Jasné, stručné, přesvědčivé a poutající pozornost – tak se píše shrnutí. Je to jediná část celé vaší zprávy, kterou si všichni přečtou, a pro většinu lidí to může být jediná věc, kterou si přečtou.

Co je to výkonné shrnutí?

Výkonné shrnutí je ze své podstaty shrnutím informací, slouží jako úvod k návrhu, výkonné shrnutí často obsahuje stručná tvrzení popisující to, co bude dále podrobně popsáno v nadcházejícím návrhu.

V průměrném návrhu nabízí výkonné shrnutí pouze stručné informace v hrubých rysech. Vynikající shrnutí však představuje souhrn celého návrhu způsobem, který klienta zaujme a funguje tak, že ho PRODÁ.

Kam patří shrnutí?

Typicky byste měli shrnutí zařadit na začátek obchodního dokumentu. Je to proto, že jediným účelem shrnutí je poskytnout přehled následujícího dokumentu – podobně jako abstrakt v akademické práci.

Co by mělo být obsaženo ve shrnutí?

Přinášíme vám několik zásad, které byste měli mít na paměti při psaní efektivního shrnutí + naši bezplatnou šablonu, která vám pomůže!

Zásady

Napište zářivý úvodní odstavec

Podle mnoha internetových zdrojů existuje určitá délka, kterou by mělo výkonné shrnutí dodržovat. Není tomu tak. Shrnutí by sice nemělo být příliš dlouhé, ale mělo by být komplexním vyjádřením celého návrhu.

Shrnutí musí mít brilantní úvodní odstavec. Pokud potenciální klienti váš návrh pouze přelétnou, chcete se ujistit, že první věc, kterou si pravděpodobně přečtou, je nejsilnější částí celého návrhu.

Tento úvodní odstavec by měl od začátku přitahovat pozornost. Je moudré uvést působivé atributy vaší společnosti, ale buďte konkrétní na rozdíl od obecných. Potenciální klienti budou chtít vidět skutečné důkazy o prokázaných dovednostech a jedinečných schopnostech. Využijte tuto část ke zdůraznění ocenění společnosti nebo zaměstnanců.

Účelem každého návrhu, a tedy i shrnutí, je prodat. Dejte rychlý úder a sebevědomě se klientovi prodejte. Toho dosáhnete tím, že poskytnete jedinečný přístup k danému problému/problému/potřebě.

Předložte promyšlený cíl svému publiku

Když čtenáře ohromíte vzrušujícím prodejem a dramatickým úvodem, budete chtít přemýšlet o tom, jak návrh a shrnutí zaměřit konkrétně na vaše publikum. I když použijete šablonu, návrh by měl být přizpůsoben jedinečným potřebám a problémům každého klienta.

Výsledné shrnutí je ideálním místem, kde začít promyšleně cílit na vaši klíčovou cílovou skupinu. Zde můžete dále identifikovat problém, kterému klient čelí – například potřebu nové marketingové strategie, ztrátu tržeb, důležitost přepracovaných webových stránek atd.

Po identifikaci tohoto problému nabídněte dobře prozkoumané a podložené informace o tomto problému. Fakta, čísla a relevantní podrobnosti jsou pro klienta důležité a pomohou vás postavit do role odborníka, který toho o konkrétních problémech jeho společnosti hodně ví.

Po pojmenování problému pokračujte v cíli zaměřeném na společnost tím, že ukážete, jak bude vámi navrhované řešení úspěšné. Vynikající metodou je prezentovat fakta týkající se problémů, po nichž rychle následuje praktické, ale jedinečné řešení, které je navrženo speciálně pro klienta.

3. Nabídněte identifikovatelný cíl

Potenciální klient musí být schopen pochopit, co pro něj vy a vaše společnost můžete udělat. Řešení a metody jsou sice klíčovou součástí vašeho shrnutí a nabídky obecně, ale pro klienty je nejdůležitější, jaké budou výsledky těchto řešení.

Demonstrujte klientovi, jaké skvělé výnosy mu váš návrh přinese. Opět platí, že klíčem k úspěchu je zde uvedení číselných údajů získaných na základě důkladného a pro klienta specifického výzkumu.

Při nabízení řešení a výsledků však nebuďte příliš obecní. Pouhé sdělení klientovi, že vaše metody „zvýší prodej“, nestačí.

