Pokud pracujete v přijímacím řízení, zápisu nebo komunikaci na soukromé nebo nezávislé škole typu K-12, pak víte víc než kdokoli jiný, jak rušivý vliv má tato pandemie.

Nejenže vaše škola musela letos na jaře rychle přejít na dálkové studium a vytvořit řadu pohotovostních plánů na podzim, ale typické akce, které byste normálně pořádali, abyste přilákali nové rodiče a rodiny, byly kvůli riziku virové nákazy zrušeny.

Zejména osobní dny otevřených dveří pravděpodobně tvořily ústřední část vaší strategie přijímání. To dává jediný smysl: Dny otevřených dveří vám dávají příležitost přivést rodiče a studenty do vaší školy a do areálu školy, kde můžete začít budovat jejich důvěru a vychovávat je k podání přihlášky. Když tento klíčový dílek skládačky nyní chybí, je snadné cítit se nejistě a mít obavy, jak zaplníte volná místa ve vaší škole.

Naše odpověď:

Přehodnocením toho, co to znamená pořádat den otevřených dveří pro vaši školu, můžete přilákat rodiny vhodné pro vaše poslání a zaplnit všechny mezery, které na podzim ještě existují.

Co je to virtuální den otevřených dveří?

Virtuální den otevřených dveří je přesně to, jak to zní:

Tento termín se může vztahovat i na jiné typy školních zápisových akcí, jako jsou například setkání s otázkami a odpověďmi, příchody, příjezdy a další.

Na místo osobního dne otevřených dveří dává virtuální den otevřených dveří odborníkům na zápis a přijímací řízení ve škole příležitost navázat kontakt s rodinami, které o škole aktivně uvažují. Navázání tohoto spojení umožňuje rodině dát škole jméno, tvář a hlas, což škole usnadňuje vybudování důvěrného vztahu, který může využít v průběhu celého přijímacího řízení.

Ačkoli se virtuální dny otevřených dveří ukázaly jako nezbytné během pandemie koronaviru, je pravděpodobné, že budou mít své opodstatnění i poté, co riziko přenosu viru pomine. Zvláště užitečné mohou být virtuální akce pro rodiny, které se nemohou zúčastnit osobní akce kvůli pracovním povinnostem, a také pro jednotlivce, kteří se stěhují do nového školského obvodu, ale ještě nejsou místní.

Co budete potřebovat k uspořádání virtuálního dne otevřených dveří

Máte zájem uspořádat virtuální den otevřených dveří pro vaši školu? Než začnete pracovat na krocích, které uvádíme níže, musíte se ujistit, že máte přístup k několika věcem:

• Platforma pro virtuální komunikaci: Jedná se o platformu, přes kterou bude probíhat virtuální den otevřených dveří. Doporučujeme platformu Zoom, protože se mimořádně snadno používá, integruje se s mnoha dalšími nástroji a umožňuje upravit virtuální prostředí tak, aby odpovídalo značce vaší školy. Přesto mohou dobře fungovat i jiná řešení, například Skype nebo GoToMeeting.
• Platforma pro vytváření registračních stránek a formulářů: Smyslem pořádání virtuálního dne otevřených dveří je shromáždit kontaktní údaje rodin, které o vaší škole uvažují. K tomu budete potřebovat platformu, která vám umožní vytvořit značkovou vstupní stránku určenou k propagaci akce a podpoře registrace, která by obsahovala vložený registrační formulář. Pro tento účel doporučujeme HubSpot (a níže vysvětlíme proč).
• Platforma pro e-mailovou komunikaci: Jakmile získáte kontaktní údaje zainteresovaných rodin, můžete je začít marketingově oslovovat e-mailem. Pro tuto funkci opět doporučujeme HubSpot.
• Firemní profil na Facebooku:

Taktický průvodce krok za krokem, jak uspořádat virtuální den otevřených dveří pro vaši školu

Určete si formát akce.

Virtuální den otevřených dveří může mít několik různých forem, z nichž každá je pravděpodobně vhodná pro rodiče v různých fázích procesu výběru školy. Vaším prvním krokem je určit formát, který bude vaše akce dodržovat, abyste mohli vytvořit jazyk, který bude k tomuto formátu promlouvat.

Mezi příklady formátů, které můžete zvážit, patří např:

• Jednoduché setkání s otázkami&, kde mohou účastníci klást otázky poradci pro přijímací řízení, studentům nebo vyučujícím
• Diskuze nebo prezentace na základě diapozitivů
• Virtuální prohlídka vaší školy a kampusu

Můžete se dokonce rozhodnout, že chcete zahrnout více typů těchto akcí, abyste si byli jisti, že jste zodpověděli všechny možné otázky, které mohou potenciální rodiny mít.

