A medida que el entorno de la asistencia sanitaria se vuelve cada vez más competitivo y complejo, los hospitales y los sistemas de salud descubren que, para tener éxito, deben ofrecer constantemente una atención de alta calidad a los pacientes, al tiempo que gestionan los costes. El servicio de urgencias, que a menudo es el principal punto de entrada de los pacientes en el hospital, es fundamental para el éxito. Dado que influye en la reputación de un hospital y representa una parte sustancial de los ingresos a través de las admisiones, es fundamental contar con un servicio de urgencias totalmente optimizado. Además, la mejora del rendimiento del servicio de urgencias ha sido establecida como una iniciativa clave de calidad por muchos líderes del sector, como la Comisión Conjunta, el Consejo Asesor y el Instituto para la Mejora de la Asistencia Sanitaria.

Mientras que hace muchos años era suficiente que los servicios de urgencias utilizaran gráficos en papel y una pizarra para el seguimiento de los pacientes, los tiempos han cambiado, al igual que la tecnología. Los sistemas de información de los servicios de urgencias (SID), también llamados comúnmente HCE de los servicios de urgencias, se desarrollaron en la década de 1990 para sustituir a los sistemas manuales y basados en papel.

¿Qué es un SID o un sistema de información de los servicios de urgencias?

Según la Política del Colegio Americano de Médicos de Urgencias (ACEP) sobre Tecnología de la Información Sanitaria, un Sistema de Información del Departamento de Urgencias es un sistema de HCE ampliado, diseñado específicamente para gestionar los datos y simplificar los procesos en apoyo de la atención al paciente y las operaciones del Departamento de Urgencias.

El entorno del Departamento de Urgencias es inmensamente diferente al de los entornos ambulatorios y de hospitalización. Mientras que los entornos ambulatorios y de hospitalización se centran en la atención longitudinal, los entornos de atención de urgencias son episódicos y generalmente más complejos. Los pacientes llegan al servicio de urgencias en circunstancias imprevisibles y suelen requerir atención médica inmediata y urgente. Tanto la rapidez como la precisión son fundamentales durante todo el proceso de atención en el servicio de urgencias, desde el registro y el triaje, pasando por la documentación y el procesamiento de órdenes, hasta la comunicación con el resto del personal del hospital y el alta. Numerosos pasos operativos deben tomarse bajo severas limitaciones de tiempo y a veces en condiciones de hacinamiento.

Debido a estas diferencias, simplemente utilizar la misma tecnología EHR como ambulatorio y paciente interno no se aconseja y es como tratar de encajar una clavija cuadrada en un agujero redondo. Por ejemplo, muchos se han dado cuenta de que su HIS o sistema de HCE empresarial no ofrece las características avanzadas, la funcionalidad o las personalizaciones necesarias para los servicios de urgencias. Y con el número de pacientes de urgencias que sigue creciendo año tras año, muchos hospitales se han dado cuenta de la creciente necesidad de proporcionar una mejor atención mediante la racionalización de los procesos, el flujo de trabajo y el rendimiento a través de la utilización de un sistema de información de urgencias (o una HCE específica para urgencias).

Características fundamentales del sistema de información del servicio de urgencias

Algunas de las características clave de los sistemas de información del servicio de urgencias incluyen:

• El seguimiento de pacientes es un elemento imprescindible para automatizar el flujo de trabajo dentro del servicio de urgencias coordinando y acelerando el flujo de pacientes. El tablero de seguimiento de pacientes suele estar codificado por colores y debe ser fácil de leer de un vistazo para que los médicos puedan hacer un mejor seguimiento de la información pertinente del paciente, incluyendo el estado y la ubicación del paciente a lo largo del encuentro. Lo ideal es que la información sea dinámica y en tiempo real (los usuarios no deberían tener que actualizar la pantalla para ver la información actualizada). Además, el proveedor debe adaptarla para que se integre estrechamente en el flujo de trabajo del servicio de urgencias utilizando las mejores prácticas. Algunos proveedores de EDIS también ofrecen pantallas exclusivas, como la de triaje o la de visualización rápida, que pueden configurarse para mostrar sólo los datos que se desean ver.

• La documentación clínica es más difícil en un entorno de urgencias de ritmo rápido en el que debe realizarse con mayor rapidez y precisión. Esto significa que los médicos y el personal de enfermería necesitan un sistema de gráficos intuitivo, fácil de aprender, rápido y preciso que minimice los clics. Los gráficos de visitas anteriores disponibles automáticamente para apoyar las decisiones de atención al paciente, la capacidad de que varias personas documenten al mismo tiempo, el reconocimiento instantáneo de las pulsaciones de las teclas con autoguardado, poder utilizar una variedad de plantillas y mecanismos (voz, pantalla táctil, escritura a mano), y la capacidad de liberar el texto en cualquier punto son sólo algunas de las funcionalidades disponibles para maximizar la utilización y minimizar la fatiga y el agotamiento de la HCE.

