Para los emprendedores sociales que buscan cambiar el statu quo y resolver los grandes problemas del mundo, celebrar una gala de recaudación de fondos puede parecer arcaico o incluso ofensivo. Sin embargo, las organizaciones sin ánimo de lucro llevan generaciones celebrando galas, porque funcionan.

Por supuesto, una gala no funcionará para todas las causas u organizaciones. Para empezar, su empresa social debe ser una organización sin ánimo de lucro. Aunque es necesario, el estatus 501(c)(3) no es suficiente para que un evento de recaudación de fondos tenga éxito.

Para saber qué es lo que hace que una gala tenga éxito, reuní las opiniones de cinco personas que juntas han organizado con éxito eventos que han recaudado millones de dólares.

Los expertos son Carla Javits, directora general de REDF; Fred Reggie, director general de Fred Reggie Associates; Jordan Levy, director de relaciones externas de Ubuntu Pathways; Brett Durbin, director general de Trash Mountain Project, y Derek Rapp, director general de JDRF.

¿Qué organizaciones son buenas candidatas?

Si todas las organizaciones no son buenas candidatas para una gala, ¿cuáles lo son y cuáles no?

Las organizaciones deben contar con una «base de partidarios que probablemente se animen a sí mismos», dice Carla Javits, cuya organización REDF financia empresas sociales sin ánimo de lucro que ayudan a las personas a superar la falta de hogar y el encarcelamiento para que vuelvan a tener un trabajo productivo y satisfactorio. Las galas de la organización han recaudado millones de dólares en ocho años.

Asegura que una organización es idónea cuando cuenta con un gestor de proyectos capaz de planificar y organizar un evento de tal envergadura.

Jordan Levy, cuya gala más reciente recaudó «casi un millón de dólares» para el trabajo de Ubuntu Pathways en Sudáfrica, explica por qué es tan importante que una organización cuente con una base de apoyo antes de intentar una gala. «Hay gastos generales y se necesita mucho tiempo del personal para planificar y ejecutar. Una parte de los ingresos debe ser previsible. Si no se cuenta con una red establecida, una gala puede ser una propuesta arriesgada».

Fred Reggie, cuya empresa ayuda a organizar galas y otros eventos de recaudación de fondos para organizaciones sin ánimo de lucro, señala que la causa es clave. «Las organizaciones que atienden a los niños (especialmente a los que padecen enfermedades devastadoras), las artes, los cuidados paliativos y la asistencia sanitaria son las que podrían aprovechar un grupo demográfico acomodado que se sentiría cómodo en un escenario de gala». Añade que las galas de apoyo a los animales también tienen éxito. No es de extrañar que un evento de ayuda impulsado por un famoso funcione bien, dice.

Brett Durbin, cuyas galas de bajo presupuesto han recaudado hasta 300.000 dólares con una media de sólo 25.000 dólares en gastos, dice que casi cualquier organización sin ánimo de lucro puede hacer que funcione «si hay demanda para un evento de este tipo».

Derek Rapp, cuya organización nacional de lucha contra la diabetes de tipo 1 tiene capítulos en todo el país que organizan galas. La clave, dice, es contar con voluntarios que apoyen al personal en la planificación de los eventos.

Organización de la organización

Nuestros expertos sugieren que la planificación comience con mucha antelación, quizás hasta 18 meses para un evento grande y primerizo. Levy señala que la planificación del siguiente evento comienza con un análisis exhaustivo del anterior.

Una de las claves, señala Javits, es designar a una persona que sea la responsable final del evento, alguien «con buenas aptitudes para la gestión de proyectos».

Desde el principio, es importante organizar un comité de planificación que incluya al personal y a los voluntarios -incluidos los miembros de la junta directiva- que participarán en la planificación y la toma de decisiones. Nunca celebre una reunión del comité sin el responsable de la toma de decisiones; es necesario que alguien pueda aprobar o rechazar cada partida de gasto, punto de mensajería o decisión de entretenimiento. Si el comité se reúne mensualmente y surge una pregunta para la que no se puede dar respuesta, se puede perder un mes de trabajo.

