Víte, že společnost využívá dokumenty ke komunikaci, obchodním transakcím a vyhodnocování své produktivity? Tyto dokumenty se pohybují od krátkých e-mailových zpráv až po složité právní smlouvy. Níže jsou uvedeny jednoduché kroky, jak efektivně vytvořit dokument. Zde je návod, jak na to!

Identifikujte své publikum

Nejdříve poznejte své publikum a nasměrujte ho na svůj písemný projev. Zvažte, zda tón vašeho dokumentu odpovídá cílovému trhu. K tomu vám pomohou profesionální odborníci na psaní. Pokud si nejste jisti, kdo přesně je vaším publikem, zeptejte se sami sebe, pro koho píšete a kdo bude mít z vašeho textu s největší pravděpodobností prospěch.

Znejte potřeby svých čtenářů

Důkladně zvažte, jaké informace bude čtenář chtít nebo potřebovat. Rozpoznejte a zahrňte tyto údaje do svého dokumentu až poté, co poznáte své publikum. Pokuste se vyřešit všechny potenciální argumenty nebo problémy, které mohou čtenáři mít, a snažte se na ně reagovat.

Uspořádejte si svůj text

Vžijte se do pozice čtenáře a položte si následující otázky: Jaký je tento článek? Proč ho musím číst? Co mám po jeho přečtení udělat? Musíte si také ověřit, zda je váš obchodní článek napsán souvisle a zda je jeho postup vzrušující, jasný a poučný. Dodržujte tradiční strukturu typu dokumentu, ať už se jedná o dopis, poštu, e-mail, souhrnnou zprávu, životopis, inzerát, přehled projektů nebo jiné sdělení.

Vyhněte se používání žargonu

Používání nejrůznějších odborných žargonů a vzletných zkratek k vyplnění vašeho dokumentu by možná mohlo vyvolat pocit, že jste vyškolení a vzdělaní. Váš dokument to však jen zahlcuje. I když jste si jisti, že váš dokument bude používán interně v rámci vaší kanceláře, držet se dál od přílišného množství žargonu je stále inteligentní. Z dlouhodobého hlediska je vždy bezpečnější říci, co máte na mysli, konkrétně a jednoduše.

Keep it Short

Podle analýzy je doba pozornosti průměrného člověka pouze osm sekund. Máte možnost během osmi nebo méně sekund učinit svůj dokument plně stravitelným? Možná ne. Ale i tak si musíte dát za cíl zachovat co největší stručnost při poskytování všech potřebných údajů. Nezapomeňte se snažit, aby byl váš dokument jednoduchý na přečtení. Pokud je to možné, používejte krátké odstavce, nadpisy a body odrážek. Čím strukturovanější a přehlednější bude, tím jednodušší bude upoutat pozornost lidí.

Ujistěte se, že váš dokument vypadá profesionálně

Nezávisle na tom, jak kvalitní váš dokument možná je, pokud nebude vypadat profesionálně, bude snadno přehlédnut. Mějte na paměti, že vaše publikum bude nejprve pozorovat, jak je dokument rozložen na papíře. První dojem je skutečně důležitý.

Všechno si zkontrolujte

Po použití programu na kontrolu pravopisu a gramatiky věnujte chvíli kontrole a korektuře svého souboru. Hledejte vynechané věty, nesprávné názvy a chybnou interpunkci. Zkontrolujte, zda nedošlo ke gramatickým chybám. Ujistěte se, že je dokument jasný, stručný a bez chyb. Než jej vytvoříte, může být užitečné, aby vaši práci zkontroloval kolega, kolegyně z práce nebo dokonce zkušený spisovatel či redaktor.

Jaké jsou různé typy formulářů, které se obvykle používají ve firmě?

Pracující organizace používá řadu různých dokumentů, které slouží k různým účelům. Kategorizace může být provedena na základě čtenářů, záměru, závažnosti, odesílatele atd. Uveďme několik dokumentů, které jsou běžné v každém profesním zázemí:

• Zápis z jednání
• Podnikatelské plány
• Provozní smlouvy
• Podmínky používání internetových stránek
• Ne-disclosure agreements(NDA)
• Firemní stanovy pro korporace
• Smlouva o zaměstnání
• Zásady ochrany osobních údajů online
• Memorandum o porozumění(MOU)

Kromě těchto, existuje milion dalších typů dokumentů, které společnost denně využívá. Ty odpovídají jejich požadavkům a procesu jejich mechanismu. Chcete-li znát dokumenty, které společnost používá, musíte pečlivě sledovat, jak funguje a postupuje při své práci. Výše uvedený seznam je pouze výčtem některých z nich. Na webu template.net jsme pro vás připravili všechny uvedené vzory dokumentů a formulářů a mnoho dalšího pro vaše profesní usnadnění.