Pokud by vás váš šéf požádal, abyste sestavili plán nadcházející kapitálové kampaně vaší organizace, věděli byste, co do něj zahrnout?

Pravděpodobně ne. Proč?“

Po celá desetiletí se organizace při psaní plánů kapitálových kampaní spoléhaly na konzultanty, takže jim připadaly poněkud záhadné.

Rychlé odkazy – V tomto příspěvku se dozvíte podrobnosti o přípravě plánu kampaně prostřednictvím následujících bodů:

• Co je plán kapitálové kampaně?
• Jak vypracovat plán investiční kampaně
• Top 3 Tips for Your Capital Campaign Plan

Jste připraveni vytvořit vítězný plán investiční kampaně, který posílí váš tým?

Začněme!

Co je plán investiční kampaně?

Plán investiční kampaně je soubor důležitých informací o vaší kampani. Často je uspořádán do jednoho dokumentu a uvádí, jak budete kampaň vést.

Přehledný, dobře napsaný plán kampaně slouží jako základní reference pro všechna rozhodnutí, která v průběhu kampaně učiníte.

S tímto plánem se budete cítit jistěji. Váš výkonný ředitel si oddechne a členové správní rady budou spokojeni. Všichni vaši dobrovolníci na vysoké úrovni vám svěří své úsilí, protože budou vědět, že nelétáte podle svých představ.

Psaní plánu kampaně se může zdát skličující, ale ve skutečnosti to nemusí být tak složité! Ať už je formát jednoduchý nebo složitější, skutečně záleží na tom, aby odpovídal stylu vaší organizace.

Ať už se tedy jedná o krásně uspořádaný třicetistránkový sešit se spirálovou vazbou, tříkroužkový pořadač nebo jednoduchý wordovský dokument s navigací – cílem je vytvořit průvodce vaší kampaní, který bude vašemu týmu k užitku.

Přehled časového plánu investiční kampaně: Než začneme diskutovat o tvorbě plánu kapitálové kampaně, prozkoumejme stručný přehled sedmi hlavních fází kapitálové kampaně: 7 hlavních fází

:

1. Plánování před kampaní
2. Studie proveditelnosti
3. Plánování kampaně
4. Tichá fáze
5. Odstartování
6. Veřejná fáze
7. Po kampani

Podrobněji si tyto fáze prohlédněte v následujícím grafu:

Váš plán kampaně vzniká během prvních tří fází kampaně – fáze plánování před kampaní, fáze studie proveditelnosti a fáze plánování kampaně.

Při diskusi o 11 základních prvcích, které je třeba do tohoto plánu zahrnout, je důležité si uvědomit, že tyto prvky se nesestavují první den. Vypracování plánu kampaně bude pravděpodobně trvat mnoho měsíců.

Jak vypracovat plán investiční kampaně

Složky plánu kampaně budou vytvořeny v počátečních fázích kampaně. Mnohé z těchto prvků otestujete ve studii proveditelnosti.

Jakmile bude studie proveditelnosti hotová a vy budete mít jasnější představu o kampani, dokončíte tyto prvky a spojíte všechny části plánu.

Spojení těchto různých prvků do jednoho dobře naformátovaného dokumentu je to, co vaši kampaň jasně zaměří. Prozkoumejme tedy stručný přehled toho, co uděláte, když vás výkonný ředitel požádá o vypracování plánu kampaně:

1. Sestavíte si seznam položek, které by měly být v plánu obsaženy.
2. Dáte dohromady prvky plánu kampaně, které jsou snadno dostupné, a začnete vypracovávat ty, které ještě chybí.
3. Spojíte tyto prvky dohromady do jednoduchého dokumentu s přehledným obsahem.
4. Vytvoříte titulní stranu s názvem „NÁVRH .“

Poté tento plán rozešlete svému týmu, abyste jej dále upřesňovali. Tímto se ponoříme hlouběji do prvního kroku!

11 prvků, které je třeba zahrnout do plánu kapitálové kampaně

1. Plán kapitálové kampaně. Cíle

Na co hodláte prostřednictvím kampaně získat peníze? To pravděpodobně závisí na vašem hlavním poslání, ale mezi časté odpovědi patří nové zařízení, modernizace technologií nebo třeba i vytvoření nadačního fondu.