Antes de empezar a trabajar, el comité debe establecer un tema, objetivos financieros y contratistas. Los miembros del comité deben elegirse mutuamente -es decir, el personal debe sentirse cómodo con la elección de la persona y la persona debe sentirse cómoda con la tarea- para dirigir los subcomités de las funciones clave:

• Finanzas y presupuesto
• Salón, comida y bebida
• Patrocinios
• Ponentes y entretenimiento
• Venta de entradas y registro en el evento
• Sorteo o rifa
• Subasta silenciosa
• Subasta en vivo
• Otras donaciones y seguimiento

Si decide no hacer un sorteo, subasta silenciosa o subasta en vivo, obviamente no necesitarás que se formen esos comités, pero renunciarás a los posibles ingresos que se derivan de ellos.

Tenga en cuenta que con nueve subcomités, el número de personas involucradas en la planificación del evento debería ascender rápidamente a docenas. Es posible que algunas personas estén dispuestas a formar parte de dos comités, pero por lo general querrá que los voluntarios se centren en temas limitados pero estratégicos para mantenerlos comprometidos pero no abrumados.

En la primera reunión, programe todas las reuniones que el comité completo celebrará hasta el evento. Es posible que desee celebrar reuniones menos frecuentes al principio y más frecuentes, tal vez semanales, en el último mes de preparación.

El tema elegido por el comité debe estar estrechamente alineado con la misión y el propósito de la organización: está planeando una recaudación de fondos, no un baile de graduación. Una vez elegido, todo lo demás, desde el lugar de celebración, la comida y las bebidas hasta la decoración y el entretenimiento, debe estar en armonía con el tema. Como dice Javits, «el tema es fundamental. Aplique el máximo de creatividad para vincularlo a sus programas: las comidas, el entretenimiento, la decoración e incluso el lugar deben estar alineados con ese tema que, a su vez, ilumina su programa».

Reggie dice que, independientemente de lo que haga su tema, «¡tiene que gritar diversión!»

«No lo piense demasiado». Levy, de Ubuntu, ofrece esta advertencia: «Tus invitados son personas con vidas muy ocupadas y esta es su noche. No intentes poner demasiado contenido. Que la noche sea corta. Piensa en el tipo de velada que te gustaría disfrutar. La gente quiere participar, entretenerse y pasar un buen rato. Mantenga la comida sencilla, facilite la obtención de una bebida y presente su mejor mensaje».

Finanzas y presupuesto

El coste de una gala -y los ingresos que genera- será diferente en Dayton o Little Rock que en Manhattan o San Francisco. No obstante, algunos parámetros financieros serán coherentes en la mayoría de los eventos.

Javits y Reggie sugieren que una gala debería generar un margen de beneficios del 60% aproximadamente. Dicho de otro modo, si los ingresos totales de todas las fuentes, incluidas las donaciones realizadas en la gala, alcanzan los 100.000 dólares, es de esperar que se hayan gastado 40.000 dólares o menos en todos los gastos, desde la comida y la bebida hasta las etiquetas de identificación y la decoración.

Esto pone de manifiesto uno de los argumentos en contra de la realización de galas. ¿Se destina demasiado dinero al lugar de celebración y al servicio de catering? Javits sugiere que sólo se celebre una gala si no se dispone de otra forma «menos costosa» de activar a los donantes.

Suponiendo que se siga adelante, hay que presupuestar cuidadosamente las fuentes de ingresos. Reggie sugiere el siguiente desglose de ingresos:

• Patrocinios: 10%
• Venta de entradas: 40%
• Sorteo/sorteo: 10%
• Subasta silenciosa: 20%
• Subasta en vivo: 20%

Usando este desglose, todos los costes de todo el evento se cubren con la venta de entradas. Otros han sugerido cubrir los costes entre los patrocinios y la venta de entradas. En cualquier caso, usted quiere que el sorteo y las subastas generen dinero para su misión, no para su gallina.

