Si usted trabaja en una admisión, o comunicaciones en una escuela privada o independiente, entonces usted sabe más que nadie lo perjudicial que ha sido la pandemia.

No sólo su escuela tuvo que cambiar rápidamente a la educación a distancia esta primavera y crear una serie de planes de contingencia para el otoño, sino que los eventos típicos que normalmente se organizan para atraer a nuevos padres y familias se han cancelado debido al riesgo de infección viral.

Las jornadas de puertas abiertas en persona, en particular, probablemente formaron una pieza central de su estrategia de inscripción. Es lógico: Una jornada de puertas abiertas le da la oportunidad de llevar a los padres y a los estudiantes a su escuela y a su campus, donde puede empezar a crear confianza y a animarles a presentar una solicitud. Con la falta de esta pieza clave del rompecabezas, es fácil sentirse inseguro y preocupado sobre cómo llenar las plazas abiertas en su escuela.

Nuestra respuesta: Organizar una jornada de puertas abiertas virtual.

Al repensar lo que significa organizar una jornada de puertas abiertas para su escuela, puede atraer a las familias adecuadas y apropiadas para la misión y llenar los vacíos que aún existen para el otoño.

¿Qué es una jornada de puertas abiertas virtual?

Una jornada de puertas abiertas virtual es exactamente lo que parece: Una jornada de puertas abiertas que una escuela organiza a distancia, virtualmente, a través de algún tipo de software de videoconferencia.

El término también puede aplicarse a otros tipos de eventos de inscripción en la escuela, tales como sesiones de preguntas y respuestas, visitas sin cita previa, y más.

En lugar de una jornada de puertas abiertas en persona, una jornada de puertas abiertas virtual da a los profesionales de inscripción y admisión de una escuela la oportunidad de conectarse con las familias que están considerando activamente la escuela. Esta conexión permite a la familia poner un nombre, una cara y una voz a la escuela, lo que facilita que la escuela establezca una relación de confianza que puede aprovechar a lo largo del proceso de admisión.

Aunque las jornadas de puertas abiertas virtuales han demostrado ser esenciales durante la pandemia de coronavirus, es probable que sean necesarias incluso después de que haya pasado el riesgo de transmisión viral. Las familias que no pueden asistir a un evento en persona debido a obligaciones laborales, así como las personas que se mudan a un nuevo distrito escolar pero que aún no son locales, pueden encontrar los eventos virtuales particularmente útiles.

¿Qué necesitará para organizar una jornada de puertas abiertas virtual

Está interesado en organizar una jornada de puertas abiertas virtual para su escuela? Antes de empezar a trabajar con los pasos que describimos a continuación, tendrá que asegurarse de que tiene acceso a algunas cosas:

• Una plataforma de comunicación virtual: Es la plataforma sobre la que se realizará la jornada de puertas abiertas virtual. Recomendamos Zoom, porque la plataforma es excepcionalmente fácil de usar, se integra con muchas otras herramientas, y le permite ajustar la experiencia virtual para que coincida con la marca de su escuela. Dicho esto, otras soluciones como Skype o GoToMeeting también pueden funcionar bien.
• Una plataforma para crear páginas y formularios de inscripción: El objetivo de organizar una jornada de puertas abiertas virtual es recoger la información de contacto de las familias que están considerando su escuela. Para ello, necesitarás una plataforma que te permita construir una página de aterrizaje de marca diseñada para promocionar el evento y fomentar el registro, que contendría un formulario de registro incrustado. Recomendamos HubSpot para este propósito (y explicamos por qué más adelante).
• Una plataforma para la comunicación por correo electrónico: Una vez que haya capturado la información de contacto de las familias interesadas, puede comenzar a comercializar con ellos por correo electrónico. De nuevo, recomendamos HubSpot para esta funcionalidad.
• Un perfil de empresa en Facebook: Esto le permitirá publicar anuncios en Facebook e Instagram, lo que resultará una parte importante para conseguir que las familias interesadas se apunten a su jornada de puertas abiertas.

La guía táctica, paso a paso, para organizar una jornada de puertas abiertas virtual para su escuela

Determine el formato de su evento.

Una jornada de puertas abiertas virtual puede adoptar múltiples formas diferentes, cada una de las cuales es probablemente adecuada para los padres en diferentes etapas de su proceso de selección de escuela. Su primer paso es determinar el formato que seguirá su evento, para que pueda elaborar un lenguaje que hable de ese formato.

