Si tiene que presentar los formularios W-2 para los informes salariales anuales de los empleados, la forma más fácil de presentarlos es en línea. Esto es lo que necesita saber.
La fecha límite para los formularios W-2
Usted presentará los formularios W-2 con la Administración del Seguro Social (SSA), no con el IRS.
La fecha límite para presentar los formularios W-2 con la SSA es el 31 de enero del año siguiente. Para los W-2 de 2020, la fecha límite es el 31 de enero de 2021. El cambio se hizo en 2015 para ayudar a prevenir el fraude fiscal, y la fecha se aplica tanto a las presentaciones en papel como en línea. Sus presentaciones se considerarán a tiempo si se presentan antes de esta fecha.
Debe entregar copias de los formularios W-2 a los empleados a más tardar el 31 de enero del año siguiente al año fiscal. Es una buena idea entregar los formularios W-2 completados a sus empleados a principios de enero para que puedan revisarlos y usted pueda hacer correcciones si es necesario antes de la fecha límite.
La diferencia entre los formularios W-2 y los formularios W-3
Los formularios W-2 se utilizan para informar de los sueldos y salarios de los empleados a la Administración de la Seguridad Social. La SSA comparte la información con el IRS a efectos del impuesto sobre la renta.
Debe emitir un formulario W-2 a cada empleado al que haya retenido los impuestos FICA (Federal Insurance Contribution Act), que son los impuestos de la Seguridad Social y Medicare, así como los impuestos federales y estatales sobre la renta. También debe emitir un formulario W-2 a cualquier persona a la que se le debería haber retenido el impuesto sobre la renta pero no lo hizo por alguna razón.
Los W-3 son formularios de transmisión que deben acompañar a los W-2. En ellos se resume la información de todos los formularios W-2 que usted envía a la SSA. Si presenta sus formularios W-2 a la SSA en línea utilizando el portal Business Services Online (BSO), se generará automáticamente su formulario W-3, por lo que no necesita presentar el formulario.
Cuando se requiere la presentación en línea
Si presenta 250 o más formularios W-2 durante un año calendario, debe presentarlos electrónicamente a menos que el IRS le conceda una exención. Se le puede cobrar una multa si no presenta electrónicamente cuando se requiere.
Las multas se imponen por cada formulario no presentado o presentado incorrectamente. Las sanciones dependen de la demora en la presentación del formulario en la SSA o en la entrega a los empleados y varían según el tamaño de su empresa. Usted puede considerar la presentación de una solicitud de prórroga, y luego presentar los formularios tan pronto como sea posible para minimizar las sanciones.
La Ley del Contribuyente Primero cambió el requisito de presentar ciertas declaraciones anuales de información en línea (incluyendo los formularios W-2 para los empleados y los formularios 1099-MISC para los no empleados).
- A partir del año fiscal 2021, debe presentar en línea si su negocio tiene 100 W-2 para presentar
- Para los años fiscales después de 2021, debe presentar en línea si su negocio tiene 10 o más W-2 para presentar
También hay reglas especiales para las asociaciones que presentan W-2 en línea:
- Para 2019, una sociedad debe presentar los W-2 en línea si tiene 150 o más miembros
- Para 2020, una sociedad debe presentar los W-2 en línea si tiene 100 o más miembros
- Para 2021, una sociedad debe presentar los W-2 en línea si tiene 50 o más miembros
Puede comenzar a presentar todos los W-2 en línea en cualquier momento para asegurarse de cumplir con el requisito.
Cómo presentar en línea
Puede presentar los formularios W-2 en línea en el sitio web de la SSA Business Services Online. Es gratuito y seguro, y es el método preferido por la SSA sobre la presentación de registros en papel.
El BSO ofrece dos opciones. Puede crear hasta 50 de estos formularios e imprimir copias para entregar a sus empleados. O bien, si utiliza un software de nóminas, puede cargar un informe de salarios para utilizarlo en la generación de los formularios.
Las ventajas de la presentación electrónica de los formularios W-2
La presentación electrónica ahorra tiempo y esfuerzo y ayuda a garantizar la precisión. No tiene que calcular y presentar un formulario de transmisión W-3 porque la Administración de la Seguridad Social generará un W-3 automáticamente cuando presente sus W-2.
También puede presentar los formularios W-2c (W-2 corregidos) en el sitio BSO para corregir un error si se equivoca en uno o más formularios W-2 después de haberlos presentado.
También puede utilizar el sitio BSO para verificar los números de la Seguridad Social a efectos de declaración de salarios. El sitio ofrece un tutorial, manuales, una lista de verificación y otra información útil para ayudarle a presentar esos formularios electrónicamente.
Antes de presentar los formularios electrónicamente
Primero debe registrarse en el sitio web BSO de la Administración de la Seguridad Social antes de poder presentar sus formularios W-2 en línea. Una vez que se haya registrado, puede crear y guardar sus formularios W-2 utilizando un formato de archivo especial y presentarlos en el sitio web.
Puede ver los archivos cargados y ver los informes de error después de que se envíen los archivos, incluidos los nombres y los números de la Seguridad Social que no coinciden. Esto le permite hacer las correcciones necesarias.
También puede revisar el estado de su envío para ver si el archivo ha sido aceptado.