář.

1. Najděte si formulář PS Form 1093-C na internetu.
2. Vytiskněte si ho.
3. Vyplňte část „Žádost o službu poštovního doručovatele“.
4. Vezměte si vyplněný formulář a dva druhy vládou schválených amerických dokladů totožnosti. Jako primární formulář můžete použít jeden z následujících dokladů (ujistěte se, že jsou buď federální, státní, nebo kmenové):
   1. Státní řidičský průkaz
   2. Ne-průkaz totožnosti řidiče
   3. Průkaz totožnosti uniformované služby
   4. Průkaz ozbrojených sil USA
   5. Podnikový průkaz totožnosti
   6. Pas USA
   7. Pas USA
   8. Univerzitní průkaz totožnosti
   9. Průkaz osoby s trvalým pobytem v USA průkaz
   10. Jakýkoli průkaz totožnosti vydaný Úřadem pro občanství a imigraci Spojených států amerických
   11. US certifikát o naturalizaci nebo občanství
   12. Kmenový identifikační průkaz

Pro váš druhý doklad totožnosti, můžete přinést jeden z následujících dokladů:

1. Nájemní smlouvu
2. Hypotéční smlouvu
3. Deed of trust
4. Volební průkaz
5. Pojištění domácnosti
6. Registrační průkaz vozidla
7. Účet za komunální služby
8. Formulář I-94
9. Pojištění vozidla
10. Rozhodněte se, kterou možnost služby chcete. Může to být 1 rok nebo 6 měsíců.
11. Zaplaťte poplatek. Ujistěte se, že tak učiníte na poště, kde se tato služba nachází. Můžete platit kreditní nebo debetní kartou, v hotovosti, šekem nebo složenkou.
12. Vyzvedněte si obchodní poštu, kdykoli budete potřebovat.

Prospekty vyzvedávání obchodní pošty

• Můžete přijímat velké zásilky bez obav, zda se vám vejdou do poštovní schránky.
• Pokud nemáte k dispozici žádnou poštovní schránku, máte šanci získat ještě lepší službu.
• Poštu si můžete vyzvednout, kdykoli se vám to hodí.
• Vaše podnikání se může snadno rozšiřovat bez obav, že nebude schopno zvládnout příliv pošty.

Nevýhody vyzvedávání firemní pošty

• Nemusíte chtít platit za poštovní službu, která trvá rok nebo 6 měsíců, zejména pokud jste začínající podnikatel, protože vás omezuje na jedno místo.
• Stále musíte cestovat na určité místo, abyste si mohli poštu vyzvednout.
• Může být poměrně časově náročná v závislosti na době cestování.

Tak, teď když jste se seznámili se službami přeposílání obchodních adres, které nabízí USPS, je čas ukázat vám, kam byste měli skutečně vložit své peníze!

Proč vaše malá firma potřebuje přeposílání pošty?

Existuje spousta důvodů, proč vaše malá firma potřebuje přeposílání pošty! Každý z nich si teď postupně projdeme, ale pokud nemáte moc času, sjeďte na konec této části, kde najdete stručný seznam.

Jestliže jste stále s námi, vrhněme se rovnou na všechny výhody, které získáte, jakmile si zřídíte službu virtuálního přeposílání pošty.

Pohodlí

Když je vám zasílán balík, který vyžaduje, abyste byli nablízku při jeho vyzvednutí, může to být problematické, pokud jste náhodou mimo kancelář, na návštěvě pracoviště nebo prostě příliš zaneprázdněni, abyste zásilku převzali. Majitelé firem si proto nakonec zřídí poštovní schránku, do které budou přijímat všechny balíky a poštu. Tím vzniká nový problém; musíte si vyčlenit určitý den v týdnu, abyste mohli jet na místní poštu, vystát frontu a vyzvednout si poštu. Co kdybyste ale nechali někoho podepsat zásilku pouze s vaším pověřením a za zlomek ceny, než kdyby to dělala vaše sekretářka? Co kdybyste mohli požádat, aby byl balíček odeslán na vyžádání na vaše místo, a to až o 80 % levněji, než je běžné poštovné? Výhoda úspory času a nákladů na přepravu je v tomto případě zcela zřejmá.

Zabezpečení pošty

Když vám pošta přijde na místo, kde se nachází, má k ní obvykle přístup v podstatě každý, kdo se k ní chce dostat. Od krádeží dokladů totožnosti až po krádeže pošty a všechno mezi tím, nechat poštu ležet na místě bez dozoru nebo v době vaší nepřítomnosti asi není nejlepší nápad. Pokud si necháte poštu doručovat externě, jsou všechny zásilky uloženy ve skladu s nepřetržitým monitorovacím systémem a bezpečnostním personálem na místě. Neexistuje bezpečnější místo pro uložení vaší klasické pošty než v zařízení pro přeposílání pošty.