Algunos ejemplos de formatos que podría considerar incluyen:

• Una simple sesión de preguntas& en la que los asistentes pueden hacer preguntas al consejero de admisiones, a los estudiantes o al profesorado
• Una discusión o presentación basada en diapositivas
• Una visita virtual a su escuela y a su campus

Incluso podría decidir que quiere incluir varios tipos de estos eventos para estar seguro de que ha respondido a todas las posibles preguntas que puedan tener las posibles familias.

Además, tendrá que decidir quién de su equipo participará en la jornada de puertas abiertas. ¿Serán los consejeros de admisión? ¿Los miembros del equipo de comunicación? ¿El director o jefe de la escuela? ¿Los profesores? Necesitará estos detalles antes de empezar.

Determine su calendario.

Para promocionar eficazmente su evento y construir todos los activos secundarios que necesitará, tendrá que establecer su calendario. Elija las fechas y los horarios de cada una de las jornadas de puertas abiertas virtuales que pretende organizar y, a continuación, prográmelas en la herramienta que vaya a utilizar para organizar el evento (por ejemplo, Zoom).

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¿No está seguro de cuándo organizar sus eventos? Le recomendamos que ofrezca una serie de horarios y días de la semana para que los padres tengan múltiples opciones que se adapten a su horario.

Podría, por ejemplo, ofrecer un evento durante el día para que los padres que trabajan por la noche puedan asistir, y un evento por la noche para que los padres que trabajan durante el día puedan asistir. También podría ofrecer un evento durante la semana y un segundo en el fin de semana, de nuevo para asegurarse de que todos los que quieran asistir tengan la oportunidad.

Construya el embudo de conversión.

El embudo de conversión es la lista completa de activos con los que un posible padre o familia interactuará cuando decida inscribirse en su casa abierta virtual. Los componentes más importantes son el formulario, la página de aterrizaje, la página de agradecimiento y las llamadas a la acción (CTA).

Construcción del formulario

Los formularios son la forma de capturar la información de contacto de todos los asistentes, que necesitará tener si planea hacer un seguimiento o comercializar con esas personas. Como mínimo, el formulario debe pedir el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono de los asistentes, pero también puede tener sentido pedir otra información pertinente, como:

• El nombre de su hijo
• El grado actual de su hijo
• El nombre de la escuela actual de su hijo
• Cualquier pregunta que el asistente pueda tener

Si va a ofrecer varios eventos, su formulario también debe pedir al asistente que seleccione el evento al que desea asistir. Esto le permitirá tener un solo formulario y una sola página de aterrizaje para múltiples eventos -¿y a quién no le gusta la eficiencia?

Cualquiera que sea la herramienta que utilice, le recomendamos que utilice un formulario que le permita a.) desencadenar un correo electrónico de confirmación enviado automáticamente al inscrito y b.) redirigir al inscrito a una página de confirmación que le agradezca su interés, y le dirija a recursos adicionales para explorar. Si su plataforma CMS actual no incluye esta capacidad, añadir una solución como el constructor de formularios gratuito de HubSpot puede tener mucho sentido.

Diseño de su página de aterrizaje

Su página de aterrizaje debe ser diseñada con un solo objetivo en mente: Convencer a su lector para que dé el siguiente paso deseado. En este caso, quiere que rellenen el formulario y se inscriban para asistir a su jornada de puertas abiertas virtual.

Para ello, su página de aterrizaje debe presentar muy rápidamente la jornada de puertas abiertas y explicar el valor que la persona recibirá al asistir. También puede dedicar un poco de tiempo a informarles sobre su escuela y su comunidad. A continuación, debería incluir todos los detalles pertinentes y el formulario. Puntos extra por incluir imágenes aspiracionales de tus estudiantes felices aprendiendo, que pueden ayudar mucho a que el lector construya una conexión emocional con tu escuela.

Componentes clave:

• Una propuesta de valor
• Detalles sobre tu evento
• Detalles sobre tu escuela y comunidad
• El formulario

Es importante tener en cuenta que tu página de aterrizaje debe estar muy centrada. Debe tener una sola llamada a la acción: Inscribirse en su casa abierta virtual. Incluir múltiples CTAs sólo diluirá su mensaje.