Discutiremos el sorteo con más detalle a continuación, pero es importante tener en cuenta que los ingresos que puede generar de una rifa o sorteo variarán considerablemente según lo que sea legal en su estado. Si los juegos de azar benéficos están permitidos y son culturalmente aceptados, podrías recaudar mucho más del 10% de tus ingresos de esta manera. Por otro lado, en los estados que prácticamente prohíben todos los juegos de azar -incluso con fines benéficos- puede ser difícil generar el 5% de los ingresos de la noche cumpliendo con las normas que obligan a dar entradas gratuitas a todo el que las pida. Algunos estados prohíben totalmente las rifas.

Al principio de la fase de preparación, el comité de finanzas y presupuesto debe preparar un presupuesto detallado para el evento, asegurándose de que no se pasa por alto ningún gasto.

Sede, comida y bebida

El mayor gasto y uno de los aspectos más estratégicos de una gala es la sede. Por lo general, el lugar de celebración le exigirá que utilice su cocina -y quizás el bar-. No tome esta decisión a la ligera.

Reggie sugiere que «alguien de la organización con experiencia y que posea una gran capacidad de negociación debería participar en la finalización de los acuerdos con el lugar de celebración. Siempre se puede negociar, nada está escrito en piedra. Además, siempre que sea posible, hay que tener dos o tres opciones».

Durbin señala que el hotel que acoge su evento ha aceptado hacerlo a precio de coste

Levy aboga por elegir un lugar que ya sea elegante. «Cuanto menos tenga que «transformar» el espacio, menos gastos generales tendrá».

Javits dice que la elección del lugar debe guiarse por la proximidad y la conveniencia para los «asistentes de mayor valor». Esto incluye un aparcamiento adecuado. Añade que también debe ser accesible para las personas discapacitadas.

También es importante que el lugar de celebración tenga el tamaño adecuado para el evento, incluyendo la puesta en escena del programa y las mesas para todos los participantes, junto con los expositores relacionados con la misión, la subasta y los artículos de la rifa. Celebrar el evento en un espacio demasiado grande puede hacer que un evento exitoso se sienta como un fracaso por no haber llenado la sala.

Rapp sugiere utilizar sedes tradicionales. «Aunque a veces utilizamos lugares no tradicionales, la mayoría de nuestros eventos se celebran en un hotel o en un centro de convenciones»

Reggie explica por qué puede ser así. Se necesita un «personal experimentado y competente, incluido un gestor in situ, para garantizar que todo lo que promete el lugar de celebración se cumpla sin contratiempos». También señala que hay que tener acceso al local con antelación para el montaje.

Por último, es importante contar con el equipo audiovisual adecuado. Esto puede requerir la contratación de un proveedor aprobado por el local. Planifique -y presupueste- los equipos audiovisuales por adelantado.

El Proyecto Montaña Basura es un ministerio cristiano. Durbin dice que nunca han tenido bebidas para adultos en uno de sus eventos. Sin embargo, la mayoría de las galas incluyen un cóctel de recepción y vino con la cena. Los hoteles suelen encargarse de ello.

Reggie señala que el licor puede representar una oportunidad para encontrar descuentos o patrocinios.

Respecto a los aperitivos y la cena, Javits recuerda que hay que tener opciones de comida vegetariana/vegana/libre de gluten disponibles para quienes las quieran.

Javits también dice: «Empezamos a servir platos de ‘estilo familiar’ que la gente tiene que pasar por la mesa en lugar de emplatar la comida por adelantado. A la gente le gustó. Añadía una sensación de diversión e interactividad». También sugiere pasar los aperitivos antes de que llegue la gente, pero sin hacerlos demasiado pesados.

Reggie hace hincapié en la creatividad». Por supuesto, la comida puede ir desde una barbacoa tejana hasta una serie de manjares proporcionados por un cuadro de conocidos chefs locales servidos al estilo buffet o una cena de varios platos.»Si las entradas superan los 100 dólares, no espere que todo el mundo esté encantado con una ensalada templada, una sopa fría, pollo de goma con judías verdes y patatas, y un trozo de tarta de zanahoria ya en la mesa», añade Reggie.

Levy, que recordará que recaudó casi un millón de dólares en su última gala, advierte: «¡Que sea sencillo!». Señala que la comida tiene que servirse rápidamente, mientras está caliente, para cientos de personas. «No te pongas demasiado elegante».

