FreshBooks začal svůj život jako řešení pro fakturaci. V průběhu let rozšířila svůj záběr a stala se z ní online účetní služba pro živnostníky a začínající firmy. Její obliba se v mnoha případech rozšiřuje i na malé a střední podniky (SMB). Před několika lety prošla zásadní aktualizací a mnohé funkce FreshBooks „Classic“ byly ponechány, i když jsou nadále znovu zaváděny. Tento nový FreshBooks je nejlepší volbou pro nejmenší firmy díky své výjimečné použitelnosti a estetickým vlastnostem – a chytrému výběru funkcí. Je to naše volba redakce v kategorii freelancerů.

Kolik stojí FreshBooks?

FreshBooks je k dispozici za 15 dolarů měsíčně pro plán Lite, který umožňuje účtovat až pěti klientům. Za 25 dolarů měsíčně vám plán Plus umožní účtovat 50 klientům a za 50 dolarů měsíčně můžete účtovat až 500 klientům s plánem Premium (někteří zákazníci žádali o úroveň mezi Plus a Premium, aby mohli účtovat 50 až 500 klientům).

Vlastní ceny jsou k dispozici nad touto úrovní. Kromě počtu obsluhovaných klientů nabízejí všechny plány stejné funkce (i když některé jsou mezi jednotlivými úrovněmi přidány) a v každé úrovni můžete také využít 30denní zkušební verzi zdarma. V porovnání s bezplatnými tarify Wave a Sunrise je FreshBooks drahý, ale díky své použitelnosti a úzce zaměřeným funkcím se vyplatí zaplatit.

Starý a nový FreshBooks

Stránky FreshBooks prošly několika velmi výraznými změnami. Nejdůležitější je, že FreshBooks nyní dodržuje pravidla podvojného účetnictví, což je standardní metoda vedení účetnictví, kterou používají účetní a další účetní weby malých firem.

Jak tato změna ovlivní způsob, jakým používáte FreshBooks? Z větší části ne. Činnosti, jako je vytváření faktur, sledování času a přijímání plateb, stále provádíte stejným způsobem jako dosud. Vaše účetní záznamy však mají nový, pevný rámec, který poskytuje strukturovanější evidenci a lepší přehled o vašich financích. Konkrétně má nyní FreshBooks účtový rozvrh a hlavní knihu, dva nové účty, ostatní výnosy a náklady na prodané zboží (COGS), bankovní odsouhlasení a dva další standardní finanční přehledy (Trial Balance a Balance Sheet).

FreshBooks stále nezačlenil všechny nástroje, které najdete ve FreshBooks Classic, ale letos přinesl jeden velký: sledování zásob. Přidala také novou uživatelskou roli (manažer), automatické sledování ujetých kilometrů v aplikaci pro iOS a odkazy na pokladnu (klienti mohou provádět platby, aniž by jim byla vystavena faktura). Dodavatelé mohou sledovat svůj vlastní čas a manažeři mají větší kontrolu nad výkazy. V části Projekty jsou dvě nové záložky: Faktury a Výdaje. FreshBooks také přidal řadu vylepšení faktur a celkového pracovního postupu. K dispozici je například nová karta Náhled. Na fakturách se nyní zobrazuje nevyfakturovaný čas a výdaje. Zprávu pro klienta lze přizpůsobit a klienti mohou provádět i částečné platby. FreshBooks provedl ve svých službách více vylepšení (velkých i malých) než kterýkoli jiný web, který jsem zkoumal.

Efektivní uživatelské rozhraní

FreshBooks také vylepšila svůj proces přijímání klientů. Nejprve se zeptá na několik základních otázek o vašem podnikání (například čím se zabýváte a jak účtujete). Poskytnete kontaktní údaje a budete vyzváni, abyste vyzvali členy svého týmu k založení účtů. Poté vás Freshbooks hodí na hlavní stránku, kde narazíte na okno se třemi kroky nastavení. Jedním z nich je přizpůsobení faktur (možnosti jsou omezeny na dvě šablony, logo, barvu pozadí a dvě písma). S přidáním loga jsem měl trochu problémy. Většina webů pouze požaduje grafický soubor a umístění loga na prodejní formulář. FreshBooks vezme váš soubor a použije ho k vyplnění podlouhlého pole. Mohl jsem tedy vložit pouze část svého loga.

