Co dělat a nedělat se stavebními žádostmi o nabídku
Stavební žádosti o nabídku, jinak známé jako RFP, jsou nejformálnějším typem žádostí ve stavebnictví. RFP se nejčastěji používá v případě konkrétního projektu nebo problému. Společnost, která žádá o návrh, nastíní rozsah prací, které bude třeba provést, a dodavatel poté odpoví a podrobně uvede, jak by tyto práce provedl a kolik to bude stát. Cílem dobře sestaveného RFP je poskytnout solidní představu o rozsahu projektu, například o rozloze a nákladech, a zároveň umožnit dodavatelům flexibilitu, aby se odlišili od konkurence.
Dobře sestavený RFP vám pomůže vyhnout se zmatkům a ušetřit cenný čas a peníze. Abychom lépe porozuměli složkám úspěšné RFP, projděme si několik zásad „ano“ a „ne“ stavebních žádostí o návrh.
Zásady…
Popsat organizaci, požadavky a zúčastněné strany
Každá stavební žádost o návrh by měla jasně popsat organizaci, požadavky a zúčastněné strany projektu. Pokud RFP nepopisuje tyto oblasti dostatečně jasně, měli by si respondenti vyžádat více informací, aby měli lepší přehled a pochopili potřeby projektu.
Stanovte očekávání
Nejasné RFP mohou způsobit nedorozumění z důvodu nejasnosti. Dobře sestavená RFP musí stanovit jednoznačná očekávání, pokud se chcete vyhnout nedorozuměním. Pokud jsou očekávání nejasná, musí respondent požádat o vyjasnění. Kromě toho by v RFP mělo být uvedeno, jak by respondenti měli svůj návrh strukturovat. To usnadňuje vzájemné porovnání návrhů.
Ujasněte si kvalifikaci nákladů
Dobrá RFP definuje rozsah projektu kvalitativně i kvantitativně. Když dodavatel připravuje odpověď na RFP, je nezbytné, aby objasnil nákladové kvalifikace. To zahrnuje odhad množství schůzek, které se budou konat, revizní postupy, počet výkresů a zpráv atd. Vyčíslením co největšího množství tvrdých a měkkých nákladů se projekty mohou vyhnout překročení rozpočtu.
Stanovení rozumného harmonogramu
Výběrové řízení na stavební práce vyžaduje vysokou míru spolupráce. Pro podporu dobrých pracovních vztahů je třeba v RFP stanovit reálné a dosažitelné termíny pro všechny, kteří se na projektu podílejí.
Buďte flexibilní
Zůstat flexibilní během procesu RFP je nezbytné. Respondenti hodnotí žadatele stejně jako žadatelé hodnotí respondenty. Pokud obě strany zaujmou flexibilnější přístup, je pravděpodobnější, že dosáhnete úspěšného výsledku!
Nezasahujte…
Předpokládejte
Zadavatelé RFP by nikdy neměli předpokládat, že respondenti znají očekávání. Musí explicitně uvést a definovat očekávání!“
Ignorovat zpětnou vazbu
Proces RFP může být pro všechny zúčastněné strany složitý. Dodavatelé i vlastník se od sebe mohou učit a poskytovat si cennou zpětnou vazbu. Vzájemnou komunikací můžete proces RFP zlepšit z obou stran.
Stanovte nereálné termíny
Odpovědi na RFP vyžadují čas. Aby mohli respondenti vypracovat kvalitní návrhy, měly by RFP umožňovat realistické lhůty pro jejich zpracování. Když zadavatelé posuzují návrhy, měli by si také ponechat realistický čas na vyhodnocení a porovnání odpovědí.
Proces RFP se může zvrtnout, pokud obě strany nevěnují čas vypracování kvalitních žádostí a odpovědí. Naštěstí se zadavatelé i respondenti mohou nepořádku s trochou většího úsilí vyhnout. Zaměříte-li se na flexibilitu a srozumitelnost, budete na správné cestě k vytvoření kvalitních žádostí a odpovědí na RFP.
.