Recuerda, Levy, que «no están allí por la comida, sino que deben disfrutarla».

La gala de la JDRF incluye un toque único: «el listado de los recuentos de carbohidratos porque éstos son muy importantes en el tratamiento de la T1D». Busque oportunidades para relacionar su comida con su tema.

Patrocinios

Encontrar patrocinadores es un paso importante. Cuantos más costes puedan ser financiados por los patrocinadores, menos costes tendrán que ser financiados por los donantes, ya que quieres que su dinero se destine directamente al impacto.

Según Javits, tu junta directiva debería ser una gran fuente de contactos para los patrocinios.

Reggie divide su planificación de patrocinios en cuatro categorías. Busque patrocinadores en todos estos lugares:

1. Patrocinadores anteriores: si no ha celebrado una gala antes, fíjese en los que han patrocinado eventos similares.
2. Patrocinadores afines: busque empresas que se hayan alineado con su misión.
3. Patrocinadores de activación: puede haber organizaciones dispuestas a pagar, además de una cuota inicial, una cuota adicional después del evento por los clientes potenciales o las conversiones generadas a partir del evento.
4. Patrocinadores de premios/subastas: muchas organizaciones benéficas buscan que se donen todos los artículos de la subasta y la rifa. De este modo, se puede reconocer adecuadamente a quienes donan esos artículos cuando se subastan o sortean.

También sugiere patrocinios funcionales, es decir, «el título, la presentación, la decoración, las mesas, la comida, el servicio de bar, la comida, la impresión y el aparcamiento».

Cualquiera que esté dispuesto a hacer el lanzamiento puede hacerlo, pero es mejor estar preparado con «una presentación estructurada» que deje claros los beneficios para el patrocinador, dice Reggie. Y añade que lo mejor es que el discurso lo hagan quienes son «expertos en ventas y negociaciones».

Levy, de Ubuntu, advierte que «a menudo se tardan años en establecer las relaciones adecuadas y la red necesaria. Se trata de buscar constantemente nuevas relaciones, mantener las relaciones con quienes te apoyan y promocionar tu marca».

Brett Durbin, que ha sabido aprovechar un enfoque de presupuesto modesto para el éxito de la gala, presume de su gran éxito con los patrocinadores. «Siempre hemos tenido uno o dos suscriptores que cubren todo el coste del evento, lo cual es muy importante porque luego todo lo demás que se recauda se destina a la labor de nuestra organización».

Los patrocinios varían mucho en tamaño, desde una empresa que dona una cesta de regalo para un sorteo hasta organizaciones que pueden extender cheques de seis cifras para patrocinar un evento con 1.000 personas de la élite neoyorquina. Empieza por donde estás y trabaja desde ahí.

Portavoces y entretenimiento

Poner en marcha un programa que sea tan divertido y memorable como inspirador es la clave para conseguir que las personas adecuadas acudan al evento y para que abran sus carteras una vez allí.

Rapp, de JDRF, dice: «Nuestras galas son una gran fiesta para una causa extremadamente valiosa. Desde el principio de la velada, tenemos en cuenta la experiencia de los invitados para todos los donantes. Respetamos su tiempo, tenemos subastas llenas de artículos que apelan a sus gustos, ofrecemos un programa bien programado y entretenimiento después del evento».

Los oradores deben tener una conexión con su causa, señalan tanto Rapp como Javits. De hecho, los beneficiarios de su programa son grandes oradores. Deberá elegir a aquellos que estén dispuestos a aceptar el entrenamiento.

Las celebridades son excelentes presentadores, señala Javits. Sugiere que se consigan oradores y entretenimiento donados.

«Los oradores principales deben ser conocedores de la organización, su misión y su contribución a la comunidad», dice Reggie.

También advierte que, si se piensa en el humor, debe ser un «humorista experimentado» que sea sensible a la audiencia. «No hay nada peor que tener a un miembro de la junta directiva o a un simpatizante que se cree un comediante y quiere intentarlo en el evento. No puedo contar las veces que he visto cómo esto se estropea y arruina una velada por lo demás maravillosa».