Dále se budete muset rozhodnout, kdo z vašeho týmu se bude na dni otevřených dveří podílet. Budou to poradci pro přijímací řízení? Členové komunikačního týmu? Ředitel nebo vedoucí školy? Učitelé? Tyto podrobnosti budete potřebovat ještě předtím, než začnete.

Určete si časový rozvrh.

Abyste mohli účinně propagovat svou akci a vytvořit veškeré zázemí, které budete potřebovat, budete muset vyřešit svůj časový rozvrh. Vyberte data a časy pro jednotlivé virtuální dny otevřených dveří, které hodláte pořádat, a pak je naplánujte v jakémkoli nástroji, který budete k pořádání akce používat (například Zoom).

Zjistěte a dolaďte hlas značky vaší školy tím, že si stáhnete náš bezplatný pracovní list!

Nejste si jisti, kdy budete své akce pořádat? Doporučujeme nabídnout různé časy a dny v týdnu, aby rodiče měli více možností, které se vejdou do jejich rozvrhu.

Můžete například nabídnout jednu akci přes den, aby se jí mohli zúčastnit rodiče, kteří pracují v noci, a jednu akci v noci, aby se jí mohli zúčastnit rodiče, kteří pracují přes den. Můžete také nabídnout jednu akci v týdnu a druhou o víkendu, opět proto, abyste zajistili, že každý, kdo se chce zúčastnit, bude mít příležitost.

Vytvořte konverzní trychtýř.

Konverzní trychtýř je úplný seznam prostředků, se kterými budou potenciální rodiče nebo rodiny komunikovat, když se rozhodnou přihlásit na váš virtuální den otevřených dveří. Jeho nejdůležitějšími součástmi jsou formulář, vstupní stránka, stránka s poděkováním a výzvy k akci (CTA).

Vytvoření formuláře

Formulář je způsob, jakým budete získávat kontaktní údaje všech účastníků, které budete potřebovat, pokud plánujete tyto osoby dále sledovat nebo je oslovovat. Formulář by měl minimálně požadovat jméno, e-mailovou adresu a telefonní číslo účastníků, ale může mít smysl požádat i o další relevantní informace, jako např:

• Jméno jejich dítěte
• Současná třída jejich dítěte
• Název současné školy jejich dítěte
• Jakékoli dotazy, které by účastník mohl mít

Pokud budete nabízet více akcí, měl by váš formulář také vyzvat účastníka k výběru akce, které se chce zúčastnit. To vám umožní mít jeden formulář a jednu vstupní stránku pro více událostí – a kdo nemá rád efektivitu?“

Ať už použijete jakýkoli nástroj, doporučujeme použít formulář, který vám umožní a.) spustit automaticky odeslaný potvrzovací e-mail registrovanému a b.) přesměrovat registrovaného na potvrzovací stránku, která mu poděkuje za jeho zájem a odkáže ho na další zdroje k prozkoumání. Pokud vaše současná platforma CMS tuto možnost neobsahuje, může mít přidání řešení, jako je bezplatný nástroj Form Builder společnosti HubSpot, velký smysl.

Navržení vstupní stránky

Vaše vstupní stránka by měla být navržena s ohledem na jediný cíl: Přesvědčit čtenáře, aby udělal požadovaný další krok. V tomto případě chcete, aby vyplnil formulář a přihlásil se k účasti na vašem virtuálním dni otevřených dveří.

Abyste toho dosáhli, měla by vaše vstupní stránka velmi rychle představit den otevřených dveří a vysvětlit hodnotu, kterou dotyčný získá, když se ho zúčastní. Můžete také věnovat jen trochu času tomu, abyste je poučili o vaší škole a komunitě. Poté by měla obsahovat všechny relevantní podrobnosti a formulář. Bonusové body získáte za zařazení aspiračních obrázků vašich spokojených studentů, kteří se učí, což může čtenáři hodně pomoci vybudovat si k vaší škole emocionální vztah.

Klíčové součásti:

• Návrh hodnoty
• Podrobnosti o vaší akci
• Podrobnosti o vaší škole a komunitě
• Formulář

Je důležité si uvědomit, že vaše vstupní stránka by měla být velmi cílená. Měla by obsahovat pouze jednu výzvu k akci: Zaregistrovat se na váš virtuální den otevřených dveří. Zahrnutí více CTA pouze rozmělní vaše sdělení.

