Cómo organizarse en casa y en el trabajo

Organizarse es un paso clave para alcanzar tus objetivos. No es ningún secreto. Entonces, ¿por qué soportamos el desorden crónico en casa, en el trabajo y en nuestra vida personal?

Judith Kolberg sugiere que es una cuestión de perfeccionismo: Somos incapaces de hacer lo necesario para organizarnos aunque sea un poco más porque nos preocupa no llegar a ser perfectamente organizados. Y como señala Kolberg, autora de Conquering Chronic Disorganization, no existe la organización perfecta, sobre todo para quienes padecen el trastorno por déficit de atención (TDAH o ADD). La vida es caprichosa, y las estrategias que funcionan bien hoy pueden resultar inútiles mañana.

La buena noticia, dice Kolberg, presidente de FileHeads Professional Organizers, es que cambios aparentemente pequeños pueden suponer grandes mejoras en su vida -menos desorden, menos molestias y mayor tranquilidad- y todos podemos aprender a organizarnos.

Cómo organizarse en 33 sencillos pasos

1. Establezca límites de tiempo para la toma de decisiones.

Las personas con TDAH pueden pasar días agonizando por decisiones que otros toman en minutos. Acelere el proceso estableciendo un plazo o un tope presupuestario. Si está eligiendo un campamento de verano para su hijo, por ejemplo, establezca una fecha límite y haga la mejor elección que pueda para esa fecha. Si está decidiendo qué teléfono móvil comprar, elija un límite de precio e ignore los teléfonos más caros.

Identifique siempre el factor más importante a tener en cuenta a la hora de tomar cualquier decisión, ya sea el precio, la comodidad, la estética, la practicidad o cualquier otra cosa. Concéntrese únicamente en ese factor cuando considere su decisión.

2. Combata la tendencia a comprometerse en exceso.

Por cada nuevo compromiso que asuma, renuncie a uno anterior. Si acepta unirse al comité de recaudación de fondos del colegio, por ejemplo, renuncie al comité de vigilancia del barrio. Los adultos con TDAH tienden a dispersarse demasiado.

3. Mantenga breves sus listas de tareas.

Utilizando letras grandes y en negrita, haga una lista de tareas de no más de cinco cometidos en una ficha. (Anote los elementos adicionales en el reverso de la tarjeta.) Una vez que haya hecho esas cinco cosas, consulte el reverso de la tarjeta para crear una nueva lista de tareas pendientes, y deseche la anterior. Logrará más, se sentirá menos frustrado y gestionará mejor su tiempo.

4. Combatir la hiperconcentración.

Configure un despertador, un temporizador de cocina o una alerta en el ordenador -o póngase de acuerdo con alguien de confianza para que le llame a una hora o horas determinadas. Si tiendes a perderte en eBay durante horas, necesitas este tipo de ayuda.

5. Utilice un «doble de cuerpo»

Se trata de un amigo o miembro de la familia que se sienta con usted mientras realiza tareas mundanas, como cuadrar la chequera, rellenar una solicitud de empleo o revisar los estados financieros. Su doble de cuerpo creará un ambiente productivo sentándose en silencio y realizando una tarea discreta, como pegar sellos en los sobres o recortar recetas de una revista.

6. Tenga a mano más medicamentos.

Cada vez que surta una receta, escriba en su agenda la fecha en la que tendrá que renovarla (o configure su ordenador para que emita una alerta o genere un recordatorio por correo electrónico en esa fecha). Pregunte a su farmacéutico si puede llamarle para recordarle cuándo es el momento de renovar la receta. Su «fecha de renovación» debería ser al menos una semana antes de la fecha en la que se le acabará la medicación.

7. Incluya la socialización en su agenda.

De este modo, sus deseos de conocer gente nueva, tener conversaciones interesantes y mantenerse al día con sus amigos se solucionan automáticamente. Asista a una clase, únase a un club de lectura o a un ciclo de conferencias, o cree un club para cenar.

8. Únase a un grupo de apoyo para el TDAH.

Los grupos de apoyo proporcionan algo más que apoyo emocional. Por ejemplo, los miembros pueden reunirse en línea cuando llega el momento de abordar tareas aburridas, como rellenar la declaración de la renta o el archivo: De uno en uno, cada persona deja el ordenador, dedica 15 minutos a la tarea en cuestión y luego vuelve a la mensajería instantánea, para bromear, compadecerse y felicitarse unos a otros.

9. Lleva una cartera de colores.

Es más difícil extraviar una cartera roja que una ordinaria negra o marrón. Lo mismo ocurre con su chequera.

10. Compre experiencias, no objetos.

No hay nada malo en un poco de «terapia de compras» para recompensarse por sus logros. Pero piénsatelo dos veces antes de comprar algún objeto nuevo (que puede convertirse en un desorden más en tu casa). En su lugar, utilice su dinero para comprar una experiencia agradable, como un masaje o una salida nocturna con amigos.