Levy dice que la clave de un buen orador o animador es el compromiso. «¿Pueden hacer que el público participe? Esa es la clave absoluta. Las galas pueden ser rígidas y formales. Hay que atraer al público y animarlo. La presencia en el escenario y la conexión son fundamentales». Por supuesto, el mensaje debe estar en consonancia con la misión de la organización.

Durbin evita los oradores profesionales y los artistas, y en su lugar lleva a personas de las comunidades a las que Trash Mountain sirve en el mundo en desarrollo para que hablen de cómo la organización ha influido en sus vidas.

También dice: «Intentamos que sea atractiva y no demasiado larga, porque la diversión se pierde si se prolonga eternamente»

Venta de entradas

Javits explica la estrategia para no sólo llenar la sala, sino llenarla con las personas adecuadas. Empieza por «seleccionar cuidadosamente a los invitados». Utiliza a tu junta directiva y a otros colaboradores para que te ayuden a identificar e invitar a las personas que pueden y tienen probabilidades de donar. A continuación, vincule el tema de la gala, el lugar de celebración y el programa a los intereses de los participantes que más le interesan.

Reggie está de acuerdo. Todo, desde la comida y la bebida hasta la decoración y el lugar de celebración, debe contribuir a la imagen de marca del evento.

Sugiere hacer las siguientes preguntas para ayudar a identificar a las personas adecuadas:

• ¿Qué les motiva?
• ¿Qué otros eventos apoyan?
• ¿Cómo se alinea eso con este evento?

«Los grandes éxitos de cualquier comunidad son bien conocidos; hay que concentrarse en ellos y aprender lo que les motiva. Invite a aquellos que socializan juntos o que tienen fuertes lazos profesionales», dice Reggie.

Levy señala que aunque algunas organizaciones pueden llevar a cabo eventos con un artista de la lista A, la mayoría no puede.

«En nuestro caso y en el de la mayoría de las organizaciones, se necesitan años para construir una red capaz de llenar la sala», dice Levy. «Una gala no se organiza sólo en una noche. Se construye a lo largo de años; hay que involucrar a los simpatizantes, demostrar su impacto y convencerles de que su inversión en la gala proporcionará beneficios a los beneficiarios, y de que siempre se organiza una gran fiesta».

Durbin dice que Trash Mountain Project empieza invitando a personas que ya apoyan a la organización, sabiendo que muchos invitarán a amigos y llenarán las mesas. También promueve el evento a través de las iglesias locales.

Rapp dice que es responsabilidad de los voluntarios de la JDRF llenar la sala. «Tanto si se trata de mesas corporativas como sociales, los voluntarios dedican tiempo a colaborar con nuestro personal en la captación de patrocinadores y mesas para llenar nuestros salones. Una vez que las mesas están aseguradas, la conversación se desplaza para determinar quién debe ocupar exactamente los asientos en esas mesas».

Muchas organizaciones utilizan capitanes de mesa para llenar las mesas. Según Javits, su trabajo consiste en invitar y animar a las personas adecuadas. Su función también consiste en asegurarse de que la velada sea agradable para los asistentes, informar con diplomacia a los invitados sobre la organización y fomentar las donaciones.

Dice: «Un buen capitán está ansioso y entusiasmado con el trabajo que tiene entre manos, acepta bien el entrenamiento y no es demasiado aprensivo a la hora de desempeñar su papel».

«Los capitanes de mesa son los embajadores de la gala. Son los que mueven los hilos dentro de la comunidad y en sus círculos sociales y empresariales», dice Reggie. «Su responsabilidad no debe limitarse a llenar su mesa, sino a promover la venta de entradas en todas las oportunidades razonables.»

«Los anfitriones de las mesas desempeñan un papel muy importante en nuestras galas», dice Rapp sobre los eventos de la JDRF. «Estas personas son defensoras de la causa y del propio evento, transmitiendo información a sus invitados y creando expectativas para la noche. Predican con el ejemplo con sus donaciones y traen consigo a invitados que pueden tener un impacto similar».