Využívejte výzkumné práce a prognózy založené na reálném tržním potenciálu i na příkladech minulých úspěchů a uvádějte popisné a atraktivní pravděpodobné výsledky. Klienti rádi vidí, jaké zisky jim vaše práce přinese, a důkladný průzkum je tak důležitý při zkoumání a určování, jaké tyto zisky budou.

4. Zjistěte, jaké zisky jim vaše práce přinese. Věnujte pozornost detailům

V těsné návaznosti na poslední prvek je pozornost detailům prvořadá v celém shrnutí. Nic nezničí tvrdou práci na návrhu více než nedbalá pozornost věnovaná detailům. Hloupých chyb se můžete a musíte vyvarovat.

Vaším cílem je být nejúspěšnější společností, která předloží návrh vašemu potenciálnímu klientovi. Vyrovnejte podmínky tím, že zkontrolujete a překontrolujete případné chyby. Pomůže, když za vás dokument zkontroluje někdo jiný. Je to základní prvek úspěchu. Jakmile je toto zavedeno, můžete přidat výše uvedené prvky, abyste šli nad rámec a snad získali další obchodní smlouvu.

Použijte šablonu, abyste to zvládli rychleji

PandaDoc vám nabízí mnoho a mnoho bezplatných obchodních šablon vytvořených naším důvěryhodným týmem úspěšných účetních, právníků a majitelů malých firem, kteří tyto dokumenty používají každý den.

Jaké šablony vám mohou pomoci s tím, jak napsat shrnutí

• Vzorová šablona podnikatelského plánu nebo jedna z našich šablon podnikatelského plánu pro konkrétní odvětví.
• Vzorová šablona obchodního návrhu nebo jedna z našich oborově specifických šablon obchodního návrhu.

Nebo můžete pokračovat a vytvořit si vlastní šablony, které můžete opakovaně používat, posílat online a snadno sledovat!

Nedoporučení

1. Vzorová šablona obchodního návrhu. Vyvarujte se rozsáhlých zobecnění nebo nepravdivých informací

Snadnou pastí, do které se můžete chytit při tvorbě shrnutí nebo jakékoli části návrhu, je mluvit pomocí rozsáhlých zobecnění nebo klišé. Tomu byste se měli vyhnout, protože tyto opakující se a často slyšené myšlenky mají za následek, že vás zařadí po bok vašich podprůměrných konkurentů.

Vyniknout znamená nabídnout klientovi jedinečné a cenné informace. Prodávají poctivé hodnocení a pravdivé sliby, ne nadužívané, recyklované myšlenky a prázdná tvrzení.

Důležité je své shrnutí – a celý obchodní návrh – opakovaně procházet, přepisovat a pilovat, abyste přišli s kreativním, profesionálním dílem, na které budete hrdí a rádi se o něj podělíte s potenciálními klienty.

Nezabývejte se technikou

Vše má svůj čas a místo. Váš elevator pitch, což je v podstatě to, čím je vaše shrnutí, není tím správným místem. Obecně platí, že technická, hloubková vysvětlení patří do hlavní části vaší zprávy. Shrnutí vašeho podnikatelského plánu, návrhu nebo zprávy má upoutat pozornost čtenáře a nadchnout ho pro to, co bude následovat v rozsáhlejším dokumentu.

Vaše výtahové vysvětlení, bez ohledu na to, jak technická je delší zpráva, by mělo být napsáno tak, aby laik pochopil, co se chystáte nabídnout. Když už jste v tom, vykašlete se na žargon. Měli byste se snažit o jasný, stručný a jednoznačný jazyk.

Nenechte se unést

Jakkoli jste nadšeni vyhlídkou na získání dalšího financování nebo startovacího kapitálu pro vaši společnost, nezapomeňte – zvolněte délku. Jde o to, aby byl čtenář zvědavý na zbytek vašeho podnikatelského plánu, zprávy nebo návrhu.

U 20stránkové zprávy postačí jednostránkové shrnutí, které zachycuje důležité body zdůrazněné v delším dokumentu. Shrnutí by zpravidla nemělo tvořit více než pět procent celého dokumentu.