Vypadat ostře

Jako společnost není nic horšího než vypadat neprofesionálně, že? No, pokud jste internetová firma nebo jste se prostě rozhodli zaregistrovat ji pod poštovní schránkou nebo domácí adresou, přináší to s sebou řadu problémů.

Nejenže se přidávají obavy o bezpečnost, které musíte zvážit (naštvaní zákazníci znají místo vašeho bydliště atd.,), ale vaše firma vůbec nevypadá profesionálně. Firma registrovaná s poštovní schránkou jistě nevypadá tak dobře jako firma registrovaná pod skutečnou fyzickou adresou.

Soukromí domova

Již jsme se toho trochu dotkli, ale když se rozhodnete, že chcete používat svou domácí adresu pro obchodní poštu, vystavujete tuto adresu doslova každému člověku se zlými úmysly na internetu. Naštvaní zákazníci, zaměstnanci nebo investoři se mohou o místě vašeho pobytu a pobytu vaší rodiny dozvědět pouhým vyhledáváním na Googlu. Registrace firmy se skutečnou fyzickou adresou, která není adresou vašeho bydliště, zajistí ochranu vašeho soukromí a rodiny.

Trvalá adresa

Co se stane, když se rozhodnete změnit místo podnikání? Musíte průběžně aktualizovat všechny kontaktní údaje, informovat zákazníky o stěhování a vyplňovat formuláře pro změnu adresy u USPS. Když si zaregistrujete virtuální adresu, je tato adresa vaše doživotně, bez ohledu na to, kde se fyzicky nacházíte. Zamyslete se nad tím; měníte své telefonní číslo, kdykoli se přestěhujete? Proč byste tedy měli měnit svou poštovní adresu, když tak učiníte?

Zjednodušená správa pošty

Když si zaregistrujete virtuální firemní adresu, mohou všichni zaměstnanci digitálně spravovat příchozí poštu. Není nutné, aby byl někdo na místě, a virtuálně, z pohodlí své kanceláře nebo domova, může udělat pár kliknutí a vyřídit poštu online.

Rychlý přehled výhod a nevýhod

Pro všechny zaneprázdněné králíčky, kteří teď nemají čas na náš plnohodnotný rozhovor, je tu rychlé shrnutí všeho, o čem jsme mluvili výše.

Jste připraveni? Jdeme na to!

Rychlý přehled Profesionálové

• Pohodlí – nemusíte být nablízku, abyste si vyzvedli důležitý dokument nebo balíček, udělá to za vás odborný poštovní doručovatel.
• Zabezpečení pošty – veškerá vaše pošta bude uložena v zabezpečeném objektu s 24hodinovým kamerovým systémem a dalšími službami. Bezpečnější místo nenajdete!
• Vypadat ostře – mít adresu domů jako adresu firmy nevypadá příliš profesionálně. S virtuální poštovní schránkou je tento problém vyřešen.
• Soukromí domova – používání vaší domácí adresy pro podnikání může být nepřehledné. Naštvaní zákazníci, nespokojení investoři a zuřiví zaměstnanci vás a vaše blízké neuvěřitelně snadno najdou
• Stálá – při každé změně kanceláře už nebudete muset složitě měnit poštovní adresu!!!
• Zjednodušená správa pošty – všichni vaši zaměstnanci mají přístup k poště vaší kanceláře z aplikace v chytrém telefonu nebo ze svého počítače. Nikdo nemusí být na místě.

Dobře, jaké jsou zde tedy nevýhody? Všechno má své nevýhody, že?“

No ano, ale výhody, které přináší registrace služby virtuálního přeposílání pošty, drasticky převažují nad možnými nevýhodami. Bez ohledu na to si krátce popovídáme o věcech, které nejsou na systému virtuálních poštovních schránek tak dobré. (Nápověda: když jsme řekli „věci“, mysleli jsme „věci“, protože existuje pouze jedna potenciální nevýhoda)!

Krátký pohled Nevýhody

• Výdaje navíc – to se týká zejména začínajících podnikatelů. Zjistili jsme, že mnoho nových společností nechce nést dodatečné náklady, které přeposílání obchodních adres navrhuje. Je však důležité si uvědomit, že virtuální poštovní schránka vám přinese obrovskou návratnost investice (pohled na výše uvedené výhody vám to napoví!).

Závěr