También es importante fijar un precio adecuado para las entradas. Como se ha dicho antes, hay que cubrir totalmente los costes del evento con la venta de entradas y los patrocinios, de modo que todo el dinero recaudado en el evento se destine directamente a financiar la misión de la organización.

Reggie dice que las entradas deben tener un precio adecuado para el público, pero nunca inferior a 100 dólares. Aun así, Durbin ha tenido éxito con sus eventos y cobra sólo 30 dólares por entrada, después de haber suscrito todos los costes.

Rapp señala que las secciones de la JDRF suelen fijarse en los precios que se cobran en eventos similares en su comunidad para tener un punto de referencia.

Javits señala que los precios deben tener en cuenta a los patrocinadores y a otras personas que quieran comprar una mesa entera.

Sea cual sea el precio que elija para su evento, asegúrese de elaborar un presupuesto y ceñirse a él para que los costes no superen los ingresos.

Sorteo o tómbola:

El sorteo o la tómbola puede ser una de las partes más emocionantes de la velada si se hace bien, pero puede arruinar todo el evento si no se cumplen las normas y alguien se enfada, o si las autoridades se enteran.

Algunos estados, como Alabama, Hawai y Utah, prohíben las tómbola en cualquiera de sus formas. Todavía puede ser legal celebrar un sorteo de oportunidad incidental, pero tenga cuidado. Hay tres elementos en los juegos: un premio, una oportunidad y un precio. Si se elimina uno de los tres, se puede evitar el juego. Para un sorteo benéfico, lo más fácil es eliminar el precio para algunos participantes. Basta con proporcionar instrucciones fáciles de seguir para adquirir un boleto gratuito: envíe una tarjeta postal pidiéndolo. Pocos o ninguno pedirían una entrada gratuita para un sorteo de recaudación de fondos. (No confíe en esta guía como un consejo legal.)

Aún así, en estos estados que prohíben los juegos de azar, es mejor no depender de una rifa o sorteo para una parte significativa de su recaudación de fondos.

En los estados en los que los juegos de azar benéficos están permitidos o incluso se fomentan, es probable que tenga que empezar por obtener una licencia. Póngalo en lo alto de la lista de cosas que hay que hacer pronto, ya que puede tardar meses en obtenerla. En ese proceso, usted aprenderá las reglas sobre la promoción de la rifa y las divulgaciones requeridas. En estos estados, la rifa podría ser la mayor recaudación de fondos de la noche.

Reggie ofrece los siguientes consejos estratégicos:

El premio del sorteo debe ser importante -un coche, una joya hecha a medida, unas vacaciones de lujo, una obra de arte- con algunos premios secundarios importantes. Las organizaciones deberían evitar artículos como abrigos de piel o pieles de animales exóticos, caza mayor (especialmente en África), armas de cualquier tipo y mascotas vivas. Estos artículos pueden atraer una atención no deseada y posibles protestas de grupos de defensa. Vaya siempre sobre seguro.

Si las entradas se ponen a disposición del público, independientemente de la asistencia, comience a venderlas unas ocho semanas antes del sorteo. Ofrezca un premio «Early-Bird» para quienes compren las entradas antes de una fecha determinada. La experiencia ha demostrado que las ventas de boletos de la rifa son altas al principio del período de venta y disminuyen gradualmente y se recuperan durante las dos últimas semanas, con un aumento en la última semana.

Facilite la compra de boletos. Si se permite la venta de entradas en línea, incluya un enlace a una compra segura en el sitio web de la organización. No puede exigir que los compradores de entradas tengan que estar presentes para ganar. Siempre habrá algunos miembros de la organización que estarán dispuestos y serán muy capaces de vender un buen número de entradas a amigos y asociados.

Subasta silenciosa

Una subasta silenciosa, a diferencia de la subasta en vivo con un subastador que grita los precios y señala a los postores que pueden pujar en silencio, se gestiona tradicionalmente con un portapapeles y un bolígrafo. Los artículos disponibles en la subasta se muestran o describen y una hoja cercana permite a los pujadores escribir sus ofertas a lo largo de la noche.