Ponechte historii vaší společnosti v minulosti

Ne nadarmo se jí říká „historie“. Shrnutí není místem, kde byste měli vyprávět příběh o cestě vaší společnosti od skromných začátků k dnešní zářivé hvězdě. Historie společnosti by se nikdy neměla objevit nikde v dokumentu, pokud to není výslovně vyžadováno. Čtenáře to všechno nezajímá.

Definice problému, definice cíle, řešení problémů a návrh řešení. Cokoli dalšího mimo tuto oblast je jen ztráta času pro vás i pro vaše publikum.

Nenechávejte to na konec

Nyní to pravděpodobně odporuje všemu, co jste se dosud o psaní zpráv naučili, ale má to dobrý důvod.

Jakkoli může být lákavé nechat shrnutí jako úplně poslední věc, kterou do zprávy přidáte, nedělejte to. Vždy hrozí, že budete muset vše přepracovat, pokud změníte názor na některé aspekty jeho obsahu.

Již od začátku musíte mít jasno v tom, jaký postup chcete, aby vaši čtenáři zvolili. Začněte shrnutím, které nejprve ve vaší mysli upevní, čeho chcete dokumentem dosáhnout. Když už nic jiného, když víte, kam směřujete, usnadníte a urychlíte sestavení celého dokumentu.

Jak napsat shrnutí

Zajímá vás, jak vytvořit shrnutí pro váš konkrétní dokument? Zde je několik běžných případů použití a jak k nim přistupovat.

Jak napsat shrnutí pro podnikatelský plán

Při tvorbě podnikatelského plánu budou potenciální investoři nebo jiné zainteresované strany často chtít na začátku vidět shrnutí, aby získali přehled o plánu z 30 000 stop.

Celý plán budete chtít zestručnit do několika odstavců konkrétního shrnutí s hlavními body, podpořenými kontextovými informacemi, které jsou důležité pro pochopení navrhované myšlenky.

Výstupní shrnutí pro začínající podnikatele

Pro začínající podnikatele je cílem získat kapitál. Ten může mít podobu kapitálového financování, státních dotací nebo podnikatelských úvěrů od bank, Úřadu pro malé podniky (SBA) a dalších úvěrových institucí. Bez ohledu na to, jaký zdroj financování si vyberete, musíte své podnikání důkladně zdůvodnit. Zde je návod, jak napsat shrnutí pro začínající podnikatele.

1. Popište podnikatelskou příležitost – V prvním odstavci uveďte stručný přehled mezery, kterou jste identifikovali na trhu.
2. Vysvětlete, jak váš podnikatelský subjekt využívá příležitost – Budete chtít vysvětlit, jak váš podnik slouží trhu.
3. Popište svůj cílový trh – Uveďte přehled cílové skupiny zákazníků.
4. Pojednejte o svém obchodním modelu – Nastíníte své výrobky/služby a vysvětlíte, proč oslovují cílový trh.
5. Nastíníte svou prodejní a marketingovou strategii – Stručně popište marketingové plány, které máte pro své výrobky/služby.
6. Popište konkurenci – Definujte svou strategii, jak získat kus koláče tržního podílu, a konkurenční výhodu, kterou nabízíte.
7. Finanční analýza – Uveďte shrnutí svého finančního plánu a připojte některé prognózy, když už jste u toho.
8. Popište tým vedoucích pracovníků – Uveďte stručný přehled jejich jedinečných dovedností a hodnoty, kterou vašemu podniku přinášejí.
9. Uveďte plán realizace – Zdůrazněte některé klíčové body týkající se toho, co je zapotřebí k tomu, aby se vaše podnikání dostalo ze současné fáze plánování do bodu, kdy zákazníci mohou vstoupit do dveří.

Shrnutí pro zavedený podnik

Shrnutí pro zavedené podniky má trochu jiný přístup. Zaměřuje se na poskytnutí informací o plánech růstu firmy, jejích úspěších, výhledech atd.

1. Uveďte poslání firmy – Jaký je účel firmy?
2. Uveďte některé informace o firmě – Popište výrobek/služby, které nabízí, místa podnikání a klíčové statistické údaje v odrážkách
3. Zdůrazněte úspěchy – Nastíněte vývoj a růst firmy v průběhu let z hlediska zákaznické základny, podílu na trhu, ziskovosti, ocenění, a příjmů
4. Zahrňte finanční shrnutí – Tato část je důležitá zejména v případě, že cílem úplného podnikatelského plánu je usilovat o financování
5. Popište budoucí cíle společnosti – Uveďte přehled perspektiv firmy

.