Když zavřete okno s nastavením, ocitnete se na ovládacím panelu webu bez dalších pokynů, jak začít. Wave a Xero nabízejí mnohem lepší úvodní nástroje, které vás provedou mnoha kroky nastavení.

Dashboard vám poskytne rychlý přehled o finančním stavu vaší společnosti. K dispozici je pět grafů. Neuhrazené příjmy vás informují o tom, kdo vám dluží peníze a kdo je v prodlení s platbami. Celkový zisk vám samozřejmě v reálném čase ukazuje číslo vašeho aktuálního zisku nebo ztráty. U tohoto grafu můžete změnit rozsah dat. Výdaje zobrazují vaše výdaje podle kategorií. V loňském roce přidal FreshBooks další dvě:

V pravém dolním rohu se objevují odkazy na podporu a na stránku popisující novinky ve FreshBooks. Odkazy v pravém horním rohu vedou na stránky, kde můžete pozvat členy týmu (včetně účetního) s různými úrovněmi oprávnění a vytvářet nové záznamy a transakce. Bohužel musíte hodně rolovat, abyste viděli grafy, a není zde žádný seznam úkolů jako v GoDaddy Bookkeeping.

Ve svislém panelu vlevo od hlavního panelu se zobrazují navigační odkazy na hlavní oblasti nástroje: Dashboard, Klienti, Faktury, Platby, Výdaje, Odhady, Sledování času, Projekty, Můj tým, Integrace, Přehledy, Účetnictví a Doplňky. Po kliknutí na odkaz nad tímto seznamem vedle názvu společnosti se otevře seznam nastavení webu. Zde můžete například přidávat další firmy, kontaktovat podporu, vytvářet záznamy o položkách a službách a integrovat aplikace třetích stran (nyní jich je více než 100).

Můžete také nastavit dvě připojení, která jsou pro provoz FreshBooks klíčová. Pokud zadáte přihlašovací údaje k finančním institucím, u kterých máte účty, FreshBooks se připojí k jejich webovým stránkám a importuje transakce z vašich účtů. A když se přihlásíte k FreshBooks Payments nebo Stripe, můžete začít přijímat platební karty. A konečně malá ikona zvonku v levém horním rohu vás přenese na aktualizace týkající se vašich klientů, členů týmu a dalších obchodních záležitostí.

Celkově má FreshBooks nejjednodušší, nejintuitivnější a nejatraktivnější zobrazení obrazovky ze všech služeb, které jsem v poslední době recenzoval. Je na první pohled přehlednější než například Kashoo. Uživateli starého rozhraní FreshBooks však může chvíli trvat, než se v něm zorientuje. Naštěstí FreshBooks nabízí dostatek návodů, včetně databáze nápovědy s možností vyhledávání a e-mailové a telefonické podpory.

Vytváření faktur ve FreshBooks

Klepnutím na kartu Faktury na panelu nástrojů otevřete obrazovku, která vám řekne vše, co potřebujete vědět o stavu vašich pohledávek (ačkoli web tento účetní termín nepoužívá). Se zvýrazněnou kartou „ode mne“ („ke mně“ otevře stránku s fakturami, které jste obdrželi od jiných uživatelů FreshBooks) uvidíte dolarové součty faktur, které jsou po splatnosti, neuhrazené a ve fázi návrhu. Níže jsou uvedeny odkazy na vaše poslední aktualizované faktury. Ve spodní části se zobrazuje seznam všech faktur a opakujících se šablon.

