Pokud musíte vyplnit formuláře W-2 pro roční výkazy mezd zaměstnanců, nejjednodušší je vyplnit je online. Zde jsou informace, které potřebujete znát.
Lhůta pro podání formulářů W-2
Formuláře W-2 podáváte na Správu sociálního zabezpečení (SSA), nikoli na daňový úřad.
Lhůta pro podání formulářů W-2 na SSA je 31. ledna následujícího roku. Pro formuláře W-2 za rok 2020 je konečným termínem 31. leden 2021. Tato změna byla provedena v roce 2015, aby se zabránilo daňovým podvodům, a toto datum se týká jak papírových, tak online podání. Vaše podání budou považována za včasná, pokud budou podána do tohoto data.
Kopie formulářů W-2 musíte zaměstnancům předat nejpozději do 31. ledna roku následujícího po daném zdaňovacím období. Vyplněné formuláře W-2 je dobré předat zaměstnancům již na začátku ledna, aby si je mohli prohlédnout a vy jste mohli provést případné opravy před uplynutím lhůty.
Rozdíl mezi formuláři W-2 a W-3
Formuláře W-2 slouží k hlášení mezd a platů zaměstnanců Správě sociálního zabezpečení. SSA sdílí tyto informace s daňovým úřadem IRS pro účely daně z příjmu.
Formulář W-2 musíte vystavit každému zaměstnanci, kterému jste srazili daně FICA (Federal Insurance Contribution Act), což jsou daně ze sociálního a zdravotního pojištění a federální a státní daně z příjmu. Formulář W-2 musíte vystavit také každému, komu měla být sražena daň z příjmu, ale z nějakého důvodu sražena nebyla.
W-3 jsou předávací formuláře, které musí být přiloženy k formuláři W-2. Shrnují informace na všech formulářích W-2, které zasíláte úřadu SSA. Pokud podáváte formuláře W-2 u SSA elektronicky online pomocí portálu Business Services Online (BSO), automaticky se vygeneruje formulář W-3, takže jej nemusíte vyplňovat.
Kdy je nutné podat formulář online
Podáváte-li během kalendářního roku 250 nebo více formulářů W-2, musíte je podat elektronicky, pokud vám IRS neudělí výjimku. Pokud nepodáte formulář elektronicky v požadovaném termínu, může vám být vyměřena pokuta.
Pokuty se vyměřují za každý nepodaný nebo nesprávně podaný formulář. Sankce závisí na tom, jak pozdě je formulář podán na SSA nebo předán zaměstnancům, a liší se v závislosti na velikosti vašeho podniku. Můžete zvážit podání žádosti o prodloužení a následné podání formulářů co nejdříve, abyste minimalizovali sankce.
Zákon Taxpayer First Act změnil povinnost podávat některá roční informační přiznání online (včetně formulářů W-2 pro zaměstnance a 1099-MISC pro osoby, které nejsou zaměstnanci).
- Počínaje zdaňovacím obdobím 2021 musíte podávat online, pokud má vaše firma 100 formulářů W-2 k podání
- Pro zdaňovací období po roce 2021 musíte podávat online, pokud má vaše firma 10 a více formulářů W-2 k podání
Existují také zvláštní pravidla pro partnerské společnosti, které podávají W-2 online:
- Pro rok 2019 musí osobní společnost podávat W-2 online, pokud má 150 a více členů
- Pro rok 2020 musí osobní společnost podávat W-2 online, pokud má 100 a více členů
- Pro rok 2021 musí osobní společnost podávat W-2 online, pokud má 50 a více členů
Kdykoli můžete začít podávat všechny W-2 online, abyste měli jistotu, že tuto povinnost splníte.
Jak podávat online
Formuláře W-2 můžete podat elektronicky online na webových stránkách SSA Business Services Online. Je to bezplatný a bezpečný způsob, který SSA upřednostňuje před podáváním papírových záznamů.
BSO nabízí dvě možnosti. Můžete vytvořit až 50 těchto formulářů a vytisknout kopie, které předáte svým zaměstnancům. Nebo pokud používáte mzdový software, můžete nahrát mzdový výkaz, který se použije při generování formulářů.
Výhody elektronického podání formulářů W-2
E-podání šetří čas a úsilí a pomáhá zajistit přesnost. Nemusíte vypočítávat a odesílat předávací formulář W-3, protože Správa sociálního zabezpečení vygeneruje formulář W-3 automaticky po odeslání formulářů W-2.
Na stránkách BSO můžete také odeslat formuláře W-2c (opravené formuláře W-2), abyste opravili chybu, pokud jste udělali chybu v jednom nebo více formulářích W-2 po podání.
Stránky BSO můžete také použít k ověření čísel sociálního zabezpečení pro účely hlášení mezd. Stránky nabízejí návod, příručky, kontrolní seznam a další užitečné informace, které vám pomohou při elektronickém podání těchto formulářů.
Než podáte formuláře elektronicky
Před podáním formulářů W-2 online se musíte nejprve zaregistrovat na stránkách BSO správy sociálního zabezpečení. Jakmile se zaregistrujete, můžete vytvořit a uložit formuláře W-2 pomocí speciálního formátu souboru a odeslat je na webové stránce.
Po odeslání souborů si můžete nahrané soubory prohlédnout a zobrazit chybová hlášení, včetně chybných údajů o jménu a čísle sociálního zabezpečení. To vám umožní provést potřebné opravy.
Můžete si také prohlédnout stav předložení a zjistit, zda byl soubor přijat.