Důležité je nejen určit váš hlavní cíl (tj. „vybudovat nové zařízení“), ale také určit klíčová specifika týkající se tohoto úkolu. Například pokud jde o nové zařízení:

• K čemu bude budova sloužit?
• Jak bude nová stavba vypadat?
• Jaké jsou výhody nové stavby, pokud jde o rozvoj vašeho záměru?

Je důležité tyto detaily jasně formulovat, protože tyto odpovědi budou chtít vaši nejvlivnější dárci.

2. Cíle

Jaké jsou finanční cíle vaší kampaně? Má vaše kampaň nějaké nefinanční cíle? I když máte jistě stanovenou celkovou částku pro získání finančních prostředků (tu, která je potřebná ke splnění výše uvedeného cíle), můžete mít na mysli i další nefinanční představy.

Můžete mít například nefinanční cíl rozšířit základnu dárců nebo identifikovat a zapojit více zájemců o významné dary. Je důležité formulovat i tyto nefinanční cíle, aby se na ně v procesu nezapomnělo.

3. Vzor potřebných darů

Tady přichází na řadu tabulka rozsahu darů.

Ve své tabulce rozsahu darů byste měli uvést částky darů a počet darů na jednotlivých úrovních, které budete potřebovat k dosažení svého cíle. Podívejte se na následující příklad:

Důležitým doplňkem grafu rozsahu darů bude hloubkový graf, který uvádí dárce podle částek v grafu rozsahu darů.

V hloubkovém grafu uvedete všechny kvalifikované potenciální dárce, které máte pro hlavní a velké dary vaší kampaně. Měly by mezi ně patřit nadace, korporace a jednotlivci.

Identifikujte klíčové potenciální dárce, uspořádejte je podle požadovaných částek a zapište je do jednoduchého hloubkového grafu. Tento postup vám pomůže identifikovat klíčové potenciální dárce a dá vašemu týmu větší šanci na úspěch do budoucna.

4. Uznávání dárců

Váš plán kampaně bude obsahovat plán oceňování dárců. Ke strukturování plánu uznání dárců pro vaši kampaň použijte úrovně v tabulce rozsahu darů.

Jak budou dárci za své dary pro vaši kampaň oceněni?

Některé organizace nabízejí možnosti pojmenování – pokud jste to vy, je na čase přesně nastínit, jaké tyto možnosti budou.

Dárcům, kteří přispějí vašimi většími dary, můžete například nabídnout možnost pojmenovat na jejich počest konkrétní prostory a místnosti. Jejich jména a jména dárců na nižších úrovních můžete také uvést na skupinové pamětní desce.

Zvažte však také, jakým způsobem oceníte dárce napříč různými úrovněmi darů – nejen několik dárců na horní a střední úrovni tabulky rozsahu darů. Udělíte jim uznání v písemných materiálech, uspořádáte děkovné telefonáty nebo třeba dokonce uspořádáte akci s poděkováním na vyvrcholení kampaně? Stanovte si tato specifika předem.

5. Struktura

Ohledně struktury máme na mysli zejména váš tým. Zvažte následující:

• Jakou strukturu vedení bude mít vaše kampaň? Zvažte, zda budete mít spolupředsedy, čestné předsedy a jak budou pracovat vedle stávající struktury vaší neziskové organizace.
• Jaké výbory a pracovní skupiny předpokládáte, že budete v kampani využívat? Budete se řídit tradičnější strukturou s oficiálním plánovacím a řídicím výborem? Ponoříte se do toho hlouběji a rozdělíte výbory podle úkolů (např.: velké dary, plánování akcí atd.)?“

Kromě nastínění této struktury zvažte, zda nepůjdete ještě o krok dál. Zvažte nastínění, jakou roli každá z těchto skupin hraje a kdy v kampani bude aktivní.

6. Personální zajištění

Ve vašem plánu kapitálové kampaně by mělo být uvedeno, jaké povinnosti budou mít zaměstnanci v kampani.

Nejprve zvažte, kteří zaměstnanci budou v kampani zastávat různé role – jak jsou nastíněny v kroku „struktura“. Jsou někteří zaměstnanci vhodní k tomu, aby se ujali plánovacích a řídicích rolí? Podle toho rozdělte úkoly.