Stránka faktur ve službě FreshBooks poskytuje mnoho informací o vašich nedávných i historických fakturách.

Služba FreshBooks podporuje dva další typy transakcí: odhady a návrhy, které lze převést na faktury. Návrh je mnohem podrobnější verze odhadu, kterou může klient při přijetí podepsat (FreshBooks umožňuje elektronické podpisy). Může obsahovat popisný text a tabulky a může mít rozsah několika stran. Takto pokročilou možnost nenabízí žádný konkurenční nástroj. Novinkou od doby naší poslední recenze je možnost vytvářet zádržné, které můžete použít, když navazujete trvalý obchodní vztah s klientem, který může vyžadovat složitější fakturaci.

Chcete-li začít, klikněte zde na možnost Nová faktura. Otevře se šablona faktury s vašimi kontaktními údaji a logem, vyplněným aktuálním datem a datem splatnosti a číslem faktury. Zbytek doplníte výběrem položek nebo služeb a zadáním množství. Pokud jste již vytvořili sazby daně z prodeje, měla by být přiřazena správná sazba. Můžete přidat slevu, což mnohé weby umožňují. Můžete ale také požádat o zálohu a nastavit splátkový kalendář. Poslední možnost je pro FreshBooks jedinečná. Po dokončení jej můžete uložit nebo odeslat.

FreshBooks vám dává určitou kontrolu nad vzhledem vašich faktur.

Jedna výhrada zde: Poplatky za službu FreshBooks se odvíjejí od počtu klientů, které označíte jako aktivní. Pokud během fakturace přidáte nového klienta a předtím jste měli pět aktivních klientů (což je horní hranice počáteční cenové úrovně), bude vám FreshBooks od data příští platby účtovat vyšší cenu.

Vaši zákazníci vám mohou platit pomocí vlastní platební funkce FreshBooks (která je vlastně rebrandovaná ze služby pro zpracování plateb WePay). Stojí 2,9 procenta plus 30 centů za transakci, což je v podstatě standard v oboru. Platby můžete přijímat také prostřednictvím služby Stripe.

FreshBooks vám při práci na faktuře zpřístupní nejčastěji používaná nastavení faktur.

Přímo z faktur můžete nastavit také daně z prodeje. Přímo pod sazbou každé položky je odkaz Přidat daně. Klikněte na něj a otevře se malé okno, kde můžete definovat více daní z prodeje. Můžete buď zaškrtnout políčko, aby se tyto daně vztahovaly na všechny položky faktury, nebo je přiřadit jednotlivě. FreshBooks není přímo integrován se službou pro daně z prodeje, jako je zlatý standard Avalara, ale i bez toho zvládá daně z prodeje stejně jako většina konkurentů. Souhrnná zpráva o dani z prodeje vám pomůže vyplnit všechny potřebné související přehledy.

Kontextově citlivá nastavení

Při práci s fakturami FreshBooks zobrazuje odkazy na kontextově citlivá nastavení. Toto nastavení je ve FreshBooks jedinečné. Ostatní nástroje mají jednu obrovskou část webu, ve které definujete všechna jeho nastavení. Tato kontextová citlivost je skvělá funkce, která šetří čas a neustále vám připomíná dostupné možnosti. Můžete zde například přepnout na jiný styl faktury. Můžete také nastavit, aby se faktura opakovala v určených intervalech, a to buď automaticky, nebo ručně, a nastavit online platby. Další kontextová nastavení se zobrazí po uložení faktury.

Pokud používáte jakoukoli verzi FreshBooks kromě verze Lite, můžete v určených intervalech zasílat upomínky a účtovat poplatky z prodlení, což je v této skupině nástrojů neobvyklé. Můžete také znovu otevřít jakoukoli uloženou fakturu a upravit ji nebo kliknout na tlačítko Další akce pro další úkoly, jako je odeslání formuláře e-mailem, uplatnění platby nebo vytvoření souboru PDF. Můžete také zobrazit historii faktury.

