Co je to účetní systém?

Učení a sledování příjmů má pro každou firmu klíčový význam. I když mohou existovat různé účetní systémy v závislosti na struktuře podniku, je samozřejmé, že vedení aktualizovaného účetnictví je nejdůležitější činností v podniku. Společné rysy účetních systémů všech společností jsou; řídit finanční aktivity podniku, jako jsou jeho příjmy, výdaje a závazky. V dnešní digitální době většina účetních používá sofistikované systémy, které jsou vybaveny připomínkami plateb po splatnosti, pokročilými možnostmi výkaznictví, automatickým zálohováním dat a dalšími funkcemi.

Předtím, než se účetní systémy zautomatizovaly, se praktikovalo ruční vedení účetnictví, které bylo nejen těžkopádné, ale také náchylné k nepřesnostem a časově náročné. Počítačové účetnictví dokázalo podnikatele a účetní zbavit další zátěže a účetnictví se stalo jednoduchým a spolehlivým. Účetní systémy pomáhají vypočítávat mzdy vyplácené a splatné zaměstnancům, zaznamenávat transakce, kontrolovat ukazatele obratu úvěrů a zpracovávat údaje týkající se prodeje, mezd, zásob a dalších klíčových aspektů vašeho podnikání.

Typy účetního softwaru

Výběr účetního systému závisí na vašem rozpočtu, preferencích a velikosti podniku. Mezi čtyři hlavní typy finančních softwarových systémů patří:

• Systémy jednoduchého účetnictví
• Systémy podvojného účetnictví
• Ruční účetní systémy
• Počítačové účetní systémy

Ty lze dále rozdělit do několika dalších kategorií, jako jsou: vlastní účetní software, software pro plánování podnikových zdrojů, komerční hotový software a další. Moderní softwarová řešení, jako je například Tally, nabízejí rozmanité možnosti, díky nimž budou vaše každodenní účetní úkoly hračkou.

Jednoduché systémy jsou nejzákladnější variantou. Jak jejich název napovídá, zaznamenávají každou transakci jediným zápisem do účetního deníku. Tato metoda se snadno používá a nevyžaduje žádné technické znalosti účetnictví. Oslovuje malé firmy s nízkým objemem transakcí. Její nevýhodou však je, že je náchylná k chybám a nesleduje pohledávky, závazky, závazky a další. Proto dnes většina typů finančních softwarových systémů, včetně těch určených pro malé podniky, používá podvojné účetnictví. To znamená, že každá transakce zahrnuje nejméně dva účty, což umožňuje přesnější vykazování a včasné odhalení chyb.

Příklad

Podívejme se na jednoduchý příklad vysvětlující systém podvojného zápisu, který vám pomůže tento účetní systém lépe pochopit! Např: Výrobce zboží nakupuje dodávkové vozy na úvěr. Celkový nákup na úvěr činí 50 00 000 INR. Všechny nové nákladní automobily budou používány v každodenní obchodní činnosti a nebudou prodány po dobu následujících 10 let. Odhadovaná životnost nákladních automobilů je 10 let. Zde je uvedeno, jak bude fungovat systém podvojného zápisu pro zaznamenání této transakce:

Jelikož se jedná o nákup nákladních automobilů na úvěr, budou pro tuto transakci existovat dvě činnosti, jednou je nákup nákladních automobilů na úvěr a druhou je přírůstek nových zásob. Zápisy se nejprve zaúčtují do příslušných účetních knih. Vzhledem k tomu, že podnik nashromáždil aktiva, bude proveden debetní zápis do zásob s částkou 50 000 INR. Jelikož se jedná o nákup na úvěr, musí být proveden zápis se stejnou částkou na kreditní straně v závazcích. Vidíme, že debetní zápis zvyšuje zůstatek aktiv na zásobách a kreditní zápis zvyšuje zůstatek pasiv na účtech závazků o stejnou částku.

Dvojité zápisy mohou ovlivnit i stejnou třídu účtů. Pokud by výrobce zboží nakoupil nákladní automobily v hotovosti, pak je třeba provést kreditní zápis na účtu peněžních prostředků a debetní zápis na účtu zásob. Bez ohledu na to bude výsledek v rozvaze stejný.