¿Sabes que una empresa utiliza documentos para comunicarse, realizar transacciones comerciales y evaluar su productividad? Estos documentos varían desde breves mensajes de correo electrónico hasta complicados contratos legales. A continuación se presentan pasos sencillos para hacer un documento de manera efectiva. He aquí cómo!

Identifique a su público

En primer lugar, conozca a su público y diríjalo a su escrito. Considera si el tono de tu documento se ajusta a tu mercado objetivo. Los expertos en redacción profesional serán de gran ayuda para este propósito. Si no está seguro de quién es precisamente su público, pregúntese para quién está escribiendo y quién es más probable que se beneficie de su escrito.

Conozca las necesidades de sus lectores

Considere cuidadosamente la información que el lector querrá o necesitará. Reconozca e incluya esos datos en su documento después de haber reconocido a su público. Trate de abordar los posibles argumentos o problemas que puedan tener los lectores e intente abordarlos.

Organice su escritura

Póngase en la posición del lector y hágase las siguientes preguntas: ¿Qué tiene este artículo? ¿Por qué debo leerlo? Después de leerlo, ¿qué debo hacer? También debe comprobar si su artículo comercial está redactado de forma cohesionada y si el proceso es emocionante, claro e instructivo. Siga la estructura tradicional del tipo de documento, ya sea una carta, un correo, un correo electrónico, un informe resumido, un currículum vitae, un anuncio, un resumen de un proyecto o cualquier otro tipo de comunicación.

Evite el uso de jergas

Utilizar todo tipo de jergas técnicas y acrónimos rimbombantes para llenar su documento podría quizás hacerle sentir capacitado y bien educado. Pero no hace más que abarrotar su documento. Aunque estés seguro de que tu documento se utilizará internamente en tu oficina, mantenerte alejado de demasiada jerga sigue siendo inteligente. A la larga, siempre es más seguro decir lo que quieres decir de forma específica y sencilla.

Mantén la brevedad

Según un análisis, la capacidad de atención de un humano medio es de sólo ocho segundos. ¿Tiene usted alguna oportunidad en ocho segundos o menos de hacer que su documento sea totalmente digerible? Tal vez no. Pero, aun así, debe fijarse como objetivo ser lo más breve posible a la hora de proporcionar todos los datos necesarios. Recuerde que debe intentar que su documento sea fácil de hojear. Si es posible, utilice párrafos cortos, encabezados y puntos de la viñeta. Cuanto más estructurado y fácil sea de ver, más sencillo será captar la atención de la gente.

Asegúrese de que su documento tenga un aspecto profesional

Independientemente de la calidad de su documento, quizá, si no tiene un aspecto profesional, se perderá fácilmente. Tenga en cuenta que su público observará en primer lugar cómo está dispuesto en el papel. La primera impresión es realmente importante.

Revise todo

Después de utilizar un corrector ortográfico y gramatical, tómese un momento para revisar y corregir su archivo. Busque frases omitidas, nombres incorrectos y puntuación incorrecta. Comprueba si hay deslices gramaticales. Asegúrese de que el documento es claro, sucinto y sin errores. Antes de producirlo, puede ser útil contar con un colega, un compañero de trabajo o incluso un escritor o editor experto para que revise su trabajo.

¿Cuáles son los diferentes tipos de formularios que se suelen emplear en una empresa?

Una organización en funcionamiento utiliza una serie de documentos diferentes para servir a una variedad de propósitos. La categorización puede hacerse en función de los lectores, la intención, la seriedad, el remitente, etc. Para enumerar algunos documentos que son comunes en cualquier telón de fondo profesional son:

• Actas de reuniones
• Planes de negocio
• Acuerdos operativos
• Condiciones de uso en línea
• Acuerdos de noacuerdos de no divulgación (NDA)
• Estatutos de la empresa para corporaciones
• Acuerdo de empleo
• Política de privacidad en línea
• Memorando de entendimiento (MOU)

Aparte de estos, hay un millón de otros tipos de documentos que una empresa utiliza a diario. Éstos se adaptan a sus necesidades y a su proceso de funcionamiento. Para conocer los documentos que utiliza una empresa, hay que seguir de cerca su funcionamiento y su trabajo. La lista anterior es sólo para nombrar algunos. En template.net, hemos preparado todos los ejemplos de documentos y formularios mencionados, y mucho más para su facilidad profesional.