En los últimos diez años, a medida que los teléfonos inteligentes se han vuelto omnipresentes, han aparecido una serie de aplicaciones y sitios web para llevar el proceso a la era moderna. Esto permite que la puja continúe más fácilmente a lo largo del programa. Se puede recordar a los invitados que pujen sin tener que sacar a la gente de la sala.

Sin embargo, algunas aplicaciones son caras. A algunos invitados expertos en tecnología no les gusta descargarse nuevas aplicaciones sin examinarlas primero o pueden no estar dispuestos a utilizar la aplicación por motivos de privacidad. Los miembros con menos conocimientos tecnológicos pueden sentirse intimidados por la tecnología, incluidos algunos de sus mayores donantes. Tenga en cuenta todos estos factores a la hora de elegir cómo llevar a cabo su subasta silenciosa.

Como se ha indicado anteriormente, querrá conseguir que los artículos de la subasta sean donados. Puede reconocer a los donantes como patrocinadores, teniendo cuidado de reconocer al donante de unas vacaciones de lujo que puede vender por 5.000 dólares más que a alguien que dona una cesta de regalo de 100 dólares.

Reggie le advierte que no deje que su subasta silenciosa se convierta en una venta de garaje de artículos que han estado acumulando polvo en un estante de una tienda o en la casa de alguien. Los artículos de la subasta deben coincidir con la demografía y el estilo de vida de los invitados.

Además de exponer de forma creativa los artículos que se van a subastar, asegúrese de tener descripciones escritas totalmente adecuadas para que los invitados sepan exactamente por qué están pujando.

Durbin dice que su organización no recauda mucho dinero con la subasta silenciosa, pero la utilizan para avanzar en la misión y el mensaje mediante la venta de arte y fotografía que representa su trabajo, ayudando a las familias a escapar de vidas basadas en la recogida de basura de los montones de basura.

Rapp dice que las subastas silenciosas de la JDRF están llenas de «artículos de alta gama y calidad. Realmente nos centramos en la calidad por encima de la cantidad». Una de las claves del éxito, subraya, es la evaluación exhaustiva de lo que se ha vendido y lo que no, y de los artículos que han tenido más pujas. Los artículos poco populares pueden evitarse en años venideros. «Queremos que nuestros invitados tengan la oportunidad de pujar y comprar artículos que les atraigan».

Subasta en vivo

El éxito de una subasta en vivo depende del subastador. «Contrate a un profesional», dice Reggie. Levy está de acuerdo y señala que «si puedes crear una atmósfera con un buen subastador, funciona».

El subastador organizará observadores entre el público para ayudar a identificar a los pujadores. Deberá alertar al subastador con antelación sobre las caras y los nombres de algunas de las personas que espera que firmen grandes cheques.

Reggie también señala que los objetos de la subasta en vivo deben estar expuestos, y se debe animar a los invitados a que los comprueben antes de que comience la subasta.

Levy y Rapp hacen hincapié en la búsqueda de experiencias realmente únicas para la subasta, cosas que la gente no pueda comprar en ningún otro sitio. Lo ideal es vincular esto a su misión de alguna manera.

Reggie también sugiere animar a los compañeros a competir en la subasta; esto empieza por asegurarse de que asistan rivales amistosos. «Mucha gente disfruta exhibiendo su generosidad ante sus amigos y socios comerciales»

«Durante las subastas en vivo, no es raro que los amigos se enzarcen en una acalorada guerra de pujas entre ellos», dice Reggie.

Donaciones

Después de toda la diversión y los juegos que se utilizan para recaudar dinero, hay una última oportunidad para recaudar dinero simplemente pidiendo donaciones.

«En la noche, la clave es hacer que tu discurso sea relacionable», dice Levy de Ubuntu. «La gente tiene que conectar con tu causa a nivel personal. Tienes que crear una historia sobre tu trabajo que les muestre que se relaciona con su vida. Por ejemplo, si se ayuda a los niños, tiene que quedar claro que los niños de todo el mundo necesitan las mismas cosas. Esto hace que todos piensen en lo que querrían para sus hijos si estuvieran en la misma situación»

Javits, de REDF, dice que es importante hacer un perfil de los beneficiarios. Hay que tenerlos preparados para que compartan sus historias tanto de forma individual en las mesas como al mezclarse y luego también desde el escenario.