Añadir valor con una página de agradecimiento

Al enviar el formulario, el lector recibirá un mensaje de agradecimiento en línea (es decir, verá el mensaje en la pantalla confirmando que ha enviado el formulario) o será redirigido a una página de agradecimiento. Aunque no es necesario en sí mismo, siempre recomendamos que opte por la ruta de la página de agradecimiento.

¿Por qué? Porque una página de agradecimiento añade valor inmediato al usuario, y le da la oportunidad de nutrirlo más a lo largo del viaje.

En el caso de una jornada de puertas abiertas virtual, la página de agradecimiento debe incluir, como mínimo, detalles sobre cuándo tendrá lugar el evento y cómo el usuario puede conectarse. Pero puedes añadir más valor incluyendo un enlace para descargar un folleto sobre tu escuela, o una página sobre ayuda financiera, o cualquier otro activo que tengas que pueda ser valioso. Si tiene un blog activo, puede incluir enlaces a ese contenido. Y, por supuesto, puede incluir una llamada a la acción para aplicar, para que cualquiera que esté listo para hacerlo pueda dar ese siguiente paso.

Construcción de CTAs

Una vez que tenga todo lo demás construido, también debe diseñar y construir una serie de llamadas a la acción que puede aprovechar en todo su sitio web. Estos CTAs deben llevar a cualquier persona que haga clic en ellos a la página de aterrizaje, donde pueden inscribirse en su evento.

Escriba correos electrónicos de crianza de clientes que conduzcan al evento.

¿Alguna vez ha tenido a alguien que concierte una cita para hablar, sólo para que no se presente? Ya sea porque se olvidaron, porque perdieron el interés, porque de repente estaban ocupados, o por una serie de otras razones, sucede más a menudo de lo que usted podría pensar.

La buena noticia es que usted puede utilizar el correo electrónico para reducir el riesgo de que alguien se inscriba en su casa abierta virtual y luego no asista. Una simple serie de correos electrónicos puede ser una forma increíblemente eficaz de a.) recordar a la persona el evento y b.) conseguir que se entusiasme con su escuela y su comunidad.

Como mínimo, debe enviar al asistente dos correos electrónicos:

• Un correo electrónico inmediatamente después de que se hayan inscrito, confirmando los detalles de la jornada de puertas abiertas y proporcionando información de marcación
• Un correo electrónico el día antes (o la mañana del) evento recordándoles sobre el mismo

Entre esos dos correos electrónicos, sin embargo, puede considerar uno o dos mensajes que hablen sobre sus estudiantes y la comunidad escolar, o que respondan a preguntas comunes que los padres suelen tener.

Atraiga a las familias a su embudo.

Una vez programado el evento y construido el embudo, tendrá que llenar ese embudo atrayendo a las familias adecuadas para que se inscriban en el evento. Las llamadas a la acción mencionadas anteriormente son una forma importante de captar a las personas que ya están en su sitio web. Pero, ¿qué pasa con aquellos que no están considerando activamente su escuela, o aquellos que ni siquiera han pensado en cambiar de escuela?

Si su escuela tiene un perfil de negocios en Facebook, tiene la capacidad de ejecutar anuncios en Facebook e Instagram. Esto puede ser una forma muy eficaz de llenar su embudo, especialmente si usted es cuidadoso en el diseño de su público objetivo.

Si usted ha pasado por el proceso de construcción de los padres detallados o personas de los estudiantes, entonces es probable que tenga una buena idea de lo que su familia ideal parece. Con esta información, puede, por ejemplo, dirigirse a personas de cierta edad y que viven en un determinado código postal. Esas personas son las que verán sus anuncios.

Incluso puede cargar una lista de contactos de su base de datos para dirigirse a esas personas, en determinadas circunstancias.

También podría considerar la posibilidad de ejecutar anuncios de búsqueda pagados en Google para atraer a las familias que participan activamente en la búsqueda.

Organice una prueba para su evento.

Esto probablemente no hace falta decirlo, pero igual lo vamos a decir: Antes de que intente organizar su primera jornada de puertas abiertas virtual, debe realizar una prueba en la que participen sus profesores y personal para poder identificar cualquier problema y resolverlo antes del evento real.