Poté zvažte, jaké úkoly můžete po členech štábu požadovat. Mohou existovat kroky vaší kampaně, které nemohou splnit samotné výbory kampaně – například rozsáhlé oceňovací akce. Můžete si v těchto chvílích přizvat další zaměstnance nebo dobrovolníky na dodatečnou pomoc?“

Pamatujte, že kapitálové kampaně jsou masivní úsilí, a aby byly úspěšné, vyžadují silnou personální strategii. To může znamenat investici do přijetí nových zaměstnanců, abyste se ujistili, že jste na tuto výzvu připraveni.

7. Komunikace

Pokud jde o komunikaci v rámci kampaně, je třeba zvážit dvě zásadní věci.

Především, jak budou vaši zaměstnanci komunikovat napříč týmy kampaně?
Vytvořte si postupy pro sdělování aktualizací, výzev a vítězství napříč celým týmem kampaně, abyste zajistili, že s pokračujícím a nevyhnutelně se komplikujícím úsilím nic nepropadne.

Za druhé, jaké budou vaše strategie pro šíření informací o kampani?
S největší pravděpodobností budete chtít použít vícekanálovou strategii, včetně tištěných a digitálních materiálů, mluvených rozhovorů a možná i akcí. Je důležité, aby při použití více komunikačních kanálů a materiálů byly tyto kanály vzájemně integrovány. To znamená, že na sebe navazují, místo aby vytvářely zahlcující ozvěnu.

Pokud začnete načrtávat komunikaci své kapitálové kampaně, inspirujte se níže uvedenou šablonou:

8. Rozpočet

Toto je důležitý bod: Kolik bude vaše kampaň stát?

Pamatujte, že kapitálové kampaně jsou často záležitostí na několik let. Proto v první řadě nezapomeňte vypracovat rozpočet na celou dobu trvání kampaně, nejen na první rok fungování.

Poté zvažte rozpočet v rozsahu samotného celkového cíle fundraisingu. Měli byste se snažit získat celkovou částku příspěvku ve výši vašeho fundraisingového cíle plus rozpočtu kampaně, abyste zajistili, že vaše kampaň skutečně dosáhne svého cíle.

A nakonec buďte realističtí! Pokud má vaše nezisková organizace elegantnější styl, nezapomeňte podle toho sestavit rozpočet. Nešetřete nyní na rozpočtu kampaně, aby vše vypadalo lépe na první pohled. Je lepší být pod rozpočtem a nadměrně připravený než nad rozpočtem a nepřipravený.

9. Zkuste se podívat na to, co se děje. Časový plán

Pod pojmem časový plán rozumíme doslova kalendář, ve kterém jsou vyznačena všechna klíčová data vaší kampaně. Při jeho sestavování postupujte po jednotlivých fázích.

Začněte stanovením obecných termínů pro zahájení jednotlivých fází kampaně – například kdy předpokládáte zahájení veřejné fáze kampaně?

Od tohoto bodu se ponořte hlouběji a stanovte termíny pro konkrétní činnosti v rámci jednotlivých fází, jako je úsilí o správu dárců, úsilí o ocenění, a dokonce i kritéria pro měření úspěchu na této cestě.

Nakonec stanovte datum, kdy předpokládáte dosažení cíle. Nezapomeňte však, že tato data se mohou měnit – a přestože chcete zůstat na správné cestě, je pochopitelné, že se tento počáteční časový plán v průběhu cesty posune.

10. V případě, že se vám podaří dosáhnout cíle, je třeba se zaměřit na to, abyste ho splnili. Zásady

Pokud shromažďujete obrovské množství darů (pro mnoho neziskových organizací představují kapitálové kampaně jejich největší fundraisingové úsilí), je zásadní vytyčit si zásady, kterými se bude fundraising v kampani řídit.

Vaše zásady kampaně by měly odpovídat na klíčové otázky týkající se vaší kampaně. Zvažte následující otázky:

• Jaká bude doba trvání vaší kampaně?
• Jaká bude doba příslibu vaší kampaně?
• Budou se do celkového cíle vaší kampaně započítávat roční dary?
• Jaké druhy darů budete započítávat do vašeho cíle a jak budete posuzovat jejich hodnotu?
• Jak budete získávat dary?
• Jak budete spravovat dary po jejich obdržení?