Přidání hodnoty pomocí děkovací stránky

Po odeslání formuláře čtenář buď obdrží inline děkovací zprávu (jako že na obrazovce uvidí zprávu potvrzující, že formulář odeslal), nebo bude přesměrován na děkovací stránku. Ačkoli to samo o sobě není nutné, vždy doporučujeme zvolit cestu děkovné stránky.

Proč? Protože děkovná stránka přináší uživateli okamžitou přidanou hodnotu a dává vám možnost pečovat o něj dále v průběhu cesty.

V případě virtuálního dne otevřených dveří by děkovná stránka měla obsahovat minimálně podrobnosti o tom, kdy se akce bude konat a jak se uživatel může přihlásit. Můžete však přidat větší hodnotu tím, že uvedete odkaz na stažení brožury o vaší škole nebo stránku o finanční pomoci či jakékoli jiné aktivum, které by mohlo být cenné. Pokud máte aktivní blog, můžete uvést odkazy na tento obsah. A samozřejmě můžete zahrnout výzvu k podání přihlášky, aby každý, kdo je na to připraven, mohl učinit další krok.

Building CTAs

Když máte vytvořeno vše ostatní, měli byste také navrhnout a vytvořit řadu výzev k akci, které můžete využít na celém webu. Tyto CTA by měly každého, kdo na ně klikne, dovést na vstupní stránku, kde se může přihlásit na vaši událost.

Pište e-maily pro výchovu potenciálních zákazníků, které povedou k události.

Stalo se vám někdy, že si někdo domluvil schůzku na rozhovor, ale pak se nedostavil? Ať už proto, že zapomněl, že ztratil zájem, že byl náhle zaneprázdněn, nebo z řady jiných důvodů, stává se to častěji, než si myslíte.

Dobrá zpráva je, že můžete pomocí e-mailu snížit riziko, že se někdo přihlásí na váš virtuální den otevřených dveří a pak se nedostaví. Jednoduchá série e-mailů může být neuvěřitelně účinným způsobem, jak a.) dané osobě připomenout konání akce a b.) nadchnout ji pro vaši školu a komunitu.

Minimálně byste měli účastníkovi poslat dva e-maily:

• Jeden e-mail ihned poté, co se přihlásí, s potvrzením podrobností o dni otevřených dveří a s informacemi o vytáčení
• Jeden e-mail den před akcí (nebo ráno v den konání) s připomenutím akce

Mezi těmito dvěma e-maily však můžete zvážit jednu nebo dvě zprávy, které budou hovořit o vašich studentech a školní komunitě nebo budou odpovídat na běžné otázky, které rodiče často mají.

Přilákejte rodiny do svého trychtýře

Po naplánování akce a vybudování trychtýře budete muset tento trychtýř naplnit tím, že přilákáte vhodné rodiny, aby se na akci přihlásily. Výše zmíněné výzvy k akci jsou jedním z důležitých způsobů, jak můžete zachytit lidi, kteří jsou již na vašich webových stránkách. Ale co ti, kteří o vaší škole aktivně neuvažují, nebo ti, kteří o změně školy možná ani neuvažovali?

Pokud má vaše škola firemní profil na Facebooku, máte možnost spustit reklamu na Facebooku a Instagramu. To může být velmi efektivní způsob, jak naplnit svůj trychtýř, zejména pokud si dáte pozor při navrhování cílové skupiny.

Pokud jste prošli procesem vytváření podrobných rodičovských nebo studentských osobností, pak pravděpodobně máte dobrou představu o tom, jak vypadá vaše ideální rodina. Vyzbrojeni těmito informacemi se můžete například zaměřit na osoby určitého věku, které žijí v určitém poštovním směrovacím čísle. Právě tyto osoby by pak viděly vaše reklamy.

Možná budete dokonce schopni za určitých okolností nahrát seznam kontaktů z vaší databáze a cílit na tyto osoby.

Můžete také zvážit spuštění placených reklam ve vyhledávači Google, abyste přilákali rodiny aktivně zapojené do vyhledávání.

Uspořádejte zkušební akci.

To asi není třeba zdůrazňovat, ale stejně to řekneme:

Doporučená četba: Než se pokusíte uspořádat svůj první virtuální den otevřených dveří, měli byste provést zkušební provoz, do kterého zapojíte své vyučující a zaměstnance, abyste mohli zjistit případné problémy a vyřešit je ještě před vlastní akcí: 10 nejčastějších chyb, kterým by se měli vyhnout hostitelé, kteří pořádají webináře poprvé

Nechte člena svého týmu projít procesem od začátku do konce, počínaje vstupní stránkou a odesláním formuláře. Poté událost skutečně uspořádejte tak, jak máte v úmyslu v den hry. To vám pomůže pochopit ovládací prvky softwaru, se kterými si možná budete muset pohrát, a může vám to dát i čas na vyřešení případných problémů se zvukem nebo videem, které jste možná nevzali v úvahu.