11. Deje de agonizar por objetos insignificantes.

¿Qué hacer con las tarjetas de felicitación que ha recibido, las pilas de dudosa potencia, los cables sin identificar, los tornillos huérfanos, etc.? Mételos en un «cajón de maduración». Una vez que el cajón esté lleno, clasifícalo rápidamente. Utilice lo que pueda y deseche el resto. Luego vuelva a empezar el proceso.

12. Consiga un «compañero de desorden»

Se trata de un amigo o familiar (no crítico) que le ayudará a deshacerse de todas las cosas que desordenan su casa. Un par de veces al año, usted y su acompañante deberían clasificar su desorden en cuatro montones: «conservar», «tirar», «donar» y «envejecer». Deseche los artículos «para tirar» de inmediato, antes de que tenga la oportunidad de cambiar de opinión. Coloca los objetos «donados» en bolsas de basura resistentes y llévalos al contenedor de donaciones más cercano. Coloca los artículos «envejecer» en una caja de cartón marcada con una fecha dentro de tres meses. En su calendario, marque la misma fecha como el momento de «revisar los artículos de edad». Cuando llegue esa fecha, vuelve a mirar esos artículos. Si te sientes cómodo desechándolos, hazlo. Si no, renueve la fecha para otros tres meses.

13. Combata la sobrecarga de estados financieros.

¿Realmente necesita guardar los estados de cuenta mensuales? Pregunte a su contable si puede arreglárselas guardando sólo los extractos trimestrales o anuales, y deseche el resto.

14. No deje que las revistas no leídas se acumulen.

Si el siguiente número llega antes de que haya leído el último, coloque el último en una pequeña cesta (que no mida más de 15 centímetros de alto y dos anchos de revista). Una vez que el cesto se llene, revisa las revistas. Lee lo que puedas y desecha o recicla el resto. (Puede dejar las mejores revistas en un hospital o en un centro de acogida para mujeres.)

Si habitualmente no puede estar al día con los números de una determinada revista, cancele la suscripción.

15. Aproveche los minutos «perdidos».

No espere a encontrar largos bloques de tiempo ininterrumpido para abordar las tareas de organización. En un minuto, puede ordenar el correo, quitar las pelusas de la secadora o regar las plantas. En cinco minutos, puedes vaciar el lavavajillas o escribir un correo electrónico. Mientras esperas a que se seque la ropa, puedes aparear los calcetines y recoger la ropa para la tintorería.

16. Cree una «plataforma de lanzamiento» cerca de la puerta principal.

Este es el lugar para guardar las cosas que los miembros de la familia necesitan cada vez que salen de casa: paraguas, mochilas escolares, maletines, carteras, llaves, bufandas, etc. La plataforma de lanzamiento puede tener cubos, perchas, ganchos, contenedores… cualquier cosa que facilite encontrar y coger las cosas al salir por la puerta.

17. Deshágase de los recibos.

Cada noche, vacíe los bolsillos, la cartera, el bolso y el maletín de todos los recibos del cajero automático. Póngalos junto a su pila de facturas por pagar y estados financieros por revisar.

¿Demasiado cambio suelto? Si las monedas se amontonan en su tocador, consiga un frasco para meterlas. A final de mes, tendrás unos 15 dólares extra para gastar, una recompensa por mantener tus bolsillos libres de desorden.

18. Simplifique su armario.

Cuanta más ropa tenga, más difícil será decidir qué ponerse cada mañana. Por ello, elimine continuamente la ropa sobrante. Si te compras una camisa nueva, por ejemplo, piensa en deshacerte de una vieja. En primavera y verano, coordina toda tu ropa en torno a sólo dos colores, más el blanco. En otoño e invierno, coordina toda tu ropa en torno a otros dos colores, más el negro. Se sentirá liberado al tener menos conjuntos entre los que elegir, y ahorrará dinero en ropa.

19. Pre-ensamble su ropa en conjuntos completos.

Cuélguelos en perchas resistentes en su armario. Te vestirás más rápido cada mañana, con menos confusión y dudas. Esta estrategia funciona tanto para hombres como para mujeres, y es especialmente útil para organizar la ropa de trabajo. Las mujeres pueden colocar una bolsita con las joyas a juego en la percha. Para organizar la ropa y los juguetes de los niños, eche un vistazo a este organizador de armarios por días de la semana.

20. Tome un proyecto a la vez.

Tener que abordar varios proyectos grandes a la vez es estresante para las personas con TDAH. Establezca una prioridad y hágala, atando todos los cabos sueltos antes de pasar a un nuevo proyecto. Por ejemplo, compre unas gafas nuevas antes de limpiar los canalones. O lleve su coche a mantenimiento antes de revisar su currículum.

21. Utiliza notas adhesivas para no desviarte del camino.

Si te desvían a menudo las interrupciones -como les ocurre a muchas personas con TDA- haz que sea fácil volver a la tarea que tienes entre manos una vez que ha terminado la interrupción. ¿Cómo? Lleva contigo una serie de notas adhesivas y apunta dónde debes retomar la tarea. Por ejemplo, si tienes que atender una llamada telefónica mientras lees, pon una nota en el texto que diga «retomar la lectura aquí». Cuando termine la llamada, sabrá exactamente qué hacer.