Durbin está de acuerdo. «La historia es lo primero. Utilizar la historia para compartir tu visión es la clave»

Trata a los beneficiarios como invitados de honor, dice Reggie. Representan tu misión.

Javits también señala que a los donantes les encanta saber a dónde irá su dinero. Si puedes darles un mensaje claro de que una contribución de 1.000 dólares se utilizará para lograr un tipo de cosa específica, es genial. Y aún mejor si se puede dar al donante la oportunidad de elegir una persona, una escuela, un pueblo, un panel solar, lo que sea que su dinero pueda financiar. Caridad: Water es genial a la hora de dar a los donantes informes sobre los pozos individuales que han financiado.

Reggie señala que «Todo el mundo tiene que sentir que su participación está sirviendo a la comunidad de una manera espectacular. Los asistentes tienen que sentir que son las estrellas de una gran película, tu película».

Rapp recuerda que los discursos, vídeos y otros medios de comunicación tienen que seguir reforzando la misión de la organización para que no se pierda nunca.

Otra forma de utilizar las grandes donaciones, dice Javits, es aprovecharlas como partidos. Anuncie que los próximos 5.000 dólares en donaciones serán igualados por este donante especialmente generoso.

Seguimiento

Después de planificar su gran evento durante un año o más, es tentador pensar en el día después del evento como el primer día de vacaciones, pero nuestros expertos advierten que el seguimiento después de la gala es una parte fundamental del evento.

Empiece «lo antes posible», dice Levy. «Si ha organizado un evento exitoso, sus invitados estarán comprometidos y entusiasmados por hablar con usted. Llame y envíe un correo electrónico a la mañana siguiente»

Después de la gala, Rapp dice que la JDRF se asegura de que todos los invitados reciban un reconocimiento por su apoyo. «También nos aseguramos de que estén al tanto de las actualizaciones de la investigación sobre la T1D y de las futuras fechas de la gala utilizando el correo electrónico y la correspondencia en las redes sociales».

Durbin, de Trash Mountain, está de acuerdo y señala que todas las personas que compran una entrada o asisten a sus galas proporcionan alguna información de contacto; su equipo hace un seguimiento de todas ellas.

Reggie sugiere que se envíen cartas a todas las personas que asistieron, en las que se exprese el agradecimiento, se informe del total recaudado y se les atribuya el éxito de la noche. También sugiere aprovechar esta oportunidad para anotar la gala del próximo año en su calendario.

El seguimiento debe continuar durante todo el año, actualizando a los invitados sobre el uso de los fondos, los progresos realizados y los planes para el próximo evento.

Reggie también sugiere compartir fotos de la noche en su sitio web y en las redes sociales. Etiquetar a los invitados en sus fotos puede ayudarles a sentirse apreciados en los días posteriores al evento. Cuanto más rápido se publiquen esas fotos, mejor.

Pensamientos finales

Los altos cargos de la organización deben tener una lista completa de todos los que han contribuido a la planificación de la gala y las funciones desempeñadas. Algunos de ellos trabajarán completamente fuera de la vista de esos líderes senior; ellos también querrán ser reconocidos.

Dedique tiempo durante la gala a agradecer a los voluntarios y al personal que organizó la gala. Incluso puede considerar la posibilidad de celebrar un acto social relajado -un tipo de pizza y cerveza de raíz- después de la gala para reconocer a los voluntarios y a sus familias que los apoyaron.

Durbin, cuyas galas presupuestarias recaudan cientos de miles de dólares para su pequeña organización, ofrece una palabra de advertencia. «Las galas son excelentes para la organización o pueden ser una gran carga para el equipo y los voluntarios; hay que encontrar un equilibrio que sea beneficioso para el trabajo que se realiza».

Sin embargo, Rapp, de la JDRF, ofrece esta garantía: «He asistido a muchas galas, y cuando la noche está bien pensada y se tienen en cuenta los detalles, y no se deja nada al azar, pueden ocurrir cosas mágicas».