Jak napsat shrnutí marketingového návrhu

Cílem marketingového návrhu je pomoci potenciálnímu klientovi pochopit nejen to, jaké marketingové taktiky použijete a kolik budou vaše služby stát, ale i to, jak bude fungovat celkový obraz.

O tom byste měli hovořit ve shrnutí marketingového návrhu: Jaké výsledky by měl klient očekávat a jaká bude spolupráce s vámi?

Podívejte se, jak napsat výkonné shrnutí pro marketingový návrh, spolu s podnadpisy, které můžete ve svém dokumentu použít.

1. Úvod – Vysvětlete projekt a cíl marketingového plánu
2. Informace o společnosti – Uveďte stručné informace o vaší společnosti, její struktuře a zákaznické základně
3. Řídicí tým projektu – Uveďte klíčové hráče řídicího týmu spolu s jejich dovednostmi a příslušnými rolemi při dosahování marketingových cílů
4. Analýza trhu – Uveďte přehled trhu pro vaše výrobky/služby, seznam bodů s podrobným popisem trendů, které je ovlivňují, a klíčové faktory, které se na nich podílejí
5. Produkty a služby – Nastíněte USP vašich produktů/služeb a jejich konkurenční výhodu na trhu
6. Marketingová strategie – Popište cílovou skupinu a metody, které budou použity k jejímu oslovení
7. Finanční plánování a prognózy – Uveďte informace týkající se krátkodobých a dlouhodobých marketingových aktivit, rozpočtem, předpokládanou návratností investic a souvisejícími ukazateli
8. Cíle – Shrňte cíle marketingové kampaně a strategie, které k nim budou použity

Jak napsat shrnutí zprávy

Dalším častým případem použití shrnutí je jeho zařazení jako předmluvy k dokumentu zprávy. Nabídne čtenáři pohled na to, jak následující zpráva a informace ovlivňují širší obchodní případ.

Vyzbrojte tedy čtenáře shrnutím cíle, metodiky a klíčových zjištění zprávy, aby si nemusel spojovat jednotlivé body při čtení celé zprávy. Zde je návod, jak napsat shrnutí zprávy.

1. Napište úvodní prohlášení – Poskytněte stručné informace o rozsahu zprávy
2. Vysvětlete účel výzkumu – Ten souvisí s cílem studie
3. Zdůrazněte metodiku – Popište faktografii.zjišťování použitých metod získávání informací a použité techniky analýzy
4. Nastíněte klíčová zjištění – Vysvětlete, jaký byl výsledek studie a jaký klíčový poznatek chcete, aby si čtenáři uvědomili
5. Popište svá doporučení – Na tomto místě můžete uvést i odůvodnění

To by mělo pokrýt vše, co jste kdy potřebovali vědět o shrnutích. Pokud máte zájem dozvědět se více o tom, jak vám PandaDoc může pomoci zjednodušit, zefektivnit a vylepšit celý pracovní postup s dokumenty, podívejte se na naše funkce zde.

FAQ

Jaká je délka shrnutí?

Shrnutí by mělo být úplným shrnutím celého dokumentu. Smyslem je, aby si z něj každý, kdo ho čte, odnesl smysluplné informace, aniž by nutně musel číst celý dokument.

Pravidlem je, že efektivní shrnutí by mělo tvořit 5-8 % celého dokumentu. Pokud má celá zpráva například 50 stran, snažte se o 3-4stránkové shrnutí.

Jaký je rozdíl mezi shrnutím a úvodem?

Shrnutí je první částí zprávy, plánu nebo návrhu. Objevuje se před úvodem a za obsahem. Shrnutí je v podstatě zhuštěnou variantou celé zprávy, která může mít více než 20 stran.

Úvod je naproti tomu pouhým stručným vysvětlením toho, co lze v rozsáhlejším dokumentu očekávat, a důvodu jeho vzniku. Shrnutí vám poskytne podstatu celého dokumentu; úvod nikoli.

Původně zveřejněno 20. června 2013, aktualizováno 10. února 2021

.