Jak se zorganizovat doma a v práci

Zorganizování je klíčovým krokem k dosažení vašich cílů. Není to žádné tajemství. Proč tedy snášíme chronický nepořádek doma, v práci i v osobním životě?

Judith Kolbergová naznačuje, že je to záležitost perfekcionismu: Jsme neschopní udělat vše pro to, abychom si udělali alespoň trochu větší pořádek, protože se obáváme, že se dokonalým organizátorem nestaneme. A jak upozorňuje Kolbergová, autorka knihy Conquering Chronic Disorganization, nic takového jako dokonalá organizace neexistuje – zejména pro ty, kteří žijí s poruchou pozornosti (ADHD nebo ADD). Život je rozmarný a strategie, které dnes fungují dobře, se zítra mohou ukázat jako nepoužitelné.

Dobrou zprávou je, říká Kolberg, prezident společnosti FileHeads Professional Organizers, že zdánlivě malé změny mohou přinést velké zlepšení ve vašem životě – méně nepořádku, méně starostí a větší klid – a každý z nás se může naučit, jak se zorganizovat.

Zorganizování ve 33 snadných krocích

1. Uspořádejte si svůj život. Nastavte si časové limity pro rozhodování.

Jedinci s ADHD se mohou celé dny trápit nad rozhodnutími, která jiní udělají během několika minut. Urychlete proces stanovením časového rámce nebo rozpočtového limitu. Pokud například vybíráte letní tábor pro své dítě, stanovte si termín a do tohoto data proveďte co nejlepší výběr. Pokud se rozhodujete, který nový mobilní telefon koupit, zvolte si cenový strop a dražší telefony ignorujte.

Vždy si určete nejdůležitější faktor, který je třeba při rozhodování zohlednit, ať už je to cena, pohodlí, estetika, praktičnost nebo něco jiného. Při zvažování rozhodnutí se soustřeďte výhradně na tento faktor.

2. Bojujte s tendencí k přílišným závazkům.

Za každý nový závazek, který přijmete, se vzdejte jednoho starého. Pokud například souhlasíte s tím, že se připojíte ke školnímu výboru pro získávání finančních prostředků, vzdejte se výboru pro sousedskou hlídku. Dospělí s ADHD mají tendenci se příliš roztahovat.

3. Seznamy úkolů mějte stručné.

Velkým, tučným písmem si na kartotéční lístek napište seznam úkolů, který nebude obsahovat více než pět úkolů. (Případné další položky uveďte na zadní stranu karty.) Jakmile těchto pět úkolů splníte, nahlédněte na zadní stranu karty a vytvořte nový seznam úkolů – a starý seznam vyhoďte. Dosáhnete více, budete se cítit méně frustrovaní a budete lépe hospodařit s časem.

4. Bojujte proti hyperfokusu.

Nastavte si budík, kuchyňský časovač nebo upozornění na počítač – nebo se domluvte s někým spolehlivým, aby vám v určitý čas nebo časy zavolal. Pokud máte tendenci ztratit se na eBayi na celé hodiny, potřebujete tento druh pomoci.

5. V případě, že máte tendenci ztratit se na eBayi na celé hodiny, potřebujete tento druh pomoci. Používejte „dvojníka“

Jedná se o přítele nebo člena rodiny, který s vámi sedí, když řešíte všední úkoly, jako je vyvážení šekové knížky, vyplňování žádosti o zaměstnání nebo kontrola finančních výkazů. Váš dvojník vytvoří produktivní atmosféru tím, že bude tiše sedět a vykonávat nenápadnou činnost, například lepit známky na obálky nebo vystřihovat recepty z časopisu.

6. Mějte po ruce náhradní léky.

Při každém vyplňování receptu si do plánovače napište datum, kdy je budete muset obnovit (nebo si nastavte počítač tak, aby v tento den vydal upozornění nebo vygeneroval e-mailovou připomínku). Zeptejte se lékárníka, zda vám může zavolat a připomenout vám, kdy je čas na doplnění. Vaše „datum obnovení“ by mělo být alespoň týden před datem, kdy vám léky dojdou.