• La gestión de órdenes incluye CPOE (Computerized provider order entry) para procedimientos, pruebas, medicamentos, intravenosas y consultas, así como la visualización de los resultados. Los elementos fundamentales de la gestión de órdenes incluyen: la capacidad de especificar y personalizar órdenes y conjuntos de órdenes, el apoyo integrado a la toma de decisiones clínicas, el apoyo a los valores rutinarios y críticos, la documentación automática y el sello de tiempo de la información de los resultados y las revisiones de los resultados, así como el envío instantáneo de órdenes al laboratorio y/o a radiología para su finalización.

• El reembolso preciso y oportuno es esencial para garantizar que los hospitales no pierdan ingresos por los cargos permitidos en el servicio de urgencias. Para optimizar los ingresos, un sistema debe proporcionar: una captura de cargos completa y precisa para los códigos de nivel de servicio E&M, CPT y de servicio; una captura de cargos integrada que capture automáticamente las horas de inicio/parada y los cargos por empujes, inyecciones y procedimientos de hidratación; y cambios normativos y de procedimiento inmediatos para la codificación del centro y del médico (con el fin de eliminar las denegaciones relacionadas con la codificación).

• La gestión de riesgos/soporte de decisiones clínicas (CDS) son recordatorios, alertas y herramientas de apoyo a la toma de decisiones que ayudan a los médicos a decidir si aceptan los posibles riesgos existentes o modifican el plan de tratamiento actual del paciente. Las alertas de fármacos y alergias, las alertas de conciliación de medicamentos, las alertas de calculadoras de dosis de fármacos basadas en dosis mínimas/máximas, la captura obligatoria de datos y los mandatos estatales entran en el ámbito del apoyo a las decisiones clínicas. Lo ideal es que sea altamente configurable (por ejemplo, para permitir diferencias en cada centro), y que tenga una funcionalidad fácil de activar y desactivar las alertas.

• La gestión/analítica de datos permite a los administradores y a los hospitales calcular, seguir y, en última instancia, mejorar el rendimiento. La recopilación de datos debería estar integrada en el flujo de trabajo con puntos de datos (estructurados y no estructurados) capturados automáticamente en segundo plano. Debería incluir no sólo datos clínicos, sino también financieros y operativos.

• La planificación del alta incluye instrucciones para el alta, diagnósticos finales, educación del paciente, gestión del seguimiento, etc. Debe agilizar el proceso de alta y dar la oportunidad a los clínicos de revisar/confirmar toda la información y las órdenes antes de que el paciente sea dado de alta del SU.

• La integración, aunque aparece en último lugar aquí, no es ciertamente la menos importante. Es fundamental contar con un EDIS construido sobre una arquitectura escalable y flexible que le permita integrarse bien con plataformas de HCE y HIS, HIEs, así como con sistemas de laboratorio, radiología, farmacia, PACs, cardiología, facturación y otros sistemas auxiliares. También debe proporcionar un único punto de acceso para la información clínica.

Beneficios y resultados previstos

La inversión en un sistema de información del servicio de urgencias tiene muchos beneficios. Algunos de los más comunes son:

• Mejoras de productividad y eficiencia: A través de los procesos automatizados, hay un aumento de la eficiencia en el rendimiento de los pacientes y la productividad de los médicos. Al utilizar varios componentes del EDIS, muchos hospitales experimentan una reducción de los tiempos de espera, las fugas y los tiempos de triaje, así como una disminución de la duración total de la estancia (LOS).

• Mejora de la calidad de la atención, la seguridad y la satisfacción del paciente: Los hospitales que no cuentan con un SEDA suelen tener tiempos de espera más largos, lo que puede dar lugar a una menor satisfacción de los pacientes y a peores resultados. Con un EDIS en funcionamiento, cuando se optimiza el flujo de trabajo y se dispone de la información adecuada para ayudar a los médicos a tomar decisiones de forma más eficaz, generalmente la atención al paciente, la satisfacción y los resultados mejoran.

• Aumento de los ingresos: Esto podría tener en cuenta la mejora de la captura de cargos, el seguimiento de los tiempos de inicio/parada de la infusión, y/o las herramientas en tiempo real que ofrecen capacidades de codificación profesional E&M, todo lo cual puede ayudar a mejorar los ingresos. Una disminución de los errores médicos y las responsabilidades es un beneficio añadido, ya que tendrían un impacto negativo en los ingresos.

• Ahorro de tiempo: Para la entrada de órdenes, la documentación, la prescripción electrónica, las instrucciones de alta, etc. Una disminución en el tiempo de rotación de los clínicos al final del turno también podría traducirse en un menor pago de horas extras.

Los mejores sistemas de información para urgencias

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