Snažte se odpovědět na co nejvíce z těchto otázek (a na všechny další, které mohou vyvstat) předem.

Mít jasný soubor zásad kampaně, na které se můžete odvolávat v průběhu celé kampaně, vytvoří důležitý a konzistentní základ pro rozhodování o vaší kampani. To vzbudí důvěru jak ve vašem týmu, tak ve vašich dárcích.

11. V případě, že se vám podaří získat více informací o kampani, můžete se spolehnout na to, že se vám to podaří. Případ podpory

Je snadné zaměřit se na případ podpory jako na univerzální dokument pro vaši kapitálovou kampaň. Přestože se jedná o důležitý zdroj, zejména když se do získávání darů opravdu ponoříte, je také důležité vyhnout se tomu, aby se jednalo o lesklý, ale neefektivní zdroj.

Začněte přípravu svého případu podpory touto otázkou:

Jakým jazykem bude vaše kampaň popisovat vaši kampaň a inspirovat dárce k darům?

Tyto informace se budou vyvíjet v průběhu plánování kampaně a v ideálním případě budou v době, kdy zahájíte veřejnou fázi kampaně, sdělení jasná a účinná.

Top 3 Tips for Your Capital Campaign Plan

Realize Your Campaign Plan Will Grow and Change

Stejně jako každý plánovací dokument je i váš plán kampaně pouze výchozím bodem. Některé jeho části se budou v průběhu kampaně vyvíjet a některé aspekty se mohou měnit a posouvat.

Můžete také přidávat další části. Například můžete vypracovat průvodce dobrovolníky, pokud se zapojení dobrovolníků stane významnější součástí vaší kampaně. A možná zjistíte, že se váš komunikační plán v průběhu času rozšiřuje a stává se plnohodnotnějším.

Ujistěte se, že svůj plán kampaně aktualizujete podle toho, jak se jeho iterace vyvíjejí. Jakmile budete aktualizovat různé části, vyznačte změny uvedením čísla verze a data na samotném plánu.

Vyžádejte si zpětnou vazbu od klíčových podporovatelů v průběhu vývoje plánu

Možná se cítíte v pokušení – jako jedni z mála, kteří mají úplný přehled o své kampani z ptačí perspektivy – vytvořit tento živý dokument sami, nezávisle na zbytku svého týmu nebo podporovatelů. Nedělejte to!

Doporučujeme zvolit přístup založený na spolupráci. Vytvořte počáteční návrh plánu kampaně a podělte se o něj s různými částmi svého týmu:

1. Vaše představenstvo.
2. Vaše komise pro plánování kampaně.
3. Klíčoví členové personálu.

Všeobecně platí, že když žádáte zúčastněné strany, aby poskytly své názory a zpětnou vazbu k vyvíjejícímu se plánu, zvládněte jejich očekávání tím, že je budete informovat o tom, že žádáte o zpětnou vazbu od mnoha subjektů a že tyto informace budete podle možností syntetizovat.

Vyjmenujte soubor nástrojů pro kapitálové kampaně

Náš poslední tip se blíží k domovu a je to tento:

Ačkoli někteří mohou argumentovat pro investici do externího konzultanta pro kapitálové kampaně, jsme přesvědčeni, že pokud se na plánování kampaní více podílejí profesionálové z neziskových organizací, jsou plány kampaní lepší než ty, které se ve velké míře spoléhají na externího konzultanta.

S naší sadou nástrojů získáte přístup k:

• Sedmifázovému plánu, přičemž každá fáze obsahuje průvodce krok za krokem.
• Pracovní listy, kontrolní seznamy a šablony, které zajistí, že budou zohledněny všechny podstatné aspekty vaší kampaně.
• Řízená studie proveditelnosti, která vám umožní provést vlastní průzkum před kampaní.
• Přístup ke komunitě profesionálů z neziskových organizací, kteří provádějí kampaně stejně jako vy, aby se podělili o rady, moudrost a zdroje.
• Odborné poradenství od týmu Capital Campaign Toolkit, které vám pomůže vypořádat se s problémy vaší kampaně.

Jestliže jste připraveni pustit se do kampaně, ale hodila by se vám menší pomoc při zahájení a udržení se na správné cestě, Capital Campaign Toolkit může být řešením právě pro vás.