7. Zařaďte do svého rozvrhu setkávání s přáteli.

Tak se automaticky postaráte o své touhy poznávat nové lidi, vést zajímavé rozhovory a držet krok s přáteli. Navštěvujte kurzy, zapojte se do knižního klubu nebo cyklu přednášek nebo založte klub večeří.

8. Zapojte se do podpůrné skupiny ADHD.

Podpůrné skupiny poskytují více než jen emocionální podporu. Členové se například mohou scházet online, když je čas řešit nudné úkoly, jako je vyplňování daňových přiznání nebo podávání žádostí: Každý po jednom odejde od počítače, 15 minut se věnuje danému úkolu a pak se vrátí k okamžitým zprávám – žertuje, soucítí a gratuluje si navzájem.

9. Noste barevnou peněženku.

Červenou peněženku je těžší ztratit než obyčejnou černou nebo hnědou. Totéž platí i pro šekovou knížku.

10. Zkuste se podívat na své šekové knížky. Kupujte zážitky, ne předměty.

Není nic špatného na malé „retailové terapii“, kterou se odměníte za své úspěchy. Dvakrát si však rozmyslete, než si koupíte nějaký nový předmět (který se může stát jen dalším nepořádkem ve vaší domácnosti). Místo toho si za své peníze kupte nějaký příjemný zážitek, například masáž nebo večerní posezení s přáteli.

11. Přestaňte se trápit nad bezvýznamnými předměty.

Co dělat s přáníčky, která jste dostali, bateriemi pochybné síly, neidentifikovatelnými kabely, osiřelými šroubky a podobně? Zahoďte je do „zrajícího šuplíku“. Jakmile je šuplík plný, rychle jej roztřiďte. Použijte, co se dá, a zbytek vyhoďte. Pak začněte proces znovu.

12. Pořiďte si „společníka na nepořádek“.

Jedná se o (nesoudného) přítele nebo člena rodiny, který vám pomůže zbavit se všech věcí, které vám doma překážejí. Několikrát do roka byste měli se svým společníkem roztřídit nepořádek na čtyři hromádky: „ponechat“, „vyhodit“, „darovat“ a „zestárnout“. Předměty „k vyhození“ vyhoďte ihned – dříve, než budete mít možnost si to rozmyslet. Položky „darovat“ vložte do silných pytlů na odpadky a odvezte je do nejbližšího kontejneru na odpadky. Položky „stáří“ umístěte do kartonové krabice označené datem za tři měsíce. V kalendáři si stejné datum označte jako čas pro „přezkoumání stáří položek“. Až toto datum nastane, prohlédněte si tyto položky ještě jednou. Pokud se cítíte spokojeni s jejich vyřazením, učiňte tak. Pokud ne, obnovte datum na další tři měsíce.

13. Bojujte proti přetížení finančními výpisy.

Potřebujete opravdu uchovávat měsíční výpisy z účtů? Zeptejte se svého účetního, zda si vystačíte pouze se čtvrtletními nebo ročními výpisy – a zbytek zahoďte.

14. Nenechte nepřečtené časopisy hromadit.

Pokud vám přijde další číslo dřív, než jste přečetli to poslední, dejte ho do malého koše (o výšce maximálně šest centimetrů a šířce dvou časopisů). Jakmile se košík zaplní, proberte časopisy. Přečtěte, co můžete, a zbytek vyhoďte nebo recyklujte. (Nejlepší časopisy můžete odevzdat v nemocnici nebo v útulku pro ženy.)

Pokud obvykle nestíháte odebírat některá čísla určitého časopisu, zrušte jeho předplatné.

15. Vezměte si časopisy do košíku. Využívejte „promarněné“ minuty.

Nečekejte, až si najdete dlouhé bloky nepřerušeného času na řešení organizačních povinností. Během jedné minuty můžete roztřídit poštu, odstranit žmolky ze sušičky nebo zalít rostliny. Za pět minut můžete vyprázdnit myčku nebo napsat e-mail. Zatímco čekáte, až vám uschne prádlo, můžete párat ponožky a shromažďovat oblečení do čistírny.