Kontakty a výdaje v aplikaci FreshBooks

Při vytváření nového záznamu klienta v aplikaci FreshBooks zadáváte v podstatě pouze kontaktní údaje. Domovská stránka klienta se však nakonec naplní informacemi. Záznamy klientů zobrazují jejich kontakty jako jakési digitální vizitky. Obsahují pole pro jméno, poštovní a e-mailovou adresu a telefonní číslo každého klienta. Graf vedle karty klienta ukazuje, kolik neuhrazených příjmů je s daným klientem spojeno, a rozděluje je na návrhy faktur, dostupný kredit, nevyfakturovaný čas a nevyfakturované výdaje. Níže je tabulka, která zobrazuje seznamy faktur, zádržného, kreditu, výdajů, odhadů, sledování času, projektů a zpráv pro daného klienta. Můžete mezi nimi přepínat kliknutím na záložky.

Při záznamu jednotlivých výdajů ve FreshBooks můžete průběžně měnit některá nastavení a přikládat účtenku.

Kliknutím na kartu Vztahy v horní části obrazovky zobrazíte historii transakcí. Jedná se o úžasnou, komplexní sadu obrazovek, která nemá v této skupině webových stránek obdoby.

Pokud jste k aplikaci FreshBooks připojili jeden nebo více bankovních účtů, zobrazí se po kliknutí na kartu Výdaje v levém svislém panelu seznam posledních transakcí. FreshBooks se je snaží automaticky kategorizovat (s volbami jako Profesionální služby, Zásoby, Stravování &zábava, Osobní a tak dále), když je přinese, ale ne vždy se trefí. Zpočátku jej musíte zaúkolovat opravou nepřesných kategorií, což byste rozhodně měli, protože tyto informace jsou velmi důležité pro použití v přehledech a daních.

Ať už zadáváte výdaje ručně, nebo upravujete ty, které jste importovali, můžete přidat nebo upravit mnoho podrobností. Pět naposledy aktualizovaných výdajů se zobrazuje v horní části obrazovky Výdaje; vypadají jako proužky pokladní pásky. Jednotlivé záznamy výdajů v seznamu níže, který obsahuje pole pro dodavatele, kategorii, datum, zdroj, klienta/projekt/popis a částku/daň/stav. Můžete připojit soubor, přetáhnout obrázek účtenky, označit výdaj jako zúčtovatelný konkrétnímu klientovi, změnit měnu a označit jej jako náklady na prodané zboží (COGS). Žádný konkurent v této skupině nenabízí tak komplexní evidenci výdajů. FreshBooks však neodhaduje čtvrtletní platby daně z příjmu, jako to dělají Intuit QuickBooks Self-Employed a GoDaddy Bookkeeping.

Jednoduché nástroje pro řízení projektů

FreshBooks nabízí bohatší funkce pro řízení projektů než jeho konkurenti. Chcete-li začít, pojmenujte svůj projekt a přiřaďte k němu členy týmu jako administrátory, manažery, zaměstnance nebo dodavatele (každá role má vlastní omezení přístupu). Pokud projekt děláte pro někoho jiného, můžete jej přiřadit externímu klientovi, aby mohl spolupracovat a být účtován, a zadat hodinový rozpočet a datum ukončení. Máte dvě možnosti účtování: hodinovou sazbu nebo paušální sazbu projektu. Pokud zvolíte hodinovou sazbu, můžete si vybrat z jedné hodinové sazby nebo sazeb podle členů týmu nebo služeb.

FreshBooks vám umožní důkladně zdokumentovat hodiny a výdaje na projekt. Poskytuje podrobný přehled o projektu.

Chcete-li zadat služby pro projekt, klikněte na tlačítko Přidat službu a zadejte popisný název. FreshBooks přidá každou z nich do seznamu všech přidaných služeb, který zobrazí při každém vytvoření nového projektu. Když je čas začít přidávat časové záznamy pro projekt, máte dvě možnosti: spustit a zastavit časovač nebo zadat hodiny ručně vyplněním polí v malém okně. Můžete zde také přidávat výdaje a označit je i časové položky jako zúčtovatelné.