22. Duplique las tareas.

Si puede convertir en un hábito el hacer dos pequeñas cosas a la vez, conseguirá hacer más. Por ejemplo, podría reajustar sus relojes y cambiar las pilas de sus detectores de humo al finalizar el horario de verano cada otoño. Podría cambiar el aceite y equilibrar sus inversiones el mismo día. O reorganizar su cartera cada vez que riegue las plantas.

23. Organice su garaje como un profesional.

Eso significa separar sus cosas en «zonas» del tipo que se ve en las tiendas de mejoras del hogar: «herramientas», «material de pintura», «material de jardinería», «equipamiento deportivo», «automóvil», etc. Si este trabajo es demasiado grande para afrontarlo usted solo, no se resista a pedir ayuda.

24. Repiense su sistema de archivo.

Los adultos con TDAH suelen tener problemas para archivar porque crean demasiadas categorías. Es mejor mantener las categorías amplias y utilizar subcarpetas cuando sea necesario. Por ejemplo, puede etiquetar una carpeta como «seguros» y llenarla con carpetas de subcategorías para seguros de vida, seguros de coche y seguros de salud.

El minorista en línea www.addconsults.com ofrece una variedad de productos de organización estupendos, incluido uno diseñado específicamente para llevar la cuenta de los manuales del propietario, las garantías de los productos, las pólizas de seguro y similares.

25. Cree un «punto de acceso» a los documentos.

Se trata de una carpeta roja y transparente para los documentos importantes y urgentes. En esta carpeta, que debería estar en su escritorio, debería colocar papeles que representen hasta cinco tareas diferentes que deban ser atendidas en las próximas 24 horas: una factura vencida, un archivo de un cliente, un mensaje telefónico que hay que devolver, etc.

Limpie su punto caliente diariamente. Los papeles activos que aún no son urgentes deben guardarse en carpetas transparentes dispuestas verticalmente en un archivador. Un punto caliente es una gran herramienta para solucionar el problema de «lo que no se ve no se piensa».

26. Detenga el flujo de correo basura.

Añada su nombre a la lista de «no enviar» que mantiene la Asociación de Correo Directo.

27. Procese el correo todos los días.

Eso evitará que se sienta abrumado. Tire inmediatamente el correo basura. El resto del correo debe guardarse en un lugar, con una papelera cerca. Las facturas que hay que pagar deben colocarse dentro de la chequera o -si utiliza la banca online- en el escritorio junto al ordenador. Coloque el correo de los demás en cubículos, ranuras o estantes cercanos con sus nombres.

28. Programe una revisión trimestral de las inversiones – con usted mismo.

Escriba la fecha y la hora para revisarlas en su calendario o en su agenda, y repase sus cuentas bancarias, sus cuentas de inversión y sus planes de jubilación.

29. Cambie a la banca en línea.

¿Cuánto tiempo dedica cada mes a escribir cheques, dirigir sobres y poner el franqueo (por no mencionar el envío de los cheques)? Es más rápido hacer las operaciones bancarias por Internet -sobre todo porque puede configurar facturas periódicas para que se paguen automáticamente- y no tendrá que pagar el franqueo.

Si le intimida el trabajo informático necesario para abrir una cuenta por Internet, pida ayuda a un amigo o familiar con conocimientos de informática.

30. Utilice una sola cuenta corriente.

Guarde su chequera en su bolso o maletín y devuélvala allí inmediatamente después de utilizarla. Guarde su registro de cheques y algunos cheques de emergencia (¡pero no otra chequera!) en otro lugar, por si pierde su chequera.

31. Mantenga el plástico al mínimo.

Cuantas más tarjetas de crédito tenga, más extractos y recibos tendrá que gestionar. Es mejor quedarse con una o dos tarjetas principales y evitar las tarjetas de tiendas y de gas con altos intereses. Considere las ofertas de nuevas tarjetas sólo si las condiciones de la tarjeta son claramente superiores a las de sus tarjetas actuales.

32. Consiga una tarjeta de débito.

Manténgala en su cartera y utilícela en lugar de un cheque personal siempre que sea posible. Cada vez que utilices la tarjeta, haz una anotación en tu registro de cheques como si hubieras emitido un cheque. De este modo, su cuenta corriente se mantendrá equilibrada.

33. Tenga a mano algo de dinero extra.

Coloque varios cientos de dólares en una bolsa de plástico impermeable y colóquela en un lugar seguro pero fácil de localizar (tal vez su congelador). De este modo, no te encontrarás con las manos vacías si una tormenta, un apagón o cualquier otro desastre natural o provocado por el hombre imposibilita el uso de los cajeros automáticos. Para más información sobre cómo prepararse para una catástrofe, visite www.redcross.org.

Actualizado el 7 de febrero de 2021