16. Jaké jsou vaše možnosti? V blízkosti vchodových dveří vytvořte „startovací plochu“.

Tam můžete uložit věci, které členové rodiny potřebují při každém odchodu z domu – deštníky, školní batohy, aktovky, peněženky, klíče, šály apod. Na startovací ploše mohou být kóje, kolíčky, háčky, kontejnery – cokoli, co usnadní nalezení a uchopení věcí při odchodu ze dveří.

17. V případě, že se budete chystat odejít z domu, můžete se obrátit s žádostí o pomoc. Zahoďte účtenky.

Každý večer vyprázdněte kapsy, peněženku, kabelku a aktovku od všech lístků z bankomatu a účtenek. Uložte je ke stohu účtů k zaplacení a finančních výkazů k přezkoumání.

Máte příliš mnoho drobných? Pokud se vám mince hromadí na komodě, pořiďte si sklenici, do které je budete ukládat. Na konci měsíce budete mít navíc zhruba 15 dolarů, které můžete utratit – odměna za to, že se vám podařilo udržet kapsy bez nepořádku.

18. Zjednodušte si šatník.

Čím více oblečení máte, tím hůře se každé ráno rozhodujete, co na sebe. Průběžně proto vyřazujte přebytečné oblečení. Pokud si například pořídíte nové tričko, zvažte, zda se nezbavíte starého. Na jaře a v létě slaďte veškeré oblečení pouze kolem dvou barev plus bílé. Na podzim a v zimě kombinujte všechno oblečení ve dvou dalších barvách a černé. Budete se cítit svobodně, protože budete mít na výběr méně oblečení – a ušetříte za oblečení.

19. Předem si sestavte oblečení do kompletních outfitů.

Zavěste je na pevná ramínka ve skříni. Každé ráno se obléknete rychleji, bez zmatků a váhání. Tato strategie funguje jak pro muže, tak pro ženy a je obzvláště užitečná při organizaci pracovního oblečení. Ženy mohou na ramínko zasunout sáček s odpovídajícími šperky. Položky, které vám pomohou uspořádat dětské oblečení a hračky, najdete v tomto organizéru na dny v týdnu ve skříni.

20. Vezměte to po jednom projektu.

Nutnost řešit několik velkých projektů najednou je pro lidi s ADHD stresující. Stanovte si jednu prioritu a tu dokončete, zavažte všechny volné konce, než přejdete k novému projektu. Například si pořiďte nové brýle před čištěním okapů. Nebo odvezte auto na údržbu před revizí svého životopisu.

21. Používejte samolepicí bločky, abyste se udrželi na cestě.

Pokud vás často odvádí od práce vyrušení – jako mnoho lidí s ADD – usnadněte si návrat k danému úkolu, jakmile vyrušení skončí. Jak? Mějte u sebe zásobu samolepicích papírků a poznamenejte si, kde se k práci vrátit. Pokud například musíte během čtení vyřídit telefonní hovor, nalepte na text poznámku „pokračujte ve čtení zde“. Až hovor skončí, budete přesně vědět, co máte dělat.

22. Jakmile se vám podaří hovor ukončit, budete přesně vědět, co máte dělat. Zdvojujte úkoly.

Pokud si zvyknete dělat dvě malé věci najednou, zvládnete toho víc. Například můžete každý podzim po skončení letního času přenastavit hodiny a vyměnit baterie v detektorech kouře. Ve stejný den byste mohli vyměnit olej a vyvážit investice. Nebo přeorganizujte svou peněženku pokaždé, když zaléváte rostliny.

23. Uspořádejte si garáž jako profesionál.

To znamená rozdělit si věci do „zón“, jaké vídáte v obchodech s domácími potřebami: „nářadí“, „malířské potřeby“, „zahradnické potřeby“, „sportovní vybavení“, „automobil“ atd. Pokud je tato práce příliš rozsáhlá na to, abyste ji zvládli sami, neváhejte požádat o pomoc.

24. Přehodnoťte svůj systém kartotéky.

Dospělí s ADHD mají často problémy s kartotékou, protože si vytvářejí příliš mnoho kategorií. Lepší je udržovat kategorie široké a v případě potřeby používat podsložky. Můžete například označit jednu složku „pojištění“ a naplnit ji složkami s podkategoriemi pro životní pojištění, pojištění auta a zdravotní pojištění.

