Como propietario de una pequeña empresa, usted o su negocio necesitará estar siempre en contacto con sus clientes actuales y sus clientes potenciales. Por lo tanto, usted necesitará una herramienta de CRM como un sistema que le ayudará en estos asuntos.

Quieres gestionar tus clientes actuales para asegurarte de que todo está bien, y que están satisfechos.

Quieres siempre ampliar tu negocio con nuevos clientes, contactando con tus clientes potenciales.

¿Cómo puedes hacer esto, tareas simples pero importantes para tu negocio? Necesitas una herramienta de gestión de relaciones con los clientes – CRM.

¿Por qué necesitas una herramienta CRM?

El propósito de tu herramienta CRM es permitir a tu negocio:

• Identificar y dirigirte a tus mejores clientes.
• Hacer una segmentación de los clientes.
• Gestionar diferentes campañas de marketing para diferentes segmentos.
• Seguir las métricas de conversión.
• Construir relaciones personalizadas con los clientes para mejorar su satisfacción y maximizar sus beneficios.
• Aumentar el conocimiento sobre sus clientes.
• Aprender más sobre sus clientes.
• Saber qué quieren y qué no quieren.
• Saber exactamente quiénes son los clientes, y quiénes son los clientes potenciales.

Gmail como herramienta de CRM

Si no tienes suficientes recursos para comprar algunos productos comerciales que existen en el mercado, un buen punto de partida para tu negocio puede ser una simple cuenta de Gmail, sobre todo si tu mayor necesidad es simplemente hacer un seguimiento de con quién has contactado, cuándo has contactado, cuál ha sido el objeto del contacto, cuál ha sido la respuesta y cuáles serán los pasos futuros de tu empresa.

• ¿Qué puedes hacer fácilmente con un Gmail como herramienta de CRM para tu negocio?
• Puedes recoger datos sobre tus clientes.
• Puedes recopilar datos sobre tus clientes potenciales.
• También puedes simplemente segmentar a tus clientes.
• Puedes hacer un seguimiento de tus actividades de marketing con cada uno de ellos.
• Puedes aprender más sobre ellos.
• Construye mejores relaciones con ellos.

Vamos a ver cómo puede utilizar estas actividades dentro de su cuenta de contactos de Gmail Google.

Recogida de información

Como parte de su proceso de CRM, tendrá que recoger información de contacto de sus clientes y clientes potenciales. Debido a que hoy en día una de las formas más utilizadas para hacer un contacto es el correo electrónico, este trabajo con Gmail se hace mucho más fácil.

Cada cuenta de Gmail está conectada a la cuenta de Google Contacts que viene con una simple base de datos de contactos. Esta base de datos puede almacenar automáticamente algunos datos de contacto de cualquier persona con la que tiene algún tipo de correspondencia a través de Gmail. Puedes encontrar tu base de datos de contactos cuando haces clic en 9 puntos en la esquina derecha en tu cuenta de Gmail y seleccionas «Contactos».

Puedes importar contactos externos si haces clic en el botón «Crear contacto» en la esquina izquierda y seleccionas «Crear múltiples contactos».

Entonces, tendrás que hacer clic en el enlace «Importar contactos», y en la siguiente ventana hacer clic en «Seleccionar archivo» donde están tus contactos.

También puedes añadir tu contacto manualmente si haces clic en el botón «Crear contacto» y seleccionas «Crear un contacto».

Como puedes ver en la captura de pantalla de abajo, en la información básica de cada contacto hay muchos más campos de datos que puedes añadir a cada contacto en lugar de sólo el correo electrónico, el nombre y los apellidos de la persona. Puede añadir el nombre de la empresa, el cargo, los números de teléfono y las notas.

Si haces clic en el enlace «Mostrar más» obtendrás muchas más opciones relacionadas con los campos de datos para cada uno de los contactos que tienes dentro de tu base de datos de contactos. En cuanto a su herramienta de CRM, más detalles que usted tiene para cada uno de sus contactos, es mejor y más eficiente todo su sistema de recopilación de datos de contacto y ponerse en contacto con sus clientes actuales y potenciales.

Pero lo que es lo mejor de estos campos de datos extendidos es que usted puede agregar un campo personalizado que será de acuerdo a sus necesidades de negocio.

Por ejemplo, puede agregar campo personalizado relacionado con los resultados de la última campaña. Así, cuando abra el contacto específico puede ver si se envió la campaña a ese cliente específico, y cuál fue su respuesta a la campaña.

Ahora, usted tiene la base de datos de contactos como parte de su herramienta de CRM utilizando las aplicaciones de Gmail y Google Contacts. Pero, esto no es suficiente para una herramienta de CRM eficaz. Necesitará integrar algún tipo de posibilidades de segmentación dentro de este sistema.

Segmentación de clientes, seguimiento de actividades

Lo mejor cuando se trata de Gmail y Google Contacts y su uso como herramienta CRM para las etiquetas de su pequeña empresa. Las etiquetas son algo que le permitirá hacer diferentes segmentos de sus contactos. Por ejemplo, puedes tener etiqueta de clientes, etiqueta de prospectos, etiqueta de socios, etc.

Otra forma o adición a tu segmentación con etiquetas es usar diferentes carpetas dentro de Gmail para diferentes segmentos.

Si quieres hacer un seguimiento de tus actividades, tienes varias opciones. Las dos opciones están integradas aquí en tu cuenta de Gmail y la otra es añadirlas a una tarea o cita. A mí me gusta usar el campo Añadir Nota en cada contacto donde puedo escribir sobre cuándo fue la persona contactada, cuál fue el tema de contacto, cuál fue la respuesta y cuáles serán los futuros pasos que debo dar.

Aprende más sobre ellos y construye mejores relaciones

Una de las mejores soluciones para conocer mejor a tus clientes y potenciales clientes, y así construir mejores relaciones, es utilizar plugins de navegador gratuitos de terceros que puedes encontrar en internet. Cuando conozcas los datos de tus clientes, simplemente podrás ir un paso por delante en tus relaciones con tus clientes a partir de tu lista de contactos.