Lectura recomendada: 10 errores comunes que deben evitar los anfitriones de seminarios web por primera vez

Haga que un miembro de su equipo recorra el proceso de principio a fin, empezando por la página de destino y el envío del formulario. A continuación, organice realmente el evento como pretende hacerlo el día del partido. Esto le ayudará a entender los controles de software que puede necesitar para jugar, e incluso puede darle tiempo para arreglar cualquier problema de audio o vídeo que no haya considerado.

Celebre el evento real.

¡Y diviértase mientras lo hace! Su jornada de puertas abiertas virtual no difiere en absoluto de un evento presencial, sólo que se realiza por vídeo. Si está organizando varios eventos, intente aprender de cada uno de ellos para poder desarrollarse continuamente.

No se olvide del seguimiento.

Una vez que haya completado su casa abierta virtual, es fácil pensar que su trabajo está hecho. Después de todo, las familias interesadas darán el siguiente paso y solicitarán por su cuenta, ¿verdad?

La verdad es que, ahora que tiene su información de contacto y sabe que están al menos un poco interesados en su escuela, puede y debe seguir comercializando con ellos y nutrirlos para que soliciten y, en última instancia, se inscriban en su escuela.

Una forma sencilla de hacer esto es enviarles una serie de correos electrónicos de marca que respondan a las preguntas comunes que usted sabe que los padres tienen sobre el proceso de solicitud. También puede enviarles información sobre la ayuda financiera, plazos importantes, perfiles de estudiantes actuales u otros mensajes que destaquen lo que hace única a su escuela. Esto se puede hacer de forma personalizada pero totalmente automatizada con una plataforma como HubSpot, limitando la carga de su equipo.

El contacto telefónico directo y personalizado de su equipo de admisiones ciertamente no puede hacer daño. Considera la posibilidad de llamar para confirmar que no tenían ninguna pregunta y para saber qué les pareció el evento. También se podría enviar un correo electrónico personal de 1-1 como seguimiento.

Hacerlo realidad

Claramente, llevar a cabo una jornada de puertas abiertas virtual eficaz requiere hacer malabarismos con muchas piezas en movimiento. Si usted está utilizando varios sistemas y herramientas diferentes para gestionar su base de datos, construir su embudo, y coordinar su alcance, es comprensible que usted puede sentirse abrumado. La buena noticia es que usted puede hacer la tarea (y su vida) mucho más fácil mediante la implementación de una sola herramienta integrada capaz de realizar todos estos pasos.

Aquí en Pepperland, la herramienta que recomendamos es HubSpot, que puedes utilizar para:

• Gestionar tu base de datos de contactos y leads
• Construir formularios de captación de leads a lo largo de tu embudo
• Diseñar y construir páginas de aterrizaje de alta conversión, páginas de agradecimiento, y CTAs
• Crea y envía correos electrónicos de marketing y lead nurturing
• Gestiona tus anuncios de Facebook e Instagram
• Realiza un análisis en tiempo real de todos tus esfuerzos de marketing para ver qué está funcionando
• Y mucho más

Debido a que HubSpot se integra con Zoom, la herramienta es especialmente útil para cualquier persona que esté considerando realizar jornadas de puertas abiertas virtuales, seminarios web u otros eventos remotos.

Lo mejor de todo es que, al utilizar flujos de trabajo y secuencias de correo electrónico, es posible automatizar gran parte de la comunicación de back-end, lo que significa que incluso si eres un equipo de inscripción o de comunicaciones de una sola persona, puedes sentirte seguro de tu capacidad para llevar a cabo una casa abierta virtual.

Preparando tu escuela para el futuro de la matriculación

Si bien una jornada de puertas abiertas virtual nunca reemplazará por completo el valor que un posible padre o estudiante recibe al visitar realmente tu escuela y verla en persona, adoptarlas y otros eventos de admisión virtual es una pieza fundamental para alcanzar tus objetivos de matriculación en 2020 y más allá.

Incluso cuando la pandemia haya terminado y las cosas vuelvan a la «normalidad», es probable que algunos padres o familias prefieran un evento virtual, ya que se han acostumbrado a ellos. Si se sientan las bases ahora, se podrá satisfacer esa demanda futura y distinguir su centro educativo de los demás de su zona.

Puede parecer abrumador, pero se puede hacer, siempre que se tenga el valor de probar algo nuevo y un plan para hacerlo realidad.

¿Está interesado en empezar a organizar su primera jornada de puertas abiertas virtual? Estamos encantados de charlar sobre cómo podemos ayudar. Reserva algo de tiempo para saber más.