Online prodejce www.addconsults.com nabízí řadu skvělých organizačních produktů, včetně jednoho, který je určen speciálně pro evidenci návodů k obsluze, záruk na výrobky, pojistných smluv a podobně.

25. Zkuste se podívat na to, jak se vám daří udržet si přehledný systém. Vytvořte si „horké místo“ pro dokumenty.

Jedná se o červenou průhlednou složku pro důležité, časově citlivé dokumenty. Do této složky, která by měla být umístěna na vašem pracovním stole, byste měli umístit dokumenty představující až pět různých úkolů, které je třeba vyřídit během následujících 24 hodin – opožděný účet, složka klienta, telefonní zpráva, kterou je třeba vrátit, a podobně.

Každý den si „hot spot“ vyčistěte. Aktivní dokumenty, které ještě nejsou naléhavé, by měly být uloženy v průhledných pořadačích uspořádaných na výšku v pořadači. Horké místo je skvělým nástrojem, jak se vypořádat s problémem „sejde z očí, sejde z mysli“.

26. Vyčistěte si horké místo. Zastavte tok nevyžádané pošty.

Přidejte své jméno na seznam „neposílat“, který vede asociace Direct Mail Association.

27. Zpracovávejte poštu každý den.

Tak se nebudete cítit zahlceni. Nevyžádanou poštu okamžitě vyhoďte. Zbytek pošty by měl být uložen na jednom místě a poblíž by měl být odpadkový koš. Účty k zaplacení by měly být umístěny uvnitř šekové knížky nebo – pokud používáte internetové bankovnictví – na pracovní ploše vedle počítače. Poštu všech ostatních strčte do nedalekých přihrádek, štěrbin nebo poliček s jejich jmény.

28. Poštovní zásilky, které si vybíráte, uložte do přihrádek, štěrbin nebo poliček s jejich jmény. Naplánujte si čtvrtletní revizi investic – sami se sebou.

Datum a čas revize si zapište do kalendáře nebo do plánovače a projděte si své bankovní účty, investiční účty a penzijní plány.

29. Přejděte na internetové bankovnictví.

Kolik času strávíte každý měsíc vypisováním šeků, adresováním obálek a lepením poštovních známek (o odesílání šeků nemluvě)? Online bankovnictví je rychlejší – zejména proto, že si můžete nastavit automatické placení opakujících se účtů – a nebudete muset platit za poštovné.

Pokud vás děsí práce s počítačem potřebná k založení online účtu, požádejte o pomoc počítačem zběhlého přítele nebo člena rodiny.

30. Používejte jediný běžný účet.

Šekovou knížku mějte v kabelce nebo aktovce a ihned po použití ji tam vraťte. Šekovou knížku a několik nouzových šeků (ale ne další šekovou knížku!) mějte na jiném místě pro případ, že byste šekovou knížku ztratili.

31. V případě, že ztratíte šekovou knížku, uložte ji na jiné místo. Udržujte plastové obaly na minimu.

Čím více kreditních karet máte, tím více výpisů a účtenek budete muset řešit. Lepší je zůstat u jedné nebo dvou hlavních karet a vyhnout se kartám do obchodů a na benzín s vysokým úrokem. Nabídky nových karet zvažte pouze v případě, že podmínky karty jsou jednoznačně lepší než podmínky vašich současných karet.

32. Pořiďte si debetní kartu.

Mějte ji v peněžence a používejte ji místo osobního šeku, kdykoli je to možné. Při každém použití karty proveďte zápis do šekové knížky, jako byste vypsali šek. Tímto způsobem zůstane váš šekový účet vyrovnaný.

33. Mějte po ruce nějakou hotovost navíc.

Několik set dolarů vložte do nepromokavého igelitového sáčku a umístěte ho na bezpečné, ale snadno dostupné místo (třeba do mrazáku). Takto nezůstanete s prázdnýma rukama, pokud bouře, výpadek proudu nebo jiná přírodní či člověkem způsobená katastrofa znemožní použití bankomatu. Více informací o přípravě na katastrofu najdete na adrese www.redcross.org.

Aktualizováno 7. února 2021

.