Uspořádejte skutečnou událost.

A dobře se u toho bavte! Váš virtuální den otevřených dveří se ve skutečnosti nijak neliší od osobní akce – pouze probíhá prostřednictvím videa. Pokud pořádáte více akcí, snažte se poučit z každé z nich, abyste se mohli neustále rozvíjet.

Nezapomeňte na následnou kontrolu.

Jakmile dokončíte virtuální den otevřených dveří, je snadné si myslet, že vaše práce je hotová. Zájemci z řad rodin přece udělají další krok a přihlásí se sami, ne?

Pravdou je, že když už máte jejich kontaktní údaje a víte, že se o vaši školu alespoň trochu zajímají, můžete a měli byste je dále oslovovat a vést k podání přihlášky a nakonec k zápisu na vaši školu.

Jedním z jednoduchých způsobů, jak to udělat, je poslat jim sérii značkových e-mailů, které odpovídají na běžné otázky, o nichž víte, že je rodiče zajímají v souvislosti s přijímacím řízením. Můžete jim také posílat informace o finanční pomoci, důležitých termínech, profily současných studentů nebo jiná sdělení, která zdůrazní, čím je vaše škola jedinečná. To lze provést personalizovaným, ale zcela automatizovaným způsobem pomocí platformy, jako je HubSpot, čímž omezíte zátěž svého týmu.

Přímé, personalizované telefonické oslovení ze strany vašeho přijímacího týmu také jistě neuškodí. Zvažte možnost, že jim zavoláte, abyste jim potvrdili, že nemají žádné dotazy, a abyste se dozvěděli, co si o akci myslí. V návaznosti na to by mohl být zaslán také osobní e-mail 1-1.

Zajistit, aby se to uskutečnilo

Je zřejmé, že uskutečnění efektivního virtuálního dne otevřených dveří vyžaduje žonglování se spoustou pohyblivých částí. Pokud ke správě databáze, vytváření trychtýře a koordinaci oslovování používáte několik různých systémů a nástrojů, je pochopitelné, že se můžete cítit zahlceni. Dobrou zprávou je, že si tento úkol (a svůj život) můžete značně usnadnit zavedením jediného integrovaného nástroje, který bude schopen všechny tyto kroky provádět.

Ve společnosti Pepperland doporučujeme nástroj HubSpot, který můžete použít k:

• Správu databáze kontaktů a leadů
• Vytváření formulářů pro zachycení leadů v celém trychtýři
• Navrhování a vytváření vysoce konverzních vstupních stránek, děkovných stránek, a CTA
• Vytvářejte a odesílejte marketingové e-maily a e-maily pro výchovu potenciálních zákazníků
• Spravujte své reklamy na Facebooku a Instagramu
• Provádějte analýzu všech svých marketingových aktivit v reálném čase, abyste zjistili, co funguje
• A další

Protože je HubSpot integrován se službou Zoom, je tento nástroj obzvláště užitečný pro všechny, kdo zvažují virtuální dny otevřených dveří, webináře nebo jiné vzdálené akce.

Nejlepší ze všeho je, že pomocí e-mailových pracovních postupů a sekvencí je možné automatizovat velkou část zpětné komunikace, což znamená, že i když jste jednočlenný registrační nebo komunikační tým, můžete si být jisti svou schopností uskutečnit virtuální den otevřených dveří.

Příprava vaší školy na budoucnost zápisu

Ačkoli virtuální den otevřených dveří nikdy plně nenahradí hodnotu, kterou potenciální rodič nebo student získá, když vaši školu skutečně navštíví a osobně si ji prohlédne, je jejich přijetí a další virtuální přijímací akce důležitou součástí dosažení vašich cílů v oblasti zápisu v roce 2020 a v dalších letech.

I po skončení pandemie a návratu k „normálu“ je pravděpodobné, že někteří rodiče nebo rodiny mohou dát přednost virtuální akci, protože si na ně zvykli. Položení základů již nyní vám může pomoci uspokojit tuto budoucí poptávku a odlišit vaši školu od ostatních ve vašem okolí.

Může se to zdát ohromující, ale můžete to zvládnout – pokud máte odvahu zkusit něco nového a plán, jak to uskutečnit.

Chcete začít pořádat svůj první virtuální den otevřených dveří? Rádi si s vámi popovídáme o tom, jak vám můžeme pomoci. Rezervujte si čas a dozvíte se více.

.