Každý projekt má svou vlastní domovskou stránku, kde si můžete prohlížet své záznamy a přidávat další a také si vyměňovat zprávy se členy svého týmu.

Šablony faktur neobsahují pole Projekt, ale odpracované hodiny a vzniklé výdaje můžete klientům samozřejmě vyúčtovat. Když ve faktuře vyberete klienta, který má některou z těchto položek, zobrazí se v rozbaleném seznamu. Klepnutím na tlačítko Přidat je zahrnete do faktury a otevře se nové okno se zobrazením nevyúčtovaného času a výdajů. Můžete vybrat všechny, které chcete zahrnout, a po návratu k faktuře se zobrazí jako řádkové položky. Časové položky i projekty lze automaticky převést na faktury.

Mobilní aplikace FreshBooks

FreshBooks nabízí aplikace pro Android a iOS, které jsou si do značné míry podobné. Aplikace se používají dostatečně snadno, ale nenabízejí výjimečný uživatelský zážitek, který získáte na hlavním webu. Jsou spíše obyčejné. Aplikace FreshBooks se otevře na ovládacím panelu, který obsahuje tři rozhodující grafy: Výnosy, celkový zisk a celkové výdaje. Ikony ve spodní části obrazovky vás přenesou do pracovních oblastí nástroje, kde můžete zobrazovat, přidávat a upravovat údaje obsažené ve fakturách, výdajích, sledování času, odhadech a záznamech klientů. V mobilních aplikacích nemůžete dělat spoustu věcí, například pracovat s projekty a výkazy, ale máte přístup k základním funkcím webu, které byste nejspíše využili mimo kancelář.

V mobilních aplikacích FreshBooks nemůžete dělat vše, co v prohlížeči, ale můžete přidávat, prohlížet a upravovat zásadní údaje.

Aplikace pro iOS má novou funkci, kterou jsem zatím viděl jen v aplikacích QuickBooks Online a QuickBooks pro živnostníky: automatické sledování ujetých kilometrů. Aplikaci spustíte se zapnutými polohovými službami a FreshBooks bude sledovat vaše ujeté kilometry během jízdy. Jízdy můžete zaznamenávat jako osobní nebo služební a v případě, že jste některou z nich vynechali, můžete se vrátit a přidat ji zpět.

Získání výhry

Pokud jste aplikaci FreshBooks nikdy předtím nepoužívali, neměli byste mít větší problém naučit se, jak aktuální verze funguje. Design FreshBooks je výjimečný a jeho navigační nástroje jsou intuitivní. Doporučujeme však, abyste se před přechodem z FreshBooks Classic informovali u společnosti a ujistili se, že tam jsou i funkce, které musíte mít.

Freelanceři, kteří doufají, že budou schopně spravovat své peníze, potřebují nejlepší dostupné nástroje pro fakturaci a sledování času; správu výdajů a evidenci klientů; a reporting. Potřebují se rychle dostat na web a z webu, aby mohli vykonávat svou práci, a není na škodu, když je uživatelské rozhraní webu a navigační nástroje také nejlepší ve své třídě. To vše a ještě více nabízí FreshBooks. Je to opět náš vítěz kategorie Editors‘ Choice v oblasti účetnictví pro živnostníky, nezávislé dodavatele a velmi malé firmy.

Ačkoli je FreshBooks výjimečnou volbou pro živnostníky a nezávislé dodavatele, chybí mu mnoho funkcí, které potřebují větší a složitější firmy. Intuit QuickBooks Online vyhrává naši redakční volbu pro online účetnictví malých firem.

Když budete přemýšlet o své finanční situaci, možná se budete chtít podívat také na naše články o nejlepších službách v oblasti osobních financí a o nejlepším softwaru pro přípravu daní.